FORMATION. Téléprocédures de demande de formation, autorisation d absence, déclaration de frais de déplacement et commande de documentation

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1 FORMATION Téléprocédures de demande de formation, autorisation d absence, déclaration de frais de déplacement et commande de documentation 1. Introduction 1.1. Objet du document Ce guide ne se substitue pas aux formations à la prise en main de la plateforme téléprocédures de l IntraCARENE qui seront proposées. Son objectif est de fournir aux gestionnaires de l intranet et aux agents un premier niveau d information leur permettant d utiliser rapidement cet outil. Remarques importantes : Ces procédures seront également présentées sous forme d animations commentées, mises en ligne sur le portail. Des fiches pratiques seront également éditées qui seront à rajouter dans le guide d utilisation de l intracarene Quelques définitions utiles Téléprocédure ou téléservice : Service interactif permettant de remplir depuis un ordinateur la totalité d un formulaire, puis de l adresser via un réseau internet aux destinataires, avec réponse en ligne, sous forme d un accusé de réception et/ou un récépissé. Lorsqu une procédure est entièrement réalisable en ligne, on parle aussi de téléservice. Workflow ou circuit de validation : Le worflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir par les différents acteurs d un processus, les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche (source «Réné Wiki» Université Paris Descartes) Notification par mail : Dès qu un avis est donné (avis favorable, refusé), l information est transmise par boîte de messagerie (Outlook).

2 1.3. Le projet mené par le service formation et la cellule Intranet Les téléprocédures ont été mises en place par le service Formation de la CARENE. Elles vont permettre la diminution des échanges papier et d améliorer le traitement des demandes. La mise à disposition de ces outils - appelés téléprocédures - permet de faire des demandes en ligne associées à des processus de validation clairement définis. Ces téléprocédures ont été pensées de façon à faciliter le cheminement de l agent dans sa demande, afin qu aucune étape ne soit oubliée. Elles permettent aux responsables de service, responsables de la formation, de suivre en ligne les demandes et de les traiter. Certaines procédures sont dites «liées» : une demande de formation, hors région, peut nécessiter un déplacement, voire un hébergement. Certaines données sont récupérées d un premier formulaire pour préremplir certains champs dans un second formulaire. Le principe d authentification sur l intranet permet d associer automatiquement certaines données aux agents (ex. nom, prénom, service, grade ). Au-delà du gain de temps, ces téléprocédures permettent aussi de faciliter le suivi des demandes dans le temps, de formaliser et d harmoniser les processus.

3 2. Principes de l outil 2.1. Les types de procédures et fonctionnalités associées Liste des procédures Procédures associées à la formation Les procédures s articulent autour de la formation et peuvent être déclenchées les unes après les autres. «Me former» 1/Demande de formation : Téléprocédure avec Workflow «Me former» 2/Demande d autorisation d absence : Téléprocédures avec Workflow «Me former» 3/Etat des frais de déplacement : Téléprocédure avec impression Quatre formulaires de demandes de formation ont été créés afin de «coller» parfaitement aux différents cas de figures : - suivre une formation à l ENACT - suivre une formation au CNFPT - suivre une formation à la CARENE - suivre une formation, un colloque, avec un organisme extérieur (autre) Les différentes demandes de formation se retrouvent ici Autorisation d absence et déclaration de frais Ces téléprocédures peuvent être déclenchées indépendamment de la procédure de formation, ces deux procédures peuvent être liées ou indépendantes.

4 Commande de documentation Téléprocédure avec workflow simple 2.2. Automatisation du traitement des données Deux fonctionnalités : Pour les services de téléprocédures : Le recueil dynamique d informations Des procédures complexes avec workflow de validation. Ont été définis : Des champs obligatoires Des champs à récupérer du dernier formulaire saisi et enregistré par l agent. Ces champs restent modifiables dans le formulaire en mode création. Des champs à récupérer des données utilisateurs. Ces champs sont non modifiables dans le formulaire. Exemple : pour l autorisation d absence seront pré-remplis le mode de déplacement et le nombre de nuits à l extérieur, de même que toutes les coordonnées de l agent (ce que permet l authentification). Ces données seront récupérées de la demande de formation validée. Pour l établissement des frais de déplacement, ce sera le même principe Accès aux Téléprocédures Les Téléprocédures sont accessibles exclusivement aux personnels de la CARENE. On y accède par la zone «outils» en haut de la page d accueil, ou par le tableau de bord personnalisé, accessible depuis la zone «espace personnel». Cliquer ici On trouve depuis l espace personnel la liste des dernières procédures en cours et le lien vers une page d accueil qui présente le tableau de bord de toutes les procédures de la personne et qui comporte : Des liens pour créer des nouvelles procédures ;

5 Un tableau de suivi individuel présentant l état des procédures créées par l utilisateur et pour les valideurs le suivi des collaborateurs Consultation et archivage des Téléprocédures Le tableau de bord de l agent affiche par défaut, la liste des dernières procédures. Consulter et valider ou refuser une demande : En cliquant sur le terme «consulter» à droite de chaque ligne, l agent demandeur ou le relais pourra consulter son formulaire de demande, le responsable hiérarchique, le responsable formation et le gestionnaire formation pourront consulter la demande et émettre leur accord ou refus et motiver leur choix. Il est également possible pour chacun de consulter l historique de la demande. Critères du formulaire de recherche : Ce formulaire est automatiquement restreint au périmètre de structure : un relais ne pourra accéder qu aux agents de son service dont il peut assurer le suivi ; un responsable hiérarchique ne pourra accéder qu aux agents dont il pourra assurer le suivi ; un responsable hiérarchique ne pourra accéder qu aux agents de son service ; un gestionnaire pourra accéder à toutes les procédures de tous les agents. Procédures archivées : Un formulaire de recherche est accessible à tous pour rechercher d anciennes demandes. De multiples critères de recherche sont possibles : titre du stage, date, avis donné, etc. Un tableau présentant le suivi des procédures sur lesquelles l utilisateur a un droit de validation ou consultation est accessible uniquement aux valideurs/gestionnaires, aux responsables hiérarchiques et aux relais. Consultation et émission d un avis Formulaire de recherche par critère ou des procédures

6 3. Téléprocédures : description des fonctionnalités communes >Demande d inscription à une formation et Demande d autorisation d absence. Le principe : La demande d inscription à une formation et l autorisation d absence sont deux procédures qui peuvent être liées, c est-à-dire qu une fois la demande de formation validée, l utilisateur peut aller sur le formulaire de la demande et activer la demande d autorisation d absence qui lui est automatiquement liée. Une fois l autorisation d absence validée et la formation passée, l utilisateur peut revenir dans la procédure pour déclencher un état des frais de déplacements qui vient clore la procédure «Me former» avec l impression de cet état. Il est aussi possible de créer une demande d autorisation d absence et un état de frais de déplacement indépendants. Certaines formations ne génèrent pas de frais de déplacements, c est le cas des formations internes, la procédure peut dès lors est close (=terminée) Création des procédures Par défaut, le formulaire proposé reprend les données nominatives de l agent (nom, prénom, service, téléphone, mail) plus les contenus de la dernière procédure créée. Chaque formulaire comprend : Une zone qui contient le détail des informations pré-remplies et à saisir par l agent. Un bouton d enregistrement. En cliquant sur «demande de formation ENACT», par exemple, l agent peut créer une nouvelle demande mais il lui faudra enregistrer la demande pour que celle-ci soit réellement enregistrée par le système et envoyée au supérieur hiérarchique. Exemple de téléformulaire Zone pré-remplie et à remplir par l agent ou le relais Bouton de passage à l étape suivante, puis d enregistrement

7 3.2. Suivi des procédures A chaque étape de la vie d une procédure, différents acteurs peuvent être concernés par le nouvel état de la procédure, et être concernés par le suivi de cette procédure, en le retrouvant en l occurrence dans le tableau de suivi de la procédure («mon tableau de bord» en tant qu agent, «le suivi de vos collaborateurs» en tant que responsable hiérarchique ou responsable formation ou gestionnaire formation). Dans ce tableau de suivi, il y a pour chaque procédure une colonne «action» qui permet de faire avancer la procédure, il s agit d une zone qui contient les informations spécifiques au workflow : o L historique des étapes effectuées sur la procédure o Les possibilités de changement d état de la procédure : validation, refus, demande de validation En cliquant sur l une des actions, le processus de workflow se met en route. Cela permet également à tous les acteurs de consulter ou de voir l historique de la procédure Si un acteur n est pas concerné par cet état, elle n apparaît pas dans cet état dans son tableau de suivi. Certains membres du personnel sont qualifiés de relais. Ceci leur donnera la possibilité de saisir et de suivre l état des procédures pour d autres membres du personnel et du service, de la même façon qu un agent. Chaque type d acteur a une visibilité qui définit les procédures auxquelles il a accès : Visibilité individuelle (agents) : l acteur a uniquement accès à ses procédures.

8 Visibilité locale (responsable hiérarchique) : l acteur a accès aux procédures saisies par tous les membres rattachés à sa structure et aux structures rattachés à sa structure. Visibilité globale (RH, responsable formation, gestionnaire) : l acteur a accès à toutes les procédures saisies à la CARENE. Les droits d accès à un état sont les suivants : Consultation : quand l utilisateur a accès à un état en consultation, il voit la procédure dans son tableau en suivi individuel, ou de suivi des agents, et il lui est possible de consulter le détail de la procédure. Notification : quand une procédure passe dans ce mode, l utilisateur, qui a une visibilité sur l auteur de la procédure, reçoit un mail de notification. Validation/Avis : quand une procédure est dans ce mode, l utilisateur qui a une visibilité sur l auteur de la procédure voit la procédure dans son tableau de suivi et il lui est possible de consulter le détail de la procédure. Sur ce détail, il peut accepter ou refuser la demande

9 Pour les frais de déplacements : le système ne contrôlera pas la date de formation et dès que l autorisation d absence aura été accordée, l utilisateur pourra générer son état de frais de déplacement, même si la formation n a pas encore eu lieu. Il pourra ou non l utiliser à tout moment après la formation. Exemple de demande de frais de déplacements Lorsqu une procédure de demande est lancée, l utilisateur voit apparaître «créé», lorsque la procédure est close, c est «terminé» qui apparaît alors sur l historique de la demande.

10 4. Notifications 4.1. Qui est notifié et quand est-il notifié? Remarque importante : lors d une demande de formation par un agent, seul le responsable hiérarchique directement au dessus reçoit la demande et non le responsable formation et le gestionnaire de formation. Le responsable hiérarchique est à même de refuser la formation, auquel cas la procédure stoppe à ce niveau et une notification de refus par mail est envoyée aux membres associés à ce workflow (dont le service formation). Si le supérieur hiérarchique (responsable de service, responsable d exploitation, agent de maîtrise) refuse, l agent est notifié par mail du refus par mail, de même que le responsable formation et le gestionnaire de formation. Attention! Le DGS ou le DGA ne sont pas notifiés. S il y a plusieurs niveaux de hiérarchie, ex. Agent de maîtrise>responsable d exploitation, la notification de refus va se propager sur tous les membres associés au worflow. Si l agent de maîtrise refuse, un mail de refus part vers le responsable d exploitation, le responsable formation, le gestionnaire de formation et l agent. Si le refus se situe au niveau du responsable d exploitation, un mail de refus part au gestionnaire formation, au responsable formation, à l agent de maîtrise et à l agent. Insérer une copie d un mail de notification