- Gestion des comptes de destinataires / bénéficiaires

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1 Ref B022 - La gestion des comptes de destinataires / bénéficiaires Difficulté moyenne / Entre 15 et 30 minutes Coop@ccess - Gestion des comptes de destinataires / bénéficiaires La gestion des comptes de destinataires : L'espace de la banque à distance Coop@ccess vous permet de gérer très facilement et de façon sécurisée les comptes de destinataires de l'abonnement grâce à certaines fonctionnalités détaillées ci-après. La présentation de ces fonctionnalités est répartie en 3 thématiques : 1. Rappel sur la gestion des habilitations concernant les habilitations relatives à la gestion des comptes de destinataires (étape 2 à étape 6) 2. La saisie et l'import de compte de destinataires (étape 7 à étape 33) 3. La gestion des listes (étape 34 à étape 44) Coop@ccess - Gestion des comptes de destinataires / bénéficiaires 1) Rappel sur la gestion des habilitations concernant les habilitations relatives à la gestion des comptes de destinataires :

2 Information : quelques rappels sur la gestion des habilitations : 1. Par sécurité l'ajout et la validation de compte de destinataires n'est possible qu'avec une authentification renforcée par lecteur cap ou certificat. 2. Pour une gestion pratique et cohérente, il n'existe qu'un seul référentiel des comptes de destinataires. Le référentiel et les listes seront utilisés pour les saisies de remises de virements et la gestion des effets. 3. Dans un souci de sécurité et pour vous faciliter la gestion des comptes, il est possible d'attribuer des droits selon 4 profils différents : (Voir image ci-après) 4. Seule la personne, gestionnaire du référentiel et équipée d'une authentification forte, a la possibilité : d'ajouter, modifier ou supprimer un compte de destinataires dans le référentiel de créer et gérer des listes de comptes destinataires de les affecter en utilisation à tel ou tel utilisateur 5. Pour plus de sécurité : vous avez ainsi la possibilité d'individualiser les tâches de vos utilisateurs et d'éviter qu'un utilisateur puisse à la fois enregistrer un compte de destinataire et réaliser des ordres de paiement vers ce compte ceci permet de n'affecter aux utilisateurs que des listes sur lesquels ils doivent réaliser des ordres de paiement cela permet d'éviter la multiplication de listes privatives de comptes de destinataires

3 Action : cliquez sur "habilitations" dans Gestion et paramétrages.

4 Action : pour gérer les accès de vos utilisateurs au référentiel et/ou liste, dans le domaine relevé, vous cliquez sur la rubrique "gestion comptes destinataires".

5 Action : pour chaque utilisateur, vous choisissez le type d'autorisation.

6 Information : toute modification sur le référentiel donne lieu à une validation par signature électronique.

7 2) La saisie et l'import de comptes de destinataires (étape 7 à étape 33) : Dans les étapes suivantes (étape 7 à étape 8) vous trouverez la cinématique pour accéder à la saisie et l'import de comptes de destinataires. Information : une fois connecté, la synthèse des comptes est affichée. Action : cliquez sur l'icône Menu.

8 Action : cliquez sur le service "Gestion des comptes destinataires" dans la rubrique Gestion et paramétrage.

9 Information : la création de comptes de destinataires peut se faire soit par une saisie ou soit par un import de fichier. Dans les 2 cas l'action est simple, rapide et sécurisée car soumise à habilitation et authentification renforcée. Action : cliquez sur l'onglet "ajouter des comptes" pour ajouter un compte de destinataire.

10 2.1) La saisie de comptes de destinataires Vous trouverez dans les étapes suivantes : La saisie d'un compte de destinataire (étape 11 à étape 18) La validation par signature électronique (étape 19 à étape 22) L'affectation à une liste (étape 23 à étape 24)

11 Saisie d'un compte de destinataire (1/8) : Information : Les données des destinataires sont réparties en 2 rubriques : informations du destinataire et les coordonnées bancaires. Action : saisissez les informations relatives à votre destinataire. Cliquez sur "+" de la rubrique ou sur le bouton suivant pour dérouler les zones à remplir de chaque rubrique. Coop@ccess - Gestion des comptes de destinataires / bénéficiaires Saisie d'un compte de destinataire (2/8) :

12 Saisie d'un compte de destinataire (3/8) : Information : pour des virements différents que ceux du virement SEPA et hors France, le BIC de la banque du compte de votre destinataire sera demandé. Il est donc conseillé de renseigner cette zone. Lorsque l'iban du compte du destinataire est référencé comme un compte accessible par virement SEPA, le BIC est déduit automatiquement.

13 Saisie d'un compte de destinataire (4/8) : Action : cliquez sur le bouton "Ajouter".

14 Saisie d'un compte de destinataire (5/8) : Action : cliquez sur le bouton "Ajouter".

15 Saisie d'un compte de destinataire (6/8) : Action : cliquez sur le bouton "Ajouter".

16 Saisie d'un compte de destinataire (7/8) : Information : la saisie terminée, un récapitulatif des données saisies vous est présenté à partir duquel vous pouvez modifier/supprimer ou valider. Action : cliquez sur le bouton : "Supprimer" pour annuler la saisie de ce destinataire "Modifier" pour modifier votre saisie

17 "Ajouter un nouveau compte de destinataire" pour saisir un autre compte "Signer" pour valider par signature électronique le ou les destinataires que vous avez enregistrés - Gestion des comptes de destinataires / bénéficiaires Saisie d'un compte de destinataire (8/8) : Information : un document récapitulatif détaille les ajouts, modifications ou suppressions que vous avez effectués.

18 Action : en cliquant sur le bouton "Accepter", vous entrez dans la procédure de signature électronique. Coop@ccess - Gestion des comptes de destinataires / bénéficiaires Cinématique de signature électronique et accusé de réception (1/4) :

19 Cinématique de signature électronique et accusé de réception (2/4) :

20 Cinématique de signature électronique et accusé de réception (3/4) :

21 Cinématique de signature électronique et accusé de réception (4/4) : Information : fin de la procédure de signature.

22 Affectation du compte créé à une liste (1/2) : Information : la signature électronique réalisée, un accusé de réception en PDF est à télécharger. Action : téléchargez et sauvegardez le document qui est la preuve des modifications réalisées. Vous pouvez affecter des destinataires à une liste, cochez les destinataires et cliquez sur le bouton "associer à des listes".

23 Affectation du compte créé à une liste (2/2) : Information : la liste de toutes les listes que vous avez créées s'affiche. Action : cochez la ou les listes dans laquelle (lesquelles) le ou les comptes destinataires seront affectés.

24 2.2) Import de fichier de comptes de destinataires Le format de fichier est imposé et un modèle vous est proposé après avoir cliqué sur l'onglet "importer des comptes". Vous trouverez le détail des thèmes suivant dans les étapes suivantes : L'import d'un fichier (étape 26 à étape 28) Validation signature électronique (étape 29 à étape 33)

25 Import de fichier (1/3) : Information : vous avez la possibilité d'importer par fichier les comptes de destinataires. Action : cliquez sur l'onglet "importer des comptes". Coop@ccess - Gestion des comptes de destinataires / bénéficiaires Import de fichier (2/3) :

26 Information : le format de fichier est imposé et le modèle vous est proposé. Le nombre de lignes par fichier est limité à 200. Les caractères autorisés sont les minuscules non accentuées, les majuscules, les chiffres et certains caractères spéciaux /-?:().,'+ et espace. Vous êtes aussi limité sur la longueur des zones. Action : cliquez sur télécharger un fichier modèle afin de constituer un fichier de comptes de destinataires qui pourra être intégré. Une fois le fichier constitué, cliquez sur "parcourir" pour rechercher votre fichier dans votre répertoire et l'importer. Coop@ccess - Gestion des comptes de destinataires / bénéficiaires Import de fichier (3/3) :

27 Information : un récapitulatif sur l'import du fichier est restitué à partir duquel vous confirmez ou pas par signature électronique cet import. Action : cliquez pour valider votre fichier importé. Le processus de signature électronique commence. Coop@ccess - Gestion des comptes de destinataires / bénéficiaires Signature électronique (1/5) :

28 Signature électronique (2/5) :

29 Signature électronique (3/5) :

30 Signature électronique (4/5) : Information : un accusé de réception de la signature s'affiche. Pensez à télécharger le document signé, preuve de votre import. Action : téléchargez le document compte rendu de votre import et cliquez sur le bouton "terminer".

31 Signature électronique (5/5) : Information : les comptes de destinataires importés s'ajoutent aux comptes existants dans le référentiel.

32 3) Gestion des listes (étape 34 à étape 44) Vous trouverez le détail des thèmes suivant dans les étapes suivantes : Création d'une liste (étape 35) Ajout de comptes destinataires à une liste (étape 36 à étape 38) Autoriser/supprimer des autorisations d'utilisateurs à accéder à une liste (étape 39 à étape 43)

33 Création d'une liste : Information : la création d'une liste de comptes permet à l'utilisateur d'associer aisément des comptes à une ou plusieurs des listes. Un moyen de gagner du temps en regroupant des comptes par thématiques fournisseurs, salariés ou autres... Vous avez la possibilité d'affecter à une liste : des comptes des utilisateurs Vous pouvez renommer une liste ou la supprimer. Action : cliquez sur le bouton "créer liste", et nommez votre liste sur l'écran suivant qui vous sera proposé. Puis choisissez la liste sur laquelle vous souhaitez ajouter des comptes puis cliquez sur "affecter des comptes". Dans notre exemple, vous choisissez la liste "Fournisseur X" sur lequel vous allez affecter des comptes.

34 Ajout de comptes de destinataires à une liste (1/3) : Action : vous cochez les comptes enregistrés dans le référentiel, à affecter à la liste nommée "Fournisseur X".

35 Ajout de comptes de destinataires à une liste (2/3) : Action : vous confirmez cet ajout de comptes à la liste "Fournisseur X".

36 Ajout de comptes de destinataires à une liste (3/3) : Information : la liste des comptes affectés à cette liste s'affiche.

37 Autoriser/supprimer des autorisations d'utilisateurs à accéder à une liste (1/5) : Information : après avoir créé des listes et affecter des comptes, vous devez attribuer des autorisations d'utilisation de chacune des listes à des utilisateurs, sous condition que ces utilisateurs aient eu les habilitations dans la "gestion des habilitations/gestion des comptes destinataires", à utiliser le référentiel des comptes et/ou des listes. Action : cliquez sur "utilisateurs" puis sur "autoriser des utilisateurs".

38 Autoriser/supprimer des autorisations d'utilisateurs à accéder à une liste (2/5) : Action : cochez les utilisateurs autorisés à utiliser cette liste.

39 Autoriser/supprimer des autorisations d'utilisateurs à accéder à une liste (3/5) : Action : cliquez sur le bouton "confirmer" pour valider vos choix.

40 Autoriser/supprimer des autorisations d'utilisateurs à accéder à une liste (4/5) : Information : la liste des utilisateurs autorisés à utiliser cette liste est affichée.

41 Autoriser/supprimer des autorisations d'utilisateurs à accéder à une liste (5/5) : Information : l'utilisateur principal est le gestionnaire et a accès au référentiel et à toutes les listes de plein droit. L'accès des autres utilisateurs dépend des droits qui leurs ont été attribués. Action : pour retirer des autorisations, cliquez sur "retirer des autorisations" puis cochez les utilisateurs à retirer et cliquez sur "valider".

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