DIVISION DE NANTES Nantes, le 22 décembre 2014

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1 RÉPUBLIQUE FRANÇAISE DIVISION DE NANTES Nantes, le 22 décembre 2014 N/Réf. : CODEP-NAN SOCOTEC - Agence équipements Maine Anjou - Bureau de Laval Parc Tertiaire, Technopolis, Bâtiment C CHANGE Objet : Inspection de la radioprotection du 03/12/2014 Installation : SOCOTEC - Agence équipements Maine Anjou - Bureau de Laval (Changé, 53) Nature de l'inspection : contrôle approfondi d une agence d un organisme agréé pour les contrôles de radioprotection Identifiant de la visite : INSNP-NAN Réf. : Code de l environnement, notamment ses articles L et L Code de la santé publique, notamment ses articles L et R Décision homologuée n 2010-DC-0191 de l'asn du 22 juillet 2010 fixant les conditions et les modalités d'agrément des organismes mentionnés à l'article R du code de la santé publique Votre agrément CODEP-DEU du 03/12/2012 Monsieur, L Autorité de sûreté nucléaire (ASN), en charge du contrôle de la radioprotection en France, est représentée à l échelon local en Bretagne et Pays de la Loire par la division de Nantes. Dans le cadre de ses attributions, la division de Nantes a procédé à un contrôle approfondi de votre bureau de Laval le 03/12/2014. J ai l honneur de vous communiquer, ci-dessous, la synthèse de l inspection ainsi que les principales demandes et observations qui en résultent. Synthèse de l'inspection L'inspection du 03/12/2014 a permis de prendre connaissance de votre activité d organisme agréé pour les contrôles de radioprotection (OARP) et de vérifier différents points relatifs à votre agrément. Une présentation de l agence et de ses activités a permis aux inspecteurs d appréhender l organisation de l activité OARP au sein de votre agence rue Françoise Giroud CS NANTES Cedex 2 Téléphone Fax

2 A l'issue de ce contrôle, il ressort que le fonctionnement du bureau de Laval est globalement satisfaisant et conforme au système qualité de l OARP. Pour autant, l examen des rapports de contrôle a soulevé la nécessité de corriger certains points et notamment un point qui a été soulevé lors du dernier contrôle de supervision inopiné du bureau de Laval. Des axes de progrès ont également été identifiés en matière de revue de direction et de mise à jour documentaire. A - DEMANDES D ACTIONS CORRECTIVES A.1 Identification de l organisme dans l organisation La décision n 2010-DC-0191 de l ASN impose l application de la norme NF EN ISO / CEI dans sa version de 2005, qui prévoit au point 3.2 que l OARP doit fournir un organigramme détaillé permettant d identifier, à l intérieur de l organisation mère, la structure de l OARP ainsi que ses relations avec les organes exerçant une activité différente. La désignation «DTM» pour «Direction des Techniques et Méthodes» apparaît dans plusieurs documents consultés par les inspecteurs (par exemple : le Manuel de management de la qualité groupe SOCOTEC de mai 2012 et la PG du 5 mars 2014 «Qualification technique et surveillance de la compétence technique»). Mais elle a disparu de l organigramme du groupe SOCOTEC (version de février 2014) et il a été déclaré aux inspecteurs que ses missions au sein de la structure de l OARP ont été intégrées à la nouvelle Direction du Développement des Activités Equipements à laquelle le spécialiste fonctionnel OARP est rattaché et qui apparaît effectivement sur l organigramme. A.1 Je vous demande de mettre à jour les documents du système qualité de l OARP afin qu ils soient le reflet de la réelle organisation de l OARP au sein de SOCOTEC, notamment en ce qui concerne les missions de l ex DTM. A.2 Revue de direction La décision n 2010-DC-0191 de l ASN impose l application de la norme NF EN ISO / CEI dans sa version de 2005, qui prévoit au point 7.9 que l OARP procède à une revue de direction au moins une fois par an. Alors que le Manuel de management de la qualité groupe SOCOTEC prévoit que les entités procèdent à une revue de direction une fois par an, les modalités de ces revues ne sont pas décrites dans le système de management de la qualité de l OARP (la PG de mars 2014 ne couvre que la revue de direction du groupe SOCOTEC). A.2.1 Je vous demande de décrire au sein du système qualité de l OARP les modalités de réalisation des revues de direction d entités et en particulier le lien avec la revue de direction du groupe SOCOTEC. Le compte-rendu de la revue de direction du groupe d agences Maine Anjou du 04/12/2013 ne contient pas le résultat de l examen des résultats de l audit interne du 17/01/2013 alors que celui-ci était à l ordre du jour. A.2.2 Je vous demande d examiner les résultats des audits lors des prochaines revues de direction du groupe d agences Maine Anjou. A.3 Rapports de contrôle L examen des rapports de contrôle émis par le bureau de Laval a permis de mettre en évidence une confusion entre les valeurs «non vérifié» et «non-conforme» pour les critères contrôlés. Cette confusion provoque une erreur d évaluation du constat à la lecture du rapport par un tiers. Par exemple :

3 - dans le rapport de contrôle du cabinet vétérinaire avec une activité de radiologie canine du 26/05/2014, le critère «Récépissé de déclaration à l ASN ou autorisation émise par l ASN» est coché «non vérifié» alors que le récépissé de déclaration de l ASN n était pas détenu par l exploitant et n a donc pas été présenté à l intervenant le jour du contrôle ; - dans le rapport de contrôle de la clinique vétérinaire équine du 14/11/2014, le critère «Récépissé de déclaration à l ASN ou autorisation émise par l ASN» est coché «non vérifié» en page 5 alors que l autorisation de l ASN n était pas détenue par l exploitant et n a donc pas été présentée à l intervenant le jour du contrôle. A.3.1 Je vous demande de mettre en place les mesures nécessaires au sein du bureau de Laval pour qu il n y ait plus de confusion possible entre un critère effectivement «non vérifié» et un critère «non-conforme» à la rédaction du rapport. Ce constat avait déjà été fait par les inspecteurs de la division de Nantes de l ASN lors du contrôle de supervision inopiné du 13/09/2013 et a fait l objet d une demande similaire dans la lettre de suite de l ASN du 02/10/2013 (Réf. CODEP-NAN ). Dans votre réponse en date du 26/11/2013 (Réf. 9166/13/BRO/LHY/7820), l un des engagements pris était que «ce point allait être surveillé lors des prochaines supervisions.» Or, le rapport de contrôle du cabinet vétérinaire du 26/05/2014 a fait l objet de deux supervisions «terrain» et «papier» sans que cet écart ne soit relevé. A.3.2 Je vous demande de mettre en place les mesures nécessaires pour que la supervision permette effectivement de détecter cette confusion possible entre un critère effectivement «non vérifié» et un critère «non-conforme». A.3.3 Je vous demande de mettre en place les mesures nécessaires pour mesurer l efficacité des actions correctives engagées suite aux demandes ci-dessus de manière à éviter que l écart ne se reproduise. Enfin, la mention des rapports de contrôle a permis de mettre en évidence une imprécision dans l utilisation de la «sans objet» pour les critères contrôlés. Cette confusion provoque une erreur d évaluation du constat à la lecture du rapport par un tiers. Par exemple : - dans le rapport de contrôle de la clinique vétérinaire équine du 14/11/2014, alors que les deux appareils de radiologie font l objet d une utilisation à poste mobile et décrite comme telle dans le rapport, le critère «Lieu de rangement» est coché «sans objet» ; - dans le rapport de contrôle de l entreprise agro-alimentaire détenant et utilisant des générateurs électriques de rayonnements ionisants du 04/04/2014, le critère «Rapport de conformité à la normes NF C » est coché «sans objet» alors que l intervenant a demandé à ce qu il lui soit présenté et que l exploitant n a pas été en mesure de le faire. A.3.4 Je vous demande de mettre en place les mesures nécessaires pour que «sans objet» soit utilisé à bon escient dans les rapports de contrôle. B DEMANDES D INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES B.1 Analyse des postes de travail En application de l article R du code du travail, l'employeur doit procéder à une analyse des postes de travail. Cette analyse permet d évaluer la dose annuelle susceptible d être reçue par les travailleurs exposés et conduit à établir leur classement. L analyse du poste de l intervenant du bureau de Laval s appuie sur des valeurs de «dose par intervention» non justifiées pour effectuer l estimation de la dose annuelle susceptible d être reçue.

4 B.1 Je vous demande de me transmettre la justification de l utilisation et l origine des valeurs de «dose par intervention» pour l établissement de la dose annuelle susceptible d être reçue. B.2 Plan de prévention Il a été déclaré aux inspecteurs qu un plan de prévention a été établi avec un site de l agro-alimentaire implanté dans le département 49 selon les dispositions des articles R et suivants du code du travail mais ce document n a pas pu être présenté le jour de l inspection. B.2 Je vous demande de me transmettre une copie du plan de prévention établi avec le site de l agro-alimentaire implanté dans le département 49. C OBSERVATIONS C.1 Liste et adresses des agences Alors que l annexe 2 à la décision relative à l agrément de SOCOTEC (Réf. CODEP-NAN ) cite l agence Maine Anjou à Angers (49), d autres documents (liste des agents, liste du matériel, rapport annuel) font référence aux bureaux de Changé (53) voire Laval (53) ou Le Mans (72), ce qui provoque une confusion. Il convient de s assurer auprès de la division de Paris de l ASN de la bonne prise en compte de la modification relative à cette annexe 2 pour ce qui concerne l agence Maine Anjou. C.2 Date de la prochaine revue de direction Aucune date n a encore été fixée pour la tenue de la prochaine revue de direction du groupe d agence Maine Anjou alors que la dernière revue s est tenue le 4 décembre Il convient de réserver sans délai une date pour la tenue de cette revue afin de respecter la fréquence annuelle prévue dans le Manuel de management de la qualité groupe SOCOTEC. C.3 Traitement des anomalies Le Manuel de management de la qualité groupe SOCOTEC prévoit une démarche d identification des anomalies (en dehors des exercices d audits et de revues de direction) et de leur traitement qui est formalisée notamment dans une fiche de dysfonctionnement. Les inspecteurs ont noté que le chemin d accès à ce formulaire est fastidieux et mal maîtrisé au sein de l agence (via l outil de gestion documentaire IGS) et que le principe de formalisation du traitement des anomalies n est pas bien compris ni acquis par les membres de l agence interrogés. Il convient de s assurer de la pertinence des outils et de la sensibilisation du personnel sur le traitement des anomalies. C.4 Enregistrements concernant la formation du personnel Il convient d enregistrer la formation théorique et pratique de PCR réalisée en 1997 par l intervenant du bureau de Laval dans l outil SYRIEL (Cf. Fascicule B2.HD.BA.20 du 03/02/2014). C.5 Communication des résultats dosimétriques L article R du code du travail prévoit que les résultats du suivi dosimétrique et les doses efficaces reçues sont communiqués au travailleur intéressé. Or, l intervenant de l agence de Laval a déclaré aux inspecteurs ne pas être destinataire de ses résultats dosimétriques. Il convient de se rapprocher de l IRSN afin de permettre à l intervenant de l agence de Laval d être destinataire de ses résultats dosimétriques.

5 Vous trouverez, en annexe au présent courrier, un classement des demandes selon leur degré de priorité. Vous voudrez bien me faire part de vos observations et réponses concernant ces points dans un délai qui n excèdera pas deux mois, sauf mention contraire liée à une demande d action prioritaire citée en annexe. Pour les engagements que vous seriez amené à prendre, je vous demande de bien vouloir les identifier clairement et de proposer, pour chacun, une échéance de réalisation en complétant l'annexe. Je reste à votre disposition pour aborder toute question relative à la réglementation applicable en matière de radioprotection et vous prie de bien vouloir agréer, monsieur, l expression de ma considération distinguée. Pour le Président de l ASN et par délégation, Le chef de division, Signé par : Pierre SIEFRIDT

6 ANNEXE AU COURRIER CODEP-NAN-2014-N PRIORISATION DES ACTIONS À METTRE EN ŒUVRE Agence équipements Maine Anjou - Bureau de Laval (Changé, 53) Les diverses vérifications opérées lors du contrôle effectué par la division de Nantes le 03/12/2014 ont conduit à établir une priorisation des actions à mener pour pouvoir répondre aux exigences applicables. Les demandes formulées dans le présent courrier sont classées en fonction des enjeux présentés : - Demandes d actions prioritaires SANS OBJET Nécessitent, eu égard à la gravité des écarts et/ou à leur renouvellement, une action prioritaire dans un délai fixé par l ASN, sans préjudice de l engagement de suites administratives ou pénales. - Demandes d actions programmées Nécessitent une action corrective ou une transmission programmée selon un échéancier proposé par l exploitant Thème abordé A.1 Identification de l organisme dans l organisation A.2 Revue de direction A.3 Rapports de contrôle Mesures correctives à mettre en œuvre A.1 Mettre à jour les documents du système qualité de l OARP afin qu ils soient le reflet de la réelle organisation de l OARP au sein de SOCOTEC, notamment en ce qui concerne les missions de l ex DTM. A.2.1 Décrire au sein du système qualité de l OARP les modalités de réalisation des revues de direction d entités et en particulier le lien avec la revue de direction du groupe SOCOTEC. A.2.2 Examiner les résultats des audits lors des prochaines revues de direction du groupe d agence Maine Anjou. A.3.1 Mettre en place les mesures nécessaires au sein du bureau de Laval pour qu il n y ait plus de confusion possible entre un critère effectivement «non vérifié» et un critère «non-conforme» à la rédaction du rapport. A.3.2 Mettre en place les mesures nécessaires pour que la supervision permette effectivement de détecter cette confusion possible entre un critère effectivement «non vérifié» et un critère «non-conforme». A.3.3 Mettre en place les mesures nécessaires pour mesurer l efficacité des actions correctives engagées suite aux demandes ci-dessus de manière à éviter que l écart ne se reproduise. A.3.4 Mettre en place les mesures nécessaires pour que «sans objet» soit utilisé à bon escient dans les rapports de contrôle. Echéancier proposé - Autres actions correctives SANS OBJET L'écart constaté présente un enjeu modéré et nécessite une action corrective adaptée.