Canon Business Services. Service BPO de contrôle de documents

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1 Canon Business Services Service BPO de contrôle de documents

2 Aperçu du marché Le marché Que ce soit dans le secteur de l industrie, de l ingénierie, du BTP ou de l énergie, un nombre sans cesse croissant de fournisseurs locaux et internationaux cherchent à optimiser leurs activités. Ces actions d optimisation et de rationalisation touchent l ensemble des activités : de la Recherche et Développement, en passant par la production, le marketing, la vente, jusqu au service après-vente. Dans certains secteurs, tels que celui de l industrie, l optimisation atteint déjà un taux de 70 %. En outre, nous constatons une tendance générale vers des produits ou services personnalisés nécessitant des cycles de production et de vie spécifiques, conduisant à une multiplication des références produits, et augmentant par conséquent les contraintes liées à la responsabilité, la sécurité, la mise en conformité et à l audit. Ainsi, disposer d un accès facile, à travers les différents systèmes et supports, aux informations relatives aux produits ou services, est devenu un élément essentiel pour la capacité d adaptation et d évolution de toute entreprise, et un véritable atout dans sa relation client. Les entreprises La conception, la production et la livraison de tout produit ou service implique une gestion précise de la chaîne logistique. Les fournisseurs tiers sont souvent intégrés dès les premières phases du processus de développement. Ainsi, la conception, la vente et la maintenance des différents produits et services deviennent des activités plus complexes surtout si la chaîne logistique est réalisée à travers différents systèmes (notamment des applications d entreprise), différents formats et différentes langues. Comportement du marché Nos clients sont de plus en plus soumis à des contraintes de réduction du délai de réponse dans leurs activités, ou à des actions de mise en conformité du fait d un accroissement des besoins et attentes de leurs consommateurs et interlocuteurs. L allongement des délais de réponse et de production peut être dû à des processus et circuits d approbations internes complexes, à la multiplication du nombre de fournisseurs ou à l accroissement des contraintes légales. Réaction des entreprises On constate que la plupart des entreprises ont le réflexe de mettre en place une organisation en silo afin d optimiser leurs processus. Dans les activités de Recherche et Développement, production, commercialisation et service après-vente : les processus sont rarement pensés ou gérés de façon transverse. Impact financier Les activités évoquées représentent généralement la part la plus importante du coût final de mise sur le marché, la gestion des informations et des documents représentant 5 à 15 % de ce coût, selon l activité et la maturité du mode d exploitation. Les entreprises cherchent donc à rationaliser et à optimiser ces coûts de gestion de l information et du document, ainsi qu à fluidifier leur trésorerie en réduisant leur temps de réaction pour la mise sur le marché et la commercialisation de leurs produits et/ou services. Bénéfice du service La gestion des informations doit faire face à de nombreux défis, celle-ci impliquant des intervenants multiples. Or l évolution des besoins et des attentes des consommateurs, ainsi qu une législation de plus en plus stricte, rendent indispensable l amélioration de ces processus. La gestion des informations étant essentielle dans toute activité, il est possible d établir une relation directe entre l optimisation de vos processus avec l amélioration du développement de vos produits et services. Que propose Canon Business Services Nous intervenons comme acteur principal et responsable des processus opérationnels pour tous les documents stratégiques des activités de Recherche et Développement, de production, de commercialisation et de service après-vente. Nous mettons en relation tous les services et les fournisseurs concernés, ce qui vous permet d optimiser, entre autres, vos investissements dans des applications métiers. Ceci renforce le contrôle sur la documentation et les informations, tout en réduisant les coûts. 2

3 Intérêt pour les clients Les processus en place Absence de stratégie de gestion des informations à l échelle de l entreprise. 5 à 10 % des ressources sont gaspillées lors de l exécution du processus métier. Augmentation des audits impliquant l engagement de ressources connexes. Moindre satisfaction des clients et des employés. Perte d informations due à une gestion hétéroclite des archives. Confusion quant à l attribution des tâches au niveau documentaire, les règles de responsabilité des processus étant souvent mal définies. Impacts financiers significatifs allant de l application de pénalités pour paiement tardif, jusqu à la perte de cycles de vente, dus à une documentation insuffisante. L approche Canon Business Services Définition et mise en œuvre d une stratégie et de processus de gestion des documents et d information. Centralisation de tous les documents influençant la gestion des risques. Gestion en continu des archives physiques. Standardisation des processus pour la collecte, le traitement et la distribution des données numériques et/ou physiques. Mise en place de processus automatiques. Détermination et répartition des responsabilités pour les processus d informations. Résultats et avantages Augmentation de la réactivité grâce à une réduction du temps de réponse de 20 % en moyenne, notamment pour la mise sur le marché d un produit ou d un service. Création de processus normalisés. Appui à la continuité de l activité. Diminution des coûts directs et indirects liés au cycle de vie des produits et services. Contribution au respect de la politique qualité. Réduction des risques pour l organisation et amélioration de la mise en conformité avec la législation. Diminution jusqu à 60 % du temps d exécution des processus liés à la gestion documentaire. Réduction des délais de transmission des documents numériques jusqu à 80 %. Entre 5 à 10 % de gain de temps pour vos équipes, qui peuvent ainsi se consacrer davantage à leur cœur de métier. Optimisation de votre capacité d investissement dans d autres domaines. Fournisseurs de contenus R&D Production Qualité Juridique Marketing Vente Service après-ventes Règles métiers Gestion du cycle de vie des documents Création/ Modification Audit/Révision et approbation Validation et distribution UTILISA- TION Fin de vie et destruction Audit/Révision et approbation Vérification périodique Identification de produit Archivage et extraction 3

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5 Synthèse Nous facilitons l accès aux informations essentielles, en les rendant disponibles directement ou via des processus automatisés. Le service de contrôle de documents assure une gestion et une maîtrise optimale des processus, permettant une intégration directe des flux d information dans des workflows bien définis et ce, de façon contrôlée, conforme et transparente. Documents et données sont restitués en fonction de vos règles qualité et exigences structurelles. Notre approche Nous offrons un service complet d optimisation, d exploitation et d amélioration en continu des processus via la gestion des informations métiers stratégiques. Nous gérons les informations entrantes, l archivage des documents, la validation des données et la publication des informations. Nos clients peuvent ainsi se concentrer sur leurs principaux objectifs métiers et accroître leur productivité. Notre valeur ajoutée Nous gérons les processus de bout en bout. Nous rendons les coûts directs et indirects prévisibles et transparents. Nos processus sont fiables et solides car ils reposent sur des engagements de niveau de services (SLA) et des indicateurs de performances (KPI) clairs et définis conjointement. Nous disposons d une expérience unique dans la réalisation de prestations au sein de structures hautement réglementées (par exemple dans les secteurs de l aérospatial, médical, et pharmaceutique) et pouvons l appliquer à l échelle internationale. Nos équipes suivent les tendances et les nouveautés du marché, ce qui nous permet d adapter nos prestations et de répondre aux demandes du client en fonction des innovations du marché. Afin de répondre aux besoins de chaque environnement et à toute évolution de nos clients, nous nous appuyons sur des solutions, produits et partenaires reconnus sur le marché. 5

6 Cas client La prestation de service de contrôle de documents pour GE Oil & Gas Situation et défi General Electric Oil & Gas est un leader mondial en équipements et services technologiques avancés pour toutes les branches de l industrie du pétrole et du gaz. En 1999, General Electric Oil & Gas, dont le siège social est en Italie, a amorcé l externalisation des fonctions annexes afin de libérer ses collaborateurs de contraintes qui ne relèvent pas de son cœur de métier. Pour autant, la gestion documentaire restait cruciale pour l entreprise dans la mesure où la qualité des documents remis conditionnait directement le déclenchement du paiement de leurs produits et services. Ainsi, il était essentiel de mettre en place et d exploiter un processus documentaire fiable et cohérent. Proposition et solution Canon Business Services Canon Business Services a défini et mis en place un processus d intégration des documents pour General Electric réunissant toutes les branches d activité. Nos prestations incluent : L archivage administratif et technique. La gestion du service de reprographie pour la production de documents techniques (tels que les manuels de gestion de la qualité pour toutes les usines). Le service de contrôle de documents et d enregistrement des documents des fournisseurs (émission et renvoi des documents). Centre de saisie des données et d assistance : réception, collecte et archivage électronique des certifications (ex. : marques CE). Afin d optimiser le flux documentaire, nous avons pris en charge le processus de mise à jour des documents, assurant ainsi un suivi constant des données sans nuire à la flexibilité des services. Résultats/avantages pour les clients Coûts réduits de plus de 20 %. Augmentation de la productivité avec une réduction de 20 % du temps de production des documents sensibles. Les documents sont fournis dans les temps impartis, réduisant les délais pour la facturation et fluidifiant ainsi la trésorerie. Suivi rigoureux des indicateurs métriques spécialement définis et mis en place pour chaque prestation. Les services documentaires gérés par Canon Business Services sont intégrés à ceux de General Electric. 6

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8 Votre business Vos clients Vos utilisateurs Novembre Canon France Business Services Toutes les caractéristiques sont susceptibles d être modifiées sans avis préalable. Tous les noms relatifs aux produits et/ou aux sociétés sont déposés et constituent des marques protégées de leurs fabricants ou titulaires sur leurs marchés et/ou pays. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Canon France S.A.S. Siège social 17, quai du Président Paul Doumer Courbevoie Cedex Tél canon.fr Canon France Business Services S.A. 12, avenue de l Europe CS Montévrain Marne la Vallée Cedex 04 Tél Fax canon.fr oce.fr Capital de RCS Meaux