I ECRANS RELATIFS A L ENREGISTREMENT DE L

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1 7 FICHE N : COMMENT ENREGISTRER UN DOCUMENTAIRE DANS LA BASE DE DONNEES? Dernière mise à jour : Mai 2009 Préambule : Attention, il est parfois délicat de savoir dans quelle catégorie classer un livre. Pour déterminer la catégorie d un livre le plus simple est de prendre en exemple les livres déjà enregistrés et classés. Particularité pour les documentaires : il faut écraser le code d enregistrement du livre attribué automatiquement par l ordinateur. Il faudra alors remplacer ce code par le code d enregistrement du livre que nous décrivons en page 3. I ECRANS RELATIFS A L ENREGISTREMENT DE L OUVRAGE Afin d accéder à l écran d enregistrement du documentaire, vous devez d abord accéder à la base de données (description de la procédure en Fiche N 3).

2 Cliquez sur la fonction «Ajouter un livre» Il s agit dans un premier temps d enregistrer le NOM de l auteur ( attention LE NOM, non pas le PRENOM). Pour cela, il suffit de taper les 3 premières lettres du NOM de l auteur et d appuyer sur «entrer». La base de données «auteurs» (avec les 3 premières lettres tapées) apparaît. Note : si l auteur n existe pas dans la base, il faudra bien sûr le créer. Il faut simplement inscrire le Nom et le Prénom de l auteur. Le nouvel auteur s enregistrera alors automatiquement dans la base de données.

3 Ecran : enregistrement du nom de l auteur Pour les documentaires, les périodiques «documentaires», si l auteur est inconnu ou si l œuvre est collective, se servir du code «collectif» ( taper «COL»). Après avoir saisi le nom de l auteur, de la même façon, on saisit le nom de l éditeur et la catégorie de l ouvrage concerné. catégorie Attention il est important de bien classer le documentaire dans la catégorie adéquate (cf. table «agréée» par les bibliothèques Fiche N 2) : par ex, un documentaire sur les sciences relève de la catégorie DOC600 BLEU

4 code du livre : l ordinateur va attribuer un code qu il faudra écraser. Validez en cliquant sur la flèche noire Mots clé à choisir de façon à faciliter les recherches ultérieures Le code attribué par l ordinateur a été écrasé et un nouveau code a été attribué (D + (c est à dire «zéro») + N reporté dans le journal de saisie La Nomenclature du code d enregistrement est la suivante : D + séquence de 5 chiffres (*) donc 6 caractères au total (rajoutez un ou plusieurs («zéro et non pas «O») - si le nombre de caractères est insuffisant : ex D 622) (*) ATTENTION : Pour les documentaires, la numérotation est continue : prendre le dernier N du documentaire inscrit dans la saisie «Journal de saisie» - Ex : Dernier N = D 622, alors prendre le D 623 Ne surtout pas rentrer DO mais rentrer D ( il s agit d un «zéro») RAPPEL : Après avoir enregistré des livres il faut toujours imprimer le journal de saisie et ranger l impression dans un classeur prévu à cet effet.

5 II - Rangement du documentaire II.. Code de classement du livre en rayon : il s agit du code à inscrire sur la tranche du documentaire avant de le couvrir * Merci de consulter la table des documentaires ( voir Fiche N 2) Comme déjà évoqué, Il existe une table permettant de classer les documentaires par catégorie. Il s agit d une table utilisée par toutes les bibliothèques ; il faut donc s y référer afin de déterminer le code de classement du livre (voir fiche N 2). Cette table attribue des couleurs à chaque type de documentaire (ex : Histoire = couleur «blanc») ainsi qu un numéro à chaque sous catégorie de documentaire (ex : Histoire médiévale, moderne et contemporaine = blanc + N 940, ex : Histoire de France = blanc + N 940, ) * Deux sortes de documentaires ( en fonction de leur difficulté) Chaque catégorie de documentaires existe dans la base de données sous deux formes : - Documentaires «AJ» (Albums Jeunesse) : lecture facile (CP, CE, CE2) pastille jaune (rangement dans les «bacs») - Documentaires (CM, CM2) sur la tranche du livre indication de la couleur du documentaire + son N selon sa catégorie II.2. Rappels des informations à inscrire sur la tranche des livres - Collez sur la tranche du livre une bande de couleur correspondant à la catégorie du documentaire - Collez la pastille jaune sur le documentaire s il s agit d Albums Jeunesse - Les Albums Jeunesse se rangent dans un bac - Reportez sur cette bande le code de classement agréé «bibliothèque»