Formation à la saisie de licences

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1 Formation à la saisie de licences 1

2 SOMMAIRE AIDE AUX CLUBS PARAMETRAGE DU SYSTEME : Paramétrage Internet Explorer Se connecter à Gest Hand LES LICENCES Licence traditionnelle Licence événementielle Renouvellements - Recherche de Licenciés LES STRUCTURES Répertoire Gestion des Clubs- Saisie et Modification d un club 2

3 I -POUR SE CONNECTER A GEST HAND 1- Paramétrage du Navigateur Internet Explorer Afin de permettre aux utilisateurs de se connecter à Gest Hand, il est nécessaire de modifier le paramétrage standard d Internet Explorer de la manière suivante : MENU : Outils/Options Internet ONGLET : Général BOUTON : Paramètres ( du pavé Fichiers Internet Temporaires) Dans le nouveau Pop Up qui s ouvre Cochez comme indiqué sur la capture d écran ci-dessus 2- Paramétrage anti Pop-up Il est nécessaire -soit de désactiver les logiciels Anti Pop-up présents sur l ordinateur -soit de les autoriser sur le site de la manière suivante 3

4 Sur Internet Explorer OUTILS : Options Internet et cliquez sur l onglet «Confidentialité» Cliquez sur «Sites» Dans le champ «Adresse du site Web» saisir ffhandball.net puis cliquer sur «Autoriser» Dans le Pop-up qui s ouvre L adresse se reporte dans la case ff-handball.net. Cliquer sur «OK» pour les 2 boites de dialogue et Redémarrer Internet Explorer 4

5 Adresse internet du logiciel GEST HAND À mettre dans vos favoris 5

6 Formation GESTHAND! Changer de code à la 1 ère ouverture. Chaque utilisateur a son identifiant. Le nombre d identifiants varie selon les structures et selon les besoins. Les demandes d identifiants sont gérées par la Fédération. identifiant 6

7 PAGE D ACCUEIL 7

8 Téléchargement des aides Dans cette page d accueil, vous pouvez télécharger les manuels d aide et les mises à jours de Gest Hand 8

9 Formation GESTHAND Sommaire Se Connecter Découvrir l environnement Naviguer dans le menu Connaître le module : Gestion des licences 9

10 Se Connecter Découvrir l environnement Naviguer dans le menu Connaître les modules Bloc utilisateur Bloc navigation Bloc menu 10

11 Se Connecter Découvrir l environnement Naviguer dans le menu Connaître les modules Un menu déroulant dynamique 11

12 Se Connecter Découvrir l environnement Naviguer dans le menu Connaître les modules Lorsqu un utilisateur se connecte pour une structure avec son identification, il ne peut naviguer que dans son menu. 12

13 Se Connecter Découvrir l environnement Naviguer dans le menu Connaître les modules Gestion des licences La gestion des licences, c est l ensemble des opérations qui vont permettre à un individu d adhérer pour la saison en cours à une structure reconnue par la FFHB. La licence est obligatoire pour prendre part au jeu et/ou exercer des responsabilités. La validation (qualification) d une licence n est possible que si la structure Club est affiliée pour la saison en cours. Les clubs gèrent les créations et les renouvellements de leurs licenciés. (partie Etat Civil + adresse + type de licence) Les structures dirigeantes gèrent la validation d une licence (date de qualification, type de licence, type de mutation, ). 13

14 PROCEDURE «LICENCES" Avant toute chose, toute la saisie des licences doit se faire en MAJUSCULE. 1) Le club imprime les bordereaux de renouvellement (en passant par le bouton «impression en masse») sur l imprimé fédéral (recto avec les conditions d assurance MMA) fournit par la Ligue et le transmet aux licenciés. Le licencié, après avoir fait compléter, si joueur, la partie relative au certificat médical, corrigé éventuellement ses coordonnées, coché les cases relatives à l utilisation de ses adresses postale et/ou électronique (CNIL), signe (ou son représentant légal) le bordereau et le remet à son club avec une copie de pièce d identité (même pour les renouvellements). 2) Le club saisit directement sur Gest hand les informations nécessaires à la création ou au renouvellement de la licence. 3) Il imprime le bordereau d adhésion correspondant ainsi mis à jour. 14

15 PROCEDURE «LICENCES» 4) Le club transmet le bordereau corrigé (celui vérifié, complété et signé par le licencié) et celui validé par le club via Gest Hand, à la Ligue 5) La Ligue valide la licence (date de qualification, ) 6) La Ligue édite le document support des vignettes (fourni par la Fédération) et l envoie au club 7) Le club appose sur les cartes licences (deux exemplaires fournis par la Fédération) les «vignettes», les photos, et fait signer le licencié. 15 6

16 Renouvellement des licences Remise de l imprimé Remise «Conditions du «Verso» d assurance du bordereau» par la Ligue ligue Impression des bordereaux sur l imprimé fourni (Lettre type Module Impression en masse) Remise au Licencié Modification éventuelle du Bordereau + Pièce d Identité + Certificat Médical + Signature Réception Ligue Renouvellement par le Club sur Gest Hand Avec modification éventuelle Validation Impression du carton Licence Remise de la carte au Club Remise de la Carte au Licencié 16

17 Création des licences Remise de du l imprimé «Verso» du bordereau «Conditions par la d assurance ligue» par la Ligue Impression des bordereaux vierges sur l imprimé fourni (Lettre type) (Gest Hand et Public ) Remise au Licencié Bordereau Rempli + Certificat Médical + Signature + Pièce d Identité Réception Ligue Création, mutation ou conversion par le Club sur Gest Hand Validation Impression du carton Licence Remise de la carte au Club Remise de la Carte au Licencié 17

18 Se Connecter Découvrir l environnement Naviguer dans le menu Connaître les modules Gestion des licences Les licences «standard» sont les licences compétitives et non compétitives. (hors évènementielles) Les clubs peuvent «pré-saisir» leurs nouveaux adhérents. 18

19 Gestion des licences Se Connecter Découvrir l environnement Naviguer dans le menu Connaître les modules Monsieur Madame Mademoiselle Charles-Edouard Pour chaque licencié, les renseignements concernant : sa civilité (Monsieur, Madame, ) son nom son prénom Exemple de saisie obligatoire(jean- MARIE en MAJUSCULE) sa date de naissance son département de naissance(si étranger = 00) sa ville de naissance sont obligatoires afin de ne pas avoir de doublons sur le territoire national. Appuyer sur vérifier Une fois la licence validée, ces renseignements ne sont plus modifiables. 19

20 Se Connecter Découvrir l environnement Naviguer dans le menu Connaître les modules Gestion des licences D autres renseignements sont obligatoires pour valider une licence : l adresse la qualité de la licence (Joueur, Loisir, Avenir, Dirigeant, Jeune Dirigeant, Handensemble) son indicateur de mutation (A, B ou C) Si A saison N-1 = A saison N Si B saison N-1 = A saison N Si C saison N-1 = B saison N D autres renseignements sont nécessaires et importants pour une bonne communication interne : téléphone, , 20

21 Se Connecter Découvrir l environnement Naviguer dans le menu Connaître les modules Gestion des licences A l issue de la saisie, les éléments concernant le futur licencié sont validés. Le club imprime un bordereau en trois exemplaires (sortie imprimante comportant les renseignements fournis + infos légales concernant l assurance) : Un à adresser à la Ligue Un à remettre au licencié Un à conserver par le club. Le licencié pourra faire remplir les éléments concernant son aptitude (certificat médical) sur son bordereau. 21

22 Se Connecter Découvrir l environnement Naviguer dans le menu Connaître les modules Gestion des licences Les clubs peuvent renouveler leurs licenciés de la saison dernière. Le module de renouvellement des licences propose uniquement les licenciés de la saison n-1. Les renseignements concernant le licencié pour établir un renouvellement sont identiques à la création. 22

23 Saisie des renouvellement Cliquer sur renouveler 23

24 Valider après avoir bien rempli toutes les cases 24

25 Si doublon : envoyer OBLIGATOIREMENT votre dossier à la Ligue. 25

26 Si erreur toujours la possibilité de supprimer la licence 26

27 LICENCES EVENEMENTIELLES : 2 étapes 1) Création d un événement La Ligue saisit les événements et envoie un mail au club pour lui donner l intitulé et saisir ses licences événementielles. 27

28 2) Création des licences événementielles Mettre le N de votre club et rechercher 28

29 Cliquer sur inscrire 29

30 Inscrire les licenciés (14 par page) 30

31 Cliquer sur «vérifier», si doublon, refuser la création. 31

32 RACCOURCIS DE RECHERCHE DES LICENCIES 32

33 ASTUCES : Mettre les 3 premières lettres suivies de * Le signe *remplace TOUTES les lettres Avant et APRES * 33

34 Mettre votre N de club et cliquer sur rechercher 34

35 Recherche des coordonnées d un club Mettez le n du club recherché ou allez sur choisir 35

36 Vous avez les coordonnées du club recherché 36

37 Manière de choix avec l option «choisir» valable dans tous les modules Cliquer sur choisir = FFHB 37

38 Cliquer sur 11- Ligue Nord Pas-de-Calais 38

39 Cliquer sur le Comité du club recherché 39

40 Cliquer dans le bouton radio du club recherché et valider 40

41 Recherche des paramètres de votre club 41

42 Vous pouvez modifier les renseignements concernant votre club 42

43 Comment modifier les dirigeants de votre club 43

44 Vous pouvez changer le nom et la fonction de vos dirigeants 44

45 Vous pouvez changer le nom du correspondant de votre club 45

46 Remontée des résultats, seuls apparaissent les matchs de votre club A DOMICILE 46

47 OUF!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Bonne chance à tous! Stéphane CARETTE : Nath PETILLON :