SEFRI, juin Evaluation nationale du case management «Formation professionnelle» Cahier des charges

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1 SEFRI, juin 2014 Evaluation nationale du case management «Formation professionnelle» Cahier des charges

2 Sommaire 1 CONTETE CONDITIONS-CADRES CASE MANAGEMENT «FORMATION PROFESSIONNELLE» OBJECTIF ET UTILITÉ DE L ÉVALUATION ACTEURS BASES DE L ÉVALUATION DIMENSIONS DE L ÉVALUATION HYPOTHÈSES ET QUESTIONS PROCÉDURE ET DONNÉES ASPECTS FORMELS COLLABORATION AVEC LE MANDANT CALENDRIER - ÉTAPES CONTENU DE L OFFRE CRITÈRES D ATTRIBUTION PLAFOND DE DÉPENSES DÉPÔT DES OFFRES, PERSONNE DE CONTACT CLAUSES CONTRACTUELLES /10

3 1 Contexte 1.1 Conditions-cadres Le présent document fait office de cahier des charges et de base de travail pour les particuliers et les entreprises soumettant leur offre. Il explique le contexte du mandat, son contenu, l organisation du projet et les aspects formels de l offre. Le Secrétariat d Etat à la formation, à la recherche et à l innovation (SEFRI) accorde une importance majeure à l activité d évaluation. Le Conseil fédéral a incité les offices fédéraux, les départements fédéraux et la Chancellerie fédérale à élaborer une stratégie spécifique d évaluation de l efficacité et de doter les services responsables des ressources nécessaires à la mise en œuvre et à l accompagnement de cette évaluation 1 2. En ce qui concerne la formation professionnelle, l art. 66 de l ordonnance sur la formation professionnelle (OFPr) dispose que l octroi d une subvention à des projets implique l évaluation des mesures encouragées. La loi fédérale sur la formation professionnelle (LFPr) prévoit finalement que le développement de la formation professionnelle doit être évalué de manière continue. 1.2 Case management «Formation professionnelle» La Confédération, les cantons, l économie et la société ont un grand intérêt à ce qu un maximum de jeunes obtienne un diplôme postobligatoire. En 2011, la Confédération et les cantons ont arrêté communément un objectif de politique de formation visant à porter le taux de diplômés du degré secondaire II à 95 %. Le Case management «Formation professionnelle» (CM FP) doit permettre d atteindre cet objectif en accompagnant des jeunes en difficulté, ayant des situations de vie différentes, dans une formation professionnelle ou au moins en s assurant qu ils ne sortent pas du système éducatif. Le CM FP est une procédure structurée: pendant les phases du choix de la profession et de la formation professionnelle, un service responsable veille à ce que cette procédure soit coordonnée, contrôlée et conforme à la planification, et ce, par-delà les frontières institutionnelles. L harmonisation des activités de toutes les parties intéressées doit permettre d augmenter l efficience et l efficacité des mesures instaurées. Le CM FP a aussi pour mission de développer les compétences personnelles des jeunes afin qu ils puissent répondre par leurs propres moyens aux exigences de la société, de l économie et de la formation et ainsi s épanouir (aide à l autoresponsabilisation) 3. S appuyant sur la loi fédérale sur la formation professionnelle (art. 3, let. a et c, 7 et 12, LFPr), la Confédération a encouragé l introduction du CM FP dans les cantons entre 2008 et Afin d assurer l implantation du CM FP dans les structures cantonales, la Confédération soutient encore les cantons jusqu en 2015 avec une phase de consolidation. La Confédération et la Conférence suisse des offices cantonaux de la formation professionnelle (CSFP) ont par ailleurs accompagné cette mise en œuvre par plusieurs projets partiels. Depuis l introduction du CM FP il y a six ans, les cantons n ont cessé de faire évoluer les concepts et de les adapter aux conditions-cadres spécifiques. D après l évaluation de la mise en œuvre qui a été réalisée entre 2010 et 2011, on peut identifier quatre profils qui se différencient selon la gestion des cas (par un acteur ou plus), l intégration institutionnelle (traitement en interne ou mandats externes), la 1 Conseil fédéral suisse: Umsetzung von Artikel 170 BV / Verstärkung der Wirksamkeitsüberprüfung, Berne, 3 novembre (document non disponible en français). 2 Office fédéral de la justice (2006): décisions du Conseil fédéral du 3 novembre 2004 en matière de renforcement de l évaluation de l efficacité au sein du Conseil fédéral et de l administration fédérale (complétées par les recommandations de la Conférence des secrétaires généraux (CSG) du 19 décembre 2005 en matière de normes de qualité. Aperçu consolidé des décisions. Recommandations sur le calendrier d exécution, Berne. 3 Case management «Formation professionnelle». Principes et mise en œuvre dans les cantons. OFFT, 22 février 2007, Berne. 3/10

4 fonction et le rôle des case managers et la répartition géographique (services spécialisés centralisés ou décentralisés) 4. 2 Objectif et utilité de l évaluation La Confédération a prévu dès le début d évaluer le développement et les effets du CM FP. L exécution de celui-ci dans les cantons a été vérifiée deux ans après son introduction, lors d une première phase qui s est déroulé de 2010 à La deuxième phase prévoit une mesure des effets à l occasion de la clôture de projet en L objectif principal de la deuxième évaluation consiste à vérifier quels effets ont pu être enregistrés depuis l introduction du CM FP. Il s agit de démontrer en particulier s il contribue à la résolution pérenne des problèmes. Outre la gestion des cas proprement dite, le case management comprend également la gestion du système. Pour cette dernière, l évaluation s intéresse avant tout à la coordination et à la coopération des acteurs, afin de déterminer si l efficacité a pu être augmentée sur le plan administratif. L évaluation du CM FP est une évaluation de suivi, du fait que l utilisation du case management se poursuit dans la plupart des cantons. En conséquence, l évaluation se veut aussi bien formative que sommative. Les résultats de l évaluation permettront d un côté à la Confédération et aux cantons de présenter un compte rendu. De l autre côté, celle-ci doit servir à mettre en exergue les aspects qui ont tout particulièrement fait leurs preuves, ceux qui n ont pas été concluants, à quel niveau se situent les défis importants et où on peut trouver du potentiel d amélioration. L évaluation aborde par ailleurs les modèles de mise en œuvre qui ont été particulièrement efficaces et les développements futurs qui se profilent. 3 Acteurs Les institutions d encouragement et de mise en œuvre font partie des acteurs les plus importants du CM FP ainsi que les destinataires et intervenants qui bénéficient en fin de compte du changement de comportement du groupe cible ou qui en sont concernés sous une forme ou sous une autre. Les groupes d acteurs suivants devraient être intégrés à l évaluation. Figure 1: acteurs Destinataires bénéficiant du changement de comportement du groupe cible - AC, SECO; - AI, OFAS; - services sociaux; - écoles; - prestataires de places d apprentissage; - jeunes Institutions d encouragement et responsables de la mise en œuvre - SEFRI; - CSFP; - directions cantonales des CM FP Autres acteurs concernés indirectement par le CM FP - services des migrations et d encouragement de l intégration, ODM; - organisations de travailleurs et associations patronales; - CSFO, Diartis - CCDJP 4 Projet national de case management «Formation professionnelle». Rapport relatif à l évaluation portant sur la mise en œuvre. OFFT, juin 2011, Berne. 4/10

5 4 Bases de l évaluation 4.1 Dimensions de l évaluation Le modèle suivant illustre les dimensions en termes de qualité et d impact du CM FP. L examen des effets directs et indirects doit être au cœur de l évaluation prévue. Figure 2: dimensions de la qualité et de l effet Environnement (politique, économie, culture etc.) Qualité de la structure: ressources financières et humaines; qualification des collaborateurs et charge de travail au profit du CM; intégration dans l organisation; degré d intégration; pilotage du réseau; normes du processus; documentation / logiciel Qualité du processus Qualité du déroulement: - admission des cas; - évaluation; - planification du soutien et prestations de soutien; - gestion des cas; collaboration des acteurs concernés Effet direct Effets / atteinte des objectifs: - réduction des problèmes; - encouragement des ressources qualité de vie; niveau de formation; satisfaction des clients; satisfaction des partenaires; image / perception extérieure Effet indirect Conséquence sur le système global: - diminution du nombre de personnes sans diplôme du degré secondaire II; - baisse du chômage des jeunes; - économies sur les prestations sociales; efficacité du système global Efficience: Efficacité: Coûts coûts- Rapport bénéfice Bénéfice Bénéfice retiré Présentation: en référence à Donabedian (1980). 4.2 Hypothèses et questions Depuis l introduction du CM FP, la situation sur le marché des places d apprentissage s est améliorée en raison de l évolution démographique et d autres développements. Les conditions-cadre cantonales ont en outre influencé la façon de mettre en œuvre le CM FP ainsi que les objectifs visés. Les conditions différentes, les développements qui ont eu lieu pendant les dernières années ainsi que la compréhension différente du CM FP doivent être prises en compte lors de la réalisation de l évaluation. Les hypothèses suivantes constituent le point de départ de l évaluation prévue: H1: Les acteurs principaux (institutions) de l environnement du CM FP font preuve d une plus grande volonté en termes de participation et de coopération. H2: Le CM FP donne lieu à des déroulements différenciés et à des conditions-cadre organisationnelles plus efficaces dans les offices cantonaux de la formation professionnelle. H3: Le CM FP améliore les effets de la prise en charge individuelle du cas, aussi bien auprès du jeune concerné, que des autres parties prenantes. H4: Une collaboration cohérente aux interfaces entre le CM FP et les institutions du système de sécurité sociale permet également aux jeunes n ayant pas réussi du premier coup à entreprendre une formation de développer à temps une stratégie de formation en phase avec leurs compétences. 5/10

6 H5: Les jeunes accompagnés par le CM FP achèvent leur formation du degré secondaire II et sont moins souvent touchés par le chômage ou dépendants de l aide sociale. A partir des dimensions d évaluation de la figure 2 et des présentes hypothèses, il est possible de formuler les questions suivantes. Tableau 1: questions Qualité de la structure Niveau a. Les structures du CM FP conduisent-elles à des prestations de soutien meilleures et Cas individuel plus efficaces? b. Quelle est l influence des structures du case management sur les interlocuteurs et Cas individuel les participants à la procédure? c. Les structures du case management permettent-elles une intégration durable pour Organisation un développement à long terme? d. Dans quelle mesure le respect des directives sur la protection des données a-t-il des Organisation répercussions sur la collaboration des participants à la procédure? e. Dans quelle mesure les structures du case management influencent-elles l utilisation Organisation du logiciel CM-Online? f. Quel est l effet des structures du case management sur la collaboration en réseau Système des spécialistes? Qualité du processus g. Quels aspects du case management caractérisent les structures ou sont particulièrement Organisation marqués? Effet direct h. Quels groupes cibles peuvent bénéficier en particulier du CM FP ou à quels groupes Cas individuel cibles convient-il? A quels groupes ne convient-il pas? i. Quel est le degré de satisfaction des jeunes à l égard du soutien apporté par le Cas individuel CM FP? j. Le soutien apporté par le CM FP permet-il de réduire les problèmes rencontrés par Cas individuel les jeunes, de renforcer leurs ressources et de les amener à entreprendre une formation postobligatoire? k. Quel est le degré de satisfaction des participants à la procédure par rapport au Cas individuel CM FP? l. Comment le CM FP est-il reçu auprès des spécialistes et des institutions participantes? Organisation Effet indirect m. Quel est l effet du CM FP sur le système global (AVS, AI, aide sociale, formation, Système etc.)? n. Dans quelle mesure le CM FP contribue-t-il à l atteinte de l objectif de 95 % des Système jeunes de moins de 25 ans titulaires d un diplôme du degré secondaire II? Quels cantons ont déjà atteint cet objectif? Efficacité: o. Les prestations fournies par le CM FP font-elles état, pour un effet identique, d un Cas individuel meilleur rapport coûts-bénéfice? p. Les structures du CM conduisent-elles à une augmentation des ressources financières Organisation et est-ce que celles-ci sont investies avec une plus grande efficacité? q. Où a-t-on ou qui a pu réaliser des économies sur la base du CM FP? Système 6/10

7 4.3 Procédure et données Procédure A cause des questions posées dans cette enquête et des différences cantonales dans la mise en œuvre du CM FP, il est recommandé que l évaluation prévue soit réalisée avec des groupes comparatifs. Le modèle de référence pourrait être celui de la gestion centralisée des cas, en définissant par ailleurs les critères qui doivent être remplis et en sélectionnant les concepts cantonaux pouvant être rattachés au modèle «gestion centralisée des cas». L évaluation de la mise en œuvre réalisée par Landert < Partner (2011) peut servir de référence à cet effet. Les concepts de case management s étant développés au cours des dernières années, il est possible que de nouveaux concepts aient vu le jour ou que certains modèles aient changé ou aient été abandonnés. Ajoutons à cela le fait que les conditions-cadre dans les cantons sont parfois très différentes et que plusieurs «facteurs perturbateurs» interagissent: la conjoncture, le marché des places d apprentissage, le nombre de bénéficiaires de l aide sociale, le chômage des jeunes, la composition culturelle de la population, etc. Ces facteurs doivent être pris en compte et contrôlés par le biais d une procédure statistique. Il faut par ailleurs démontrer à l aide d exemples de bonnes pratiques quels modèles de mise en œuvre, basés sur quels facteurs, sont efficients et efficaces. Etat des données Pour répondre aux questions liées au cas individuel, le CM-Online (gestion des cas assistée par un logiciel) fournit un grand nombre de données. Les cantons n utilisent toutefois pas tous le CM-Online et récoltent en partie des données sous une autre forme. Pour répondre aux questions liées à l efficacité, le SEFRI met à disposition des données financières qui fournissent, d une part, des informations sur les étapes et les allocations versées pendant le financement de départ et, d autre part, des données financières collectées pendant la phase de consolidation, dans le cadre du calcul des coûts et des prestations. Les données disponibles auprès du SEFRI doivent encore être complétées le cas échéant par des indications supplémentaires venant des cantons. Le déroulement de la phase d introduction et de la phase de consolidation a été documenté en détail par le SEFRI: concepts nationaux, présentations et rapports. Il existe par ailleurs pour chaque canton un dossier contenant des documents relatifs aux différentes étapes. Un profil a été par ailleurs établi pour chaque canton dans le cadre de l évaluation de la mise en œuvre. Aucune information n est disponible à ce jour au sujet de la satisfaction des jeunes et des parties prenantes à la procédure par rapport au CM FP ou au sujet de l entretien des réseaux et de la collaboration des spécialistes et des prestataires. On ne dispose pas non plus d indications sur la planification du soutien, les mesures prises et leurs effets. 7/10

8 Tableau 2: vue d ensemble des sources de données existantes Données de la prise en charge individuelle du cas Indications sociodémographiques Annonce du cas (date, institution ayant annoncé le cas, structures qui sont déjà intervenues) Etat de la formation et changements pendant le soutien par le case management Phase de clarification / de triage (admission ou refus, avec indication des motifs) Institutions prenant le relais après un refus Indicateurs des effets (date de clôture du cas, motif de la clôture, motif de l interruption, institution prenant le relais en cas d interruption) Situation au regard de l activité professionnelle et de la formation à la clôture Estimation des chances de succès Examen de la pérennité six mois après la clôture Données sur la structure Ressources financières Ressources humaines et qualifications des case managers Normes du processus CM-Online et protection des données Intégration dans les structures de l organisation (stratégie, organigramme) Données personnelles dans le CM-Online Documents Données financières 5 Aspects formels Les normes de la Société suisse d évaluation (SEVAL) doivent être respectées. Le présent mandat doit aboutir à la rédaction d un rapport final répondant aux normes scientifiques. Celui-ci devra comporter une synthèse et ne pas dépasser 50 à 60 pages (sans les annexes). Les recommandations doivent être formulées de manière précise en fonction des différents groupes d intérêt. Les liens entre les recommandations et les résultats de l évaluation devront être mis en évidence. Tous les rapports finaux concernant les évaluations commandées par le SEFRI sont publiées sur son site Internet Collaboration avec le mandant Un groupe d accompagnement composé de représentants des différents groupes d acteurs sera mis en place afin d assurer le suivi de l évaluation au niveau du contenu. Il sera impliqué dans les différentes étapes du processus d évaluation (séance de lancement, rapports intermédiaires, rapport final) et s assurera que les personnes chargées de l évaluation disposent des informations nécessaires au bon déroulement de leur travail. Il contribuera par ailleurs à la diffusion des connaissances acquises dans le cadre de l évaluation. Le mandataire est tenu d entretenir une étroite collaboration avec le mandant, qui est dans tous les cas le seul interlocuteur du mandataire et doit lui adresser des rapports réguliers. 8/10

9 5.2 Calendrier - étapes - Dépôt de l offre 20 août Attribution du mandat 8 septembre Lancement et mise au net du mandat 22 septembre Rapport intermédiaire 16 mars Projet de rapport final 24 août Rapport final 15 septembre Contenu de l offre L offre doit comporter les éléments suivants: - un avis critique sur le mandat; - une proposition de marche à suivre avec le concept, les méthodes et les étapes de l évaluation; - un relevé détaillé des coûts; - une définition des tâches des évaluateurs et du mandant; - le calendrier et les étapes intermédiaires; - des données sur les collaborateurs engagés, y c. leurs profils de qualification et leurs références; - l offre ne doit pas dépasser 10 pages (annexes non comprises). 5.4 Critères d attribution Les offres déposées seront évaluées selon les critères suivants: - qualité et originalité de l offre (compréhension du mandat, exhaustivité, concept d évaluation, planification, etc.); - attribution pertinente et proportionnelle des coûts; - assurance qualité (flux d information, mesures de soutien); - organisation et qualification de l équipe de projet (expérience dans les domaines de l évaluation et de la formation, connaissance du système suisse de formation professionnelle). 5.5 Plafond de dépenses L évaluation est financée par le SEFRI. Le plafond des dépenses du mandat s élève à francs, TVA comprise. 5.6 Dépôt des offres, personne de contact Les offres doivent être déposées d ici au 20 août 2014 auprès de la personne de contact. Elles peuvent être rédigées en allemand, en français ou en italien. Un exemplaire de l offre doit être remis sous forme numérique et l exemplaire signé par voie postale. Secrétariat d Etat à la formation, à la recherche et à l innovation SEFRI Division Bases du système de formation Unité Subventions et financement de projets M. Christian Eicher Effingerstrasse Berne Courriel: christian.eicher@sbfi.admin.ch Pour toute question concernant l appel d offres, veuillez-vous adresser aux personnes de contact mentionnées ci-dessous: Christian Eicher: christian.eicher@sbfi.admin.ch, Andrea Ernst: andrea.ernst@sbfi.admin.ch, /10

10 5.7 Clauses contractuelles Le mandat est soumis aux conditions générales (CG) de la Confédération relatives aux contrats de services. La présentation de l offre se fait à titre gratuit. Les offres doivent avoir une validité d au moins 60 jours après le délai de remise. Le mandant effectue les paiements dus dans les 30 jours suivant la date de réception de la facture. Le paiement s effectue en francs suisses. 10/10