INFORMATIONS A DESTINATION DES PORTEURS DE PROJET 1 er appel à projets

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1 INFORMATIONS A DESTINATION DES PORTEURS DE PROJET 1 er appel à projets Déroulement de la procédure de sélection Calendrier Dépôt des demandes (appel à projets) Entre le 7 mai et le 4 juillet 2008 Attribution de subventions (réunion du comité de sélection) Démarrage des projets Octobre 2008 A partir d octobre 2008 (après la décision du comité) Pour qu une demande de subvention communautaire dans le cadre du programme PAMINA 21 puisse être examinée, le porteur de projet doit transmettre au GLCT REGIO PAMINA (adresse ci-dessous) les documents suivants au plus tard le 4 juillet 2008 (date de réception par le GLCT) : Le formulaire de demande de subvention (téléchargeable sur le site internet du GLCT REGIO PAMINA ou disponible sur simple demande) dûment complété en version bilingue Les statuts de l organisme faisant la demande Un extrait du JO ou de l inscription au registre des associations Un RIB (avec BIC et IBAN) Les notifications de cofinancement signées par chaque partenaire cofinanceur (un modèle se trouve en annexe du formulaire) Groupement Local de Coopération Transfrontalière Plate-forme douanière F Scheibenhard Tel : Fax : caroline.lebrun@cg67.fr Une fois réceptionnées, les demandes sont instruites par le GLCT REGIO PAMINA. Dans le cadre de l instruction, des informations complémentaires peuvent être demandées au porteur de projet. La décision définitive d attribution de subventions communautaires est prise par le comité de sélection. Les porteurs de projets sont ensuite informés par courrier de l acceptation, ou non, de leur projet.

2 Les porteurs des projets acceptés, ainsi que leurs partenaires, doivent ensuite signer une convention avec le GLCT REGIO PAMINA, dans laquelle ils s engagent à respecter leurs obligations. Ce document a une valeur contractuelle. Période de réalisation des projets Les projets doivent impérativement être présentés avant le début de leur réalisation. Ils doivent être terminés au plus tard un an après de début de leur mise en œuvre. Période d éligibilité des dépenses Lorsque le GLCT reçoit une demande de subvention complète, un accusé de réception est transmis au porteur de projet. La date figurant sur l accusé de réception détermine la recevabilité des dépenses éligibles effectuées dans le cadre du projet. Elle ne constitue cependant pas une acceptation de la demande que seul peut exprimer le comité de sélection. Les dépenses concernant la mise en œuvre du projet doivent être effectuées pendant la période de réalisation du projet. Les dépenses effectuées dans le cadre de la clôture du projet sont éligibles jusqu à 2 mois après la fin de réalisation du projet. Début de l éligibilité : Fin de l éligibilité : Déterminée par l accusé de réception 2 mois après la fin du projet Critères d éligibilité des projets Pour être considéré comme éligible, un projet doit remplir les conditions suivantes : Le projet doit se dérouler dans l espace PAMINA (cf. carte ci-dessous). Le porteur ainsi que les partenaires du projet doivent également être situés dans l espace PAMINA. Le projet doit être transfrontalier, c est-à-dire qu il doit avoir des effets transfrontaliers et être financé ainsi que mis en œuvre par des partenaires situés de part et d autre de la frontière Le projet doit être novateur et durable Le projet doit être à destination des citoyens de l espace PAMINA (faciliter les échanges entre les habitants et impliquer le grand public) Le projet doit prendre en compte le développement durable Le coût total du projet doit être au minimum de et au maximum de La subvention FEDER demandée doit représenter 50% du coût total du projet Le porteur de projet doit financer au minimum 5% du montant total du projet Le projet doit se dérouler sur une période maximale de 1 an

3 Le porteur de projet et les partenaires doivent être des personnes morales Carte de l espace PAMINA Obligations du porteur de projet Obligations en matière de communication Le porteur s engage à mentionner, en français et en allemand le financement européen du projet lors de toutes ses opérations de communication (réalisation de brochures, site internet, conférences de presse ). Le logo suivant est à utiliser : Gestion administrative du projet

4 Le porteur de projet est l unique interlocuteur du GLCT REGIO PAMINA. Il est chargé d assurer une bonne transmission des informations entre les partenaires et est responsable de la bonne réalisation du projet. Le porteur de projet s engage à informer régulièrement le GLCT REGIO PAMINA de l état d avancement du projet (envoi des photos et brochures réalisées dans le cadre du projet ). Gestion financière du projet Dans un but de transparence, le porteur de projet s engage à ouvrir un compte bancaire spécifique (les frais bancaires relatifs à l ouverture et la gestion du compte sont éligibles, sauf les intérêts débiteurs). Le porteur de projet est tenu de se soumettre à tout contrôle pouvant survenir pendant ou après la réalisation du projet. A ce titre, il conserve les justificatifs jusqu au 31 décembre Clôture du projet Le porteur s engage à fournir au GLCT REGIO PAMINA les documents suivants dans un délai de 2 mois à compter de la fin de la réalisation du projet : un rapport final succinct comprenant un descriptif des actions menées, un état récapitulatif des cofinancements et recettes effectivement perçues, un état récapitulatif des dépenses effectuées. Versement de la subvention communautaire Conditions Le porteur de projet et ses partenaires cofinanceurs préfinancent le projet. Le versement de la subvention communautaire se fait au fur et à mesure de la justification des dépenses effectives auprès du GLCT REGIO PAMINA. Les premiers versements ne peuvent être effectués qu à partir du moment où la convention est signée. Modalités Le porteur de projet présente les dépenses au GLCT REGIO PAMINA au moins une fois tous les trois mois, et au plus tard le 31 janvier, 30 avril, 31 juillet et 31 octobre de chaque année. La demande de versement est constituée de tableaux récapitulatifs 1 ainsi que des factures acquittées certifiées ou toute pièce comptable de valeur probante équivalente (extraits de compte ou signature des tableaux par un expert comptable). La subvention FEDER est calculée sur la base des dépenses éligibles effectuées et reconnues conformes à la réglementation européenne par le GLCT REGIO PAMINA. Le montant total versé au titre de la subvention communautaire ne peut en aucun cas dépasser 50% des dépenses effectives. Dans le cas où les dépenses effectives sont plus 1 Des modèles de tableaux récapitulatifs seront fournis au porteur de projet au moment de la signature de la convention de cofinancement.

5 élevées que les coûts prévus dans le budget prévisionnel, la subvention communautaire ne peut dépasser le montant prévu au moment de l approbation du projet. Eligibilité des dépenses Les règles détaillées concernant l éligibilité des dépenses sont spécifiés dans le règlement (CE) N 1083/2006 du Conseil, le règlement (CE) N 1080/2006 du Parlement Européen et du Conseil et le règlement (CE) N 1828/2006 de la Commission. En cas de doute sur l éligibilité d une dépense, il est conseillé au porteur de projet de contacter le GLCT REGIO PAMINA avant de procéder à la dépense. Pour être considérée comme éligible, une dépense doit : Etre prévues par le budget prévisionnel, validé par le Comité de sélection Etre effectivement payée pendant le période d éligibilité des dépenses, fixée dans la convention entre le GLCT REGIO PAMINA, le porteur de projet et ses partenaires Etre accompagnée de justificatifs éligibles (facture + preuve de paiement effectif tels extrait de compte, fiche de paie). Certaines dépenses, telles que par exemple les dépenses suivantes, ne sont pas éligibles : Les intérêts débiteurs, les amendes, les pénalités financières et les frais de contentieux La TVA récupérable