Conception des éditions d'information et de promotion touristique 2014

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1 MARCHE DE FOURNITURES ET SERVICES Office Municipal de Tourisme de Gréoux-les-Bains 7, Place de l'hôtel de Ville Gréoux-les-Bains Conception des éditions d'information et de promotion touristique 2014 Date et heure limites de réception des offres Le mardi 12 novembre 2013 à 12h00 CAHIER DES CHARGES PARTICULIERES 1

2 I. CONTEXTE DU PROJET Objectifs 2014 : Promouvoir la destination et contribuer à la prise de décision en matière de cure et de vacances inciter à la consommation touristique en préparation de séjour (réservation d'hébergements) et durant le séjour (activités de loisirs, restauration, commerces) permettre aux professionnels locaux d être visibles Dans le cadre de la délégation par la Municipalité de la «compétence Tourisme» à l Office Municipal de Tourisme (statut EPIC), la mission d information et de promotion de l'offre touristique de la commune représente un pôle important et incontournable de son activité annuelle. Cette mission se traduit chaque année par l édition de brochures touristiques. Face à l évolution du marché touristique (à fidéliser ou à conquérir) et aux attentes des différentes clientèles fréquentant la station de Gréoux-les-Bains, l Office de Tourisme fait appel à un prestataire extérieur qui aura un rôle de conseil, de création et de mise à jour des supports de communication Ce prestataire sera également chargé du suivi de l impression des différentes brochures. Les contraintes à respecter : L Office de Tourisme a adopté en 2013 une ligne graphique. Elle sera conservée en Aussi, le prestataire sélectionné devra capitaliser sur l allure graphique actuelle tout en proposant des évolutions quant au choix des photos sur les premières de couverture. Ces éléments peuvent être portés à la connaissance des candidats. Par ailleurs, l Office de Tourisme commercialise des espaces publicitaires sur certains supports. La création des supports sera assurée par le prestataire sélectionné, en accord avec les annonceurs et l Office de Tourisme. II. MOYENS ENVISAGÉS La fréquentation touristique actuelle de Gréoux-les-Bains et le positionnement marketing de la station entraînent les besoins suivants : Support 1 : Guide Hébergement - Valoriser le parc hébergement de la commune - Fournir aux touristes (clients ou prospects) une information complète et attractive - Faciliter l organisation du séjour Cibles : Grand Public. Nombre d exemplaires : Mode de diffusion : Cette brochure est adressée en réponse à des demandes d'information par courrier ou téléchargeable depuis le site Internet (PDF). Elle est également disponible à l accueil et sur nos opérations de promotion (salons, workshops, ). La présentation de l offre d hébergement conservera la forme adoptée en 2013 (cf. ANNEXE 1). Cette brochure comporte également des encarts publicitaires, des pages d informations générales et un plan de la station. La mise à jour du plan est réalisée par l Office de Tourisme. Des modifications de l information générale sont susceptibles d être réalisée, tant dans les textes et les photos que dans les encarts publicitaires (cf. option 3). Le chemin de fer pourra donc être réajusté en conséquence. 2

3 Support 2 : Guide Pratique - Recenser l ensemble des informations pratiques de la commune - Faciliter la recherche d un prestataire ou d un service pendant le séjour Cibles : Curistes et touristes séjournant dans la station. Nombre d exemplaires : Mode de diffusion : Cette brochure est un document d accueil. Elle est donc disponible au comptoir de l Office de Tourisme et chez l ensemble des professionnels locaux (hébergeurs, commerçants, ). Support 3 : Guide Touristique - Valoriser au mieux la station à travers l ensemble de ses activités touristiques - Séduire et informer les nouvelles clientèles en séjour Cibles : Curistes et touristes séjournant dans la station Nombre d exemplaires : (FR) Mode de diffusion : Cette brochure est un document d accueil. Elle est donc disponible au comptoir de l Office de Tourisme et chez l ensemble des professionnels locaux (hébergeurs, commerçants, ). Le contenu des guides touristiques ne changera pas en L Office de Tourisme apportera, à la marge, des modifications légères dans les textes, les photos ou les cartes. En plus du coût d impression, le prestataire sélectionné proposera un coût de mise à jour par page (cf. option 3). Support 4 : Dépliant de «séduction» - Véhiculer l image de Gréoux-les-Bains - Promouvoir la station - Développer la notoriété touristique Cibles : Grand public Nombre d exemplaires estimé : Mode de diffusion : Cette brochure est un document de promotion. Elle sera adressée en réponse à des demandes d'information par courrier, par mail ou téléchargeable depuis le site Internet (PDF). Elle sera également disponible sur nos opérations de promotion et dans les Offices de Tourisme de la Région. Quelques repères pour le définir ce nouveau support : - mise en avant des valeurs de la destination dans le respect de la ligne graphique - utilisation de la photo pour stimuler les envies des clients - valorise les atouts de la destination : situation géographique, l identité provençale, le thermalisme, sa programmation culturelle, les activités de pleine nature, son parc hébergement, - Il n'y aura pas d informations temporelles ni d'espaces publicitaires Le prestataire sélectionné fera preuve d'innovation pour le graphisme de ce document. 3

4 III. MODALITES DE L APPEL A PROJET Il est attendu du prestataire une proposition concrète et originale dans la mise à jour des principaux supports de communication de l Office de Tourisme. C est un véritable rôle de conseil argumenté qui est recherché et qui constituera un élément décisionnel fondamental. 1. Engagement de l'office de Tourisme L Office de Tourisme s engage à fournir au prestataire : Le contenu rédactionnel les visuels le fichier (en format Excel) regroupant toutes les informations nécessaires à la construction du Guide Pratique (annuaire des professionnels gryséliens) les bases de données Access en fichier exploitable pour la partie extraction de bases de données (cf. 3 ème point «Engagement du prestataire») relative à la construction du Guide d'hébergement réalisé par fusion automatique des informations contenues dans la base de données (une BDD Access pour les hébergeurs professionnels et une BDD Access pour les hébergeurs particuliers). 2. Engagement du prestataire Le prestataire prendra en charge, en se basant sur les données techniques des éditions 2014 (cf. ANNEXE 1) la totalité des créations graphiques, la mise en page et le conseil technique liés à chaque support. Le prestataire devra se charger de la création des annonces publicitaires des prestataires présents dans le Guide d'hébergement et dans le guide pratique (encarts publicitaires ordonnés en fonction des rubriques auxquelles ils se rapportent), et devra gérer directement avec eux les questions techniques inhérentes à la création graphique de ces annonces publicitaires. Le prestataire gèrera également l'extraction des deux bases de données Access qui constituent le contenu principal du guide d'hébergement. Ces bases seront fournies par l'office de Tourisme après la remise à jour annuelle des informations. L'extraction doit permettre la mise en page automatique des informations dans le gabarit de pages préalablement validés par nos soins. Bons à tirer : Pour l ensemble des supports, les bons à tirer seront soumis à l Office de Tourisme, qui les corrigera, autant de fois que nécessaire, jusqu à la validation finale. Suivi de fabrication et livraison des supports : le prestataire sélectionné suivra la réalisation de tous les supports de communication chez l imprimeur. Il assurera également la préparation des livraisons. 3. Propriétés et droits Les droits d exploitation des créations désignées par ce projet seront la propriété de l Office de Tourisme. Cette exploitation comprend l usage papier et Internet, sans limitation dans la durée et en tout pays. 4. Durée du contrat Le délai d exécution est fixé à 4 mois à compter de la date de notification du marché. IV. PRIX DU MARCHE Les prestations régulières seront réglées à prix forfaitaires selon l acte d engagement. Les prestations des annonces publicitaires seront exécutées dans le cadre de bons de commande, en application de l article 77 du code des marchés publics, sans minimum ni maximum. Les bons de commande seront établis selon les prix unitaires du bordereau propre au présent marché. Ils seront notifiés au titulaire par l Office Municipal de Tourisme au fur et à mesure des besoins. Aucune variante ni prestation supplémentaire ou alternative n est autorisée. 4

5 V. ELEMENTS A FOURNIR A L APPUI DE L OFFRE FINANCIERE Les candidats devront fournir à l Office de tourisme : des maquettes en respect de l application de la ligne graphique adopté en 2013 (cf. section V du règlement de consultation). La transmission des maquettes se fera soit sur papier soit sur CD-ROM. une note explicative du processus et des moyens pour réaliser la fusion entre la base de données Access et la mise en page du guide hébergement. L Office de tourisme tient à la disposition des candidats : Un exemplaire des brochures 2013, Des photos libres de droit issues de la photothèque de l Office de tourisme, Un exemple de fichier export csv d une partie des prestataires «hébergements». 5

6 ANNEXE 1 : Données techniques des éditions 2014 GUIDE TOURISTIQUE (EN FRANÇAIS) Brochure de 36 pages ( pages de couverture) avec une impression en quadrichromie R /V Format fini : 14,8 x 21cm / format ouvert : 29,6 x 21cm Papier : couché moderne 1/2 mat 135g pour la couverture et 115g pour les pages intérieures Façonnage : Encartage 2 piqûres métal Tirage : exemplaires (merci de chiffrer les supplémentaires ; Cf. Option 2 de l AE) Mise sous élastique + carton (maxi 15kg) sur palette Livraison : 1 point 04 + sur CD format PDF optimisé web GUIDE HEBERGEMENT Brochure de 52 pages (48 pages intérieures dont un plan de ville de 4 pages au centre de la brochure + 4 pages de couverture) avec une impression en quadrichromie R /V Format fini : 21 x 29,7cm / format ouvert : 42 x 29,7cm Papier : Couché moderne 1/2 mat 135g pour la couverture et 90g pour les pages intérieures Façonnage : Encartage 2 piqûres métal Tirage : exemplaires Mise sous liens (maxi 15kg) sur palette Livraison: 1 point 04 + sur CD format PDF optimisé web NB : La brochure pourrait faire 56 pages (dont 4 pages de couverture), en fonction du nombre d'hébergements à répertorier, merci donc de deviser également pour 56 pages (cf. option 1). Caractéristiques du gabarit pour les pages «hébergeurs professionnels» (hôtels, campings,...) : 4 annonces par page 2 photos de chaque établissement par annonce (cf. GH 2013) Caractéristiques du gabarit pour les pages «Meublés de tourisme classés et chambres d'hôtes» : 12 annonces par page 1 photo de chaque meublé par annonce (cf. GH 2013) Caractéristiques du gabarit pour les pages «Meublés non classés» : 18 annonces par page Pas de photo, uniquement du texte (cf. GH 2013) GUIDE PRATIQUE Brochure de 24 pages avec une impression en quadrichromie R /V Format fini : 10 x 21cm / format ouvert : 20 x 21cm Papier : Couché moderne 1/2 mat 90g Façonnage : Encartage 2 piqûres métal Tirage : exemplaires Mise sous élastique + carton (maxi 15kg) sur palette Livraison: 1 point 04 DEPLIANT DE SEDUCTION Brochure de 8 pages avec une impression en quadrichromie R /V Format fini : 14,8 x 21cm / format ouvert : 29,6 x 21cm Papier : couché moderne 1/2 mat 135g Façonnage : 2 plis parallèles roulés Tirage : (merci de chiffrer les supplémentaires) Mise sous élastique + carton (maxi 15kg) sur palette Livraison: 1 point 04 6