Processus de demande d interprétation de crédit LEED Canada

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1 Processus de demande d interprétation de crédit LEED Canada Pour les projets LEED Canada NC, NE, CI et BE : E&E Version 3, mise à jour le 6 février 2013 Préface Le présent document a été conçu pour fournir des directives à l égard du processus de demande d interprétation de crédit (DIC) LEED Canada. Il comprend des renseignements importants sur la manière dont les DIC doivent être préparées. Le fait de ne pas se conformer aux directives fournies dans la présente peut retarder le traitement des demandes d interprétation de crédit. Dans le présent document, les noms abrégés suivants seront utilisés : LEED Canada-NC : LEED Canada pour les nouvelles constructions et les rénovations majeures LEED Canada NE : LEED Canada pour le noyau et l enveloppe LEED Canada-CI : LEED Canada pour l aménagement intérieur des espaces commerciaux LEED Canada BE : E&E : LEED Canada pour bâtiments existants : exploitation et entretien Vue d ensemble Les équipes de projet éprouvent parfois des difficultés à appliquer une condition préalable ou un crédit LEED à un projet particulier. Les projets inscrits peuvent présenter des demandes officielles, appelées Demandes d interprétation de crédit (DIC). Le CBDCa a établi LE SAVIEZ-VOUS? un processus qui permet d examiner les DIC afin de s assurer que les décisions sont équitables et cohérentes. Les DIC constituent des précisions et non des nouvelles exigences; par conséquent, elles s'appliquent à tous les projets n'ayant pas encore été certifiés. Le CBDCa n'impose aucune nouvelle exigence lors du processus de DIC; il est également impossible de modifier la formulation ou les seuils de réalisation du crédit lors de ce processus. Des frais s appliquent pour chaque DIC soumise. À noter que seule le contact principal d un projet peut demander une DIC pour un projet donné. La DIC doit s appliquer au projet en question. Tous les membres du CBDCa, ainsi que le contact principal d un projet, peuvent consulter la base de données de DIC. À noter que le CBDCa examine d abord les DIC du US Green Building Council (USGBC) avant de finaliser celles de LEED Canada. Cependant, même si les DIC du USGBC sont examinées à des fins de référence, elles ne s appliquent pas automatiquement à LEED Canada. Processus de demande d interprétation de crédit LEED Canada 1

2 De même, les DIC connexes à un système d évaluation ou à une version d un système d évaluation canadien ne s appliquent pas nécessairement aux projets qui utilisent d autres systèmes d évaluation ou d autres versions des systèmes d évaluation canadiens. Avant de présenter une DIC Avant de présenter une DIC, les demandeurs doivent : LE SAVIEZ-VOUS? Examiner le but de la condition préalable ou du crédit Ayez les DIC à portée de la main, où visé et établir si le projet en respecte l esprit. que vous soyez! Avant de quitter le Consulter le Guide de référence approprié pour bureau, allez sur le site Web des obtenir davantage d explications, d instructions et DIC, ouvrez une session et appuyez d orientation ainsi que des calculs plus détaillés. sur «Recherche» sans indiquer de critères. Toute la base de données Examiner la base de données des DIC sur le site Web s affichera. Cliquez sur «Exporter» du CBDCa pour voir si la même demande a déjà reçu et voilà, le tour est joué! La base de une réponse, ou s il existe des DIC pertinentes qui données des DIC est disponible en puissent vous aider à déduire une réponse. Bon format Excel et vous pouvez la nombre de questions peuvent être résolues en sauvegarder dans votre ordinateur examinant les DIC existantes. Il est à remarquer que portable. les DIC présentées pour d autres systèmes d évaluation, et les décisions prises par l USGBC concernant les DIC, ne s appliqueront pas nécessairement, mais peuvent être utilisées en référence. Présenter une DIC Si une DIC est nécessaire, le contact principal du projet présentera une nouvelle DIC en utilisant le formulaire en ligne. La description du problème observé par l équipe de projet doit être brève, mais explicite, s appuyer sur les données d information sur le préalable ou crédit présentées dans le système d évaluation et le Guide de référence, et souligner le but du préalable ou du crédit. L équipe de projet doit offrir des solutions potentielles au problème et demander l approbation ou le rejet de l interprétation proposée. Processus de demande d interprétation de crédit LEED Canada 2

3 Vous trouverez ci-dessous d autres directives à cet effet. LE SAVIEZ-VOUS? Ne pas indiquer le nom du projet, le nom du crédit ou Votre équipe de projet peut les coordonnées du contact principal; la base de demander des DIC connexes à votre données repère automatiquement cette information. projet pendant toute la durée du Ne pas inclure de renseignements confidentiels détaillés sur le projet; le texte présenté sera affiché sur le site Web du CBDCa. processus d'examen de certification jusqu'au moment de la soumission finale. En effet, l'équipe d'examen Ne pas présenter la DIC sous forme de lettre. Ne peut vous encourager à procéder de cette manière afin de clarifier si présenter que la demande accompagnée de l'approche adoptée est acceptable renseignements généraux essentiels. pour le Groupe consultatif technique Les demandes ne doivent solliciter d orientation que pour un seul crédit ou préalable, et ne contiennent du CBDCa. généralement qu une seule question concise, à moins d une justification technique irréfutable pour agir autrement. Il est souvent utile de discuter de la demande dans le contexte de l esprit du crédit. Le texte de la DIC ne peut comprendre plus de caractères, y compris les espaces. Il n existe aucun mécanisme pour la présentation de spécifications, de plans, de dessins ou de documents annexés; ces documents ne sont pas nécessaires lorsque la demande est énoncée clairement. Si le personnel du CBDCa croit que ces renseignements sont nécessaires, il communiquera avec vous pour vous en faire la demande. Attribuer un nom approprié et concis à votre DIC. Entrer une question récapitulative décrivant l ensemble du problème. Consulter les autres DIC affichées pour voir comment les questions sont résumées sous forme de «Question sommaire». Ne fournir que des détails qui sont pertinents à la demande. Effectuer une relecture du texte pour en assurer la clarté et la lisibilité et éliminer toute faute grammaticale ou d orthographe. À noter que les crédits ne sont pas attribués par l entremise du processus de DIC. Le processus vise à donner de la rétroaction au demandeur sur le résultat probable d une stratégie proposée. Les décisions d interprétation de crédits ne garantissent pas l octroi de crédits; le demandeur doit tout de même démontrer et documenter l admissibilité au crédit (y compris la conformité aux directives fournies par la DIC) pendant le processus de certification LEED. Pour utiliser une décision, il faut soumettre la DIC et la décision qui en résulte avec la documentation du projet LEED lors de la soumission de la demande de certification afin d assurer l efficacité de l examen de crédit. En vertu des systèmes LEED Canada NC 2009 et LEED Canada NE 2009, les demandeurs peuvent simplement indiquer le numéro du projet visé par la DIC dans l espace prévu à cette fin sur la lettre type LEED. Processus de demande d interprétation de crédit LEED Canada 3

4 Les décisions sont communiquées aux demandeurs par courriel avant d être affichées dans la base de données DIC. Les décisions concernant les DIC complexes exigent plus de temps, mais le CBDCa s efforce toujours de rendre ses décisions promptement. C est d ailleurs dans le but d accélérer les décisions relatives à des questions complexes qu il instaure les DIC spécifiques à un projet. DIC spécifiques à un projet Périodiquement, les comités du CBDCa évaluent qu une décision d interprétation de crédit devrait être positive en raison de la situation particulière du projet en question, mais ils ont bien du mal à trouver la formulation qui permettrait de publier la DIC. Dans de tels cas, il faut parfois effectuer de longues recherches et réécrire la DIC pour s assurer que la DIC finale qui sera publiée ne puisse être mal interprétée par d autres équipes (en d autres mots, qu elle n ait pas «d échappatoire»). C est ce travail additionnel qui prend souvent le plus de temps et qui empêche les demandeurs de recevoir une réponse rapide. Dans l objectif d accélérer l émission des décisions, les employés et les comités du CBDCa peuvent dorénavant, à leur propre discrétion, déterminer si de telles DIC peuvent être considérées comme «spécifiques à un projet». Les décisions relatives aux DIC spécifiques à un projet ne s appliqueront qu au projet pour lequel les DIC ont été soumises. En conséquence, elles n établiront pas de précédent et elles ne seront pas automatiquement mises en œuvre et ne s appliqueront pas à d autres projets soumis par la même équipe ou par quelque autre équipe de projet. Les DIC spécifiques à un projet ne seront pas rendues publiques. À noter que le processus de DIC que doivent suivre les demandeurs ne change pas, même s il est déterminé que la DIC est spécifique à un projet. DIC relatives à la portée d un projet Généralement, toutes les DIC doivent être présentées en rapport avec un projet inscrit et porter sur ce projet. Toutefois, il arrive que certains demandeurs aient besoin d une orientation avant d inscrire un projet en vue de déterminer adéquatement la portée de l inscription; le CBDCa a répondu à ce besoin en offrant la possibilité de présenter une «DIC relative à la portée d un projet». Par exemple, il conviendrait de présenter une telle DIC si l équipe de projet réalisait des travaux de rénovation dans une partie seulement d un grand complexe existant; si le projet est incapable de satisfaire aux Exigences minimales du programme (qui fournissent des orientations sur les situations dans lesquelles un espace peut être subdivisé aux fins de la certification), une DIC relative à la portée du projet donnerait à l équipe les orientations nécessaires pour définir leur espace de façon appropriée aux fins de l inscription du projet LEED. Les DIC relatives à la portée d un projet peuvent aussi servir à déterminer si un projet devrait être inscrit à la certification dans le cas, par exemple, où les demandeurs craignent de ne pouvoir satisfaire à une condition préalable. Processus de demande d interprétation de crédit LEED Canada 4

5 Les DIC relatives à la portée d un projet sont traitées, de façon générale, comme les DIC habituelles et sont publiées dans la base de données des DIC du CBDCa. Pour présenter une telle DIC sans qu elle ne soit associée à un projet inscrit, il faut transmettre la question par courriel (une question sommaire, avec un contexte et des arguments) à certifications@cagbc.org. Un membre du personnel communiquera avec vous pour percevoir le paiement qui s y rattache. Puisque les DIC sont considérées comme un avantage lié à l inscription des projets (même si des frais minimes y sont rattachés), le coût d une DIC relative à la portée d un projet qui n est pas inscrit sera plus élevé, de manière à mieux refléter le coût réel du processus. Il a été établi à 750 $, montant auquel s ajoutent les taxes applicables. DIC des comités Les DIC des comités sont celles qui sont proposées par les comités du CBDCa pour se pencher sur des préoccupations de plus grande portée, lorsque par exemple des conditions préalables et des crédits ont souvent été mal interprétés. Ces DIC se limitent à des questions de grande importance, à cause des ressources qu elles requièrent. Les DIC des comités sont publiées dans la base de données des DIC du CBDCa. Processus d appel connexe aux DIC Les groupes consultatifs techniques du CBDCa, composés d experts bénévoles spécialisés dans les produits LEED et dans plusieurs domaines de construction, sont chargés de prendre une décision sur les demandes d interprétation de crédit (DIC). Les demandeurs peuvent en appeler des décisions concernant les DIC s ils estiment qu elles sont erronées ou si de nouveaux renseignements techniques leur parviennent. Les demandes d appel sont examinées par le Comité directeur LEED Canada qui définit les directives et la politique globale connexes aux produits LEED Canada. Les demandes d appel doivent être engagées par le demandeur initial dans un délai de 20 jours ouvrables suivant la réception de la décision. À noter que les décisions sur les DIC affichées dans le site Web des DIC peuvent faire l objet d un appel par n importe quelle partie, en lien avec n importe quel projet inscrit (pas seulement par le demandeur initial en lien avec le projet initial). Il n y a pas de délai particulier pour présenter un tel appel. Les appels concernant les décisions sur les DIC affichées ne seront considérés que dans le cas où le demandeur fournisse des informations significativement nouvelles ou si le demandeur fait référence à un aspect important de la DIC qui n avait pas été considéré avant. Si vous n êtes pas sûre si votre demande remplit ces critères, veuillez envoyer une requête à info@cagbc.org. Les décisions sur les DIC qui sont appelées avec succès seront actualisées dans la base de données des DIC et une nouvelle date de décision sera affichée; les DIC ne seront pas modifiées si le résultat de l appel n est pas positif. Les demandeurs qui souhaitent en appeler d une décision concernant les DIC doivent préparer une lettre ou un message électronique en indiquant leurs préoccupations à propos de la décision. Les demandeurs sont encouragés à fournir les recherches ou les documents appropriés pour appuyer la demande d appel. Processus de demande d interprétation de crédit LEED Canada 5

6 Cette documentation peut être envoyée par courriel au coordonnateur technique LEED chargé de la DIC ou au service à la clientèle accompagnée d une copie papier et des frais applicables. Après avoir recueilli la rétroaction des groupes consultatifs techniques, les membres du personnel du CBDCa devront préparer une note d information présentant les renseignements requis et résumant les discussions des groupes consultatifs techniques à l intention du Comité directeur de LEED Canada. Les membres du Comité se réunissent toutes les deux semaines. La décision du comité sera jugée finale et le coordonnateur technique LEED la communiquera au demandeur. À noter que vous devez effectuer le paiement des frais d appel (montant actuellement fixé à 750 $ auquel s ajoutent les taxes applicables) pour entamer le processus d appel. Les frais d appel sont remboursables s il est prouvé que l équipe d examen initiale n a pas pris la bonne décision à partir des renseignements qui lui ont été fournis. Les chèques doivent être émis à l ordre du Conseil du bâtiment durable du Canada et envoyés à l adresse suivante : Conseil du bâtiment durable du Canada 47, rue Clarence, bureau 202 Ottawa (Ontario) K1N 9K1 À l attention du coordonnateur technique LEED débutant Téléphone : (poste 1022) Processus de demande d interprétation de crédit LEED Canada 6