1.1.1 Gestion des réserves GPA

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1 1.1.1 Gestion des réserves GPA L objectif de ce module est de permettre le suivi des réserves de finition en garantie de parfait achèvement d une opération. Cette opération peut être gérer dans le module opération OU non. Dans ce dernier cas il faudra renseigner le patrimoine et le fournisseur alors que dans le premier cas ces données seront issues du marché. En fonction des saisies de dates de chaque réserve les courriers de rappel, mise en demeure puis d exécution pour le compte (substitution) seront imprimés Paramètres nécessaires Les paramètres sont visibles dans la gestion des réserves de GPA, mais pour les modifier, il faut passer par le menu patrimoine, fiche société Les délais Les délais permettent de calculer à partir de la date d émission des courriers la date limite d exécution et donc la date à partir de laquelle le courrier suivant devra être émis. Courrier 1= Rappel, Courrier 2= mise en demeure, Courrier 3 = substitution pour exécution des travaux. (+ courrier caution bancaire s il y a lieu) Autres paramètres Toute réserve a un utilisateur «Contact» par défaut ce dernier est réglé sur contact par défaut. Chaque courrier peut avoir un signataire différent à renseigner dans ces zones Saisir une réserve Menu «gestion réserve GPA», cliquez sur le bouton «Ajouter une réserve / Recevoir un quitus», puis choisir l option «Ajouter une réserve» ère étape Se positionner sur l onglet Généralités puis compléter chaque champ ou ligne

2 Contact société Par défaut c est celui des paramètres. C est l utilisateur qui sera indiqué en contact dans les courriers avec ses coordonnées. Opération Facultatif ou inutile si l opération n est pas gérée par le module opération intégré. Cliquez dans la zone «Opération» pour sélectionner l opération dans la liste. Marché Cliquez dans la zone «Marché» pour sélectionner le marché. La liste des marchés de l opération précédemment sélectionnée apparait Une fois le marché saisi le fournisseur ET le patrimoine sont automatiquement renseignés. Fournisseur Cliquez dans la zone pour sélectionner le fournisseur dans la liste. Patrimoine Cliquez dans la zone, la page de critère de recherche de patrimoine standard s affiche pour sélectionner le niveau de patrimoine concerné par la réserve.

3 Le patrimoine peut être choisi parmi les parties communes (programme, bâtiment, escalier) ou les locaux occupés ou non. Symptôme/localisation Facultatif. Cliquez dans la zone pour sélectionner le symptôme et sa localisation. En cas de saisie la localisation peut être omise de la description de la réserve. Saisir le descriptif Indiquez ici la réserve sous une forme claire et compréhensible en ajoutant la localisation si ce n est déjà fait par le symptôme. On peut également coller un texte de type RTF. Caution Le type de caution ainsi que la caution sont à renseigner sauf en cas de saisie de marché au préalable. Si la caution est de type Bancaire saisir le tiers en cliquant dans le champ caution. Pour enregistrer la réserve cliquer sur qu un courrier n a pas été émis.celle-ci peut être annulée a tout moment tant A partir d une réserve existante Vous pouvez saisir une nouvelle réserve en conservant les données préalablement. Positionnez vous alors une reservé existante que vous voulez reprendre comme exemple, puis cliquez sur, puis choisir ème étape facultative La date d enregistrement de la réserve correspond par défaut à la date du jour.

4 Les autres dates seront toutes renseignées automatiquement par l émission des courriers. Toutefois pour faire une reprise de données dans le cas où des courriers ont déjà été émis OU pour corriger une donnée on peut y faire une saisie. Se positionner sur l onglet courriers/demandeurs : Date d enregistrement Date / heure / utilisateur. Mis à jour automatiquement à l enregistrement de l appel. Date d envoi courrier 1 Mis à jour automatiquement lors de l impression du document (courrier 1) demande de levée de réserve. Vous pouvez tout de même modifier la date si vous le souhaitez. Date limite réponse courrier 1 Mis à jour automatiquement lors de l impression du document demande de levée de réserve par calcul date d envoi plus paramètre de délai 1. Vous pouvez tout de même modifier la date si vous le souhaitez Date réception quitus courrier 1 Mis à jour automatiquement lors de la réception du quitus (voir chapitre «Réception des quitus») Coordonnées de contact du demandeur Si la zone est vide c est le nom du contact lors de la saisie initiale de la réserve. Dans le cas ou la réserve est initié par une réclamation locataire (voir CRM) c est le nom du locataire. Idem pour téléphone, Supprimer une réserve IMPORTANT : Seules les lignes de réserve pour lesquelles aucun courrier n a été émis peuvent être supprimées. Pour annuler une réserve, se positionner sur la ligne à annuler et

5 La ligne est surlignée en rouge elle sera effectivement supprimée au prochain enregistrement On peut faire une sélection multiple de réserves à supprimer. Les lignes à supprimer changent de couleur et seront supprimées définitivement au moment de l enregistrement Import d un fichier de réserves à partir d un tableau Excel. Identification des réserves sur sites Cette identification se fait soit sur papier afin d être saisie ultérieurement soit sur une feuille au format Excel comme ci-dessous avec un éventuel transfert vers NeXThOME une fois de retour au bureau. Le tableau Excel doit être formaté comme ci-dessous et un onglet «Réserves» doit être présent. Dans tous les cas, un complément manuel sera nécessaire pour le code fournisseur par exemple ou autre selon la précision des données du tableau. L export des réserves est réalisable à tout moment. L utilisateur doit l enregistrer et/ou le copier dans le répertoire TEMP/ de NeXThOME avant de pouvoir l importer dans le module GPA. Exemple : Cliquez dans l onglet «import»en haut à gauche, puis AVANT d importer, vous avez la possibilité le contenu.

6 Puis, puis dans l onglet fichier. Des données peuvent manquer. Il vous suffit de retourner sur la ligne pour modifier ou compléter Généralités sur l impression des courriers Par défaut le système imprime les courriers correspondant à TOUTES les réserves affichées et ceci en fonction du type de courrier demandé. Si ce courrier a déjà été émis il n est pas réimprimé sauf si l option duplicata des paramètres généraux est cochée. Avant d imprimer, il est donc capital de savoir sélectionner exactement les réserves pour lesquelles on veut faire un courrier OU que l on veut simplement afficher. Chaque impression de nouveau courrier donne lieu à la mémorisation de ce dernier dans la GED (Ged fournisseur uniquement). A la fin de chaque impression pour que cette dernière soit bien enregistrée comme telle, le système demande un enregistrement : Répondre oui pour valider l impression. Dans le cas contraire détruire les documents papiers émis par erreur Sélectionner les réserves Cliquez sur le bouton tiroir ou touche F2 afin de visualiser l ensemble des critères de recherche Etat des réserves Case à cocher permettant de visualiser toutes les réserves saisies selon l état (avec notion de couleur), le fournisseurs, le patrimoine les réserves avec un retard sur demande de levée ou sur mise en demeure.

7 Voir uniquement avec la limite de demande de levée Si cochée seules les réserves dont la date de limite de réponse au courrier 1 est dépassée seront sélectionnées. Voir uniquement avec la limite de mise en demeure Si cochée seules les réserves dont la date de limite de réponse au courrier 2 est dépassée seront sélectionnées. Programme / fournisseur Sélectionner si besoin le patrimoine et/ou le prestataire Clic sur pour actualiser la liste des réserves En utilisant les ascenseurs, vous pouvez trouver des renseignements supplémentaires. Les réserves dont le retard est sur fond orange sont celles à traiter en priorité car cela signifie qu elles sont en retard. Le délai de cette alerte est modifiable dans la zone délai de réception (voir chapitre précédent) Vous pouvez encore restreindre la liste de résultats en utilisant les icônes de réserves. pour conserver ou supprimer de la liste de sélection certaines lignes

8 Imprimer 1 er courrier en AR : Demande de levée Courrier de demande de lévée de réserve de garantie de parfait achevement à adresser à l entreprise. La date d émission est la date du jour. C est celle qui sert de point de départ pour le calcul du délai (voir paramètres). La date limite de réponse du courrier 1 est alimentée automatiquement par le calcul lors de la validation. Attention : Par défaut le système imprime les courriers correspondant à TOUTES les réserves affichées et ceci en fonction du type de courrier demandé Avant d imprimer, il est donc capital de savoir sélectionner exactement les réserves pour lesquelles on veut faire un courrier OU que l on veut simplement afficher. Pensez à valider l impression des courriers Imprimer 2 ème courrier en AR : Mise en demeure Courrier de mise en demeure de réserve de garantie de parfait achevement à adresser à l entreprise de la réserve la date de présentation donne le début de la nouvelle période de

9 levée de réserve en tenant compte des renseignements indiqués voir chapitre «paramètres nécessaires». Attention : Par défaut le système imprime les courriers correspondant à TOUTES les réserves affichées et ceci en fonction du type de courrier demandé Avant d imprimer, il est donc capital de savoir sélectionner exactement les réserves pour lesquelles on veut faire un courrier OU que l on veut simplement afficher. Pensez toujours à enregistrer comme exemple courrier Réception des quitus La réception d un quitus correspond à la saisie de la date du jour dans la zone date de quitus courrier 1 ou 2. Les quitus ne peuvent être saisis que si le courrier correspondant a été émis. Se positionner sur la ligne correspondante à la réserve, cliquer sur, puis sélectionner ou Vérifier la date. Vous pouvez scanner et mémoriser le quitus signé dans la GED Imprimer 3 ème courrier en AR : Exécution des travaux Avant d imprimer ces courriers saisir le montant des travaux de substitution dans l onglet courriers De la même manière si une caution bancaire est enjeu il faut saisir le tiers caution afin de pouvoir lui adresser automatiquement une copie du courrier.

10 Courrier d exécution aux frais et risques dans le cadre de la garantie de parfait achevement à adresser à l entreprise défaillante. Ce courrier l informe de l execution par une autre entreprise suite à une mise en demeure restée infructueuse. De plus, s il y a lieu, un courrier est également adressé à la Caution Bancaire. Pensez toujours à enregistrer comme exemple courrier 1 pour valider l impression Voir les réclamations locataires sur ce patrimoine En cliquant sur vous pouvez visualiser les réclamations sur le patrimoine sélectionné et compléter (répondre) au tiers pour lui indiquer que vous suivez sa réclamation sous forme d une réserve de GPA Saisie d une réserve à partir de la foncton «Relation tiers» Si la demande locataire correspond à un défaut de type réserve sous GPA vous pouvez générer une réserve : Saisie d une réserve à partir de la gestion des opérations Sélectionner le marché concerné, et cliquer sur le bouton «Gestion budget et marchés»., dans l onglet La fonction de gestion des réserves de GPA s ouvre. Cliquer alors sur, puis choisir.