RAPPORT DU PRESIDENT DU CONSEIL D ADMINISTRATION
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- Antoinette Couture
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1 RAPPORT DU PRESIDENT DU CONSEIL D ADMINISTRATION SUR LES CONDITIONS DE PREPARATION ET D ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL ET SUR LES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE MISES EN PLACE PAR LA SOCIETE Mesdames, Messieurs les actionnaires, Conformément aux dispositions de la loi du 1 er août 2003, dite «Loi de sécurité financière», modifiant l article L alinéa 6 du Code de Commerce, en ma qualité de Président du Conseil d Administration de la société STAFF & LINE, je vous rends compte aux termes du présent rapport : - des conditions de préparation et d organisation des travaux de votre Conseil d administration au cours de l exercice clos le 31 décembre 2006, - des procédures de contrôle interne mises en place par la société ; - de l étendue des pouvoirs du Président-Directeur Général. 1. Préparation et organisation des travaux du conseil d administration 1.1. COMPOSITION DU CONSEIL Votre Conseil d Administration est composé de trois membres. La liste des Administrateurs de la société est la suivante : -Monsieur Sylvain GAUTHIER, -Monsieur Jamal LABED, -Monsieur Rémy DESSAGNAT. Par ailleurs, les Administrateurs de la Société n exercent aucun autre mandat dans d autres sociétés en dehors du groupe FREQUENCE DES REUNIONS Au cours de l exercice écoulé, votre Conseil d Administration s est réuni 6 fois, respectivement le 24/02/2006, 25/04/2006, 04/07/2006, 28/07/2006, 23/11/2006 et le 20/12/2006, et ce, conformément au premier alinéa de l article 16 des statuts de la société STAFF & LINE, disposant que «le Conseil d Administration se réunit aussi souvent que l intérêt de la société l exige. Il est convoqué par le Président» CONVOCATIONS DES ADMINISTRATEURS Les Administrateurs ont été valablement convoqués. Conformément à l article L du Code de Commerce, le Commissaire aux comptes a été convoqué à la réunion du Conseil qui a examiné et arrêté les comptes annuels INFORMATION DES ADMINISTRATEURS
2 Tous les documents, dossiers techniques et informations nécessaires à la mission des Administrateurs leur ont été communiqués avant la réunion TENUE DES REUNIONS Les réunions du Conseil d Administration se déroulent au siège social en application de l article 22 des Statuts COMITES SPECIALISES Le Conseil d Administration n a pas créé de comité spécifique (Comité de rémunération, Comité d audit, Comité d investissement) en son sein DECISIONS ADOPTEES Au cours de l exercice écoulé, le Conseil d Administration a approuvé les comptes de l exercice clos le 31 décembre 2005, réalisé les opérations d acquisition de sociétés en Espagne, Italie, Portugal et Angleterre afin d assurer son développement européen, autorisé de nouvelles conventions réglementées, et modifié la rémunération des Dirigeants PROCES-VERBAUX DES REUNIONS Les procès-verbaux des réunions du Conseil d Administration sont établis à l issue de chaque réunion et communiqués sans délai à tous les Administrateurs REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le fonctionnement du conseil d administration n était pas organisé par un règlement intérieur au cours de l exercice écoulé. Le conseil d administration du 20 avril 2007 a approuvé un règlement intérieur reproduit en Annexe du présent rapport prévoyant, à l article 13.4 des statuts et conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, que sont réputés présents, pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion du conseil d administration par des moyens de télécommunication conformes à la réglementation en vigueur. Cependant, cette faculté n est pas applicable pour l adoption des décisions visées aux articles L et L du Code de commerce ainsi qu aux décisions relatives à la nomination et à la révocation du président du conseil d administration, du directeur général et de tout directeur général délégué ainsi qu à la fixation de leur rémunération. 2. PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE Notre société a mis au point des procédures de contrôle interne, en vue d assurer, dans la mesure du possible, une gestion financière rigoureuse et la maîtrise des risques, et en vue d élaborer les informations données aux actionnaires sur la situation financière et les comptes. Les procédures de contrôle interne en vigueur dans la société ont pour objet : - d une part, de veiller à ce que les actes de gestion ou de réalisation des opérations s inscrivent dans le cadre défini par les orientations données aux activités de l entreprise par les organes sociaux, par les lois et règlements applicables, et par les valeurs, normes et règles internes à l entreprise ; - d autre part, de vérifier que les informations comptables, financières et de gestion communiquées aux organes sociaux de la société reflètent avec sincérité l activité et la situation de la société. (i) Délégation de signature :
3 Les responsables de filiales ne peuvent engager la société que sur des opérations de gestion courante mais ils ne peuvent pas engager d investissements ou de recrutements. (ii) Engagement de dépenses Les engagements de dépenses sont soumis à la Direction Générale ou au Responsable de chaque filiale pour approbation et éventuellement transmission au fournisseur. (iii) Validation des règlements fournisseurs Aucune facture fournisseur ne peut être réglée sans avoir fait l objet de contrôle. Au moment du règlement, la facture est transmise à la Direction Générale ou responsable de chaque filiale pour validation du paiement. (iv) Emission des moyens de règlements Le paiement des salaires, notes de frais, charges sociales et impôts s effectue le plus souvent par virement ; le paiement des fournisseurs s effectue par chèque ou quelques fois par traite. L émission des moyens de règlement est centralisée par les services comptables de la société. Tout chèque, virement émis ou traite porte obligatoirement la signature du Président, du Directeur Général ou du responsable de filiale. En cas d absence du Président ou du Directeur Général, délégation de signature a été donnée au Directeur Administratif et Financier à concurrence de (v) Encaissements clients Nos clients nous règlent principalement par virement ou chèque, et plus rarement par traite. Tous les règlements ou documents informant d un règlement sont exploités par deux personnes des services comptables chargées de l imputation et de la comptabilisation. Les retards de paiements sont contrôlés par la Direction Financière. (vi) Procédures de facturation Une procédure unifiée pour le traitement des commandes clients a été mise en place dans chaque filiale. La génération de la licence qui permet d activer le logiciel n est possible que depuis le siège à l issue d une procédure de vérification des éléments contractuels. (vii) Etablissement des bulletins de paie La Direction Financière prépare les éléments relatifs aux salaires et édite les bulletins de salaires, et déclarations sociales et fiscales afférentes. Ces documents sont contrôlés par le Président. Dans les filiales, ces éléments sont sous-traités à des cabinets extérieurs et sont contrôlés par le contrôle de gestion. (viii) Information financière et comptable Au cours de l exercice 2006, la Direction Financière de l entreprise a établi une situation comptable des comptes de la société à l issue de chaque trimestre (soit trois fois par an en dehors de l arrêté annuel du Bilan). Elle a produit un rapport d activité qui est contrôlé et validé par le Président. Afin de bénéficier de données financières plus rapidement, la Direction Financière de l entreprise a formé chaque filiale à des procédures de reporting au cours de Chaque filiale devra ainsi pouvoir établir une situation comptable de ses propres comptes à l issue de chaque mois en 2007 (soit onze fois par an en dehors de l arrêté annuel du Bilan). Ces situations permettront de fournir un reporting consolidé simplifié à la Direction Générale. Ce reporting mensuel sera contrôlé et validé par le Président.
4 3. LIMITATIONS APPORTEES PAR LE CONSEIL AUX POUVOIRS DU DIRECTEUR GENERAL Le président rappelle qu il assume également les fonctions de directeur général et qu'aucune limitation de pouvoir ne lui est applicable. Monsieur Jamal Labed est directeur général délégué et dispose des mêmes pouvoirs que le directeur général. Fait à Noisy-le-Grand le 20 avril 2007 Le Président du Conseil d Administration
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SUR LE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL ET LES PROCEDURES DE CONTRÔLE INTERNE MISES EN PLACE PAR LA SOCIETE
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