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1 QuadraFACT version du 31/03/2016 Nouveauté : Gestion de l'interface tactile de la saisie nomade La saisie nomade s'enrichit d'une interface tactile. Développée pour tablette tactile (type Microsoft uniquement,) moins encombrante qu'un PC portable, elle permet d'optimiser de manière notable votre travail grâce à une meilleure réactivité et une simplification des actions. Plus simple et plus intuitive, elle permet de traiter aussi bien des documents préétablis au siège, que d'en créer de nouveaux à l'aide d'une saisie assistée par l'utilisation des trames. La fonctionnalité est particulièrement adaptée pour le négoce de produits unitaires. Les entreprises qui utilisent des articles de type "Lot", "Variante", "Gamme", "M²" conserveront la saisie "classique", plus adaptée. >>>>>L'interface tactile est détaillée au point 4 de la documentation technique "Le module nomade" disponible dans le menu "?" / Documentations. Module Affaires : enrichissements Nouvel état : Analyse détaillée des affaires Pour les utilisateurs gérant les affaires à partir d'un prévisionnel dépenses / recettes, un nouvel état permet d'obtenir un nouveau compte d'exploitation. Sur chaque poste de dépense / recette, il offre une vue globale du montant du prévisionnel, réalisé et facturé. L'accès à cet état est conditionné par l'activation de l'option "Calcul des frais généraux sur les dépenses" dans les constantes générales de QuadraParamétrage, onglet Affaires. 1/8

2 Lancer le menu Affaires / Editions Pour une exploitation optimale de l'état, il convient d'accorder une attention particulière à la saisie des frais prévisionnels et des ventilations des frais prévisionnels par compte comptable Comment saisir les frais prévisionnels? RAPPELS Le budget prévisionnel découpe éventuellement par mois le chiffre d'affaire, les achats en fonction des postes recettes/dépenses paramétrés. Cette saisie s'effectue au menu Paramétrage du module Affaires <Prévisionnels ventes>/<prévisionnels Achats>. Prévisionnel Ventes : tous les postes qu'il faut suivre en renseignant le montant prévisionnel des recettes mensuelles de l'entreprise Prévisionnel Achats : il s'agit de la prévision des dépenses mensuelles de l'entreprise établie en début d'année. Comment ventiler les frais prévisionnels et les dépenses réelles par compte comptable? Associer aux recettes et/ou aux achats des comptes comptables dans le menu Affaires>Paramétrages>Prévisionnel ventes, Prévisionnel Achats Différents mots clés peuvent être utilisés pour être pris en compte. Ces mots clés peuvent être ajoutés aux comptes comptables ou remplacés : TEMPS = NOTES = issus de la saisie des temps ENGINS = FG = Frais généraux HNO = Heures non opérationnelles HNT = Heures non travaillées Comment enregistrer les frais généraux? L'enregistrement des frais généraux consiste à paramétrer un pourcentage ou un montant de frais généraux par période à imputer sur le chiffre d'affaire réel c'est à dire les factures émises sur la période. La saisie s'effectue au menu Paramétrages>Affectation des frais généraux. Saisir une période au format MMAA Saisir un pourcentage à imputer sur le CA réel et sur les factures ou un coût unitaire qui s'applique par heure travaillée sur les affaires de type 1 ou 2. 2/8

3 Journal des ventes par affaire : nouvelle option d'impression Lorsque l'affaire est géré à l'en tête, possibilité sur l'édition d'effectuer un tri par chargé d'affaire avec éventuellement un saut de page par chargé d'affaire. Le journal des ventes présente alors un sous total par chargé d'affaire. Si un saut de page a été demandé, l'état présente une page par chargé d'affaire Mandats SEPA BtoB Le module QSEPA qui gérait jusque là uniquement les prélèvements SEPA au format SDD Core (applicable aux entreprises et aux particuliers), gère désormais le format SDD B2B "Business to Business" réservé aux entreprises. QuadraFACT est aménagé pour générer des fichiers de prélèvements associés aux 2 types de mandats. En création manuelle d'un mandat au module QSepa, la fiche mandat permet d'indiquer son type. Le type "B2B" (ou inter-entreprises) est accessible uniquement : si la fiche du client concerné comporte un SIRET. si la rubrique "Migration d'un accord existant" n'est pas cochée. Rappel : lors du passage à SEPA, la migration a été autorisée uniquement pour les mandats du type SDD Core. Elle a évité la signature de nouveaux mandats aux clients déjà prélevés sur la base d'une autorisation de prélèvement au format national CFONB. 3/8

4 A noter que le type du mandat est modifiable tant qu'aucun prélèvement n'a été effectué. A l'édition du mandat, les modèles de document (création ou modification) sont adaptés au format B2B. Comme pour le type SDD CORE, le mandat est complet lorsque le cadre "Signature" de la fiche mandat est renseigné et que le mandat a été archivé. En saisie de pièce, le type du mandat est affiché en 1 ère colonne de la liste des mandats rattachés aux banques du client : Mention B2B ou colonne à blanc pour un mandat SDD CORE). A la génération du fichier de prélèvements, le type des mandats est repérable à l'orientation du pictogramme associé : Vers la gauche pour les mandats CORE Vers la droite pour les mandats B2B. A la génération d'un fichier de prélèvements, les traitements sont identiques pour les 2 types de mandats. Les différences, essentiellement juridiques interviennent lors du traitement bancaire : SDD Core SDD B2B Délai de présentation interbancaire d un prélèvement Nouveau mandat : 5 jours ouvrés bancaires (ou dernier prélèvement d'un mandat) 1 jour SEPA Autres cas : 2 jours ouvrés bancaires Responsable du mandat Le créancier Banque du débiteur en accord avec lui Contrôle du mandat par la banque du débiteur Optionnel Obligatoire Rejet par la banque du débiteur (ex impayés) Délai de 5 jours ouvrés Délai de 2 jours ouvrés Rejet à la demande du débiteur 8 semaines (+2 jours ouvrés) après la date de débit du compte Impossible Rejet / contestation du débiteur, motif "opération non autorisée" 13 mois 13 mois 4/8

5 Gestion des achats : rattachement de la facture émanant du fournisseur Dans le cas où le fournisseur a transmis sa facture, il est possible de rattacher l'image du document à la facture saisie dans QuadraFACT. En "Affectation d'un numéro de facture", cliquer sur l'option "Attacher une image". Le document scanné sera rattaché à la facture générée. En saisie de BR/Facture fournisseur, une fois le BR numéroté, cliquer sur le bouton <Attacher I> puis scanner le document. Si une image existe déjà (par exemple l'image générée par l'impression de la facture), elle sera remplacée par ce document scanné. Un message avertit l'utilisateur A noter : En cas de multi BR, rattacher l'image du document sur le 1 er BR pour qu'il soit pris en compte. Cette image sera attachée à l'écriture comptable. Saisie de pièces Facturation à l'avancement Dorénavant, dans le but d'éviter toute dissociation dans les pourcentages d'avancement, la valorisation de toutes les commandes ayant fait l'objet d'un 1 er avancement ainsi que les BL issus de cet avancement n'est plus modifiable en saisie. Un symbole rouge apparaît devant la date de pièce. Seuls des commentaires peuvent y être ajoutés. Pour rectifier une situation et la commande l'ayant générée, il convient d'utiliser la fonction "Modification de l'avancement facturé". Toutefois, il est possible d'autoriser la modification en utilisant le mot de contrôle FSAISIE31 dans le paramétrage de la confidentialité. Attention! : Cette action est sous l'entière responsabilité de l'utilisateur. 5/8

6 Divers Extension aux commandes de la possibilité de déterminer si une ligne doit être suivie en stock (<Alt+B>) ou non (<Ctrl+B>). Amélioration diverses Vues sur les pièces achat Commandes fournisseurs : nouvelle colonne pour indiquer si la commande est confirmée ou non BR : nouvelle colonne "Date d'échéance" Edition pièces Nouveau modèle de masque de commande : "S" : Suivi de chantier 6/8

7 Sont présentées sur ce modèle le déboursé /quantité prévue et le déboursé réel réalisé / quantité réelle réalisée Mise à jour d'un tarif spécifique client/article au tarif net En saisie de pièces, <Ctrl+F5> permet déjà de créer un tarif spécifique avec le prix unitaire net. Une nouvelle option "Tarif NET" permet de ne pas autoriser l'application d'une remise sur le tarif créé. Si elle est cochée, le programme alimente automatiquement la tranche 1 du tarif avec quantité, coefficient, prix de vente avec activation du paramètre "Prix net". Prévisionnel dépenses / recettes Distinction des factures d'acompte 7/8

8 Outil d'import des mouvements de stock QFImportStock Cet outil gère dorénavant l'import des références articles/fournisseurs et les références articles/clients. >>>>>L'outil QFImportStock est détaillé dans la documentation technique disponible dans le menu "?" / Documentations. Module SAV, Facturation des contrats 2 nouvelles options dans le paramétrage des constantes, onglet Contrats: Définir un code état pièce à attribuer aux BL générés. Définir un code affaire Module Location Ajout de la rubrique "Nature produit" pour les listes saisissables Suivi d'activité, nouveaux indicateurs de suivi Au menu "?" / Suivi d'activité : Prix de vente Code ventilation vente Code TVA Compte vente 8/8