Access 2007 THE MISSING MANUAL. Matthew MacDonald. Le manuel qui aurait dû être fourni avec votre logiciel

Transcription

1 Access 2007 Matthew MacDonald THE MISSING MANUAL Le manuel qui aurait dû être fourni avec votre logiciel

2 Table des matières Avant-propos... À propos de l auteur... À propos de l équipe... Remerciements... XVII XVII XVII XVIII Introduction... Que pouvez-vous faire avec Access?... XX Les deux faces d Access... XXI Access ou Excel?... XXII Access ou SQL Server?... XXIII Le nouveau visage d Access XXIV Le ruban... XXV Exploiter le ruban à partir du clavier... XXVI Le menu Office... XXIX La barre d outils accès rapide d Access... XXX Les nouvelles fonctionnalités d Access XXXI À propos de cet ouvrage... XXXIII À propos du plan... XXXIII À propos>de>ces>flèches... XXXIV À propos des raccourcis clavier... XXXVII À propos du clic... XXXVII À propos des exemples... XXXVII À propos de MissingManuals.com... XXXVIII XIX Partie 1 : Stocker des informations dans des tables Chapitre 1 : Créer votre première base de données... 3 Comprendre les bases de données Access... 4 Pour bien démarrer Créer une base de données... 7 Comprendre les tables... 9 Créer une simple table Modifier une table Ouvrir et enregistrer des bases de données Access Faire des sauvegardes Table des matières V

3 VI Enregistrer une base de données dans un autre format ou sous un autre nom 21 Ouvrir une base de données Ouvrir plusieurs bases de données à la fois Ouvrir une base de données créée sous une ancienne version d Access Créer une autre base de données Le volet de navigation Parcourir les tables à l aide du panneau de navigation Gérer les objets de base de données Chapitre 2 : Créer des tables sur mesure Comprendre les types de données Le mode Création Organiser et décrire vos champs Fonctionnement de mises à jour en mode Création Les types de données Access Le type Texte Le type Mémo Le type Numérique Le type Monétaire Le format Date/Heure Le type Oui/Non Le type Lien hypertexte Le type Pièce jointe Le type NuméroAuto Clé primaire Créer votre propre champ de clé primaire Six principes de conception de bases de données Choisir des noms de champs adéquats Séparer les informations Intégrer tous les détails en un seul emplacement Éviter la duplication d'information Éviter la redondance d'information Définir un champ ID Chapitre 3 : Gérer les feuilles de données : tris, recherches, filtres, etc Personnaliser des feuilles de données Mettre en forme une feuille de données Réorganiser les colonnes Redimensionner les lignes et les colonnes Masquer des colonnes Figer les colonnes... 73

4 Naviguer dans des feuilles de données Trier Filtrer Rechercher Modifications avancées Le correcteur orthographique Corrections automatiques Caractères spéciaux Imprimer la feuille de données Aperçu avant impression Peaufiner une impression Chapitre 4 : Bloquer les saisies erronées Les bases de l intégrité des données Éviter les champs vierges Définir des valeurs par défaut Éviter les doublons à l aide des index Les masques de saisie Exploiter un masque prédéfini Créer votre propre masque de saisie Les règles de validation Appliquer une règle de validation de champ Créer une règle de validation de champ Créer une règle de validation de table Les listes de choix Créer une liste de choix simple à l aide de valeurs fixes Ajouter de nouvelles valeurs à votre liste de choix Chapitre 5 : Lier des tables à l aide des relations Principes de base des relations Données redondantes vs données liées Faire correspondre des champs par une relation Créer une liaison par la colonne ID La relation parent-enfant Exploiter une relation Définir une relation Modifier des relations Intégrité référentielle Naviguer au travers d une relation Listes de choix et tables liées Découvrir des relations plus exotiques Table des matières VII

5 Relation un-à-un Relation plusieurs-à-plusieurs Exemples pratiques de relations L école de musique Le magasin des Saveurs du Monde VIII Partie 2 : Manipuler les données à l aide de requêtes Chapitre 6 : Les requêtes de sélection Connaissances de base à propos des requêtes Créer des requêtes Créer une requête en mode Création Créer une requête simple à l aide de l assistant Requête Découverte du Mode SQL Requêtes et tables liées Jointure de tables dans une requête Jointures externes Jointures multiples Chapitre 7 : Principales astuces de requêtes Champs calculés Définir un champ calculé Faire de simples calculs avec des champs de type Numérique Expressions contenant du texte Fonctions de requête Utiliser une fonction Le Générateur d expression Formater des valeurs numériques Autres fonctions mathématiques Fonctions de traitement de valeurs textuelles Fonctions de traitement de date Traitements des valeurs ne contenant aucune donnée valide (Null) Synthétiser des données Regrouper une requête Totaux Jointures dans une requête Totaux Paramètres de requête Chapitre 8 : Les requêtes de modification de données Comprendre les requêtes Action Tester des requêtes Action (avec prudence) La famille des requêtes Action

6 Les requêtes Mise à jour Les requêtes Ajout Créer une requête Ajout ou Création de table Démarrer un champ de type NuméroAuto à une valeur autre que Les requêtes Suppression Travaux pratiques : prévenir l épuisement des stocks Identifier les produits indisponibles en stock Marquer les commandes à l état «En attente» Chapitre 9 : Analyser des données à l aide de requêtes analyse croisée et de tableaux croisés dynamiques Comprendre les requêtes analyse croisée Créer des requêtes analyse croisée Créer une requête analyse croisée à l aide de l Assistant Créer une requête analyse croisée à partir de rien Les tableaux croisés dynamiques Créer un tableau croisé dynamique Manipuler un tableau croisé dynamique Créer un champ calculé Masquer et afficher les détails Filtrer les tableaux croisés dynamiques Graphiques croisés dynamiques Choisir un type de graphique Imprimer un graphique croisé dynamique Partie 3 : Imprimer des états Chapitre 10 : Créer des états Les états de base Créer un état simple Organiser un état Ajouter et supprimer des champs Les différents modes d affichage d un état Créer un état à partir de zéro Imprimer, prévisualiser et exporter un état Prévisualiser un état Exporter un état Récupérer le complément d enregistrement au format PDF Mettre en forme un état Table des matières IX

7 Mettre en forme les colonnes et les en-têtes de colonnes Mise en forme conditionnelle Filtrer et trier un état Filtrer un état Trier un état Chapitre 11 : Créer des états complexes Améliorer vos états en mode Création Les sections du mode Création Comprendre les contrôles Retirer des champs d une disposition sous-jacente Ajouter d autres contrôles Créer un état à partir de rien (en mode Création) L assistant État L assistant Étiquettes Affiner le paramétrage de vos états à l aide des propriétés Modifier les propriétés communes Les expressions Les regroupements Regroupement au sein d un état Personnalisation à l aide des outils du volet «Regrouper, trier et total» Regroupements multiples Partie 4 : Concevoir une interface utilisateur à l aide de formulaires X Chapitre 12 : Créer des formulaires simples Connaissances de base à propos des formulaires Créer un formulaire simple Exploiter un formulaire Trier et filtrer dans un formulaire Trier dans un formulaire Filtrer un formulaire Exploiter un filtrage par formulaire Sauvegarder vos filtres pour un usage ultérieur Améliorer la disposition des formulaires Libérer les contrôles de leur structure de disposition Exploiter plusieurs dispositions Exploiter des dispositions tabulaires

8 Afficher de multiples enregistrements sur un formulaire Les formulaires double affichage Autres propriétés de formulaire utiles L assistant Formulaire Chapitre 13 : Créer des formulaires avancés Personnalisation de formulaires en mode Création Les sections de formulaire : les différentes parties de votre formulaire Ajout de contrôles à votre formulaire Tour d horizon de la galerie des contrôles Agencement des contrôles sur votre formulaire Ancrage : redimensionnement automatique de contrôles Ordre de tabulation : faciliter la navigation au clavier Prendre le contrôle des contrôles Verrouiller des champs Prévenir des erreurs à l aide de règles de validation Faire des calculs à base d expressions Organiser à l aide de contrôles Onglet Se déplacer avec des liens Naviguer à l aide de zones de liste Exécuter des actions à l aide de boutons de commande Formulaires et tables liées Relier des tables et des formulaires simples Le contrôle Sous-formulaire Créer des sous-formulaires personnalisés Chapitre 14 : Créer un système de navigation Maîtriser le volet de navigation Configurer la liste de navigation Obtenir un meilleur filtrage Masquer des objets Exploiter des groupes personnalisés Rechercher au sein du volet de navigation Créer des formulaires avec des fonctionnalités de navigation Créer un menu général Définir un formulaire de démarrage Alternatives au menu général Afficher tous vos formulaires dans une liste Créer une liaison avec des données liées Afficher des enregistrements liés dans des formulaires séparés Afficher des états plus détaillés par le biais d un lien Table des matières XI

9 XII Partie 5 : Programmer avec Access Chapitre 15 : Automatiser des tâches avec les macros Principes de base des macros Création d une macro Exécution d une macro Débogage d une macro Macros et sécurité Actions de macro à risque Traitement des macros à risque par Access Le Centre de gestion de la confidentialité Mise en œuvre d un emplacement approuvé Trois exemples de macros utiles Trouver un enregistrement Imprimer un état Envoyer un contenant vos données Gestion des macros Les groupes de macros Associer une macro à une combinaison de touches Configurer une macro s exécutant à l ouverture d une base de données Intégrer des macros dans des formulaires Comprendre la notion d événements Associer une macro à un événement Récupérer les arguments d un formulaire Modifier les propriétés d un formulaire Macros conditionnelles Créer une condition Valider des données à l aide d une condition Macros conditionnelles plus complexes Chapitre 16 : Automatiser des tâches à l aide de Visual Basic L éditeur Visual Basic Ajouter un nouveau module Écrire un programme simple Ajouter du code à un formulaire Répondre à un événement de formulaire Appeler le code d un module Lire et écrire dans les champs d un formulaire Comprendre les objets Les propriétés

10 Les méthodes Les événements Manipuler des objets Signaler la modification d un enregistrement Créer un effet MouseOver Chapitre 17 : Écrire un code plus élégant Explorer le langage VB Stocker des informations dans des variables Prendre des décisions Répéter des actions Créer des fonctions personnalisées Pour faire le point : une fonction de vérification de cartes de crédit Gérer les erreurs Déboguer Programme de gestion d erreurs Approfondir les objets L objet DoCmd Convertir une macro en code VB Utiliser VB pour améliorer votre quotidien Proposer un cumul au fil de l eau Récupérer des informations sur les prix Ajouter un nouvel article lors de la saisie d une commande Gérer la validation d une commande Actualiser le stock Partie 6 : Partager les données Access Chapitre 18 : Partager une base de données avec plusieurs utilisateurs Ouvrir votre base de données sur le monde Comprendre le fonctionnement du partage de base de données Access Préparer votre base de données Comprendre le principe de fractionnement d une base de données Fractionner une base de données à l aide de l assistant Comprendre le fonctionnement des tables liées Fractionner manuellement une base de données Verrouiller votre application principale Partager une base de données avec des personnes ne disposant pas d Access 594 Gérer harmonieusement différents utilisateurs Table des matières XIII

11 XIV Prendre en compte des modifications Traiter des conflits de modification Mettre en œuvre des verrouillages pour empêcher les modifications concurrentes Ouvrir une base de données en mode Exclusif Gérer des données corrompues Diagnostiquer (et réparer) des bases de données corrompues Prendre des mesures préventives face à la corruption de données Sécuriser votre base de données Protéger votre base de données par un mot de passe Mots de passe et bases de données fractionnées Exploiter la fonctionnalité Sécurité des fichiers Windows Chapitre 19 : Importer et exporter des données Situations impliquant l importation et l exportation de données Situations où l exportation est nécessaire Situations où l importation est nécessaire Se servir du Presse-papiers Copier une table Access vers une autre application Copier de cellules Excel vers Access Opérations d importation et d exportation Types de fichiers importables Importation de données Importer à partir d un fichier Excel Importer à partir d un fichier texte Types de fichiers exportables Exporter des données Réutiliser les paramètres d importation et d exportation Access et le XML Qu est-ce que le XML, réellement? Les trois règles du XML Fichiers et schémas XML Access et XML Exporter vers un fichier XML Importer à partir d un fichier XML Collecter des informations par Créer un message Traiter manuellement les réponses Traiter automatiquement les réponses Gérer vos paramètres de collecte de messages électroniques

12 Chapitre 20 : Connecter Access à SQL Server Avez-vous besoin de passer à SQL Server? Fonctionnement de SQL Server SQL Server à moindre frais Démarrer avec SQL Server 2005 Express Installer SQL Server Express Mettre en place SQL Server sur le réseau Créer une base de données SQL Server Migrer une base de données Gérer votre base de données SQL Server Créer une base de données SQL Server en partant de zéro Ajouter des objets à une base de données SQL Server Créer une table Les requêtes dans SQL Server Créer une vue Chapitre 21 : Connecter Access et SharePoint Comprendre SharePoint Ce qu il est possible de faire avec SharePoint Configurer SharePoint Créer un site Web d équipe Personnaliser votre site Sharepoint SharePoint et Access Créer une liste Exporter une table vers SharePoint Importer des données dans Access Déplacer une base de données entière vers SharePoint Modifier vos données SharePoint dans Access Modifier hors connexion Partie 7 : Annexe Annexe : Personnaliser la barre d outils Accès rapide La barre d outils Accès rapide Ajouter des boutons Personnaliser des bases de données spécifiques Index Table des matières XV