Courses on Internal Control and Risk Management. September 2010

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1 Courses on Internal Control and Risk Management Page 1/5 September 2010 EN VERSION 1. Internal Control Standards for Effective Management - Introduction to Internal Control for all staff This introductory course is designed to provide participants with an understanding of the basic concepts of internal control. Its aim is also to explain the framework of internal control and its importance in the Commission as well as implications of Internal Control for everyday activities of staff members, thereby facilitating the understanding and effective implementation of internal control by the services. This course is for all staff as all categories of staff are in one way or another concerned with internal control matters. There is also another module that is dedicated especially for managers. Main subjects covered by this training are: - definition, objectives and main concepts of Internal Control - Internal Control Framework at the European Commission, including Internal Control Standards for Effective Management, and its organization within the Commission. - Effectiveness of Internal Control systems - Risk Management aspects - roles and responsibilities of actors involved in Internal Control Presentation is complemented by practical examples and exercises. 2. Management Supervision After the training you will: - Realise the relationship between management and supervision - Know the supervision techniques on all the stages of management - Be able to use the supervision techniques in practice - Be able to supervise your team effectively This training is the module of a series of trainings offered by ADMIN and developed by BUDG on aspects linked to internal control and effectiveness of management. This module focuses on Internal Control Standard No9: Management Supervision and underlines the crucial role of effective supervision in daily management. Being targeted at Managers, the training module recognises the vital role of Management in ensuring the effective supervision and achievement of organisational objectives. The main subjects covered during the training are: the role of supervision in effective planning; organising and managing resources (time, people and money); the role of soft skills in effective leadership (feedback, motivating your staff, performance issues); supervision techniques for monitoring and coordination.

2 Page 2/5 3. Risk Management for ICCs (this one is currently on-hold will be re-started at the earliest Nov 2010) Main objectives of the one-day-training training: - Explaining the Commission's risk management framework (refer to SEC(2005)1327) - Explaining how risk management can add value to a DG and the Commission - Focussing on the role of the ICC in the risk management process, i.e. how to set up, coordinate and support an effective risk management process - Answering questions the participants may have regarding the role of the ICC in the risk management process and any other aspects of risk management - Facilitating the exchange of experiences and good practices between the participants The main target group is Internal Control Coordinators (ICCs) and their staff. Main topics handled during training are: - History/background regarding the development of risk management in the Commission - Explanation of the key phases and elements in the Commission's risk management process - Usage of concrete examples and short case-studies to illustrate the practical implementation and coordination of risk management from an ICC's perspective - Group discussions and use of voting tool - Information about existing risk management guidance and tools 4. Internal Control Standards for Effective Management - module for managers This Training will Explain the internal control framework of the European Commission. Explain how the administrative reform of the EC influenced the state of internal control Give you an overview of the main actors responsible for Internal Control Give you the tools to successfully manage internal control issues and reporting within your DG / service / unit The course is developed by DG BUDG and given by external trainers. at Managers in order to help them manage internal control issues within their services. It recognises the vital role played by Managers in ensuring sound control over their activities. ] The main subjects covered are: definition of internal control, history of the internal control framework at the Commission, the structure of the Internal Control framework, internal control and the planning/reporting cycle; the roles and responsibilities of particular actors in internal control (staff, management, auditors, Director-General etc.); internal control reporting requirements (Annual Management Plan, Annual Activity Report). This half-day course is based on presentation supported by Powerpoint and handouts. Small quizzes and one case study exercise are included in the course, in order to stimulate active participation. 5. Risk Management for all Staff - Introduce the risk concept, its definition and classifications at the Commission - Show the added value of risk management - Apply the method in practical examples - Exchange experiences at staff as all categories of staff are in one way or another concerned with risk management matters. There is also another module that is dedicated specially for managers.

3 - Risk definition and identification - Addressing and managing risks - Risks' classifications - Practical exercise - Conclusions and questions Page 3/5 6. Risk Management for Managers Providing a basic knowledge of the Commission's risk management framework (refer to SEC(2005)1327) Explaining how risk management can add value to a DG or a Unit Focussing on the practical implementation of risk management in a DG or a Unit Answering any questions the participants may have regarding risk management Facilitating the exchange of experiences and good practices between the participants The course is developed by DG BUDG and given by external trainers. at Managers in order to help them manage the issues in the area of risk within their services. It recognises the vital role played by Managers in ensuring effective risk management in their activities. History/background regarding the development of risk management in the Commission Explanation of the key phases and elements in the Commission's risk management process Usage of concrete examples and short case-studies to illustrate the practical implementation Group discussions and use of voting tool Information about existing risk management guidance and tools The course on detecting fraud information to be taken from Kinga

4 FR VERSION Page 4/5 1. Standards de Contrôle Interne pour une gestion efficace - Introduction pour tout personnel Ce cours d'initiation est conçu pour fournir aux participants une compréhension des concepts de base du contrôle interne, expliquer le cadre de contrôle interne, son importance à la Commission et ses implications pour les activités quotidiennes des membres du personnel. Le but est de faciliter la compréhension et la mise en oeuvre efficace du contrôle interne par les services. Ce cours est destiné à tout le personnel puisque nous sommes tous d'une manière ou d'une autre concernées par les sujets de contrôle interne. Un autre module, dédié à l'encadrement, est également proposé. Les sujets principaux couverts par cette formation sont : - définition, objectifs et concepts principaux du contrôle interne - cadre de contrôle interne à la Commission européenne, comprenant les standards de contrôle interne pour une gestion efficace, et son organisation au sein de la Commission. - efficacité des systèmes de contrôle interne - aspects de gestion des risques - rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans le contrôle interne La présentation est complétée par des exemples et exercices pratiques. 2. Supervision par le management Au terme de la formation, vous aurez appris à : - Prendre conscience du rapport entre management et supervision - Connaître les techniques de supervision propres à chacune des étapes du management - Mettre en pratique les techniques de supervision - Superviser votre équipe de manière efficace Cette formation constitue l'un des modules de la série de formations sur le Contrôle interne et l'efficacité de la gestion offertes par la DG ADMIN et développées par la DG BUDG. Ce module se concentre sur le Standard de contrôle interne n 9 "Supervision par le management" et montre combien une supervision efficace est essentielle dans la gestion au quotidien. Ce module destiné aux managers reconnaît leur rôle central dans la mise en uvre d'une supervision efficace et dans la réalisation des objectifs de l'organisation. Les principaux thèmes abordés sont : le rôle de la supervision dans une planification efficace; l'organisation et la gestion des ressources (le temps, les ressources humaines et les ressources financières); le rôle des "soft skills" (compétences émotionnelles et sociales) dans un leadership efficace (feedback, motivation de l'équipe, problèmes de performances); les techniques de supervision dans le monitoring et la coordination. 3. Risk Management for ICCs (on-hold if you really need I may ask ADMIN for the FR version of the description) 4. Standards de contrôle interne pour une gestion efficace - module managers Cette formation couvrira les aspects suivants: Cadre de contrôle interne de la Commission européenne. Manière dont la réforme administrative de la CE a influencé l'état du contrôle interne Aperçu des acteurs principaux responsables du contrôle interne Outils pour gérer avec succès les problématiques et reporting liés au contrôle interne dans votre DG/Direction/unité Le cours est développé par DG BUDG et donné par des formateurs externes

5 Page 5/5 risques. Ce module est destiné aux managers afin de les aider à gérer les problématiques de contrôle interne au sein de leurs services. Il reconnaît le rôle essentiel joué par les managers, qui assurent le bon contrôle de leurs activités. Les sujets principaux couverts sont : définition du contrôle interne, historique du cadre de contrôle interne à la Commission, structure du cadre de contrôle interne, contrôle interne dans le cycle de planification et de reporting, rôles et responsabilités des acteurs dans le contrôle interne (personnel, managers, auditeurs, directeurs généraux, etc.), obligations en matière de reporting sur le contrôle interne (plan de gestion annuel, rapport annuel d'activité). Ce cours d'une demi-journée est basé sur une présentation PowerPoint et des polycopiés. De courts questionnaires et un cas sont inclus dans le cours, afin de stimuler la participation active. 5. Gestion du risque pour tout personnel - Présenter le concept de risque, sa définition et ses classifications au sein de la Commission - Montrer la valeur ajoutée de la gestion des risques - Appliquer la méthodologie via des exemples pratiques - Partager les expériences risques. Ce module est destiné a tout le personnel puisque ils sont tous d'une manière ou d'une autre concernées par les sujets de la gestion des risques. Un autre module, dédié à l'encadrement, est également proposé. - La définition et l'identification du risque - Adresser et gérer des risques - Les classifications des risques - L'exercice pratique - Conclusions et questions 6. Gestion du Risque pour Managers Apporter une connaissance de base du cadre de gestion des risques de la Commission (cf. SEC(2005)1327) Expliquer la valeur ajoutée que peut apporter la gestion des risques à une DG ou à une unité Mettre l'accent sur la mise en oeuvre pratique de la gestion des risques dans une DG ou une unité Répondre aux questions des participants sur la gestion des risques Faciliter l'échange d'expériences et de bonnes pratiques entre les participants Le cours est développé par DG BUDG et donné par des formateurs externes. risques. Ce module est destiné aux managers afin de les aider à gérer les problématiques de la gestion des risques au sein de leurs services. Il reconnaît le rôle essentiel joué par les managers, qui assurent la bonne gestion des risques de leurs activités. Histoire du développement de la gestion des risques à la Commission Explication des phases et des éléments clés du processus de gestion des risques de la Commission Utilisation d'exemples concrets et de cas brefs pour illustrer la mise en oeuvre pratique Discussions en groupe et utilisation d'un outil de vote Informations sur la guidance et les outils disponibles pour la gestion des risques