La communication en situation d urgence

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1 La communication en situation d urgence Document à l intention des municipalités rurales pour une préparation efficace des mesures d urgence et des communications municipales Pour le Centre d études sur les communications municipales Par Lisa Carroll, étudiante à la maîtrise en communication publique à l Université Laval Mai 2008

2 Recherche sur la communication municipale 2 1. INTRODUCTION LE PLAN NATIONAL DE SÉCURITÉ CIVILE Articulation des modes d intervention du PNSC Le palier municipal Le palier gouvernemental régional Le palier gouvernemental national LES COMMUNICATIONS EN SITUATION D URGENCE Les communications de la municipalité Le support de la mission «Communication» de Services Québec au palier municipal Exemples concrets réalisés en La mission «Communication» aux paliers gouvernemental régional et national CONCLUSION...23 ANNEXE 1 Contenu d un schéma de sécurité civile...24 ANNEXE 2 Directions et bureaux régionaux de la sécurité civile...25 ANNEXE 3 Les étapes à franchir pour mieux gérer le risque et les sinistres...28 BIBLIOGRAPHIE...30

3 Recherche sur la communication municipale 3 1. INTRODUCTION Le projet de ce guide est né du souhait de rassembler dans un même document, les informations permettant aux municipalités rurales de mieux connaître à la fois l articulation des modes d intervention prévues au Plan national de sécurité civile (PNSC), les outils permettant une préparation adéquate d une municipalité pour la gestion des mesures d urgence et de ses communications ainsi que le support qui peut être apporté par Services Québec 1 en situation d urgence. De plus, les annexes contiennent une information précieuse qui aidera concrètement les municipalités à réaliser une préparation adéquate. Le présent guide est un aide-mémoire. Il ne saurait être l unique outil à privilégier. Il vient en complément à l ensemble des outils offerts par le ministère de la Sécurité publique et au support apporté par les directions régionales de la sécurité civile pour la préparation des mesures d urgence d une municipalité. Ce guide est un outil rassemblant de l information sur les processus d intervention des différents paliers de gouvernement et l éventail des ressources disponibles aux municipalités pour une préparation adéquate des mesures d urgence et de la planification des communications. Ce guide est composé de deux parties : la première décrit brièvement ce qu est le Plan national de sécurité civile (PNSC), ses objectifs et explique l articulation des modes d intervention prévue au PNSC. La deuxième partie s attarde à la gestion des communications en situation d urgence effectuée par les municipalités, à la description de la mission «Communication» de Services Québec explicitant le support qui peut être apporté par Services Québec en urgence (palier municipal) et à la mission «Communication» aux paliers régional et national. 1 Services Québec est un organisme sous la responsabilité du ministère des Services gouvernementaux.

4 Recherche sur la communication municipale 4 2. LE PLAN NATIONAL DE SÉCURITÉ CIVILE 2 La Loi sur la sécurité civile a donné le mandat au ministère de la Sécurité publique (MSP) d'élaborer et de mettre à jour un plan national de sécurité civile. Cela a été fait avec la collaboration des autres ministres et dirigeants d'organismes gouvernementaux concernés. Le PNSC est ainsi un outil de planification découlant de la mise œuvre de la Loi sur la sécurité civile. Le PNSC respecte les compétences spécifiques des ministères et organismes (m/o) gouvernementaux et les actions adoptées par les municipalités. Il fait état de ce que chacun est prêt à faire pour atteindre ses objectifs. Dans le site du ministère de la sécurité publique, on peut lire que «[L]e PNSC met en œuvre différents moyens afin de prévenir les sinistres majeurs ou tenter d'en atténuer les conséquences, d être mieux préparé à y faire face et de favoriser la concertation en cas d'intervention et pour accélérer le rétablissement». Les dimensions de prévention et de préparation intègrent l ensemble des actions ou des mesures établies sur une base permanente, aidant à éliminer les risques, à réduire les probabilités d occurrence d un sinistre, à atténuer ses effets potentiels et à mettre à jour des structures opérationnelles. La dimension de l intervention correspond à l ensemble des actions effectuées en situation d urgence par les autorités locales, régionales et nationales selon les modalités prévues au PNSC. La dernière dimension est celle du rétablissement. Cette dimension correspond à l ensemble des actions entreprises afin de réaliser le plus rapidement possible le retour à des conditions sociales, économiques, physiques et environnementales normales à la suite d un sinistre. C est l étape du retour chez soi et de la reprise des activités habituelles. 2 Les informations sur le PNSC sont disponibles sur le site du ministère de la Sécurité publique à l adresse suivante :

5 Recherche sur la communication municipale 5 Le présent guide est en grande partie consacré à la dimension de l intervention. Nous allons donc, dès à présent, nous y attarder. Le PNSC respecte les compétences spécifiques des ministères et organismes (m/o) gouvernementaux et celles des municipalités. Il fait état de ce que chacun est prêt à faire pour atteindre ses objectifs. Dans le site du ministère de la Sécurité publique, on peut lire que «[L]e PNSC met en œuvre différents moyens afin de prévenir les sinistres majeurs ou tenter d'en atténuer les conséquences, d être mieux préparé à y faire face et de favoriser la concertation en cas d'intervention et pour accélérer le rétablissement». Dans le tableau ci-dessous, est illustrée la planification de la réponse au sinistre prévue au PNSC.

6 Recherche sur la communication municipale 6 Source : présentation du MSP portant sur la planification de l Intervention lors du Colloque de la sécurité civile en 2004 La planification de la réponse au sinistre se fait dans le respect des compétences et des responsabilités municipales et de leur préséance en intervention lors d un sinistre. Si l ampleur d un sinistre dépasse la capacité d intervention d une municipalité, elle peut faire appel à l Organisation régionale de la sécurité civile (ORSC) pour l appuyer. L ORSC peut intervenir si le maire ou son représentant en fait la demande, si les effets du sinistre touchent plus d'une municipalité si les ressources de plus de deux ministères sont nécessaires ou si le sinistre peut avoir des répercussions au-delà des limites du territoire de la municipalité. Si le sinistre évolue et nécessite une réponse gouvernementale plus importante, c est l'organisation de la sécurité civile du Québec (OSCQ), réunissant les coordonnateurs en sécurité civile de chaque ministère et organisme gouvernemental concerné, qui à ce moment, planifiera les mesures de sécurité civile à l'échelle nationale. L OSCQ se trouve ainsi à coordonner les opérations menées par chacun des responsables de mission selon le Plan national de sécurité civile (PNSC). Mais revenons à la planification de la réponse au sinistre au palier régional. Lorsque l ORSC est mobilisée, l organisation des actions en sécurité civile du gouvernement du Québec repose sur la réponse à 15 besoins susceptibles de se manifester lors d'un sinistre. Dans le PNSC, les besoins sont identifiés par la notion de «mission». Chacune des missions est sous la responsabilité d'un ministère ou d'un organisme gouvernemental dont les activités habituelles se rapprochent le plus de celles prévues à la mission ou dont l'expertise lui permet de les prendre en charge. 3 Le tableau 4 suivant (p. 7) identifie les 15 missions et le ministère ou organisme (m/o) qui en a la responsabilité : 3 Il est possible d obtenir plus d informations sur le site du ministère de la Sécurité publique à l adresse suivante :

7 Recherche sur la communication municipale 7 Missions Organisations responsables Ministère du Développement économique, Activités économiques de l'innovation et de l'exportation Aide financière Ministère de la Sécurité publique Bioalimentaire Ministère de l'agriculture, des Pêcheries et de l'alimentation Communication Services Québec Eaux, matières Ministère du Développement durable, de dangereuses et l'environnement et des Parcs résiduelles Électricité Hydro-Québec Énergie Ministère des Ressources naturelles et de la Faune Évacuation massive, réintégration et Sûreté du Québec sécurité Habitation Société d'habitation du Québec Réseaux de télécommunications Ministère des Services gouvernementaux Santé Ministère de la Santé et des Services sociaux Soutien à l'oscq Ministère de la Sécurité publique Soutien aux services aux sinistrés Ministère de l Emploi et de la Solidarité sociale Soutien technique aux Ministère des Affaires municipales et des municipalités Régions Transport Ministère des Transports La mission «Activités économiques» relève du ministère du Développement économique, de l'innovation et de l'exportation. Tel que prévu au PNSC, cette mission consiste à réduire les impacts économiques d un sinistre majeur pour les entreprises, à favoriser la reprise de leurs activités économiques normales et à assurer le maintien des emplois. Cette mission a été activée lors des inondations survenues en Gaspésie le 9 août dernier. 4 Ce tableau peut être consulté sur le site du MSP à la même adresse que la note précédente.

8 Recherche sur la communication municipale 8 La mission «Aide financière» est sous la responsabilité du MSP. Le MSP effectue une analyse de la situation et de ses conséquences. Dans ce contexte, il met en œuvre des programmes d aide financière et il sera responsable de leur administration. Cette aide vise notamment à combler les besoins de première nécessité des citoyens évacués et à réparer les dommages causés aux biens essentiels des particuliers, des entreprises, des organismes et des municipalités. Le ministère de l Agriculture, des Pêcheries et de l Alimentation (MAPAQ) est responsable de la mission «Bioalimentaire». Le MAPAQ s assure, entres autres actions, que les denrées disponibles par l inspection, soient exemptes de contaminants ou d'agents pathogènes pouvant nuire à la santé humaine et animale et que toute pénurie alimentaire au Québec soit évitée. Le Ministère soutient les entreprises de son secteur. La mission «Communication» relève de la Direction de la coordination de l information et des mesures d urgence (DCIMU) de Services Québec 5. Cet organisme, entres autres actions, planifie la communication gouvernementale, fixe et propose des stratégies, conseille les instances gouvernementales et leurs partenaires, dont les municipalités, sur les actions de communication à entreprendre, coordonne et soutient par des moyens appropriés la communication des ministères, des organismes et des partenaires mobilisés par la sécurité civile. À la suite des inondations survenues en Gaspésie et dans le cadre de sa mission, Services Québec a travaillé avec la Ville de Gaspé afin de la soutenir dans la planification de ses communications. La mission «Eaux, matières dangereuses et résiduelles» relève du ministère du Développement durable, de l Environnement et des Parcs (MDDEP). Le MDDEP, entres autres actions, fournit l expertise requise pour : évaluer les impacts d un sinistre sur l environnement (eau, air, sol); 5 Les points 3.2. et 3.3 présenteront plus en détails ce que représente la mission «Communication» pour les municipalités et les paliers gouvernemental régional et national.

9 Recherche sur la communication municipale 9 assurer la décontamination de tout environnement pollué en supervisant ou prenant en charge la réalisation des interventions nécessaires; évaluer la qualité de l eau potable et la gestion des eaux usées; s assurer que les exploitants de réseaux d aqueduc municipaux ou privés distribuent une eau conforme aux normes en tout temps et que les réseaux d aqueduc soient protégés, réparés ou reconstruits le plus rapidement possible à la suite d un sinistre. Hydro-Québec est responsable de la mission «Électricité». Il s assure, entre autres actions de rétablir le service électrique afin de maintenir les activités essentielles, de subvenir aux besoins prioritaires et de minimiser les impacts du sinistre. La mission «Énergie» relève du ministère des Ressources naturelles et de la faune (MRNF). Entre autres actions, le MRNF évalue les besoins énergétiques de la population liés ou consécutifs à un sinistre, prépare un plan de relève en fonction des priorités et s assure de la disponibilité des ressources énergétiques (produits pétroliers, gaz naturel et bois de chauffage). La Sûreté du Québec (SQ) est responsable de la mission «Évacuation massive, réintégration et sécurité». La SQ assure, entre autres actions, l évacuation massive sécuritaire et la réintégration des sinistrés, organise et coordonne les opérations permettant de porter secours aux sinistrés et assure la sécurité et la circulation prioritaire des travailleurs d urgence et du matériel d urgence. Le ministère de la Santé et des Services sociaux est responsable de la mission «Santé». Le Ministère, entre autres actions, assure le maintien des activités du réseau des établissements de la santé et des services sociaux ainsi que de ses organismes communautaires, assure la protection de la santé de la population en identifiant toute situation dangereuse et en mettant en place les mesures

10 Recherche sur la communication municipale 10 nécessaires à sa protection. Il offre également des services psychosociaux aux sinistrés, à leurs proches et à la population touchée. La mission «Soutien aux services aux sinistrés» relève du ministère de l Emploi et de la Solidarité sociale. Le Ministère assure un soutien aux intervenants municipaux afin de leur permettre, entre autres actions, d offrir les services essentiels d alimentation, d habillement de secours et d hébergement d urgence aux citoyens, d assurer l accueil et l inscription des personnes dans les centres de services aux sinistrés et d effectuer le suivi auprès des citoyens ayant dû quitter leur résidence à la suite du sinistre. La mission «Soutien technique aux municipalités» relève du ministère des Affaires municipales et des Régions. Il vient appuyer le MSP en assurant un échange d information indispensable entre les autorités municipales et les ORSC. Les informations indispensables concernent toute information relative à la gestion du sinistre, notamment quant aux besoins identifiés par les autorités municipales et à la réponse gouvernementale qui y sera apportée. Le ministère des Transports du Québec (MTQ) est porteur de la mission «Transport». Il assure, sur tout le territoire, la mobilité des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires. Ce survol rapide du PNSC nous a permis d identifier les objectifs du plan, ses quatre dimensions, dont la nécessaire planification des interventions en phase de prévention, ainsi que les missions dont sont responsables différents m/o. Maintenant que nous avons décrit quel était le cadre général du PNSC, nous allons nous attarder à l articulation des modes d intervention en situation urgence.

11 Recherche sur la communication municipale Articulation des modes d intervention du PNSC 6 Lorsque le gouvernement est appelé à soutenir les autorités responsables de la sécurité civile sur leur territoire, il a très peu de temps pour répondre aux besoins. Dans le PNSC, on décrit le partage des responsabilités entre les paliers municipal, gouvernemental régional et gouvernemental national 7. En soutien aux municipalités, toujours maîtres d œuvre de la sécurité civile sur leur territoire, le gouvernement apporte une réponse qui est adaptée selon les enjeux. Afin de faciliter le travail des partenaires gouvernementaux, le PNSC organise la réponse aux besoins (missions) Le palier municipal 8 Bien que le PNSC soit destiné à soutenir les municipalités dans des situations de sinistre majeur, celles-ci demeurent les premières responsables de la sécurité civile sur leur territoire, comme le précise la Loi sur la sécurité civile. Les autorités locales (municipalités) sont le premier palier d intervention en situation d urgence, et elles demeurent en toutes circonstances les maîtres d œuvre de la sécurité civile sur leur territoire. Pour ce faire, elles doivent réaliser, à l échelle de chaque municipalité régionale de comté, en collaboration avec les autorités locales, un schéma de sécurité civile 9. Cette démarche leur permet spécifiquement de mieux connaître les risques de sinistre majeur présents sur le territoire et d établir des objectifs visant à réduire les vulnérabilités. À l échelle locale, le résultat des actions prévues au schéma sera consigné dans un plan de sécurité civile municipale. 6 Pour des informations concrètes et détaillées sur l articulation des modes d intervention prévue au PNSC, contacter votre direction régionale de sécurité civile. 7 Voir la figure à la page 14 qui illustre l arrimage des organisations. 8 À l annexe 4, se trouvent les étapes à franchir pour mieux gérer le risque et les sinistres. 9 À l annexe 1, se trouve le plan sommaire d un schéma de sécurité civile.

12 Recherche sur la communication municipale 12 Le plan de sécurité civile municipale énonce clairement les objectifs municipaux relatifs à la préparation, à la répartition des responsabilités et à l intervention en cas d urgence. La réalisation de ses objectifs permettra éventuellement de sauver des vies et de minimiser les pertes, de coordonner les interventions et les secours, d atténuer les effets spécifiques d un sinistre majeur (physiques, sociaux et économiques) et de protéger les biens. Le plan de sécurité civile permet ainsi d accroître la sécurité civile, et cette planification est une démarche collective. Elle fait appel aux ressources de la municipalité. Au Québec, si l'ampleur du sinistre dépasse ses capacités d'intervention, la municipalité doit être en mesure de mobiliser rapidement toutes ses énergies et de demander l'aide de ressources extérieures en faisant appel à son organisation régionale de sécurité civile Le palier gouvernemental régional Si l'ampleur du sinistre dépasse les capacités d'intervention d une municipalité, elle fait alors appel à l organisation régionale de la sécurité civile. Le maire ou son représentant communique avec sa Direction régionale de la sécurité civile (DRSC) 10 du ministère de la Sécurité publique pour obtenir le soutien des ressources gouvernementales. Ce faisant, la municipalité n'en continue pas moins d'assumer pleinement ses responsabilités visant à protéger ses citoyens et à sauvegarder les biens sur son territoire Le palier gouvernemental national Tel que décrit au point 2, en cas de sinistre majeur (par exemples, des sinistres de l ampleur du verglas et du déluge du Saguenay), l'organisation de la sécurité civile du Québec (OSCQ) planifie les mesures de sécurité civile à l'échelle nationale. Elle le fait en coordonnant les 10 À l annexe 2, il est possible de consulter la liste des directions et bureaux régionaux de la sécurité civile.

13 Recherche sur la communication municipale 13 opérations de chaque responsable de mission. Tel que prévu au PNSC, l OSCQ réunit les coordonnateurs en sécurité civile de chaque m/o gouvernemental concerné. Cette organisation est dirigée par le coordonnateur gouvernemental désigné par le ministre de la Sécurité publique. Nous parlons ici du sous-ministre associé de la Direction générale de la sécurité civile et de la sécurité incendie du ministère de la Sécurité publique. Nous nous attarderons maintenant à la gestion des communications en situation d urgence effectuée par les municipalités, à la description de la mission «Communication» de Services Québec explicitant le support qui peut être apporté par cette organisation en urgence au palier municipal ainsi qu à la description de la mission «Communication» aux paliers gouvernemental régional et national. La figure suivante (p. 14) illustre l arrimage des organisations en situation d urgence. On y trouve entre autres informations, les champs d intervention ou mission mis en œuvre dans la municipalité et le soutien et mission au Plan régional de sécurité civile et au Plan national de sécurité civile.

14 Recherche sur la communication municipale 14 Source : Cadre de coordination de site de sinistre au Québec du MSP.

15 Recherche sur la communication municipale LES COMMUNICATIONS EN SITUATION D URGENCE C est bien connu qu une situation d urgence entraîne des besoins d'information qui sortent de l'ordinaire, et ce, tant chez les citoyens qui sont touchés que chez les médias. La municipalité devient tout à coup un centre d'intérêt susceptible d'alimenter les nouvelles. Les médias interviennent souvent avec une grande rapidité. Cela augmente le risque que la municipalité soit rapidement dépassée par les événements et perde le contrôle de l'information. Une telle perte de contrôle peut être lourde de conséquences pour une municipalité, même si sa gestion du sinistre est efficace sur le terrain. Donc, peu importe la taille de la municipalité ou les moyens dont elle dispose en temps normal pour informer sa population, elle se doit d être bien préparée pour la gestion de ses communications lors de situations d urgence. À cet égard, il existe un outil extrêmement intéressant pour les municipalités souhaitant se doter d un plan de mesures d urgence en cas de sinistre. Il s agit d un document produit par le MSP et intitulé : «Pour planifier la réponse au sinistre : guide à l'intention des municipalités». C est un outil adapté aux besoins des autorités locales qui leur permet d'assurer la planification de leurs interventions en cas de sinistre. Le chapitre 4 de ce guide est consacré à la planification des communications et devrait être consulté lorsqu une municipalité est prête à planifier sa communication en situation d urgence. Dans la présente partie, nous nous attarderons évidemment aux communications, à celles dont les municipalités sont responsables et à l aide pouvant être offerte par Services Québec lorsque l ampleur du sinistre dépasse la capacité de gestion d une municipalité.

16 Recherche sur la communication municipale Les communications de la municipalité 11 Les municipalités rurales possèdent rarement les ressources humaines, financières et matérielles pour gérer des équipes professionnelles de communication. Heureusement, pour être efficientes dans leurs communications, il s agit bien davantage pour elles de s'assurer que certaines fonctions d'information soient remplies de manière efficace. Et les deux principales fonctions consistent en l'information aux sinistrés et aux citoyens, ainsi que dans les relations avec les médias. La planification des communications lors d'un sinistre vise avant tout à permettre à la municipalité de réagir très rapidement en communiquant efficacement avec ses citoyens dès les premières heures. Si la situation s'aggrave ou se prolonge et nécessite l intervention de l ORSC, Services Québec peut alors mettre son expertise et ses ressources au service de la municipalité. Nous aborderons plus loin (3.2) les services offerts par Services Québec et les modalités selon lesquelles ceux-ci peuvent être rendus aux municipalités. Dans la planification de ses communications, la municipalité doit avoir prévu les principaux éléments 12 nécessaires pour assurer des communications efficaces durant un sinistre ainsi que les principales activités de communication qu elle entend déployer. Voici d abord les principaux éléments, suivis des principales activités de communication : 11 Cette section reprend certains des contenus du document : «Pour planifier la réponse au sinistre : guide à l'intention des municipalités pour l'élaboration d'un plan de mesures d'urgence en cas de sinistre. Le document est disponible sur le site du MSP à l adresse : art4.htm 12 Pour plus d informations, consulter le chapitre 4 du guide du ministère de la Sécurité publique à l adresse : art4.htm

17 Recherche sur la communication municipale 17 Principaux éléments : identifier le responsable des communications en situation d'urgence; identifier le porte-parole; établir des ententes de service avec d autres organismes; préciser certaines modalités de fonctionnement du centre de presse et du service de renseignements à la population; faire l'inventaire du matériel d'information; décrire explicitement les activités de communication incontournables à déployer en situation de sinistre. Principales activités de communication : Information des citoyens; o information sur les risques; o renseignements à la population o information aux sinistrés o assemblée publique d information o relations avec les médias Un sinistre occasionne évidemment un accroissement des activités d information auprès de la population, et il se traduit par de nombreuses communications quotidiennes avec les médias, servant d intermédiaires entre les autorités qui gèrent l événement, les sinistrés et le grand public. Cette situation représente d importants défis pour les petites comme pour les grandes municipalités. Planifiées, ces activités sont nettement plus faciles à organiser. Par exemple, il pourrait être intéressant, pour la municipalité, de rechercher, en temps de paix, une collaboration avec certaines institutions, des organismes ou des entreprises du milieu de même que celle d autres municipalités pour répondre à des besoins spécifiques en fonction des deux principaux destinataires déjà identifiés, soit les citoyens et les médias.

18 Recherche sur la communication municipale Le support de la mission «Communication» de Services Québec au palier municipal En situation d urgence, il peut arriver qu une municipalité soit dépassée par l ampleur des besoins en communication. Elle peut alors communiquer avec sa direction régionale de sécurité civile afin de faire connaître ses besoins. À la direction régionale de sécurité civile (DRSC), le coordonnateur régional de la mission «Communication» recevra la demande et communiquera avec le responsable des communications de la municipalité afin de vérifier comment il peut appuyer la municipalité dans ses communications. Il est important de noter que la municipalité doit communiquer avec sa DRSC et non directement avec Services Québec. Services Québec peut offrir du support dans quatre champs d activités : Renseignements aux citoyens o Ligne téléphonique sans frais o Sites Internet et portails gouvernementaux o Conférences de presse, point de presse et assemblées publiques o Communications avec des clientèles spécifiques Relations avec les médias o Coordination des demandes médias o Accompagnement des médias sur place o «Briefing» technique o Lignes de presse et communiqués o Veille médiatique et revue de presse Relations publiques o Accompagnement de dignitaires sur place Production o Rédaction et révision de contenus o Traduction et services d interprète o Édition

19 Recherche sur la communication municipale 19 Nous allons maintenant illustrer nos propos à l aide de quelques exemples où Services Québec est intervenu afin d appuyer certaines municipalités au cours de l année Exemples concrets réalisés en 2007 En 2007 et 2008, certains sinistres ont nécessité l intervention d une ou de plusieurs ORSC. Pour ne donner que quelques exemples, voici une liste non exhaustive des événements qui ont requis l intervention de Services Québec : les inondations printanières de 2007, les incendies de forêt au nord de Senneterre (Abitibi-Témiscamingue), au nord du Saguenay Lac Saint-Jean et au nord de Côte-Nord, la contamination d un réseau d eau potable à Waterloo (Montérégie), le renversement d un camion-citerne contenant du propane à Rivière-Pentecôte (Côte-Nord), l opération Montebello (Outaouais), les inondations en Gaspésie, la pluie automnale en Gaspésie et au Bas-Saint-Laurent, les inondations dues au redoux hivernal et, tout dernièrement, les inondations printanières de cette année qui ont touchées plusieurs régions du Québec. Certains de ces événements ont requis que Services Québec, en plus de ses opérations régulières effectuées pour l ORSC, mette son expertise et ses ressources au service d une ou de plusieurs municipalités. Rappelons que, pour les exemples cités, les municipalités avaient effectué au préalable une bonne planification des mesures d urgence, mais l ampleur des besoins en communication a tout de même exigé de l aide de la part de Services Québec. Voici deux exemples concrets de situations d urgence qui ont nécessité au cours de l année 2007 une implication de Services Québec auprès de deux municipalités :

20 Recherche sur la communication municipale 20 Contamination de l eau potable à Waterloo (22 mars) Accompagner le maire lors d une tournée des établissements de la Ville Organiser une conférence de presse Organiser deux assemblées publiques d information Inondations survenues à Rivière-au-Renard (9 août) Organiser les conférences de presse Organiser les séances publiques d information Rédiger et diffuser des communiqués, des avis aux médias Rédiger et diffuser des avis de convocation et des avis publics Comme on peut le constater avec ces deux exemples et avec l historique de nos actions réalisées en appui aux municipalités lors de situations d urgence, celles-ci ont le plus souvent besoin d une aide ponctuelle. Il est certain, toutefois, que plus le sinistre provoque des impacts importants sur les personnes et les biens ainsi que sur les infrastructures, les besoins en communication augmentent, ce qui peut nécessiter évidemment une aide plus soutenue de la part de Services Québec. Nous allons maintenant présenter ce qu est la mission «Communication» dont Services Québec est responsable aux paliers gouvernemental régional et national. 3.3 La mission «Communication» aux paliers gouvernemental régional et national En cas de sinistre majeur exigeant la mobilisation de l Organisation régionale de la sécurité civile, Services Québec coordonne les communications gouvernementales publiques afin d assurer une diffusion rapide d informations précises, cohérentes et adaptées, tant à l intention des

21 Recherche sur la communication municipale 21 personnes sinistrées, qu à celle de la population dans son ensemble, des élus et des médias. Toujours validées, ces informations portent sur l état de la situation, sur les mesures prises ou envisagées par le gouvernement du Québec et ses partenaires, et sur les recommandations des autorités pour atténuer les effets du sinistre sur les personnes et les biens. La mission «Communication» est d abord une mission de coordination entre ministères et organismes appelés à s exprimer à propos d un risque ou d un sinistre. Mais elle revêt aussi une dimension de conseil et de planification. Sa responsabilité incombe à Services Québec, qui l a confiée à sa Direction de la coordination de l information et des mesures d urgence (DCIMU). En situation d urgence, Services Québec exerce pleinement son rôle de coordination des communications publiques gouvernementales. Plus spécifiquement, lors d un sinistre majeur, il doit être en mesure de : conseiller les instances gouvernementales et leurs partenaires quant aux stratégies et objectifs de communication à adopter par l ensemble des ministères et organismes (M/O), et fixer des moyens de communication pertinents; répondre aux questions des sinistrés et de la population en général et les informer sur les programmes et services du gouvernement du Québec mis à leur disposition selon différents modes (téléphone, courriel, comptoir); promouvoir auprès des citoyens les sources d information officielles (sites Internet, lignes téléphoniques ), municipales, ministérielles ou autres, incluant la ligne téléphonique, l adresse de courriel et les adresses des bureaux de Services Québec où ils peuvent obtenir de l information les concernant;

22 Recherche sur la communication municipale 22 gérer les demandes des médias, planifier l agenda des porte-parole, organiser des points de presse et des conférences de presse et assurer une rétroinformation continue; assurer l accompagnement des dignitaires, incluant les porte-parole des M/O et les élus, de même que des représentants des médias sur les lieux des sinistres. produire et diffuser aux personnes sinistrées et à la population en général, par l entremise de moyens de communication adéquats, l information validée concernant la sécurité, les mesures à prendre ou les comportements à adopter; adapter et diffuser l information validée dans Portail Québec, dans les portails régionaux ainsi que dans d autres sites gouvernementaux; rendre disponible une information validée et adaptée aux besoins plus particuliers de certaines clientèles, telles que les membres des communautés culturelles et autochtones, les personnes sous curatelle publique et les personnes sourdes ou malentendantes.

23 Recherche sur la communication municipale CONCLUSION Entre le 9 novembre 2006 et le 9 février 2008, 421 événements ont été signalés à la Sécurité civile du Québec. De ce nombre, 113 événements ont nécessité la mobilisation d une ou de plusieurs organisations de la sécurité civile. Trois cent quatre-vingt-quatre municipalités ont été touchées par ces événements. La Direction de la coordination de l information et des mesures d urgence de Services Québec a collaboré à bon nombre de ces événements, ce qui illustre l importance de l aide accordée aux municipalités en situation d urgence. Rappelons que l objectif principal de ce guide était de rassembler dans un même document, les informations permettant aux municipalités rurales de mieux connaître à la fois l articulation des modes d intervention prévue au Plan national de sécurité civile (PNSC), les outils permettant une préparation adéquate d une municipalité pour la gestion de ses mesures d urgence et de ses communications ainsi que l aide qui peut être offerte par Services Québec en situation d urgence. Nous espérons avoir atteint cet objectif. En terminant, nous souhaitons souligner l apport conjoint de la Direction de la coordination de l information et des mesures d urgence de Services Québec et du ministère de la Sécurité publique qui ont collaboré à l élaboration de ce guide.

24 Recherche sur la communication municipale 24 ANNEXE 1 Contenu d un schéma de sécurité civile 1- Contenu d un schéma de sécurité civile Un schéma de sécurité civile : donne une description sommaire des caractéristiques physiques, naturelles, humaines, sociales et économiques du territoire; fait état de la nature des risques de sinistre grave auxquels le territoire est exposé en y intégrant les risques déclarés en application de l article 8 de la Loi sur la sécurité civile; précise, pour chaque risque, l emplacement de sa source et les conséquences prévisibles d un sinistre majeur lié à ce risque, notamment le territoire qui pourrait être affecté; fait état des mesures de protection existantes ainsi que des ressources humaines, matérielles et informationnelles dont disposent les autorités locales ou régionales et les autorités responsables de la sécurité civile.

25 Recherche sur la communication municipale 25 ANNEXE 2 Directions et bureaux régionaux de la sécurité civile 13 Ces unités relèvent de la Direction générale de la sécurité civile et de la sécurité incendie. Bas Saint-Laurent, Gaspésie, Îles-de-la-Madeleine Saguenay-Lac-Saint-Jean et Côte-Nord Capitale-Nationale, Chaudière-Appalaches et Nunavik Mauricie et Centre-du-Québec Montréal, Laval, Lanaudière et Laurentides Outaouais, Abitibi-Témiscamingue et Nord-du-Québec Montérégie et Estrie Bas Saint-Laurent, Gaspésie, Îles-de-la-Madeleine Mme France-Sylvie Loisel, directrice 70, rue Saint-Germain Est, bureau 110 Rimouski (Québec) G5L 7J9 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile01@msp.gouv.qc.ca Bureau régional de Gaspé 96, Montée Sandy Beach, bureau 1.02 Gaspé (Québec) G4X 2W4 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile11@msp.gouv.qc.ca Saguenay-Lac-Saint-Jean et Côte-Nord M. Réal Delisle, directeur 3950, boulevard Harvey, RC-01 Saguenay (Québec) G7X 8L6 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile02@msp.gouv.qc.ca 13 Les informations proviennent du site du ministère de la Sécurité publique et sont en date du 9 mai 2008.

26 Recherche sur la communication municipale 26 Bureau régional de Baie-Comeau 625, boulevard Laflèche, bureau Baie-Comeau (Québec) G5C 1C5 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile09@msp.gouv.qc.ca Capitale-Nationale, Chaudière-Appalaches et Nunavik Mme Hélène Chagnon, directrice 1122, Grande Allée Ouest, bureau 200 Québec (Québec) G1S 1E5 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile03@msp.gouv.qc.ca Mauricie et Centre-du-Québec M. Jacques Raymond, directeur 4000, rue Louis-Pinard Trois-Rivières (Québec) G8Y 4L9 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile04@msp.gouv.qc.ca Montréal, Laval, Lanaudière et Laurentides M. Yvan Leroux, directeur 5 100, rue Sherbrooke est, RC-23 Montréal (Québec) H1V 3R9 Téléphone : Télécopieur : Courriel - région 06 : securite.civile06@msp.gouv.qc.ca Courriel - région 13 : securite.civile13@msp.gouv.qc.ca Courriel - région 14 : securite.civile14@msp.gouv.qc.ca Courriel - région 15 : securite.civile15@msp.gouv.qc.ca Bureau régional de Joliette 430, rue De Lanaudière, local 160 Joliette (Québec) J6E 7X1 Téléphone :

27 Recherche sur la communication municipale 27 Télécopieur : Courriel : securite.civile14@msp.gouv.qc.ca Bureau régional de Saint-Jérôme 85, rue de Martigny, local 4.39 Saint-Jérôme (Québec) J7Y 3R8 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile15@msp.gouv.qc.ca Outaouais, Abitibi-Témiscamingue et Nord-du-Québec M. Jacques Viger, directeur 817, boulevard Saint-René Ouest Gatineau (Québec) J8T 8M3 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile07@msp.gouv.qc.ca Bureau régional de Rouyn-Noranda 170, avenue Principale, bureau 205 Rouyn-Noranda (Québec) J9X 4P7 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile08@msp.gouv.qc.ca Montérégie et Estrie Mme Diane Migneault, directrice par intérim 165, rue Jacques-Cartier Nord Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec) J3B 6S9 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile16@msp.gouv.qc.ca Bureau régional de Sherbrooke 200, rue Belvédère Nord, bureau 3.03 Sherbrooke (Québec) J1H 4A9 Téléphone : Télécopieur : Courriel : securite.civile05@msp.gouv.qc.ca

28 Recherche sur la communication municipale 28 ANNEXE 3 Les étapes à franchir pour mieux gérer le risque et les sinistres 14 LES AUTORITÉS MUNICIPALES 1. Demandent un plan de mesures d urgence au Comité municipal de sécurité civile. 2. Soutiennent la démarche de planification et attribuent les ressources nécessaires. 3. S assurent de la contribution des services municipaux qui peuvent aider le comité. 4. Procurent la formation en sécurité civile nécessaire aux planificateurs. 5. Effectuent le suivi durant le processus de planification des mesures d urgence. LE COMITÉ MUNICIPAL DE SÉCURITÉ CIVILE 1. Détermine la composition du groupe de planification. Ce groupe peut comprendre des membres du Comité mais aussi des chefs de service de la municipalité et des intervenants externes. Le comité identifie les collaborateurs extérieurs qui seront requis : - les municipalités limitrophes; - les industries locales; - les MRC ou communautés urbaines; - les groupes ou les associations de bénévoles se préoccupant de la sécurité civile; - les représentants d organismes gouvernementaux (ex. : sécurité publique, santé et services sociaux, etc.); - les entreprises de transport (compagnie ferroviaire); - les commissions scolaires, etc. 2. Établit un plan de travail (responsable, étapes, échéances). 14 Ces informations sont tirées du document du ministère de la Sécurité publique (1997), p.2-3.

29 Recherche sur la communication municipale 29 LE GROUPE DE PLANIFICATION 1. Détermine le cadre de travail en : - établissant un calendrier de réalisation; - attribuant des tâches aux membres selon leur compétence et en fonction des sujets traités; - consultant un conseiller en sécurité civile qui peut apporter un soutient sur toute question concernant la sécurité civile. 2. Procède à l étude de vulnérabilité Pour mener à bien cette démarche, répondre aux questions suivantes : - quelles sont les principales caractéristiques du territoire municipal? - quelles sont les principales activités se déroulant dans la municipalité? - Quels sont les risques les plus importants? - Quels sont les sinistres les plus probables? - Quelles en sont les conséquences prévisibles? - Comment peut-on planifier les interventions pour contrer les effets du sinistre et assurer un retour à la vie normale? - Qui sera responsable des communications destinées à la population et aux médias? - Qu est-ce qui sera communiqué, comment et par quels moyens? - Les employés municipaux sont-ils prêts à intervenir? - Les ressources matérielles sont-elles adéquates? - Les ressources financières sont-elles suffisantes? 3. Amorce la démarche de planification.

30 Recherche sur la communication municipale 30 BIBLIOGRAPHIE Belhumeur, Claude et Daniel Baillard Pour planifier la réponse au sinistre : guide à l'intention des municipalités pour l'élaboration d'un plan de mesures d'urgence en cas de sinistre, [Montréal] : Ministère de la sécurité publique, Direction générale de la sécurité et de la prévention, Direction de la sécurité civile et des régions. Iannuzzi, Marco Identification et évaluation du risque de responsabilité civile d'une importante municipalité québécoise, Ste-Foy : Université Laval. Ministère de la Sécurité publique «Pour planifier la réponse au sinistre : guide à l intention des municipalités pour l élaboration d un plan de mesures d urgence en cas de sinistre», Direction de la sécurité et de la prévention et Direction de la sécurité civile et des régions, Bibliothèque nationale : Gouvernement du Québec. Ministère de la Sécurité publique «La sécurité civile, une responsabilité partagée», Bibliothèque nationale : Gouvernement du Québec. Ministère de la Sécurité publique. 2005a. Liste indicative des risques de sinistres. rie=g uide&txtnomautrefichier=commence.htm#1 Ministère de la sécurité publique. 2005b. Loi sur la sécurité civile. php?type=2&file=/s_2_3/s2_3.htm Ministère de la Sécurité publique «Cadre de coordination de site de sinistre au Québec», Service de soutien à l OSCQ, Direction générale de la sécurité civile et de la incendie, Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Neault, J.M Le plan national de sécurité civile (PNSC), présentation effectuée lors du Colloque sur la sécurité civile tenu à Saint-Hyacinthe, les février Enligne : Ministère de la Sécurité publique :

31 Recherche sur la communication municipale 31 marc_neault.pdf