PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES. h"p://

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1 PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES h"p://

2 ! Sommaire Introduc9on Le portail Sciencesconf.org L espace conférence Site web Inscrip9on Ges9on scien9fique Soumission Sélec9on Envoi de mails Edi9on Démonstra9on Yannick Barborini 14 juin

3 INTRODUCTION

4 ! Historique 2008 Demande de la direc9on du CNRS de me"re en place un ou9l unifié de ges9on scien9fique de conférences à des9na9on de la communauté de l Enseignement Supérieur et de la Recherche. Débuté dans le cadre de l appel à projet du TGE- Adonis Projet porté par le CCSD Septembre 2009 Début de la réalisa9on Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme Juillet 2012 Mise en place de la version 1.5 Plus de 270 conférences gérées aujourd hui Yannick Barborini 14 juin

5 ! Présenta9on Aucune infrastructure informa9que locale Un environnement informa9que de la conférence externalisé dans le «cloud CCSD» offrant : Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple: h"p://hrms2011.sciencesconf.org Des adresses mails spécifiques Exemple: hrms2011@sciencesconf.org, hmrs2011- edsci@sciencesconf.org Possibilité de collec9ons pérennes Exemple: collec9on.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc. Demande d hébergement simple via un site dédié Yannick Barborini 14 juin

6 ! Organisa9on PORTAIL CRÉATION de l espace conférence dans le cloud ccsd ANNUAIRE des conférences CALENDRIER des évènements ESPACE CONFÉRENCE POUR LES PARTICIPANTS - Inscription - Soumission POUR LES ORGANISATEURS - Hébergement et personnalisation du site web - Statistique de consultation - Suivi des inscriptions - Outils de sélection des contributions - Mise en place du programme - Envoi de mail - Edition électronique - Transfert vers l archive ouverte HAL Yannick Barborini 14 juin

7 Le portail d entrée

8 ! Le portail Demande d hébergement de la conférence Informa9ons sur les conférences en cours Yannick Barborini 14 juin

9 ! Créa9on d une nouvelle conférence Demande de créa9on en 4 étapes : Défini9on de la conférence Informa9ons complémentaires Personnalisa9on du site internet Récapitula9f Valida9on de l hébergement sur la plateforme par le CCSD Vérifica9on d éligibilité Délai moyen 48 heures Espace Conférence disponible Yannick Barborini 14 juin

10 ! Consulta9on des événements (1) Liste RSS Yannick Barborini 14 juin

11 ! Consulta9on des événements (2) chronologique Carte Yannick Barborini 14 juin

12 [CONF].SCIENCESCONF.ORG Espace conférence

13 ! Accès Par9cipant Inscrip9ons, soumissions des résumés et des documents complets Programme, annonces Consulta9on des informa9ons de la conférence Yannick Barborini 14 juin

14 ! Accès Organisateur (1) Site Web Hébergement Personnalisa9on (gabarit, apparences, contenu, ) Sta9s9ques de consulta9on Inscrip9on Construc9on du formulaire Suivi des inscrip9ons Yannick Barborini 14 juin

15 ! Accès Organisateur (2) Ges9on scien9fique Ou9ls de sélec9on des contribu9ons Mise en place du programme Envoi de mail (appel à soumission, relance, ) Edi9on électronique Transfert des communica9ons sur l archive ouverte HAL Administra9on Configura9on des listes (théma9ques, types de dépôt, ) Paramétrage de la conférence (période de soumission, de relecture, d inscrip9on, ) Yannick Barborini 14 juin

16 ! Rôles u9lisateurs Webmaster Personnalisa9on du site web (apparence + contenu) Coordinateur Organisa9on du travail de relecture (défini9on des relecteurs, répar99on des soumissions) Sélec9on des soumissions Relecteur Evalua9on des soumissions Rédacteur Accès aux évalua9ons des relecteurs Ges9onnaire Accès à la liste des inscrits Administrateur Configura9on de la conférence + droit webmaster + droit coordinateur Yannick Barborini 14 juin

17 SITE WEB Personnalisa9on et ges9on du contenu du site

18 ! Administra9on Site Web Langues de l interface Défini9on des langues disponibles pour le site web de la conférence Charte graphique En- tête Personnalisa9on du bandeau du site Disposi9on Mise en page du site Apparence Défini9on du thème graphique Menu Ajout / Suppression de pages d informa9ons Sta9s9ques de consulta9on Yannick Barborini 14 juin

19 ! En- tête du site (1) 3 méthodes de personnalisa9on : Formulaire rapide En- tête créé automa9quement à par9r des informa9ons renseignées En- tête image En- tête HTML Yannick Barborini 14 juin

20 ! En- tête du site(2) Exemples: Yannick Barborini 14 juin

21 ! Disposi9on Défini9on de la structure du site web: Menu Ver9cal Menu Horizontal Yannick Barborini 14 juin

22 ! Apparence 3 méthodes de personnalisa9on du style : Styles prédéfinis Formulaire rapide Style créé automa9quement avec les informa9ons renseignées Style avancé Accès aux feuilles de styles CSS Yannick Barborini 14 juin

23 ! Contenu du site web Défini9on des pages cons9tuant le site web de la conférence Pages prédéfinies Planning, consulta9on, recherche, Liste des par9cipants, Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, Possibilité de définir des droits d accès aux différentes pages du site en fonc9on des rôles u9lisateurs Yannick Barborini 14 juin

24 ! Pages prédéfinies (1) Consulta9on des soumissions Différents types de consulta9on : par théma9que, par intervenant, par auteur Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence Liste des par9cipants Enrichissement de la liste en temps réel en fonc9on des nouvelles inscrip9ons Yannick Barborini 14 juin

25 ! Pages prédéfinies (2) Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence Yannick Barborini 14 juin

26 ! Pages personnalisables Page d accueil Personnalisa9on éditeur WYSIWYG (HTML) IntégraGon de widgets (prochainement) Page personnalisable Personnalisa9on éditeur WYSIWYG (HTML) Galerie photo Diaporama des photos déposées Liens extérieurs Lecteur flux syndica9on extérieurs (RSS) Fichiers déposés Yannick Barborini 14 juin

27 ! Pages à venir Dates importantes Twi"er Facebook Discussion Yannick Barborini 14 juin

28 ! Sta9s9ques Ou9l externe d analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence h"p://piwik.org/ Possibilité d u9liser h"p:// Yannick Barborini 14 juin

29 GESTION SCIENTIFIQUE

30 SOUMISSIONS

31 ! Configura9on Défini9on des types de dépôts (oral, poster, ), des théma9ques Défini9on des règles de dépôt: Type de dépôt Format du résumé Période de dépôt Alerte mail Choix des métadonnées demandées lors du dépôt (mots- clés, des auteurs, ) Yannick Barborini 14 juin

32 ! Soumission pour les par9cipants Dépôt en 3 étapes : Métadonnées informa9ons sur la soumission (9tre, ) Auteurs Liste des intervenants (et auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs Fichier(s) Texte complet ou documents annexes (présenta9on, vidéo, images, ) Conversion automa9que dans le format PDF Yannick Barborini 14 juin

33 SÉLECTION

34 ! Configura9on Défini9on des relecteurs Ven9la9on des papiers par théma9que (puis éventuellement par soumission) Défini9on des op9ons de relecture Relecture (anonymisa9on possible) Périodes par type de dépôt Créa9on d une grille de nota9on pour l évalua9on des soumissions par les relecteurs Ajout de critères de nota9on Ex: Per9nence, originalité, intérêt, qualité scien9fique, 1 note par critère pondérant la note finale Accès en temps réel au tableau de bord des soumissions : Accès aux avis des relecteurs Sélec9on des soumissions Yannick Barborini 14 juin

35 ! Relecture Module accessible automa9quement en fonc9on des dates définies par le coordinateur Accès aux soumissions a"ribuées par le coordinateur 1 grille par soumission Possibilité d ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d autres théma9ques) Yannick Barborini 14 juin

36 MAILING

37 ! Alias mails Créa9on automa9que d un alias par conférence [conf]@sciencesconf.org Possibilité de créer d autres alias préfixé par l iden9fiant de la conférence Ex: [conf]- liste1@sciencesconf.org Yannick Barborini 14 juin

38 ! Apparence des mails Personnalisa9on de la structure des mails envoyés par l applica9on Yannick Barborini 14 juin

39 ! Modèles de mails Personnalisa9on du contenu No9fiant l accepta9on et/ou refus d un dépôt Confirma9on inscrip9on Créa9on de modèles prédéfinis Annonce colloque, Appel à communica9on, Yannick Barborini 14 juin

40 ! Envoi Sélec9on des9nataire Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une théma9que, ) Ajout de nouvelles adresses mails U9lisa9on de modèle prédéfini ou rédac9on de nouveaux mails Tags spéciaux remplacés au moment de l envoi (%%USER%%, % %CONFERENCE%%, ) Ajout de pièces jointes Possibilité d envoyer une copie aux administrateurs Historique des mails envoyés Yannick Barborini 14 juin

41 ÉDITION

42 ! Programme de la conférence Ajout d événements session, pause, discours, Ajout des interven9ons dans les sessions Récupéré dans les soumissions acceptées Yannick Barborini 14 juin

43 ! Vue journée Yannick Barborini 14 juin

44 ! Vue journée Yannick Barborini 14 juin

45 ! Vue semaine Yannick Barborini 14 juin

46 ! Vue semaine Yannick Barborini 14 juin

47 ! Vue détaillée Yannick Barborini 14 juin

48 ! Vue détaillée Yannick Barborini 14 juin

49 ! Vue détaillée Yannick Barborini 14 juin

50 ! Edi9on PDF Yannick Barborini 14 juin

51 ! Edi9on des soumissions «recueil des résumés» ou acte Sélec9on de la source des données Type de dépôt Grouper les soumissions Ajout de pages prédéfinies Sommaire Indexe par auteur Liste de par9cipants Intercalaires (session) Ajout de fichiers extérieurs (au format PDF) Export du document au format PDF Yannick Barborini 14 juin

52 INSCRIPTION Mise en place de l inscrip9on pour la conférence

53 ! Configura9on Défini9on de la période d inscrip9on (et/ou) de préinscrip9on Alertes mails pour chaque nouvelle inscrip9on Construc9on du formulaire d inscrip9on personnalisé Paramétrage du paiement des frais d inscrip9on Yannick Barborini 14 juin

54 ! Construc9on du formulaire Informa9ons non modifiables Champs de créa9on de compte Informa9ons personnalisables Champ texte, Liste déroulante, Bloc de descrip9on, Case à cocher, Défini9on des champs obligatoires Yannick Barborini 14 juin

55 ! Paiement des frais d inscrip9on Sélec9on des moyens de paiement Chèque, bon de commande, en ligne (prochainement) Défini9on du montant des frais d inscrip9on En fonc9on des dates Possibilité d ajout d op9ons À par9r du formulaire d inscrip9on créé auparavant exemple: par9cipa9on au repas de gala : +50 Yannick Barborini 14 juin

56 ! Inscrip9on pour les par9cipants Lien d inscrip9on accessible sur le site en fonc9on de la période définie par l administrateur Le par9cipant complète le formulaire d inscrip9on Il reçoit une confirma9on de son inscrip9on par mail Si paiement : Le système présente le montant des frais d inscripgon Choix du moyen de paiement (en foncgon des moyens définis par l administrateur) Yannick Barborini 14 juin

57 ! Tableau de bord des inscrits Accès en temps réel aux inscrip9on pour la conférence Possibilité d être alerté pour chaque nouvelle inscrip9on Yannick Barborini 14 juin

58 ! Paiement en ligne (1) via Azur Colloque pour les conférences organisées par un laboratoire CNRS Configura9on de la par9e Inscrip9on à par9r d AC Interconnectable avec des systèmes spécifiques Service local universitaire Yannick Barborini 14 juin

59 ! Paiement en ligne (2) Paiement utilisateur Envoi données Retour paiement Service comptable Etat comptable Redirection paiement Service local (université, ) Service de paiement (PAYBOX, banque, ) Etat paiement Yannick Barborini 14 juin

60 ! Intégra9on des actes dans HAL Export vers HAL en 1 clic Enrichissement de l archive ouverte HAL Créa9on automa9que d une collec9on pour la conférence Enrichissement des listes d ar9cles pour les laboratoires Diffusion large à travers l archive ouverte Yannick Barborini 14 juin

61 ! Liens Portail principal h"p:// Support h"p://support.ccsd.cnrs.fr Contact Yannick Barborini 14 juin

62 QUESTIONS???

63 DÉMONSTRATION