Directive et procédure : Gestion du centre de documentation

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1 DSPR-DIR Manuel de gestin Directive et prcédure : Expéditeur : Persnnel visé : Respnsable de sa mise en applicatin : Directin des services prfessinnels et de réadaptatin Persnnel du CR La Myriade Directin des services prfessinnels et de réadaptatin Directeur général Appruvée le : 5 avril 2010 Révisée le : 31 mars 2014 Raisn d être Le centre de dcumentatin du CR La Myriade est divisé en huit succursales réparties dans les différents pints de service. Il cmprend une cllectin de plus de dcuments à caractères clinique et administratif. Le centre de dcumentatin est un lieu privilégié d apprentissage venant appuyer la pratique prfessinnelle et sutenir l encadrement clinique. Le centre de dcumentatin est décentralisé, permettant ainsi aux utilisateurs d accéder à une partie de la cllectin dans leur pint de service. La cllectin du centre de dcumentatin du CR La Myriade est dispnible au persnnel, à la clientèle et à leurs prches, aux partenaires de même qu à ns partenaires du réseau des centres de réadaptatin en déficience intellectuelle et en trubles envahissants du dévelppement (CRDITED) de la prvince. La présente directive entend dnc encadrer l utilisatin et la gestin du centre de dcumentatin du CR La Myriade. Buts 1. Assurer une saine gestin de la cllectin de l établissement en cllabratin avec les gestinnaires de l établissement. 2. Assurer le traitement efficace des demandes d achat, de la circulatin des dcuments et des autres demandes en prvenance des utilisateurs. Page 1 Directive et prcédure :

2 3. Établir la prcédure de prêts de dcuments entre succursales du CR La Myriade et avec d autres centres de dcumentatin u biblithèques. 4. Prmuvir le dévelppement de la cllectin du centre de dcumentatin du CR La Myriade ainsi que sn utilisatin. 5. Déterminer les rôles et respnsabilités de l ensemble des intervenants impliqués. Définitins 1. Centre de dcumentatin Terme utilisé pur désigner l ensemble des dcuments détenus par l établissement et enregistrés dans le lgiciel de gestin dcumentaire «Regard» au catalgue cllectif prvincial des centres de dcumentatin du réseau des CRDITED, appelé le CAMH. En plus des dcuments mngraphiques (dcuments imprimés), le centre de dcumentatin est également cnstitué d utils de prgrammatin (interventin, évaluatin), de péridiques, de matériel audivisuel u didactique, de brchures et de dépliants qui peuvent être enregistrés u nn au catalgue prvincial, mais qui snt dispnibles dans les différentes succursales. 2. Succursale Terme utilisé pur désigner les différentes biblithèques du centre de dcumentatin situées dans les pints de service. 3. Utilisateur Tute persnne qui a été dûment inscrite dans la banque infrmatisée des emprunteurs du lgiciel Regard : emplyé du CR La Myriade, stagiaire, client, famille, partenaire de réseau, etc., et qui utilise les services fferts par le centre de dcumentatin. 4. CAMH Centre d apprentissage Maurice-Harvey : catalgue cllectif prvincial réunissant les cllectins des CRDITED participants. 5. Prêt entre biblithèques Prêt de dcuments entre le CR La Myriade et tut autre établissement extérieur au CR La Myriade. 6. Prêt entre succursales Prêt de dcuments appartenant au CR La Myriade, mais qui snt empruntés u prêtés à l utilisateur d un autre pint de service. 7. NIP Numér d identificatin persnnel (NIP) nécessaire pur l accès au dssier persnnel de l utilisateur dans le mdule de recherche au catalgue d accès public du lgiciel Regard ainsi que pur l utilisatin de différentes fnctins au catalgue cllectif, telles que la réservatin de dcument u l envi de références. Page 2 Directive et prcédure :

3 8. Cde d emprunteur Le cde d emprunteur identifie l utilisateur dans la banque des emprunteurs du lgiciel Regard. C est le cde de l abnné au centre de dcumentatin. Principes directeurs 1. L établissement favrise le sutien et le dévelppement de l expertise prfessinnelle du persnnel du CR La Myriade et met à sa dispsitin des dcuments de qualité à la fine pinte des cnnaissances actuelles dans les différents dmaines d interventin assciés à sa missin. 2. La technicienne en dcumentatin agit à titre de sutien technique et de sutien à la pratique prfessinnelle et clinique pur les utilisateurs alrs que les gestinnaires snt respnsables du bn fnctinnement de leur succursale. 3. Tus les dcuments faisant partie de la cllectin du centre de dcumentatin snt la prpriété de l établissement et divent être rangés sur les rayns de la succursale du pint de service ù ils snt lcalisés afin de les rendre dispnibles aux utilisateurs. Tus les prêts de dcuments divent être enregistrés au lgiciel de gestin dcumentaire Regard. Rôles et respnsabilités 1. Directeur des services prfessinnels et de réadaptatin Assurer la visibilité du centre de dcumentatin. Élabrer avec la technicienne en dcumentatin les prcédures nécessaires au bn fnctinnement du centre de dcumentatin. Assurer la liaisn avec les autres instances de l établissement. 2. Technicienne en dcumentatin Agir à titre de sutien à la pratique clinique et prfessinnelle auprès des divers intervenants de l établissement en ce qui a trait aux demandes de dcumentatin, de recherche dcumentaire, de prêts entre biblithèques et de recherche d articles de revues spécialisées. Agir à titre de persnne-ressurce auprès des agentes administratives désignées respnsables du prêt des dcuments dans les succursales du centre de dcumentatin. Frmer les agentes administratives désignées respnsables de la circulatin et du classement des dcuments dans les succursales des pints de service, et leurs remplaçantes, au lgiciel Regard et aux tâches reliées au centre de dcumentatin, sur demande du gestinnaire. Se mettre en lien avec d autres centres de dcumentatin u biblithèques afin d enrichir celui de l établissement par des échanges d infrmatin, de règles et de prcédures. Assurer la diffusin de l infrmatin cncernant les nuvelles parutins et les dcuments dispnibles dans les succursales de l établissement. Assurer la mise à jur du catalgue du centre de dcumentatin. Page 3 Directive et prcédure :

4 Acquérir, recevir et traiter les dcuments destinés au centre de dcumentatin. Faire le traitement intellectuel et matériel des dcuments : catalgage, indexatin, classificatin, étiquetage, réparatins. Gérer l utilisatin lcale du lgiciel de gestin dcumentaire Regard. Recevir et traiter les appels téléphniques prvenant des pints de service et de l extérieur cncernant le centre de dcumentatin et ses services. Faire la prmtin du centre de dcumentatin dans l établissement. Vérifier et assurer le suivi des activités de circulatin des dcuments et le bn maintien des succursales du centre de dcumentatin dans les pints de service. Gérer les abnnements à des péridiques et à des revues spécialisées, faire circuler la table des matières de celles-ci et furnir les articles demandés. Agir à titre de persnne ressurce cncernant la Li sur le drit d auteur. Effectuer le dépôt légal des dcuments prduits par l établissement. Si requis, s assurer qu un inventaire et un élagage sient réalisés dans les succursales. 3. Gestinnaire Prendrer cnnaissance des directives et prcédures émises sur le centre de dcumentatin, diffuser l infrmatin et s assurer que tute sn équipe s y cnfrme. S assurer du bn fnctinnement de la succursale du pint de service et faire respecter les règles et prcédures en vigueur. Désigner l agente administrative qui aura la respnsabilité de la circulatin et du classement des dcuments de la succursale de sn pint de service et cmmuniquer le nm de cette persnne à la technicienne en dcumentatin. Cmmuniquer à la technicienne en dcumentatin tute mdificatin cncernant le statut de l agente administrative désignée respnsable de la circulatin et du classement des dcuments de la succursale de sn pint de service : départ, absence-maladie, vacances, remplacement, etc. En l absence de l agente administrative désignée respnsable de la circulatin et du classement des dcuments de la succursale de sn pint de service, s assurer qu une autre agente administrative sera désignée pur assurer la cntinuité de cette tâche et en cmmuniquer l infrmatin à la technicienne en dcumentatin. Adresser à la technicienne en dcumentatin les demandes de frmatin sur le lgiciel Regard pur les remplacements de plus de tris mis. Faire cnnaître les besins de frmatin de sn équipe en matière d utilisatin du centre de dcumentatin. Apprter sn sutien à la persnne désignée cmme respnsable de la circulatin et du classement des dcuments de la succursale de sn pint de service. Page 4 Directive et prcédure :

5 Gérer le budget pur les achats de dcuments dans sn secteur, autriser l achat de nuveaux dcuments. 4. Agente administrative désignée respnsable de la circulatin des dcuments dans un pint de service 1 Enregistrer les prêts, les renuvellements et les returs de dcuments et assurer le suivi des prêts de dcuments de sa succursale. Effectuer le classement des dcuments seln le système de classificatin établi et s assurer régulièrement du rangement adéquat des dcuments sur les rayns. À la demande du gestinnaire, acheminer les demandes d achat de dcuments à la technicienne en dcumentatin. Faire part des difficultés sur le plan technique rencntrées dans ses tâches u par les utilisateurs à la technicienne en dcumentatin. Offrir du sutien aux utilisateurs qui désirent cnsulter le catalgue u la succursale du pint de service. En lien avec la prcédure de gestin des retards, assurer le suivi du retur des dcuments remis après la date d échéance du prêt, des utilisateurs internes et externes, auprès de la technicienne en dcumentatin. Lrs d une absence, cmmuniquer la prcédure à suivre pur assurer la cntinuité du service à la persnne assurant sn remplacement. 5. Cnseiller clinique Offrir sn sutien aux membres de l équipe dans leurs recherches de dcuments. Avec le sutien de la technicienne en dcumentatin, faire la prmtin du centre de dcumentatin dans sn secteur en diffusant l infrmatin sur les dcuments dispnibles au centre de dcumentatin. Vérifier que les dcuments à cmmander n existent pas déjà au catalgue avant de faire une demande d achat auprès du gestinnaire. Acheminer les demandes d achat appruvées par le gestinnaire à la technicienne en dcumentatin et en faire le suivi. Faire part de ses besins en dcumentatin au gestinnaire qui décide, s il y a lieu, de cmmander le (s) dcument (s) suhaité (s). 6. Utilisateur du centre de dcumentatin (interne et externe) Se cnfrmer aux prcédures et directives établies par le centre de dcumentatin. Se référer, au besin, aux directives et prcédures en vigueur u s infrmer directement auprès de la technicienne en dcumentatin. 1 À remarquer que le terme «agente administrative» sera tujurs utilisé pur désigner l agente administrative u tute persnne désignée par le gestinnaire cmme respnsable de la circulatin des dcuments. Page 5 Directive et prcédure :

6 Respecter la durée et la date d échéance du prêt des dcuments. Faire part de ses besins en ce qui cncerne la dcumentatin au gestinnaire de sn pint de service u au cnseiller clinique. Prcédure Inscriptin des utilisateurs au lgiciel Regard Pur puvir emprunter des dcuments, il faut être enregistré dans la banque des utilisateurs du lgiciel Regard. Les nuveaux utilisateurs Les nuveaux utilisateurs divent cmmuniquer avec l agente administrative désignée respnsable de la circulatin des dcuments de leur pint de service u avec la technicienne en dcumentatin pur furnir leurs crdnnées et btenir leur «cde d emprunteur» ainsi que leur numér d identificatin persnnel (NIP) pur puvir accéder à leur dssier persnnel d emprunteur et à certaines fnctins particulières du catalgue d accès public du lgiciel Regard. Les parents et les partenaires Les parents et les ressurces extérieures peuvent également être inscrits dans la banque des utilisateurs avec le nm d un répndant. Celui-ci dit être l intervenant exerçant le suivi du dssier de la persnne cncernée. Relcalisatin d un emplyé dans un autre pint de service L utilisateur u l emplyé qui change de pint de service dit faire mdifier ses nuvelles crdnnées au fichier des utilisateurs en infrmant l agente administrative désignée respnsable de la circulatin des dcuments de sn nuveau pint de service u la technicienne en dcumentatin. Prcédure Emprunt de dcuments au centre de dcumentatin Dcuments prêtés Tus les dcuments du CR La Myriade peuvent être empruntés à l exceptin : Des uvrages de référence (identifiés par la mentin «REF» sus la cte); Des péridiques et des publicatins en série; De certains dcuments identifiés par la mentin «cnsultatin sur place seulement». Prêts de dcuments dans l établissement Les agentes administratives désignées ainsi que la technicienne en dcumentatin snt respnsables de la circulatin des dcument dans leur pint de service respectif, ainsi que des demandes d emprunt de dcument entre les pints de service. Prêts de dcuments à l extérieur de l établissement La technicienne en dcumentatin est respnsable de tus les prêts et emprunts de dcuments à l extérieur de l établissement (prêts entre biblithèques). Page 6 Directive et prcédure :

7 Nmbre maximum de dcuments prêtés Le nmbre maximum de dcuments qu un utilisateur peut emprunter est de dix (10). Durée du prêt L utilisateur s engage à respecter les dates d emprunt prévues par sn centre de dcumentatin u par l institutin prêteuse du u des dcuments, sit : 20 jurs uvrables pur les dcuments imprimés 10 jurs uvrables pur les dcuments audivisuels Prêt de lngue durée Un prêt de lngue durée (dépassant la durée du prêt régulier) est une mesure exceptinnelle et peut être accrdé dans des cas particuliers cmme un prjet de recherche, l étude d un dssier, un mandat particulier, et ce, dans la mesure ù l n peut faire la preuve d une telle nécessité. La durée du prêt sera alrs déterminée en cnsidérant la fréquence d emprunt du dcument cncerné par les autres utilisateurs et en fnctin des besins particuliers de la persnne qui fait une demande de prêt de lngue durée. Si une demande de «prêt de lngue durée» ne respecte pas les cnditins précitées, le dcument sera prêté seln la prcédure habituelle. Renuvellement de prêt (à l interne) Le prêt des dcuments imprimés peut être renuvelé pur une péride de 20 jurs uvrables pur un maximum de deux renuvellements, à la cnditin que les dcuments cncernés ne sient pas réclamés u réservés par d autres utilisateurs et que le dcument ne sit pas en retard. Dans ces deux cas, le dcument dit être returné. Le prêt des dcuments audivisuels est renuvelable une seule fis, pur cinq jurs uvrables, à la cnditin que les dcuments cncernés ne sient pas réclamés u réservés par d autres utilisateurs et que le dcument ne sit pas en retard. Dans ces deux cas, le dcument dit être returné. La demande de renuvellement peut être faite : Auprès de l agente administrative désignée respnsable du prêt, à la succursale ù est lcalisé le dcument emprunté Auprès de la technicienne en dcumentatin Par téléphne u par curriel, en mentinnant le titre, la cte et le numér du dcument cncerné par la demande de renuvellement Par l accès au dssier persnnel de l utilisateur, avec le numér d identificatin persnnel (NIP) au catalgue d accès public Il n y a pas de renuvellement u de prlngatin de prêt pur les dcuments en prvenance d autres centres de dcumentatin que le CR La Myriade. Retur des dcuments empruntés Pur les prêts à l interne, les dcuments divent être returnés directement à l agente administrative désignée respnsable du prêt des dcuments u à la technicienne en dcumentatin, au pint de service ù est lcalisé le dcument. Page 7 Directive et prcédure :

8 Un dcument ne dit jamais être reclassé dans le centre de dcumentatin, sans que le retur ait préalablement été enregistré au catalgue infrmatisé. Pur les dcuments empruntés dans un autre centre de dcumentatin que le CR La Myriade les dcuments divent être returnés à la technicienne en dcumentatin. Dcuments cnsultés sur place Les dcuments cnsultés sur place dans chaque succursale des pints de service divent être reclassés à leur place, seln le système de classificatin établi. Si l utilisateur ne cnnaît pas le système de classificatin, il peut laisser le (s) dcument (s) à un endrit désigné par l agente administrative respnsable afin qu elle fasse le reclassement. Un guide de srtie (ruge) dit également être mis à la place du dcument, pur indiquer sa srtie et en faciliter le reclassement. L utilisateur (u l agente administrative respnsable du prêt) dit inscrire sur la fiche du guide de srtie sn nm, le titre, le numér et la cte du dcument emprunté pur cnsultatin ainsi que la date d emprunt. Gestin des retards La respnsabilité de la gestin des retards des dcuments relève des agentes administratives désignées respnsables de la circulatin des dcuments et de la technicienne en dcumentatin. La récupératin des dcuments nn returnés à la date d échéance prévue lrs du prêt cmprend les étapes suivantes : Première étape (liste des retards) : Une fis par mis, la technicienne en dcumentatin fera parvenir aux agentes administratives désignées respnsables de la circulatin des dcuments la liste des dcuments en circulatin. Les agentes administratives respnsables de la circulatin des dcuments nt la respnsabilité d infrmer les utilisateurs en retard afin que ceux-ci returnent le (s) dcument (s) dans les plus brefs délais. Deuxième étape (récupératin et/u remplacement des dcuments) : À la suite de deux (2) rappels de l agente administrative respnsable de la circulatin des dcuments, si le dcument en retard n a tujurs pas été returné, la technicienne en dcumentatin signalera le retard qui persiste à l utilisateur cncerné, puis au gestinnaire qui devra alrs prendre les mesures nécessaires pur s assurer du retur u du remplacement du dcument, seln le cas. Perte et bris de dcuments : Tut dcument perdu u gravement abîmé devra être remplacé par l emprunteur du dcument, sauf pur les dcuments qui ne snt plus dispnibles sur le marché. Dans ce cas, le dcument est cnsidéré cmme perdu. Page 8 Directive et prcédure :