INFORMATION GENERALE A DESTINATION DE L'EQUIPE D'AUDIT, PREALABLEMENT A L'AUDIT

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1 BELAC 7-04 Rev INFORMATION GENERALE A DESTINATION DE L'EQUIPE D'AUDIT, PREALABLEMENT A L'AUDIT Mise en application : BELAC 7-04 Rev /7

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3 HISTORIQUE DU DOCUMENT 0 Révision et date d approbation Nouveau document Motif de la révision n.a. Portée de la révision secr Introduction du formulaire BELAC et annexe 1 Secr Secr Mise en application de BELAC 3-11 Rev : - Transmission écrite des non-conformités de type B à la fin de l audit - Nouveau modèle de rédaction du rapport d audit - Les formulaires en ne sont plus d application et ont été supprimés dans le point Point 4.3 BELAC 7-04 Rev /7

4 INFORMATION GENERALE A DESTINATION DE L'EQUIPE D'AUDIT, PREALABLEMENT A L'AUDIT 1. OBJECTIFS Ce document a pour objectif de fournir aux membres de l'équipe d'audit l'information nécessaire concernant les documents qui doivent être utilisés pendant et après l'audit. 2. DESTINATAIRES Avec suivi des mises à jour : - Les membres de la Commission de Coordination - Les membres du Bureau d'accréditation - Le Secrétariat d accréditation BELAC - Les auditeurs et experts Sans suivi des mises à jour : - Tout demandeur BELAC 7-04 Rev /7

5 3. DOCUMENTS DE REFERENCE Tous les documents qui sont d'application peuvent être trouvés sur le site web de BELAC ( Une liste récapitulative de la documentation de BELAC mentionnant le numéro de révision est reprise dans le document BELAC En plus des documents de la série BELAC 2-xxx et des éventuels documents spécifiques EA/IAF/ILAC d'application pour un dossier donné, les documents suivants sont d'application pour tous les audits : - BELAC 3-11: La procédure d'accréditation: modalités générales de mise en œuvre - BELAC 3-12: La procédure d'accréditation: modalités spécifiques - BELAC 2-001: Règles concernant les modalités de référence à l'accréditation et l'usage du symbole BELAC - BELAC 3-05: Modalités pour la coopération avec les auditeurs et experts BELAC : critères et procédures de qualification, droits et obligations - BELAC 4-01: Instructions pour la présentation des rapports d'audit 4. FORMULAIRES 4.1. Objectifs et utilisation Les informations reprises sur les formulaires sont collectées afin de : - optimaliser la qualité de l'auditeur BELAC et ses prestations; - enregistrer l'information concernant le déroulement de la procédure d'audit ; - identifier les thèmes et les sujets qui doivent être pris en compte pendant les cours de formation et les réunions des auditeurs ; - améliorer le travail du secrétariat. Les formulaires sont disponibles sur le site web ou peuvent être obtenus sur simple demande auprès du secrétariat. Le tableau récapitulatif repris en annexe montre qui a besoin de quels documents. BELAC 7-04 Rev /7

6 4.2. Formulaires à utiliser pendant/après l'audit Le secrétariat BELAC demande aux auditeurs de remplir les documents repris ci-dessous (si d'application) et de les renvoyer au secrétariat BELAC le plus rapidement possible après l'audit (par mail, fax ou par courrier). - BELAC 6-203: Note de frais (uniquement par courrier) Ce document doit être rempli sans délai afin que le secrétariat soit en possession des informations nécessaires pour le paiement des frais de déplacement effectués et pour la facturation à l'organisme. Même s'il n'y a pas eu de frais de déplacement, la note de frais doit être introduite au secrétariat avec la mention 0 km. - BELAC 6-206: Rapport sur le déroulement de l'audit sur place Le rapport BELAC est joint au dossier d'accréditation concerné; si nécessaire, le formulaire sera transmis au Bureau d'accréditation dans le cadre du traitement du dossier d'accréditation ou comme information complémentaire dans le traitement de remarques ou de plaintes. - BELAC 6-207: Formulaire d'évaluation des prestations d'un auditeur Le formulaire BELAC est joint au dossier personnel de l'auditeur dans le cadre de sa qualification et du monitoring. - BELAC 6-208: Proposition de composition d'une équipe d'audit Ce document peut être rempli par l'auditeur (principal) lorsqu'il a des suggestions à faire en rapport avec la composition de l'équipe d'audit pour le prochain audit. - BELAC 6-209: Note d honoraire (uniquement par courrier) Ce formulaire dûment complété peut être renvoyé au secrétariat BELAC par les membres du Bureau d accréditation afin qu ils puissent percevoir l indemnité journalière forfaitaire pour les jours où ils ont été présents en tant que coordinateur pendant un audit Documents à utiliser pour la réalisation du rapport d'audit L'utilisation de ces documents est décrite dans le BELAC BELAC 7-04 Rev /7

7 Annexe 1: tableau récapitulatif d'utilisation des formulaires coordinateur auditeur principal auditeur technique /expert auditeur en formation BELAC X X X X BELAC X 1 X 1,2 BELAC X X 2 BELAC X 3 BELAC X 1 1 ne doit être rempli que si d'application 2 en l'absence du coordinateur, ces documents sont remplis par l'auditeur principal 3 à remplir éventuellement si souhaité BELAC 7-04 Rev /7