Procédure de gestion documentaire

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1 Procédure de gestion documentaire Vérifié par : Arnaud Dequeker Fonction : Responsable Qualité Approuvé par : Patrick Atlan Fonction : Directeur Général Visa : Visa : Référence Edition Date Procédure de gestion documentaire 6 27/04/2007

2 Edition Date Pages modifiées ETAT DES MODIFICATIONS Désignation Rédacteur 1 17/06/2004 Toutes Création A. Dequeker 2 15/11/2004 4,5 Modification C.Bouttier 3 13/12/ Création C.Bouttier 3 30/12/ Création C.Bouttier 3 05/01/ Charte graphique C.Bouttier 4 30/11/2005 Toutes Logo N. Beghdad 4 30/11/2005 Toutes Remplacement du «Groupe Salomé» par «Nat System et N. Beghdad Rsys» 5 03/05/ N. Beghdad 5 03/05/2006 Toutes Nouveau Logo RSYS N. Beghdad 6 27/04/ A. Dequeker Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 2/14

3 Sommaire 1 - OBJET ET CHAMP D APPLICATION Objet Champ d application DOCUMENTS DE REFERENCE DOCUMENTS APPLICABLES RESPONSABILITES MAITRISE DES DOCUMENTS DU SYSTEME QUALITE Généralités Identification Création, vérification et approbation Diffusion Modification Archivage, sauvegarde et destruction Archivage des différentes versions Sauvegarde des données Destruction des documents périmés Mise à disposition du Systeme Qualite MAITRISE DES DOCUMENTS ET DONNEES RELATIFS A UNE AFFAIRE Identification Création, vérification, approbation Documents contrat, réponse à appel d offre Autres documents Diffusion, modification, archivage, sauvegarde et destruction CHARTE GRAPHIQUE MAITRISE DES DOCUMENTS NORMATIFS ET REGLEMENTAIRES D ORIGINE EXTERNE TABLEAU RECAPITULATIF Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 3/14

4 01 - OBJET ET CHAMP D APPLICATION OBJET Cette procédure définit les dispositions de management de la qualité prises pour maîtriser : - les documents du système qualité des sociétés Nat System et RSys, - les documents ou données relatifs à une affaire : - documents ou données externes, à caractère contractuel et en provenance des clients, - documents ou données internes, relatifs aux activités techniques ou commerciales ; - les documents normatifs d origine externe. Pour chacun de ces documents et données, cette procédure fixe les règles d identification associées et présente les dispositions en matière de création, de vérification, d approbation, de diffusion, de modification, d archivage et de destruction CHAMP D APPLICATION Cette procédure est applicable à l ensemble des activités des sociétés Nat System et RSys DOCUMENTS DE REFERENCE Norme ISO 9001 (2000) - Chapitre : Maîtrise des documents Norme ISO 9001 (2000) - Chapitre : Maîtrise des enregistrements 23 - DOCUMENTS APPLICABLES Listes : Liste processus Liste procédures Liste formats Liste de distribution 34 - RESPONSABILITES Le Responsable Qualité est responsable de la maîtrise des documents qualité. Chaque collaborateur est responsable, à son niveau, de la gestion des données qu il génère. Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 4/14

5 45 - MAITRISE DES DOCUMENTS DU SYSTEME QUALITE GENERALITES Le système documentaire qualité des sociétés Nat System et RSys est composé : - d un manuel qualité, - de procédures, - de formats, - de macro-processus et processus. Ces documents font l objet de listes récapitulatives. Sont considérés comme originaux les documents archivés sur réseau informatique (voir $5.4) IDENTIFICATION L identification des documents du système qualité est définie par le Responsable Qualité. Tout document émis par les sociétés Nat System et RSys et appartenant au système qualité est identifié de la façon suivante : Pour le manuel qualité ou un format : Manuel qualité ou le nom du format (exemple : Compte-rendu de réunion ) Pour les autres documents du système qualité : Nom du document avec devant le nom du document suivant le cas - Procédure - Processus - Liste Exemples : - Processus commercial - Procédure Maîtrise des documents et des données - Liste des procédures Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 5/14

6 CREATION, VERIFICATION ET APPROBATION Les processus, procédures et instructions sont rédigées suivant les modèles de documents : 1 ère page : Type de document Nom du document Vérifié par : nom du vérificateur Fonction : fonction Visa : visa Approuvé par : nom de l approbateur Fonction : fonction Visa : visa Référence Edition Date Nom du document Numéro de l édition JJ/MM/AA 2 ième page : ETAT DES MODIFICATIONS Edition Date Pages modifiées Désignation Rédacteur Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 6/14

7 Pages suivantes : En-tête LOGO titre du document Type de document Bas de page Numéro d édition JJ/MM/AA nom du document Numéro de page / nombre total de pages Le rédacteur est la personne concernée par la mise en œuvre du document. Tout collaborateur du Groupe peut proposer ou créer un document. Le Responsable Qualité : - s assure du bien fondé de la procédure et de sa cohérence avec le système qualité, - valide les dispositions énoncées dans le document vis-à-vis du référentiel retenu et des pratiques des sociétés Nat System et RSys. A sa création, tout document du système qualité est référencé par un n d édition égal à 0. La première édition validée est référencée par un numéro d édition égal à 1. La référence du document en vigueur est complétée par une date d édition. Le style des caractères utilisé (police, type, taille) est libre. La Direction approuve le document et met en place les moyens nécessaires pour son application DIFFUSION Lorsque les documents sont vérifiés et approuvés, la responsabilité de la diffusion des documents relève du Responsable Qualité selon la liste de distribution. Le Responsable Qualité tient à jour des listes sur lesquelles sont indiqués : - la référence du fichier associé au document, - le titre du document, - son n d édition. Toute mise à jour d un document qualité fait l objet de la réactualisation de la liste associée. Les listes en vigueur sont mises à disposition du personnel sur serveur informatique. Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 7/14

8 Pour chaque document du système qualité, le fichier informatique de l édition en vigueur est mis à disposition du personnel sur le serveur informatique MODIFICATION Toute personne, qui utilise un document du système qualité et qui souhaite modifier son contenu, doit transmettre sa demande par mail au Responsable Qualité afin que sa demande soit traitée. Pour le manuel qualité, les procédures ou les instructions, la désignation de la modification est enregistrée dans le tableau «Etat des modifications» placé en seconde page des documents. L indice d édition du document est alors incrémenté de 1. Le document doit ensuite reprendre le même cursus en terme de vérification et d approbation qu avant diffusion (voir $5.3). Les listes associées sont ensuite remises à jour par le Responsable Qualité. Le Responsable Qualité informe par messagerie interne le personnel concerné par la mise à jour d un document et de sa mise à disposition sur le serveur informatique ARCHIVAGE, SAUVEGARDE ET DESTRUCTION ARCHIVAGE DES DIFFERENTES VERSIONS Les différentes versions des documents du système qualité sont archivées par le Responsable Qualité sous forme de fichier informatique. La date d archivage figure dans le système de sauvegarde. Le nom du fichier est le nom du document. Afin d être sauvegardé facilement, les accents éventuels ne seront pas mis dans le nom du fichier. Exemple : «Actions préventives» SAUVEGARDE DES DONNEES Les sauvegardes informatiques sont réalisées en fonction de l entité sur différents supports (réseau, DVD, bandes etc ). Les sauvegardes concernent principalement les données de type messagerie et données commerciales ou techniques. La fréquence est hebdomadaire ou bi-hebdomadaire en fonction de criticité des données à sauvegarder. Le document Gestion des sauvegardes informatiques donne pour chaque entité le type de données sauvegardées ainsi que la fréquence prévue et réalisée. Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 8/14

9 DESTRUCTION DES DOCUMENTS PERIMES La destruction des documents périmés est confiée au Responsable Qualité. Elle correspond à la destruction effective du fichier associé sur le serveur informatique. Seules les versions archivées sur le serveur informatique sont gérées, donc détruites lorsqu elles sont périmées. Toute personne, éditant ou enregistrant sur un autre support un document du système qualité, est responsable de la destruction des documents périmés MISE A DISPOSITION DU SYSTEME QUALITE L entreprise met à disposition sur le réseau, en fonction de l entité et du département auxquels il appartient, l ensemble de la documentation Qualité. Le collaborateur à ainsi accès aux éléments essentiels du système Qualité (Manuel Qualité, documents, processus métiers le concernant, etc..). Différents profils ont été déterminés en fonction de deux critères : le métier et l entité du collaborateur suivant le tableau ci-dessous : Pour NAT SYSTEM, l accès se fait via l intranet. Nat System RSys Commercial Processus commerciaux, Processus métiers, Processus RH, Processus gestion documentaire Processus commerciaux, Processus métiers, Processus RH, Processus gestion documentaire Administration Processus accueil, Processus achats, Processus RH, Processus gestion documentaire Processus Commerciaux, Processus Hot Line Processus accueil, Processus achat, Processus RH, Processus gestion documentaire. Technique Processus métiers Processus métiers Documents communs à tous les profils : - Manuel qualité - Procédure actions correctives, préventives et d'amélioration - Processus formation Documents collaborateurs (demande de congés, note de frais. etc ) au format Word. Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 9/14

10 56 - MAITRISE DES DOCUMENTS ET DONNEES RELATIFS A UNE AFFAIRE IDENTIFICATION Tout document ou donnée relatif à une affaire est identifié par : - le nom du document, - la société, - sa codification, - le nom, la fonction et le visa de la personne ayant rédigé et vérifié les informations contenues dans le document ou les données, - la date à laquelle le document a été vérifié CREATION, VERIFICATION, APPROBATION DOCUMENTS CONTRAT, REPONSE A APPEL D OFFRE Les documents contrat, réponse à appel d offres sont rédigés suivant les mêmes modèles que les documents qualité (cf. 5.3) à l exception de la deuxième page (état des modifications) qui ne figure pas. Ils peuvent comporter une référence aux contacts ou au «copyright» si jugée nécessaire. Le logo peut être remplacé par le nom de la société afin de libérer de l espace mémoire pour la sauvegarde. Codification des documents : Contrat : 'Avenant numéro' 2 chiffres chrono - C - 2 ou 3 lettres société - 1 lettre type de contrat (A = achat ; F= forfait ; M = maintenance ; P = produit ; S = service) - 3 chiffres chrono - Client - 2 chiffres du mois. 2 chiffres de l année du démarrage de la prestation Exemple : Avenant numéro 01 - C - SA - F AXA Proposition : PTC - 2 ou 3 lettres société - 3 chiffres chrono - 2 ou 3 initiales de l Ingénieur d Affaires - Client - 2 chiffres du mois - 2 chiffres de l année de la création de la proposition. Exemple : PTC - SA IAB - AXA AUTRES DOCUMENTS Pour les autres documents, le format est libre mais doit comporter au minimum les éléments d identification définis dans le 6.1, la fonction et le visa ne sont pas obligatoires. Les livrables et les documents rédigés dans le cadre d une prestation pour un client peuvent être établis suivant le formalisme du client. Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 10/14

11 Codification des documents : Abréviation du document - 2 ou 3 initiales du rédacteur - 2 chiffres du jour - 2 chiffres du mois 2 derniers chiffres de l année de la création du document 1 chiffre de chrono journalier. Avec abréviation du document : AUT autres documents COM documents commerciaux du type présentation de la société, présentation spécifique à la demande d un client, COU courrier CDE commande pour les documents fournisseurs CDT contrat pour les documents fournisseurs CRR compte-rendu de réunion NOT note QUA document qualité à destination d un client ou plan d action qualité Exemple : COM-IAB Les documents et données sont systématiquement vérifiés et approuvés par la personne les identifiant et les visant DIFFUSION, MODIFICATION, ARCHIVAGE, SAUVEGARDE ET DESTRUCTION Les documents sont diffusés à leurs destinataires. Toute modification doit être vérifiée. L archivage des documents et des données est réalisé dans le dossier Client, le nom du document étant la codification du document sans accentuation. Les documents et les données sont détruits à l'issue de leur période d'archivage. Les conditions de stockage des documents sont telles qu elles assurent le maintien en état des documents dans un environnement normal. Les durées d archivage de tous les documents sont précisées dans le tableau de la dernière page. 67 CHARTE GRAPHIQUE Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 11/14

12 Une charte graphique à été définie pour l ensemble des processus Qualité selon le tableau ci-dessous : SYMBOLE SIGNIFICATION Début ou fin de processus (éléments d entrée et de sortie) X Matérialise un renvoi à une autre page au sein d un processus. Le «X» correspond à un numéro qui permet de raccorder les renvois. Représente le «OU». Représente le «ET». Permet de matérialiser une décision de réalisation d action ou de non-réalisation. En sortie, on obtient une réponse au «non» et au «oui». Matérialise un document. Exemple : Contrat, commande, proposition, cahier des charges. Matérialise une donnée. Exemple : Matérialise un traitement, un procédé, une action. Exemple : envoi d une réponse, ouverture d un dossier d affaire, négociation. Matérialise les revues, les réunions diverses. Matérialise un processus, ou un sous processus. 78 MAITRISE DES DOCUMENTS NORMATIFS ET REGLEMENTAIRES D ORIGINE EXTERNE Les documents normatifs d origine externe sont identifiés sur une liste tenue à jour par le Responsable Qualité (voir «Liste des documents normatifs»). Cette liste mentionne pour chaque document normatif : Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 12/14

13 - son nom, - sa référence, - sa provenance, - son édition en vigueur (si applicable), - son lieu d archivage, - son mode d archivage. Cette liste est gérée de la même façon que les listes des documents qualité (voir $5.4). Les documents restent disponibles pour l ensemble du personnel. Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire - 13/14

14 Maîtrise des documents et des données 20TABLEAU RECAPITULATIF ENREGISTREMENT Collecté et archivé par : Lieu d archivage Durée d archivage Compte-rendu de Revue de Direction Direction 3 ans Dossier d Affaire Ingénieur d affaires 5 ans Evaluation client Ingénieur d affaires 3 ans Questionnaire d audit Responsable Qualité 3 ans Programme d audit Responsable Qualité 3 ans Rapport d audit Responsable Qualité 3 ans Mail générateur de plan d action qualité Responsable Qualité Toulouse 3 ans Plan d Action Qualité Responsable Qualité ou 3 ans Liste fournisseurs Responsable Qualité Paris 1 an glissant Bon de commande Responsable Achat 5 ans Demande de formation Responsable Formation 3 ans Fiche d évaluation de formation Responsable Formation 3 ans Evaluation des collaborateurs Responsable technique Illimité Anciennes versions des documents du Responsable Qualité 1 an système qualité Ce tableau sera mis à jour dans les éditions suivantes Edition 6 27/04/07 Procédure de gestion documentaire Nat RSys.doc - 14/14