Hotellerie. Guide de l'utilisateur

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1 Hotellerie Guide de l'utilisateur

2 Table des matières Hotellerie... 4 Bienvenue... 5 Demarrage... 6 Sélection de dossier... 7 Fichier exemple... 8 Paramétrage... 9 Général Création de société Création un hôtel Création une devise Impression Utilisation de base Fenêtre principale Menu Menu fichier Menu impression Menu en ligne Menu outils Menu stat. graphe Menu exemple Menu fenêtre Menu aide Barre d'outils Accueil Récapitulatif de réservation Planning Recherche Tableau de bord Gestion Projet Planning Ressource ou chambre Date et Heure Edition planning Gestion de société Gestion hôtel Gestion chambre Gestion extras Gestion client Gestion réservation Type de réservation Création resa assistée Création résa manuelle Sauvegarde Restauration Vers le serveur Liste de serveurs Envoyer serveur Transfert manuel Edition sur Mysql... 62

3 Controle à distance Liens divers... 65

4 Hotellerie Hôtellerie est un logiciel complet pour la gestion des hébergements, hôtels, chambre d'hôtes, même pour la simple location de maison. Il est caractérisé par son planning de réservation détaillé, personnalisable et par des couleurs. Il suffit de déplacer par le souris pour changer ou modifier la réservation ou la location. Il gère même la location par heures

5 Bienvenue sur HÔTELLERIE Hôtellerie est un logiciel complet pour la gestion des hébergements, hôtels, chambre d' hôtes, même pour la simple location de maison. Il est caractérisé par son planning de réservation détaillé, personnalisable et par des couleurs. Il suffit de déplacer par le souris pour changer ou modifier la réservation ou la location. Il gère même la location par heures Les caractéristiques de ce programme #Une seule fenêtre :Tableau de bord affiche tous les dossiers utiles : Société, hôtel, chambre, extras, clients... #Un seul clic sur le calendrier suffit pour changer la planification. #Une sélection dans un champ de liste affiche les chambres libres, clients arrivant, présents, sortants. #Planning coloré et personnalisable pour affiché les réservations Lieu de stockage local: A partir du version 4.00D7, le donnée du logiciel se présente en deux catégorie. 1.Un fichier unique ayant l' extension.htl qui se trouve normalement dans le dossier "Mes documents/hotellerie/ Sauvegarde/[nom de projet]" 2.Un répertoire temporaire qui se trouve dans "Mes documents/hotellerie/[nom de projet]." Lieu de stockage distant : Avec le module de serveur vous pouvez enregistrer vos données sur la base de donnée mysql à distance. Les données transportés deviennent une base de donnée MySql et qu' on peut l' exploiter pour une application web. Les tables créées ainsi que ses rubriques sont transparente sur le module d' export. Il vous suffit de créer vos pages web dynamique pour l' afficher et laissez le logiciel HOTELLERIE se charge de la mise à jour de vos données Veuillez consulter notre site pour la nouvelle version.

6 Démarrage Au première lancement, un dossier exemple est déjà livré et utilisé par défaut. Si ce fichier n'existe pas, une fenêtre de sélection de dossier s' ouvre pour vous permettre d'ajouter un autre.

7 Sélection de dossier Au première lancement, après l'identification, une autre fenêtre s'ouvre : Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le dossier sélectionné dur Cliquez sur ce bouton pour enlever le nom de dossier dans la liste, cela ne supprime pas le dossier sur le disque Cliquez sur ce bouton pour ajouter ou créer un nouveau dossier

8 Fichier exemple Les données exemples sont des données livrés avec le programme au format exemple.zip. Au première lancement du programme, un sous répertoire sera créer dans "Mes documents/ hotellerie/exemple"

9 Paramétrage du programme Comment paramétrer? En cliquant sur la commande s'affiche. Vous avez deux choix de paramétrage : #Général #Impression dans la barre d'outils de la fenêtre principale, une fenêtre de paramétrage

10 Paramètre général Au début il est vide, vous devez créer une société en cliquant sur le bouton de vision à droite du champ "Société par défaut". Vous devez aussi créer un hôtel et devise par défaut

11 Creation de societe Si vous cliquez sur le bouton de visualisation à droite du champ "Société par défaut", voici la fenêtre qui s'affiche et vous permet de sélectionner une société. Au début, elle est vide, vous devez cliquez sur le bouton Nouveau pour en créer. Renseigner tous les champs utiles et cliquez sur le bouton enregistrer pour valider votre création. Dans le champ code postal, cliquez deux fois pour lancer la fenêtre de sélection de code postal ou en créer.

12 A son tour, si elle est vide, créez un en cliquant sur le bouton nouveau:

13 Création un hôtel Comment créer un hôtel? Si vous le créer à partir de la fenêtre de paramétrage, cliquez sur le bouton, une fenêtre de création s' affiche pour vous permettre de le créer. Renseignez les champs utiles et cliquez sur le bouton enregistre pour valider votre création

14 Création une devise Comment créer une devise? Si vous la créer à partir de la fenêtre de paramétrage, soit vous cliquer sur le bouton de visualisation soit sur le bouton de création. Si vous cliquez sur le bouton de visualisation, vous devez cliquez sur le bouton nouveau. Puis une fenêtre de création s'affiche : Renseignez les champs utiles et valider votre création en cliquant sur le bouton enregistrer.

15 Paramètre d impression

16 Utilisation de base Vous pouvez paramétrer pour la première fenêtre qui doit s'ouvrir au lancement de l'application. Soit la fenêtre d'accueil, soit la fenêtre de tableau de bord Fenêtre d'accueil Fenêtre Tableau de bord

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18 Fenêtre principale

19 Menu

20 Menu fichier

21 Menu impression

22 Menu en ligne

23 Menu outils

24 Menu stat. graphe

25 Menu exemple

26 Menu fenêtre

27 Menu aide

28 Barre d'outils La commande accueil affiche la fenêtre d'accueil. La commande tableau de bord affiche la fenêtre "tableau de bord" La commande paramètre affiche la fenêtre de paramètre

29 Cette fenêtre permet Accueil d' afficher le récapitulatif de réservation par montant ou par client d' afficher le planning selon la source : chambre ou client ou date de faire la recherche avec multi - critères

30 Récapitulatif de réservation Sur la fenêtre d'accueil. Sélectionnez "Réservation" dans la zone de liste "Afficher" Vous pouvez choisir la source en sélectionnant la zone de liste source: Source réservation Source client

31 Planning Sur la fenêtre d'accueil. Sélectionnez "Plan" dans la zone de liste "Afficher" Source chambre Source client Source date

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33 Recherche

34 Tableau de bord Avec cette fenêtre vous pouvez visualiser la planification de réservation par jour, par semaine ou comme vous le souhaitez. Vous pouvez gérer une ou des sociétés, hôtels, chambres, extras et clients.

35 Gestion

36 Projet Vous pouvez gérer plusieurs projet avec cette application. On peut dire que chaque projet correspond à une société ou un entreprise que vous devez gérer sur un seul dossier de travail. A chaque fois que vous lancez l'application, tous les fichiers utiles seront stockés dans le dossier du travail sélectionné. Par exemple dans "Mes documents\hotellerie\ma société" et quand vous enregistrez ce projet, il se dirige dans "Mes documents\hotellerie\sauvegarde\ma société.htl"

37 Planning A partir du version 4.00H8 Hôtellerie devient un logiciel le plus facile et plus attirant grâce à son module de planning

38 Ressource ou chambre Toutes les chambres s'affiche automatiquement et mises en ordre par son numéro. Des que vous ajouter une chambre, il s'affiche automatiquement sur la colonne à gauche du planning. Vous pouvez changer sa hauteur en changeant la chiffre H : En cliquant le bouton droite dans la plage de planning, un menu contextuel s'affiche pour vous permettre de l'ajoute, la visualiser ou la modifier.

39 Date et Heure La date et l'heure de votre réservation s'affiche au dessus du planning. vous pouvez changer : #Le mode d'affichage du date à partir du champ déroulant au dessus : #La plage d'heures qui s'affiche dans le planning : #Mode de déplacement du planning : Vous pouvez changer la date du planning souhaité en cliquant sur le calendrier à gauche

40 Edition planning Toutes réservation effectué sont affichées sur le planning. Vous pouvez les catégoriser par le type de réservation pour distinguer la couleur et le type de votre réservation.. #En cliquant deux fois sur la chambre réservée affiche la fiche de réservation afin de vous permettre la modifier #En déplaçant la chambre ou en prolongeant la date de réservation, votre modification sera prise automatiquement. #Vous pouvez ajouter ou modifier la chambre correspondante en cliquant droite pour afficher le menu contextuel

41 Gestion de societe Vous pouvez créer, afficher et modifier les sociétés à partir de la fenêtre tableau de bord. En cliquant sur le bouton Société, un menu contextuel affiche pour vous permettre de sélectionner la commande souhaitée. Si vous cliquez sur l'option liste société, les sociétés s'affichent sur la liste de la fenêtre tableau de bord. En cliquant droite de la souris, un menu contextuel s'affiche pour vous faire choisir une commande. Vous pouvez aussi gérer la société à partir du bouton société a Hôtel de la barre d'outil :

42 Gestion hotel Comme la gestion société,vous pouvez choisir soit avec le bouton de la fenêtre tableau de bord soit avec le bouton de commande de la barre d'outils société & hôtel Bouton de la fenêtre tableau de bord : Si vous cliquez sur l'option liste hôtel, les hôtels s'affichent sur la liste de la fenêtre tableau de bord. Puis, en cliquant droite de la souris, un menu contextuel s'affiche pour vous faire choisir une commande. Bouton de la barre d'outils

43 Gestion chambre Comme la gestion société, et la Gestion hôtel vous pouvez choisir soit avec le bouton de la fenêtre tableau de bord soit avec le bouton de commande de la barre d'outils chambre Bouton de la fenêtre tableau de bord : Si vous cliquez sur l'option liste chambre, les chambres s'affichent sur la liste de la fenêtre tableau de bord. Puis, en cliquant droite de la souris, un menu contextuel s'affiche pour vous faire choisir une commande. Fichiers liés aux chambres : Le fichier chambres se lient aux autres fichiers : Étage, type de chambres, nombre (ou) type de lits. Alors, avant de remplir les fichiers chambres, vous devez d'abord remplir les 3 fichiers Vous pouvez quand même, les remplir à partir de la fenêtre fiche de chambre Création d'une chambre : Pour créer une chambre, cliquez sur l'option "Ajouter" dans le menu contextuel.

44 Cette fenêtre s'ouvre et il vous reste de remplir les champs utiles, Les champs étage, type, lits doivent être renseignés, pour les ajouter, cliquez deux fois dans ces champs et une fenêtre de sélection s'ouvre pour vous permettre cliquer un bouton de création, et faites comme la procedure habituelle de création de fichier.

45 Gestion extras Comme la gestion société, la Gestion hôtel et la gestion chambre, vous pouvez choisir soit avec le bouton de la fenêtre tableau de bord soit avec le bouton de commande de la barre d'outils chambre Bouton de la fenêtre tableau de bord : Si vous cliquez sur l'option liste extras, les extras s'affichent sur la liste de la fenêtre tableau de bord. Puis, en cliquant droite de la souris, un menu contextuel s'affiche pour vous faire choisir une commande. Création un extras : Avant créer un extras vous devez d'abord créer son type. Sur le menu contextuel extras, cliquez sur l'option nouveau type, remplissez les champs utiles sur la fenêtre qui s'ouvre. Dès que vous avez un type, vous pouvez créer un extras. Cliquez sur l'option Ajouter dans le menu contextuel Remplissez les champs utiles et valider par le bouton enregistrer

46 Gestion client Comme la gestion société, la Gestion hôtel et la gestion chambre, vous pouvez choisir soit avec le bouton de la fenêtre tableau de bord soit avec le bouton de commande de la barre d'outils chambre Bouton de la fenêtre tableau de bord : Si vous cliquez sur l'option liste client, les clients s'affichent sur la liste de la fenêtre tableau de bord. Puis, en cliquant droite de la souris, un menu contextuel s'affiche pour vous faire choisir une commande. Création client : La création client se fait comme la procédure précédente. Cliquer sur l'option ajouter et remplir les champs utiles puis valider sur le bouton Enregistrer :

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48 Gestion reservation Comme la gestion société, la Gestion hôtel et la gestion chambre, vous pouvez choisir soit avec le bouton de la fenêtre tableau de bord soit avec le bouton de commande de la barre d'outils chambre Bouton de la fenêtre tableau de bord : Si vous cliquez sur l'option liste réservation, les réservations s'affichent à la place de la fenêtre tableau de bord mais pas sur la table de tableau de bord. Création réservation : Pour créer une réservation, soit à partir du bouton nouveau de cette fenêtre, soit à partir de la fenêtre tableau de bord si le champ de liste afficher se sélectionne sur l'option libre :

49 Type de réservation A partir du tableau de bord, en cliquant sur le bouton réservation, sélectionnez le sous menu "Liste type de réservation" Cette fenêtre s'ouvre : Vous pouvez le créer ou l'éditer

50 Creation resa assistee A partir de la liste des chambres vide, en cliquant deux fois sur la liste, une fenêtre d'assistance s'affiche pour vous permettre enregistre une nouvelle réservation Renseignez les champs utiles et cliquez le bouton suivant Si vous voulez réserver un nouveau client, sélectionnez l'option nouveau client, sinon l'ancient client.

51 Si l'ancien client, sélectionnez le client qui réserve puis cliquez sur valider.

52 Les champs de clients se remplissent automatiquement, il vous reste de cliquer sur le bouton suivant.

53 L'assistance est terminée, cliquez sur le bouton Terminer et...

54 La fenêtre fiche de réservation s'affiche pour vous permettre de verifier et de modifier s'il est nécessaire. Valider votre réservation en cliquant sur le bouton ENREGISTRER

55 Creation resa manuelle Création de réservation à partir de la liste de réservation : Si vous voulez ajouter ou éditer la ligne de chambre, activez l'onglet Chambre Si vous voulez ajouter ou éditer la ligne d'extras, activez l'onglet extras et faites comme cela pour le paiement et la saison

56 Sauvegarde Sur le menu Outils, cliquez sur le sous menu Sauvegarder

57 Restauration Sur le menu Outils, cliquez sur le sous menu Restaurer

58 Vers le serveur Sélectionnez le menu En ligne

59 Liste de serveurs Vous pouvez utiliser plusieurs serveurs pour vos données Choisissez l'option liste des serveurs pour ajouter, modifier et supprimer de serveur Cliquez sur nouveau pour créer un nouveau serveur Renseigner le champs ci dessus Host : Renseigner ici le nom du serveur, i.e. pour le serveur local renseigner localhost, si vous n'avez pas encore de serveur à distance, nous vous conseillons de réserver sur db4free.net. C'est gratuit, et vous renseigner db4free.net sur le champ Host User : Renseigner ici le nom d'utilisateur ou login de votre base de donné i.e. pour le serveur local j'utilise root Pass : Renseigner ici le mot de passe de la base de données Pour l'analyse et le répertoire du fichier, veuillez laisser par défaut comme votre logiciel le sait déja

60 Envoyer serveur Sélectionnez le serveur que vous utiliserez puis cliquez OK Si votre identification est correcte, Hôtellerie chargera vos données vers le serveur Si vous avez déjà utiliser ce module avec la version précédente. Veiller sauvegarder vos donner et supprimer les tables à distance et refaite de nouveau

61 Transfert manuel Ce méthode est conseillé pour le transfert vos données en ligne. En cliquant sur le bouton là dessus "Sélectionnez la base" vous permet de sélectionner la base de donnée à distance que vous souhaiter communiquer. Vous pouvez le créer autant que vous le souhaiter Si vous souhaiter analyser la structure des tables exportés avec ces rubriques, cliquer sur le lien "Edition Mysql"

62 Edition sur Mysql Sélectionnez la connexion, cliquez sur connectez, cochez la case à afficher "Afficher champs" puis cliquez sur "Afficher tout" Pour afficher des champs ou rubrique d'une table, cliquez sur "Remplir" puis sélectionner la table dans la liste déroulante "Table"

63 Cliquez sur "Afficher champ"

64 Controle à distance Si vous avez besoin d'aide pour le logiciel HOTELLERIE, contactez nous et utiliser le contrôle à distance dans le menu? Et vous pouvez utiliser le module de teamviewer

65 Liens divers Site de l'éditeur :Naivo Téléchargement : Télécharger hôtellerie