CHARTE de constitution de la Communauté de pratique en épidémiologie de terrain (CP-EPITER) de l Institut national de santé publique du Québec (INSPQ)

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1 CHARTE de constitution de la Communauté de pratique en épidémiologie de terrain (CP-EPITER) de l Institut national de santé publique du Québec (INSPQ) Pour bien fonctionner, une communauté de pratique doit se donner un cadre clair d engagement mutuel. La présente charte sert principalement à énoncer la mission de la communauté, à définir le profil de ses membres ainsi que les conditions gagnantes pour son évolution (rôles, engagement, organisation, partage d information) afin que ses membres soient coresponsables de son succès. Notre communauté s'entend sur les éléments suivants : L épidémiologie de terrain, aussi appelée épidémiologie d intervention, consiste en l application des méthodes d enquête pour évaluer des problèmes de santé d étiologie infectieuse, dont les épidémies (éclosions), qui exigent une intervention rapide en raison de leur gravité, de leur ampleur ou de leur impact négatif sur la population touchée 1. Elle comprend également l utilisation des méthodes et outils de surveillance en santé publique ainsi que les interventions de prévention et de contrôle appliquées à la protection de la santé publique dans la communauté et dans les milieux de soins. Notre communauté consiste en un regroupement de pairs intéressés et œuvrant en épidémiologie de terrain qui partagent sur une base volontaire des expériences, des méthodes et outils de travail, des activités et ressources de formation continue. Ces liens de collaboration ont un impact sur leur performance professionnelle et sur celle de leurs organisations d attache. La présente charte a été élaborée et approuvée par l équipe-conseil de la CP-EPITER de l INSPQ et a été approuvée en date du 16 mai Mission La CP-EPITER de l INSPQ a pour mission de favoriser le développement de compétences collectives et individuelles en épidémiologie de terrain via un environnement virtuel contenant des activités d apprentissage, de formation continue et d échanges professionnels. La CP-EPITER contribue ainsi à améliorer l efficacité et l efficience des interventions en protection de la santé publique et à renforcer l identité professionnelle des épidémiologistes de terrain (experts et apprenants) francophones aux niveaux pancanadien et international. La CP-EPITER de l INSPQ se veut un forum d échange de connaissances fondées sur la pratique de la surveillance d éclosions en santé publique, sur la prévention et le contrôle des maladies infectieuses et sur l investigation d éclosions d étiologie infectieuse survenues dans les milieux de soins et dans la communauté. Afin de répondre à cette mission, les membres partagent leurs savoirs, pratiques et expériences et collaborent activement afin de façonner une intelligence collective en épidémiologie de terrain. 1 Soto, J. C UA 1 Généralités en épidémiologie. Cours MSO 6352 Concepts de base en épidémiologie de terrain. INSPQ et Université de Montréal. Version du 23 juillet

2 2. Membres de la CP-EPITER de l INSPQ 2.1 Description et critères d adhésion Pour des raisons de cohésion dans la composition de la CP-EPITER ainsi que pour des raisons d ordre organisationnel et logistique, un processus d évaluation des demandes pour devenir membre de la CP- EPITER de l INSPQ est mis en place. Pour devenir un membre, les candidats doivent répondre à l un des critères suivants : Être un professionnel en exercice œuvrant en épidémiologie de terrain, en épidémiologie ou en biostatistiques appliquées à la protection de la santé publique, en surveillance ou en prévention des infections dans les milieux de soins ou en santé publique aux niveaux régional, provincial,fédéral ou à l international; Être un apprenant en épidémiologie de terrain inscrit ou ayant complété sa formation dans un programme reconnu (Programme de formation en investigation d éclosions d étiologie infectieuse incluant les infections nosocomiales de l INSPQ-Université de Montréal, Programme canadien d épidémiologie de terrain, microprogramme en épidémiologie et contrôle des infections de l Université de Montréal, microprogramme de deuxième cycle en prévention des infections de l Université de Sherbrooke, autres) ; Être un professionnel de la santé (infirmière, médecin vétérinaire), résident ou un étudiant de 2 e ou 3 e cycle universitaire (microprogrammes en santé publique vétérinaire) intéressé par l acquisition de compétences en épidémiologie de terrain. L annexe 1 présente le processus d approbation d un membre. 2.2 Intégration des nouveaux membres Chaque nouveau membre est accueilli par la personne assumant le rôle d animation de la CP- EPITER. Le nouveau membre recevra de l'information sur : l historique et le fonctionnement de la communauté, la charte, l'accès et l'introduction à la plateforme de la CP-EPITER (voir section 4), la création de contacts, etc. Les nouveaux membres doivent se présenter brièvement sur la plateforme de la CP-EPITER. 2.3 Engagement des membres à contribuer au succès de la communauté Chaque membre s engage à : respecter les principes énoncés dans la présente charte ; s inscrire à la plateforme de la CP-EPITER lors de son adhésion ainsi qu à remplir et tenir à jour sa fiche personnelle dans le bottin des membres de la CP-EPITER de l INSPQ ; participer de façon active et constructive aux échanges de la communauté; s impliquer dans les activités de la communauté de pratique; partager des expériences, expertises, connaissances, outils ainsi que des façons de faire, des leçons apprises, des idées et des solutions en matière d épidémiologie de terrain ; Version du 23 juillet

3 faire au moins une contribution au cours de l année (ex. : partager des informations, ressources ou outils reliés à l épidémiologie de terrain, participer à des discussions ou un groupe de travail, faire une présentation, collaborer ou participer à des activités de formation, rédiger un texte ou document pertinent, animer une rencontre, offrir un soutien logistique, contribuer au rayonnement de la CP-EPITER, etc.); respecter la volonté des autres membres et de la CP-EPITER quant à l utilisation et la diffusion des ressources partagées (voir section 3.5 : communication et partage de l information) communiquer de façon respectueuse avec les autres membres et agir de façon éthique; ne pas transmettre son mot de passe donnant accès à la CP-EPITER à quiconque. 3. Fonctionnement de la communauté L animation et les actions de la communauté sont issues d un fonctionnement participatif basé sur l engagement de ses membres. 3.1 Animation de la communauté Une personne formée en santé publique (incluant l EPITER) et en animation d une communauté de pratique animera les activités de la CP-EPITER de l INSPQ. La personne désignée a, entre autres, la responsabilité : d organiser et d encadrer les échanges ainsi que d en faire la promotion auprès des membres ; d assurer les liens avec les présentateurs et le suivi des communications ; de faciliter le déroulement des activités programmées ; d intégrer les nouveaux membres à la communauté. 3.2 Conférences Web Des conférences Web ont lieu selon un calendrier de programmation déjà établi ou de façon ponctuelle. Elles consistent en des présentations par des experts suivies par des séances d échange en ligne; discussions sur des enjeux ou préoccupations prioritaires; séances de questions et réponses avec un expert; présentations faites par des membres sur invitation faite au préalable (expériences ou outils) ; Selon le type d activité et s il y a lieu, des crédits de formation continue pourront être accordés aux participants inscrits. Version du 23 juillet

4 3.3 Rencontres annuelles Une rencontre annuelle en personne est proposée aux membres. Ces rencontres permettront, entre autres, de: participer à des activités d échange sur des sujets d intérêts ; créer des liens et favoriser le réseautage ; renforcer l identité individuelle et collective des professionnels en épidémiologie de terrain ; discuter des pistes d amélioration pour la CP-EPITER. Ces rencontres s intégreront dans la mesure du possible à des congrès et colloques (JASP, JAPI, etc.). Les frais de déplacement seront à la charge des membres, mais des efforts seront déployés pour favoriser la participation de tous les membres (rencontre à Québec et Montréal, utilisation de vidéoconférences, autres). 3.4 Groupes d intérêt Des groupes d intérêt peuvent être formés à l intérieur de la CP-EPITER au besoin afin de soutenir des collaborations ou échanges. La liste des groupes de travail actifs est présentée sur le site collaboratif. 3.5 Communication et partage de l information Les communications et partages de documents avec l ensemble des membres devront se faire préférablement par l utilisation de la plateforme de la CP-EPITER plutôt que par courriel. La communauté encourage le partage des informations selon les bonnes pratiques en matière de gestion et de partage d information. Documents et outils partagés par un membre Les documents et outils partagés par un membre sur la plateforme ou lors de rencontres devraient se faire sous une forme sécurisée (format PDF) et faire mention de leur(s) auteur(s), droits d auteur et la date de rédaction du document (inscrire dans les commentaires, première page, nom du fichier) ; Il est de la responsabilité du membre qui partage le document de préciser l utilisation et la diffusion qui peut en être faite (ex. : diffusion restreinte aux membres seulement ou permission de diffusion générale) ; Il est de la responsabilité des autres membres de respecter les volontés du membre contributeur quant à l utilisation et à la diffusion du document ; Les membres sont tenus de respecter les principes du droit d auteur ; Lorsqu un membre désire utiliser en partie ou en totalité un texte ou un document produit et partagé par un autre membre, il doit en demander l autorisation à l auteur, identifier la ou les sources dans son propre document et aviser l auteur de l utilisation qu'il en a fait ; Respecter la confidentialité de certaines données (documents partagés). Version du 23 juillet

5 Connaissances coconstruites et documents produits par des membres dans le cadre des activités et projets de la communauté Les membres de la communauté doivent décider du statut d utilisation et de diffusion d un document produit ou de connaissances coconstruites par plusieurs membres de la communauté dans le cadre des activités de cette dernière, et faire part de ces statuts de façon claire ; Un membre ou une organisation membre de la communauté ne doit jamais avoir le droit exclusif d utilisation et/ou de diffusion d un document produit grâce à la contribution de plusieurs membres de la communauté ou au nom de la communauté. Communications externes Les demandes d information générale concernant la communauté provenant de l externe doivent être acheminées au responsable de la CP-EPITER qui en assurera le suivi. 3.6 Équipe-conseil de la CP-EPITER Une équipe-conseil a été constituée pour soutenir la mise en œuvre et assurer le suivi de la CP-EPITER tout en respectant les orientations de l INSPQ, de l ASPC et des organisations concernées. Le mandat spécifique de l équipe-conseil consiste à : Coordonner l implantation de la CP-EPITER en s assurant de respecter les orientations et les besoins des membres utilisateurs; Approuver la planification des activités et des contenus; Faciliter des liens pertinents entre les divers acteurs impliqués; Participer à l évaluation de la CP-EPITER; Exercer un rôle d arbitrage au besoin dans le cadre des activités et événements liés à la CP- EPITER. Composition L équipe-conseil est constituée d un nombre restreint de membres nommés par le responsable du projet (Dr Julio Soto) à la Direction des risques biologiques et de la santé au travail de l INSPQ. L équipe-conseil est composée de membres actifs, de membres consultants et d un professionnel de soutien. Les membres actifs proviennent du réseau de la santé et possèdent une expertise reconnue dans le domaine de l épidémiologie de terrain et/ou des maladies infectieuses (incluant les infections nosocomiales), ils assurent la permanence de l équipe-conseil. Les membres consultants possèdent une expertise reconnue dans un domaine ou sujet pertinent à l épidémiologie de terrain dans la communauté et dans les milieux de soins. Le professionnel de soutien est un expert dans le domaine des CP en santé publique qui siège au sein de l équipe-conseil pour soutenir le développement, le suivi et l évaluation de la CP-EPITER. L annexe 2 présente la structure fonctionnelle de la CP-EPITER et l annexe 3, les membres de l équipeconseil. Version du 23 juillet

6 4. Plateforme de collaboration et moyens technologiques La plateforme collaborative de la CP-EPITER est accessible sur le réseau canadien de renseignements sur la santé publique par mot de passe : Le Guide de l utilisateur du site de collaboration est disponible sur la plateforme de la CP-EPITER; Tous les membres sont inscrits comme Rédacteurs; La personne qui assume le rôle de l animateur est responsable de la gestion du site de la CP- EPITER. 5. Évaluation de la communauté Dans une optique d amélioration continue, la communauté s engage à évaluer ses activités afin de s assurer qu elles répondent aux besoins évolutifs de ses membres. Version du 23 juillet

7 Annexe 1 Processus d approbation de nouveaux membres Processus d approbation de nouveaux membres Toute personne désirant adhérer à la communauté devra faire une demande écrite adressée au responsable de la CP-EPITER de l INSPQ en mentionnant son nom, organisation, titre, coordonnées, implications en matière d épidémiologie de terrain à cette dernière ainsi qu'une brève explication de son intérêt à joindre la communauté. Cette personne devra avoir reçu la présente charte, en avoir pris connaissance, et s être engagée à respecter cette dernière en la signant. La demande d'adhésion sera évaluée selon les critères déjà établis (section 2.1). Les membres recevront par courriel leurs codes d accès pour accéder à la CP-EPITER. Retrait d'un membre Tout membre peut demander un désabonnement à la CP-EPITER en contactant l animateur pour raison de changement d emploi, retraite ou autre. Tout membre qui n aura pas accédé à la CP-EPITER dans les 12 derniers mois verra son adhésion prendre fin à la suite de la transmission d un avis par courriel. Tout membre avec comportement jugé non acceptable verra son adhésion prendre fin à partir de la date du troisième avertissement par l animateur. Version du 23 juillet

8 Annexe 2 Position de l équipe-conseil au sein de la CP-EPITER Communauté de pratique en épidémiologie de terrain Membres utilisateurs Chargé de projet Équipe-conseil Version du 23 juillet

9 Annexe 3 Membres de l équipe-conseil au sein de la CP-EPITER Membres actifs Julio Soto (responsable du projet) Médecin spécialiste, Direction des risques biologiques et de la santé au travail, INPSQ Mireille Barakat (chargée du projet CP-EPITER) Conseillère scientifique, Direction des risques biologiques et de la santé au travail, INSPQ André Simpson Conseiller scientifique, Vice-présidence aux affaires scientifiques, INSPQ Lucie Beaudreau Conseillère experte en prévention et contrôle des infections, Direction des risques biologiques et de la santé au travail, INSPQ Kathleen Laberge Vétérinaire épidémiologiste, Programme canadien en épidémiologie de terrain - Division de la formation et de l'intervention pour le service sur le terrain, ASPC Membres collaborateurs Colette Gaulin Médecin-conseil, Bureau de surveillance et de vigie, ministère de la Santé et des Services sociaux. Marie-Line Gilbert Coordonnatrice régionale, Division de la formation et de l'intervention pour le service sur le terrain, ASPC Professionnel de soutien Steve Poulin Analyste en développement et échange du savoir, Division de la capacité en santé publique et de la gestion du savoir, ASPC Version du 23 juillet