Récupération des données de Pégase 2 vers Pégase 3

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1 Récupération des données de Pégase 2 vers Pégase 3 Introduction La récupération des données de la paie Pégase 2 vers le logiciel Pégase 3, permet de récupérer aisément les informations suivantes, sans avoir à les ressaisir manuellement : Les sociétés Les établissements Les salariés Les entrées sorties Le RIB des salariés Les centres de cotisations Les banques des sociétés Les compteurs de congés payés Les honoraires avec ou sans les bénéficiaires L historique des bulletins En option Important : Il faut avant tout s assurer que les deux logiciels de paie soient installés sur le poste de travail et que les versions utilisées soient au minimum, les suivantes : Pour Pégase 2, la version v.2.86 Pour Pégase 3, la version v.1.34 Les instructions de la présente notice, ne sont disponibles qu à partir de ces deux versions. Cette notice se décompose en deux parties : La récupération des sociétés, des établissements et des fiches salariés. La récupération de l historique des bulletins. Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 1

2 Récupération des sociétés, des établissements et des fiches salariés. Première étape : Avant tout traitement, veuillez effectuer une sauvegarde exceptionnelle de vos données dans Pégase 2 (par le menu Gestion des fichiers Gestion des travaux spéciaux Sauvegarde des fichiers) et dans Pégase 3 (par le menu Outils Sauvegarde). Deuxième étape : Recenser tous les codes de regroupement utilisés dans Pégase 2, puis créer manuellement les profils salariés et les bulletins modèles correspondants dans Pégase 3 (si ceux-là n existent pas déjà). Troisième étape Aller dans le menu Démarrer Exécuter et saisissez la commande suivante : C:\PEGASE\MMDOSWIN.BAT (remplacer C par votre lettre réseau si vous êtes en réseau. Il s agit du lecteur logique où se trouve Pégase 2 sur votre serveur.) Cet utilitaire permet de copier les données de la paie Pégase 2 dans un répertoire temporaire nommé DOS2WIN, lui-même situé dans le répertoire PEGASE. Il peut être lancé autant de fois que nécessaire : les données déjà présentes dans le répertoire temporaire, seront écrasées à chaque lancement du programme MMDOSWIN. Remarque : il est toujours possible de travailler dans Pégase 2 après avoir lancé ce traitement, car il ne supprime pas les éléments de Pégase 2. Dernière étape : La dernière étape consiste à lancer la récupération en elle même. Pour ce faire, veuillez vous rendre dans le menu Démarrer Programmes Pégase 3 Outils Récupération des données Pégase 2 ou veuillez exécuter l utilitaire C:\Program Files\Micromegas\Pegase 3\Prog\RecupDos.exe (voir détail ci-après). Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 2

3 L assistant de récupération DOS Avant de lancer l assistant veuillez vous assurer d avoir effectué une sauvegarde des données de Pégase 2 et de Pégase 3. Pour effectuer la récupération des données il faut impérativement avoir effectuer le traitement MMDOSWIN au préalable. Cet assistant va vous permettre de : - Choisir le groupe à récupérer - Choisir de répertoire de destination des sociétés - Choisir les sociétés qui seront récupérées dans Pégase 3. - Choisir les options de récupération (matricules sur 8 caractères, récupération des compteurs de congés payés) - Récupérer les bénéficiaires et/ou honoraires - Affecter les profils salariés aux codes de regroupement qui existaient dans Pégase 2 Choix du groupe à récupérer (page 2 sur 8) Dans cet écran, veuillez indiquer le fichier des groupes de la paie DOS. Ce fichier se nomme PF0000R.DBF. Il se situe dans le répertoire PEGASE. Si vous êtes en monoposte le chemin à indiquer est généralement : C:\PEGASE\PF0000R.DBF (Remplacez le C: par la lettre de votre lecteur logique si vous êtes installé en réseau). Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 3

4 Répertoire de destination (page 3 sur 8) Dans l écran suivant, il faut indiquer le répertoire «parent», autrement dit le répertoire dans lequel les sociétés issues de Pégase 2 seront stockées pour leur utilisation dans Pégase 3. Dans notre exemple, les sociétés issues de Pégase 2 seront stockées dans C:\Program Files\Micromegas\Pegase 3 Si vous êtes en réseau, indiquez le chemin réseau sur lequel Pégase 3 est installé (sur le serveur où sont stockées les données de Pégase 3). Choix des sociétés à récupérer (page 4 sur 8) Cet écran vous permet de déterminer les sociétés que vous souhaitez récupérer dans la paie Pégase 3. Par défaut, elles sont toutes cochées. Vous pouvez exclure certaines sociétés si vous le désirez. Vous avez également la possibilité de renommer ces sociétés. En effet, par défaut, le code de la société dans la paie Windows sera "SOC", suivi du code groupe, suivi du code société dans la paie Dos. Exemple : la société 002 du groupe A de la paie Dos deviendra la société SOCA002 dans la paie Windows. Vous avez la possibilité de contourner cette procédure afin d obtenir un code société plus significatif. Pour cela, indiquer dans la zone «code de la société dans Pégase 3», le code que vous souhaitez voir apparaître dans la paie Windows. Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 4

5 Choix des options de récupération (pages 5 et 6 sur 8) Dans ces deux pages, vous avez la possibilité de préciser comment seront récupérées les informations. Générer un matricule global sur 8 caractères dans Pégase 3 à partir de la section de Pégase 2 (3 caractères) et le matricule de Pégase 2 (5 caractères). Dans Pégase 3, la gestion des sections est différente de celle de Pégase 2. Cette option permet de regrouper la section et le matricule de Pégase 2, dans une seule et même zone dans Pégase 3 : le matricule. Si vous ne cochez pas cette case, et si vous avez des salariés d un même établissement avec le même matricule, sous des sections différentes (dans Pégase 2), un écran de gestion des matricules vous sera proposé en page 7 sur 8 (voir explications ci-après), vous offrant différentes possibilités pour éviter que certains salariés aient le même matricule sous Pégase 3. Remarque : Cet écran vous est proposé si vous n avez pas coché les cases «Générer un matricule sur 8 caractères» et/ou «Récupération partielle» Récupération des compteurs de congés payés. Si ces compteurs ne sont pas récupérés lors de ce traitement, ils pourront être saisis directement, dans la gestion des salariés, dans Pégase 3, une fois la récupération terminée. Récupération partielle. Cette récupération partielle permet de mettre à jour les fiches des salariés déjà préalablement importées dans Pégase 3. Lors de cette récupération partielle, seuls les champs communs à Pégase 2 et à Pégase 3 des tables sociétés, établissements et salariés ainsi que les compteurs de congés payés, peuvent être repris. Attention : La récupération partielle n'est possible qu'après une récupération complète, et uniquement s'il n'y a pas d'attribution de nouveaux matricules aux salariés. Elle n'écrase pas les tables sociétés, établissements et salariés, mais se contente de mettre à jour certaines informations, dans ces tables. Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 5

6 Récupération des bénéficiaires avec ou sans les honoraires. Les honoraires (et leur bénéficiaires) sont saisis dans Pégase 2, uniquement dans le but de les déclarer en fin d année, dans le fichier TDS, en même temps que les salaires. Il est possible de récupérer ces informations dans Pégase 3, toujours dans le but de les incorporer au fichier TDS. Affectation des profils (page 7 sur 8) Cet écran vous permet d affecter les codes de regroupement existants dans Pégase 2, aux profils salariés de Pégase3. Attention : dans cette démarche, on n entend pas par code de regroupement, les codes individuellement. En fait, il s agit d affecter une série de codes (série de 1 à 5 codes maxi) telle qu on la retrouve dans le deuxième écran de la fiche salarié dans Pégase 2. Autrement dit, il vous appartient d affecter la série ABW, la série AIW, la série AMW, à un ou plusieurs profils dans Pégase 3 (voir colonne de droite dans la copie d écran suivante). Après avoir affecté chaque série de codes de regroupement à un profil salariés, n oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer. Attention : si certaines séries de codes de regroupement, ne sont pas affectées à un profil salariés de Pégase 3, les salariés ayant cette série, ne seront pas repris dans Pégase 3. Une fois que vous avez rempli toutes ces pages, veuillez cliquer sur le bouton «Lancer» pour effectuer la récupération DOS. Une fois cette opération effectuée et terminée, vous pouvez rentrer dans votre logiciel Pégase 3 et constater la récupération. Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 6

7 Récupération de l historique des bulletins Cette procédure vous permet de récupérer l historique de vos paies depuis le début de l année. Dans Pégase 3, cela se caractérise par la création d un bulletin de rattrapage qui intégrera les mois de paie qui précédent la récupération (impératif si vous avez l intention de déclarer vos salaires par TDS en fin d année). Exportation dans Pégase 2 : Dans Pégase 2, au niveau de la fiche des rubriques, un nouveau paramétrage a été rajouté pour établir cet export. Sélectionner Gestion des fichiers Gestions des sociétés Gestion des rubriques. La zone Export P3 va vous permettre de préciser quelles sont les valeurs de la rubrique, qu il convient d exporter. Cette zone vous permet de sélectionner les valeurs que vous souhaitez exporter pour chaque rubrique. Quatre choix vous sont proposés : N (non) : la rubrique ne sera pas exportée dans Pégase 3. B (base) : seule la base sera exportée. M (montant) : seuls les montants salariaux et patronaux seront exportés. T (tous) : la base et les montants des rubriques seront exportés. Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 7

8 Paramétrage des rubriques dans Pégase 2 : Afin d éviter les problèmes d arrondis, il est conseillé de forcer l exportation d un maximum de données. Par conséquent, renseignez TOUS pour toutes les rubriques sauf : - Les allègements patronaux MONTANTS - L APEC annuel MONTANTS - les cotisations forfaitaires sans base MONTANTS - Sécurité Sociale totalité (voir ci-après) BASE Cette liste d exceptions n est malheureusement pas exhaustive, il est donc conseillé de bien analyser le plan de paie de Pégase 2 et de recenser toutes les particularités, avant l élaboration du paramétrage. Le problème le plus probant concerne l existence de plusieurs rubriques dans Pégase 2 pour une seule dans Pégase 3. Dans ce cas, on ne récupère que la base de l une des rubriques. Les autres rubriques doivent être ignorées. Ce cas de figure existe par exemple, pour la rubrique de Sécurité Sociale totalité mais peut exister également, pour d autres rubriques. Une fois cette opération effectuée veuillez vous rendre, toujours dans Pégase 2, dans le menu Gestion des fichiers Gestion des travaux spéciaux Importations Exportations Exportation Pégase 2 vers Pégase 3. Dans cet écran, indiquez les bornes de traitement et le type d export désiré (mensuel, trimestriel, de date à date ou par périodes. Généralement on choisira de date à date ou par périodes, de telle manière à englober toutes les paies depuis le début de l année). Remarque : ce traitement génère un fichier nommé HISTOP2.HP3 dans le répertoire PEGASE. Ce fichier est nécessaire lors de l importation dans Pégase 3. Après génération du fichier, le logiciel vous propose d imprimer la liste des rubriques exportées. Si vous imprimez cette liste, vous aurez le numéro, le libellé et la colonne (tous, base ou montants) des rubriques sélectionnées pour l export dans Pégase 3. Il est conseillé d imprimer cette liste afin de paramétrer correctement le plan de paie dans Pégase 3. Dans le cas contraire, vous risqueriez d oublier certaines rubriques. Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 8

9 Importation des données dans Pégase 3 : Avant de réaliser la récupération des données, vous devez effectuer au préalable le paramétrage de votre plan de paie dans pégase 3. Paramétrage des rubriques : Renseigner le code interface de chacune des rubriques de Pégase 3 destinées à accueillir les données issues des rubriques de Pégase 2 (Pour cela, utiliser la liste imprimée lors de la génération du fichier HISTOP2.HP3 dans Pégase 2). Prenez soin de renseigner toutes les rubriques issues de Pégase 2. Si l une de ces rubriques ne connaît pas de correspondance dans Pégase 3, une anomalie bloquante sera alors signalée lors de l import. Ce code interface est à renseigner en page OPTIONS de la rubrique dans Pégase 3. Code interface : Renseigner le numéro de la rubrique de Pégase 2, donc trois caractères numériques systématiquement. Ne renseigner qu une seule rubrique dans cette zone. Colonne récupérant les informations : Cette zone est inutilisée pour la récupération des données provenant de Pégase 2. Les valeurs de la rubrique seront récupérées dans la zone (base, taux, montant) renseignée dans la fiche rubrique de Pégase 2 et ce, quelque soit la le contenu de la zone Colonne récupérant les informations de Pégase 3. Remarque : si, dans Pégase 3, il n existe pas de rubrique équivalente à celle importée depuis Pégase 2, il sera nécessaire de créer cette rubrique dans Pégase 3. Vérifier la valeur des taux de vos rubriques puisqu ils ne seront pas importés, mais définis selon le paramétrage actif dans Pégase 3. En effet, il n est pas souhaitable de recalculer les taux, compte tenu des problèmes d arrondis. Paramétrage des sociétés : Le paramétrage de votre société dans Pégase 3, doit absolument respecter l organisation de vos rubriques dans Pégase 2, notamment pour ce qui concerne le taux AT, le taux transport, l horaire collectif et la cotisation au Fnal. Tous ces éléments doivent être pré-paramétrés afin d éviter les restrictions de calcul lors du calcul du bulletin de rattrapage. Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 9

10 Lecture du fichier : La récupération des données dans Pégase 3, commence par la lecture du fichier d import généré par Pégase 2. Cette lecture s effectue en sélectionnant au menu : Divers Importations D historique de paie Lecture du fichier. Renseigner le chemin complet du fichier généré dans Pégase 2. Par défaut, il s agit de : C:\PEGASE\HISTOP2.HP3, puis lancer la lecture du fichier (clic sur le bouton Terminer ). Les éléments importés vont alors être enregistrés dans le programmateur de paie. Ils alimenteront le prochain bulletin du salarié si vous ne choisissez pas de date d import. Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 10

11 Création collective des bulletins de rattrapage La création collective des bulletins se réalise exclusivement depuis le menu Divers Importation d historique de paie Création des bulletins. En effet, ce bulletin de rattrapage répond à des exigences différentes de celles du bulletin traditionnel. Sélectionnez les salariés et les dates extrêmes des bulletins. Décochez la valorisation des congés payés afin que le bulletin n alimente pas de nouveau les compteurs Congés Payés. Lancer ensuite la création. Les bulletins de rattrapage sont créés uniquement avec les éléments de paies importés depuis Pégase 2 et stockés dans le programmateur. Ils ne sont pas créés selon le bulletin modèle, ni à partir de la préparation de paie. Ils n alimentent pas non plus, cette dernière. Contenu du bulletin de rattrapage : Tous les éléments du brut sont forcés et le plafond du bulletin n est pas déterminé par les dates du bulletin. Il est importé depuis Pégase 2. La majeure partie des rubriques de cotisations, a une base et des montants forcés provenant de Pégase 2. Aucun calcul n est donc effectué. Le taux, quant à lui, est issu des rubriques de Pégase 3. Une rubrique de régularisation a été mise en place pour la rubrique du net imposable. Elle se déclenche si l imposable calculé est différent de celui déterminé dans Pégase 2. En effet, il se peut que vous ayez quelques centimes de différence issus du calcul des arrondis. Remarque : Ces bulletins de rattrapage, ont pour but de réaliser une DADS correcte. Aucun autre traitement ne pourra être réalisé avec ce type de bulletin. Vous devrez alors, effectuer vos déclarations de charges et attestations diverses dans Pégase 2, pour la période récupérée. Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 11

12 Création du second bulletin : Le second bulletin va tenir compte de la préparation de paie de la fiche salarié et, par conséquent, du bulletin modèle. Il ne tiendra aucun compte du bulletin de rattrapage. D où l importance extrême de renseigner le plus précisément possible, les profils de vos salariés, ainsi que vos bulletins modèles. Par ailleurs, du fait de la nature particulière du bulletin de rattrapage, le principe de régularisation automatique sur les bulletins ultérieurs, ne pourra pas s appliquer systématiquement. Il ne sera conservé que pour les rubriques de cotisations standard, basées sur le brut. De même, pour assurer un bon fonctionnement de cette régularisation, il est nécessaire que le paramétrage du brut soumis, soit préalablement mis en place. Remarque : Un paramétrage standard est défini par défaut, dans la maquette, depuis le menu Fichier Tables diverses Paramétrage des rubriques. Pégase 3 Récupération des données Pégase 2 vers Pégase 3 12