Guide d utilisateur e-mandataire et e-citoyen

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1 République du Sénégal Secrétariat général de la Présidence de la République.. Agence De l Informatique de l Etat Dématérialisation de la procédure de Demande d Autorisation de Construire Guide d utilisateur e-mandataire et e-citoyen Avril 2014

2 Identification Référence Titre Type de Document Projet ADIE/SAFI/TeleDAC/Manuel_Formation/e-Mandataire Guide d utilisateur de la Télé-Demande d Autorisation de Construire Guide d utilisateur Projet TeleDAC (Télé-Demande d Autorisation de Construire) Ce document décrit les fonctionnalités de la plateforme TeleDAC. Il permet à une utilisation courante de la plateforme de télé-demande Résumé d autorisation de construire de maitriser l utiliser de la solution informatique. Version 0.4 Révisions Version Auteur Objet 0.1 Mohammed DIEDHIOU, membre de l équipe projet Rédacteur 0.2 Souleymane BA, chef de chantier développement Contributeurs 0.3 Aminata A E DIA, membre de l équipe projet Contributeurs 0.4 Omar MAR, chef de projet Contributeurs Diffusion Destinataires Pour Info Pour Action Equipe Développement TeleDAC Equipe projet Acteurs concernés X X X Guide d utilisateur e-mandataire Page 2 / 30

3 Sommaire Identification... 2 Révisions... 2 Diffusion... 2 Sommaire... 3 Table des illustrations... 4 I. Fonctionnalités de base Définition de quelques concepts Conseils au démarrage Souscription Authentification Options supplémentaires... 7 II. Mandataires Gestion des mandants Création d un mandant Modification d un mandant Suppression d un mandant Gestion des dossiers Dépôt d un dossier Suivi Reprise...28 a)enregistrement en tant que brouillon...28 b)suspension pour complément d information...29 Guide d utilisateur e-mandataire Page 3 / 30

4 Table des illustrations Figure 1 : Menu changement de mot de passe... 8 Figure 2 : Changement de mot de passe... 8 Figure 3 : Aide en ligne... 9 Figure 4 : Déconnexion... 9 Figure 4 : Gestion des mandants Figure 5 : formulaire de création de mandants Figure 6 : Modification d un mandant Figure 7 : Formulaire de modification d un mandant Figure 8 : Suppression d un mandant Figure 9 : confirmation de la suppression mandants Figure 10 : Gestion des dossiers Figure 11 : Accueil Choisir une nouvelle demande Figure 12 : Accueil Nouvelle demande Choix de la procédure Figure 13 : Accueil Nouvelle demande Choix du Site de dépôt Figure 14 : Nouvelle demande Sélection du mandant Figure 15 : Formulaire de la Demande d Autorisation de Construire Figure 16 : Exemple de champs obligatoires Figure 17 : Sauvegarde de la demande Figure 18 : Uploader les pièces à fournir Figure 19 : Actions possibles après la saisie Figure 20 : Message de confirmation Figure 21 : Notification après soumission Figure 22 : Consultation d un dossier Figure 23 : Suivi dossier Onglet général Figure 24 : Suivi dossier Onglet historique Figure 25 : Demande enregistrée en tant que brouillon Figure 26 : Compléter la demande, précédemment enregistrée en tant que pièce jointe Figure 27 : Compléter la demande, suspendue en traitement par les services techniques Figure 28 : Compléter une demande suspendue Guide d utilisateur e-mandataire Page 4 / 30

5 Fonctionnalités de base Description Cette première partie du document aborde les fonctionnalités de base de la plateforme de Télé Demande d Autorisation de Construire. Cette description intéresse les services traitants qui interviennent dans le processus de délivrance de l autorisation de construire. Guide d utilisateur e-mandataire Page 5 / 30

6 I. Fonctionnalités de base 1.1 Définition de quelques concepts Dématérialisation : La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques ou à les créer directement, au format numérique, pour les intégrer à un processus de traitement. Mandant : C est une personne physique ou morale qui donne procuration (mandate) à une autre personne physique ou morale, pour le représenter auprès d un service administratif. Exemple : un demandeur qui construit sur une superficie qui nécessite le recours obligatoire à l architecte. Mandataire : Personne physique ou morale qui a reçu procuration pour représenter son mandant dans un acte juridique ou administratif. Exemple : L architecte qui dépose une demande d autorisation de construire au nom d un requérant. Plateforme de dématérialisation : C est une base de travail qui reproduit le métier à travers des fonctionnalités. Ces dernières permettent aux acteurs d interagir en tenant compte des privilèges et niveau d accès de chacun. Exemple : logiciel de comptabilité SAARI, logiciel de gestion de courrier. e-gov (e-administration ou e-government) : désigne l administration électronique à travers l'utilisation des TICs par les administrations publiques pour rendre les services publics plus accessibles à leurs usagers et à améliorer leur fonctionnement interne. e-citizen : désigne l utilisation des TICs par les citoyens pour avoir accès aux services publics. SAFI : Système Administratif des Formalités Informatisées. Il s agit du portail des télé-procédures de l administration. TeleDAC : Télé Demande d autorisation de Construire. Il s agit d une implémentation du projet SAFI. Guide d utilisateur e-mandataire Page 6 / 30

7 1.2 Conseils au démarrage La plateforme de Télé-Demande d Autorisation de Construire, réalisée par l Agence de l Informatique de l Etat (ADIE), constitue le second pilote pour la mise en œuvre d'une vision globale de dématérialisation des procédures administratives, initié avec le projet SAFI (Système Administratif des Formalités Informatisées). Il est recommandé pour une optimisation et plus de confort, avec la solution TeleDAC, d utiliser les navigateurs : - Google Chrome, - Mozilla Firefox. 1.3 Souscription L agent doit faire une souscription auprès de sa structure d appartenance. Cette dernière transmettra chaque fois que de besoin, la liste des nouveaux mandataires à créer. Dans le cas spécifique de la plateforme de Télé-Demande d Autorisation de Construire, les mandataires sont les architectes membres de l Ordre des Architectes du Sénégal (ODAS). 1.4 Authentification La Télé-Demande d Autorisation de Construire (TeleDAC) est une télé-procédure qui nécessite une authentification pour le MANDATAIRE, lors de la formulation de la demande. Pour vous authentifier : Accédez au portail des télé-procédures, à l adresse suivante : teledac.gouv.sn/ecitizen/login.zul Saisissez les paramètres de connexion, qui vous ont été transmis au préalable par . Les paramètres de connexion par défaut sont sous le format : Login : prenom.nom Mot de passe : azerty 1.5 Options supplémentaires Guide d utilisateur e-mandataire Page 7 / 30

8 Changement de mot de passe La plateforme de télé-procédure vous offre la possibilité de modifier votre mot de passe à tout moment. Nous vous conseillons de le faire dès votre première authentification, ceci par mesure de sécurité. Pour modifier votre mot de passe : Une fois authentifié sur la plateforme de Télé-Demande d Autorisation de Construire, cliquez sur le lien «Changer le mot de passe», dans le menu global. Figure 1 : Menu changement de mot de passe Votre fiche personnelle s'affiche. Figure 2 : Changement de mot de passe Dans le formulaire de changement de mot de passe, tapez et confirmez votre nouveau mot de passe, puis cliquez sur le bouton «Valider». Votre nouveau mot de passe est activé. Vous devez l'utiliser dès votre prochaine connexion à la plateforme. Guide d utilisateur e-mandataire Page 8 / 30

9 Aide en ligne Pour avoir de l aide en ligne, cliquer sur le bouton «Aide» en haut, à droite de la page en cours. Vous accéder à une page web qui décrit la fonctionnalité. Figure 3 : Aide en ligne Déconnexion Lorsque vous avez terminé de travailler sur la plateforme, fermez votre session avant de fermer votre navigateur. Pour vous déconnecter, cliquez sur le lien «Déconnexion» dans le menu global. Figure 4 : Déconnexion Guide d utilisateur e-mandataire Page 9 / 30

10 Mandataires Description La Télé-Demande d Autorisation de Construire (TeleDAC) est une téléprocédure qui requiert une authentification pour le MANDATAIRE. Une fois authentifié, il peut suivre l évolution des demandes de tous ses mandants. Acteurs et états Mandataire Brouillon Suspendu Guide d utilisateur e-mandataire Page 10 / 30

11 II. Mandataires 2.1 Gestion des mandants Création d un mandant Pour créer un nouveau mandant, il faut au préalable que le mandataire se connecte. Pour se faire, vous vous rendez sur le portail des télé-procédures à l adresse suivante : teledac.gouv.sn/ecitizen/login.zul Une fois connecté, vous êtes redirigé vers cette interface, listant l ensemble de vos dossiers. Figure 4 : Gestion des mandants Le mandataire suit la procédure suivante : o Cliquez sur le bouton «Gestion des mandants» o Cliquez sur le bouton «créer mandant» o Remplissez le formulaire suivant : Guide d utilisateur e-mandataire Page 11 / 30

12 Figure 5 : formulaire de création de mandants o Enfin, cliquez sur valider Modification d un mandant Pour modifier les informations d un mandant, il faut au préalable que le mandataire se connecte. Pour se faire, vous vous rendez sur le portail des télé-procédures à l adresse suivantes : teledac.gouv.sn/ecitizen/login.zul Une fois connecté, vous êtes redirigé vers votre tableau de bord. Le mandataire suit la procédure suivante : o Cliquez sur l onglet «Gestion des mandants» o Sélectionnez un mandant o Cliquez sur «Modifier mandant» Guide d utilisateur e-mandataire Page 12 / 30

13 Figure 6 : Modification d un mandant o Modifiez les informations Figure 7 : Formulaire de modification d un mandant o Cliquez sur valider Guide d utilisateur e-mandataire Page 13 / 30

14 2.1.3 Suppression d un mandant Pour supprimer les informations d un mandant, il faut au préalable que le mandataire se connecte. Pour se faire, vous vous rendez sur le portail des télé-procédures à l adresse suivante : teledac.gouv.sn/ecitizen/login.zul Une fois connecté, vous êtes redirigé vers votre tableau de bord. Le mandataire suit la procédure suivante : o Cliquez sur l onglet «Gestion des mandants» o Sélectionnez un mandant o Cliquez sur «Supprimer un mandant» Figure 8 : Suppression d un mandant Guide d utilisateur e-mandataire Page 14 / 30

15 Un message de confirmation de la suppression s affiche. Figure 9 : confirmation de la suppression mandants o Cliquez sur Oui, pour confirmer la suppression Consulter le mandant Pour consulter les informations d un mandant, il faut au préalable que le mandataire se connecte. Pour se faire, vous vous rendez sur le portail des télé-procédures à l adresse suivante : teledac.gouv.sn/ecitizen/login.zul Une fois connecté, vous êtes redirigé vers votre tableau de bord. Le mandataire suit la procédure suivante : o Cliquez sur l onglet «gestion des mandants» o Sélectionnez un mandant o Cliquez sur «consulter le mandant» Figure 10 : consultation d un mandant Guide d utilisateur e-mandataire Page 15 / 30

16 Un pop-up concernant toutes les informations du mandant s ouvre Guide d utilisateur e-mandataire Page 16 / 30

17 Gestion des dossiers Dépôt d un dossier Pour déposer une Demande d Autorisation de Construire en ligne, le mandataire se rend sur le portail des télé-procédures à l adresse suivante : teledac.gouv.sn/ecitizen/login.zul Les étapes de la Télé-Demande d Autorisation de Construire sont les suivantes : Authentifiez-vous en tant que mandataire Vous accédez automatiquement à votre tableau de bord Cliquez sur l onglet «Gestion des dossiers» Figure 12 : Gestion des dossiers Cliquez sur «Créer un dossier» Par la suite vous êtes redirigé vers la page suivante qui vous permet de faire: - Une nouvelle demande - Le suivi d un dossier Guide d utilisateur e-mandataire Page 17 / 30

18 Figure 13 : Accueil Choisir une nouvelle demande Déroulez la liste du champ «Procédure» et sélectionnez la procédure souhaitée ; ici «Demande d Autorisation de Construire» Figure 14: Accueil Nouvelle demande Choix de la procédure Déroulez la liste du champ «Site» et sélectionnez le site de soumission. Par exemple «Dakar». Figure 15 : Accueil Nouvelle demande Choix du Site de dépôt Guide d utilisateur e-mandataire Page 18 / 30

19 Cette information ne sera, effectivement, prise en compte que lorsque la télé procédure sera déployée dans d autres régions. Cliquez sur le bouton «Nouvelle demande» pour commencer la télé procédure. Vous êtes invite à choisir un mandant. Figure 16 : Nouvelle demande Sélection du mandant Cliquez sur «suivant» pour continuer. Guide d utilisateur e-mandataire Page 19 / 30

20 Après cette validation, le formulaire pré-rempli du dossier de Demande d Autorisation de Construire apparaît à l écran. Figure 17 : Formulaire de la Demande d Autorisation de Construire Tous les champs dont les libelles sont suivis d une étoile (*) sont obligatoires!! Figure 18 : Exemple de champs obligatoires Complétez le formulaire de Demande d Autorisation de Construire Guide d utilisateur e-mandataire Page 20 / 30

21 Apres avoir complété le formulaire, vous pouvez : sauvegarder la demande, afin de la compléter ultérieurement. passer à l étape suivante, c'est-à-dire continuer la demande. Lorsque vous choisissez «Enregistrer en tant que Brouillon et continuer plus tard», il s affiche cette notification. Le mandataire peut revenir par la suite sur la demande. Figure 19 : Sauvegarde de la demande Le bouton «suivant» permet de passer à l ajout de pièces justificatives. Ces fichiers doivent être disponibles sur le poste de travail du demandeur et au format PDF. En cliquant sur le bouton «Suivant» le système affiche l interface permettant d ajouter des pièces jointes. Guide d utilisateur e-mandataire Page 21 / 30

22 Figure 20 : Uploader les pièces à fournir Le bouton «Ajouter un fichier» permet de rechercher le fichier à joindre pour l ajouter ou modifier (au format PDF), sur le poste du demandeur. Certaines pièces jointes sont obligatoires pour permettre de passer à l étape suivante. Elles sont signalées par le message «Obligatoire» en rouge. Le bouton «Supprimer» permet de supprimer le fichier déjà chargés. Guide d utilisateur e-mandataire Page 22 / 30

23 Figure 21 : Actions possibles après la saisie A ce niveau vous pouvez : sauvegarder en tant que brouillon, revenir à l étape précédente, ou encore soumettre la demande. Lors de la soumission, un message d avertissement apparaît à l attention de l usager : Figure 22 : Message de confirmation Après cette soumission, il s affiche une page d information avec le récapitulatif de votre demande. Ces mêmes informations sont envoyées par courriel au mandataire. Guide d utilisateur e-mandataire Page 23 / 30

24 Figure 23 : Notification après soumission. Guide d utilisateur e-mandataire Page 24 / 30

25 2.2.2 Suivi Pour suivre l évolution de sa (ses) Demande(s) d Autorisation de Construire, le mandataire se rend sur le portail des télé-procédures à l adresse suivante : teledac.gouv.sn/ecitizen/login.zul Vous déroulez les étapes suivantes : Authentifiez-vous. Cliquez sur l onglet «Gestion des dossiers» Cliquez sur le bouton «Consulter dossier» Figure 24 : Consultation d un dossier Vous pouvez, ensuite, accéder à l interface constituée de : - «L onglet général» ci-dessous. Guide d utilisateur e-mandataire Page 25 / 30

26 Figure 25 : Suivi dossier Onglet général - «L onglet historique» qui est composée de trois (03) parties : i. «Historique» : Elle informe de l état d avancement du traitement du dossier et sa traçabilité ; ii. «Pièces jointes» : donne les informations sur les documents joints à la demande, ainsi que les documents produits lors du traitement. L agent peut cliquer sur un lien et ouvrir le document concerné. iii. «Actes délivrés par l administration» : permet d afficher les actes délivrés par l administration à l issu du traitement. Il s agit ici du récépissé de dépôt, Guide d utilisateur e-mandataire Page 26 / 30

27 de l arrêté d autorisation de construire ou de la lettre de rejet. Ces documents sont générés automatiquement par le système à partir des informations renseignées par le demandeur et/ou des compléments des agents lors du traitement Figure 26 : Suivi dossier Onglet historique Guide d utilisateur e-mandataire Page 27 / 30

28 2.2.3 Reprise La reprise des traitements sur un dossier, est possible dans les deux (02) cas suivants : Après enregistrement en tant que brouillon ; Après suspension, par l administration, pour complément d information. a) Enregistrement en tant que brouillon Le mandataire peut se connecter avec ses paramètres pour compléter le dossier, qu il avait «Enregistré en tant que brouillon pour continuer plus tard». En outre le mandataire peut partager avec le mandant l évolution de sa demande d autorisation de construire en lui communiquant les accès idoines. Ces derniers lui ont été envoyés, lors de l enregistrement du dossier en tant que brouillon, telle que la figure ci-dessous le montre. Figure 27 : Demande enregistrée en tant que brouillon Il peut compléter sa demande, puis la soumettre. Figure 28: Compléter la demande, précédemment enregistrée en tant que pièce jointe Guide d utilisateur e-mandataire Page 28 / 30

29 b) Suspension pour complément d information TeleDAC Télé Demande d Autorisation de Construire Lors de l instruction du dossier, le service traitant peut demander des compléments d information. Dans ce cas, il suspend le traitement du dossier. Le mandataire se connecte et peut accéder à nouveau à sa demande, pour ajouter les compléments demandés. Vous déroulez les étapes suivantes : Authentifiez-vous. Cliquez sur l onglet «Gestion des dossiers» Sélectionnez le dossier à compléter Cliquez sur le bouton «Compléter dossier» Figure 29 : Compléter la demande, suspendue en traitement par les services techniques Vous accédez à l écran, identique à celui d une nouvelle demande, avec le formulaire prérempli. Guide d utilisateur e-mandataire Page 29 / 30

30 Figure 30 : Compléter une demande suspendue Vous apportez les compléments d information et soumettez à nouveau le dossier. Guide d utilisateur e-mandataire Page 30 / 30