Optimisation du processus d'évaluation des demandes de propositions: une nouvelle approche

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1 Optimisation du processus d'évaluation des demandes de propositions: une nouvelle approche Présenté par Richard Allie, BSc, PMP Gestionnaire, Services des marchés Construction de Défense Canada John D. Gamble, CET, P.Eng. Président Association des firmes d ingénieurs-conseils Canada (AFIC) Forum CCMP Novembre 2012

2 Construction de Défense Canada Société d'état qui relève du gouvernement du Canada par l'entremise du ministre de TPSGC Créée en 1951 Seulement un client le Ministère de la Défense Nationale Fournir: Marchés, Construction, Gestion de projet & programme, Services de gestion de l environnement and des installations

3 AFIC Canada Association des firmes d ingénieurs-conseils Canada 500 firmes qui emploient collectivement quelques 75,000 personnes Firmes peuvent inclure des ingénieurs, architectes, planificateurs, scientistes, etc. Fédération de 12 associations provinciales et territoriales

4 Utilisation de services de génie et architecture par CDC Moyenne des 5 dernières années: 790 contrats Valeur annuelle de 153M$ L année passée ( ): 944 contrats Valeur totale de 191M$

5 Défis pour projets en génie et architecture Livraison Ponctuelle Besoins Client Responsabilité Financière Qualité & Innovation

6 Services de génie et d architectes sont un investissement

7 Opportunités d améliorer les résultats 100% 50% 0% Planification & Conception Construction Opération & Entretien Durée

8 Opportunités d améliorer les résultats Planification & Conception Construction Opération & Entretien Durée

9 L approvisionnement est la clé Établir des objectifs communs et les résultats souhaités Comprendre relations coût-bénéfice-risque Clarifier les rôles and responsabilités Choisir la bonne équipe pour le bon travail Identifier les ressources requises

10 Évaluation des propositions - pondération

11 Évaluation des propositions - pondération

12 Domination involontaire du prix Prix le plus bas ne représente pas nécessairement la «meilleure valeur» Firmes interprètent la portée des travaux au minimum pour être compétitives Minimum d'efforts et de ressources sont récompensés L'innovation et la créativité découragés Pénalise les firmes qui anticipent les complexités ou apprécient pleinement les besoins des clients

13 Achats de services de génie et architecture

14 Les problèmes Calendrier pour DP trop long: plusieurs mois pour mettre en place un contrat Niveau d effort élevé Préoccupation de l'industrie avec l'impact du prix sur le processus de sélection Documents contractuels dépassés et besoin de mise à jour

15 Notre approche Consultations avec l industrie Consultations avec le MDN Suivi et évaluation (afin de mieux cerner les problèmes) Recherche auprès d autres propriétaires

16 Consultations avec l industrie AFIC & IRAC, 3 journées complètes Clauses principales du contrat Processus de DP et critères de sélection Processus de gestion des contrats / relations

17 Consultations avec le MDN DRPC: Direction réalisation de projets de construction au QGDN Processus de DP et critères de sélection Recherche de l'innovation, amélioration de l'efficacité

18 Recherche auprès d autres propriétaires 7 propriétaires consultés Provincial, Municipal, Fédéral Sauf quelques différences mineures, les processus / critères de sélection étaient les mêmes La pluspart mettent plus d emphase sur le prix

19 Suivi et évaluation Seulement 25% de nos DP resultent en un contrat au lieu de 60% durant AF 05/06 Plus de 40 jours pour signer le contrat après la réception des propositions Rendu compte que le processus d'évaluation était où nous passions la plupart de notre temps et nos efforts

20 Processus d évaluation - avant Évaluateurs choisis au cas par cas, la formation doit être répétée Évaluateurs ont leurs emplois réguliers à faire, l'évaluation n'était pas une priorité Système de notation: 1 à 10 Chaque évaluateur présentait sa série de notes et de commentaires à l'appui

21 Processus d évaluation - avant Agent des marchés examinait toutes les notes et les commentaires pour identifier les incohérences Plusieurs conférences téléphoniques pour assurer la cohérence des résultats et des commentaires individuels Meilleur résultat possible: la cohérence par rapport à un consensus Les pointages se regrouperont entre 5 à 9

22 Processus d évaluation révisé jan 2012 Pointage révisé 0 Pas de réponse 1-Faible: réponse faible; manque de l information clée 2- Acceptable: réponse qui rencontre la pluspart des besoins 3- Excellent: très bonne ou excellente réponse Évaluateurs: choisis en fonction de leurs qualifications; sur la liste pendant 2 ans Délai de présentation des résultats des évaluations Pas de commentaires individuels par des évaluateurs Conférence téléphonique pour établir un consensus et commentaires d appui

23 Résultats à date Maintenant moins de 30 jours à partir de la clôture de la DP à la signature du contrat Les pointages sont plus dispersés Moins d enveloppes de prix sont ouvertes Même % décidé sur le prix Commentaires plus constructifs à l'appui des pointages

24 Prochaines étapes Éduquer les évaluateurs de CDC, et les firmes de génie et architecture Amélioration des documents de la DP Mise à jour des documents contractuels D'autres consultations pour les items cidessus

25 Pas nécessairement tout ce qui compte peut être compté; Et tout ce qui peut être compté, ne compte pas nécessairement - Albert Einstein, célèbere génie