Liège, le 9 juillet 2015 APPEL INTERNE AUX CANDIDATURES N

Transcription

1 Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement Liège, le 9 juillet 2015 APPEL INTERNE AUX CANDIDATURES N En vue de pourvoir à 1 poste de SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F) au service de Radiothérapie à temps plein (38h/sem.) DEFINITION DE FONCTION 1. Mission(s) responsabilités et activités: voir annexe 2. Positionnement : Organigramme en annexe Service médical de radiothérapie (cadre méd. : 18,60 ETP, cadre PATO : 67,75 ETP) sous la direction de Monsieur le Professeur Ph. COUCKE. CONDITIONS D ENGAGEMENT Date de prise en fonction : dès que possible Type de contrat : durée indéterminée Site de prestation : Sart Tilman ; selon les nécessités du service, ces prestations pourront s'effectuer sur un des autres sites d'activité du CHU. Horaire : Temps plein soit 38h/sem., à raison de 7h36 /jour. Prestations du lundi au vendredi 8h00 17h00, 30 ou 1h de temps de repas Grade : secrétaire de direction Traitement mensuel brut : 2 467,34 à temps plein Echelle 1.63, au départ du grade càd sans valorisation d ancienneté à l index 1,6084 (janvier 2013) à majorer éventuellement des allocations de foyer ou résidence. Possibilité de valorisation d expérience professionnelle. Pour les candidatures internes, en cas d'augmentation barémique, pendant la période probatoire, maintien du grade actuel et obtention d une indemnité pour fonction supérieure Appel 2015/079 1/7

2 PROFIL REQUIS Appel interne réservé aux agents du CHU (agents nommés ou sous contrat à durée indéterminée) ayant déjà réussi les épreuves de sélection de secrétaire de direction Modalité Niveau / Grade requis Expérience / Ancienneté Par Diplôme (Diplôme belge / diplôme reconnu équivalent par la Fédération Wallonie - Bruxelles) Par transfert à grade équivalent Par promotion Graduat/Baccalauréat en Secrétariat aux titulaires d un grade de secrétaire de direction ou de chef administratif aux secrétaires médicales, secrétaires administratives, sous-chef de bureau expérience professionnelle utile de 2 ans est exigée - justifier de minimum 6 ans d ancienneté de grade. 1. Etre de bonne conduite, vie et mœurs 2. Disposer des aptitudes physiques requises constatées par le médecin du travail. MODALITES DE SELECTION Examen des CV Entrevue de sélection par un jury DEPOT DES CANDIDATURES Les candidatures doivent parvenir, pour le 15/07/2015 au plus tard, au Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement à l attention de Madame S.BILLET CHU Domaine du Sart Tilman à 4000 Liège,. par écrit,. par fax (n 04/ ). ou par mail ( recrutement@chu.ulg.ac.be) Elles doivent être accompagnées : o o o d une lettre de motivation d un curriculum vitae détaillé d une photo d identité Appel 2015/079 2/7

3 POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLEMENTAIRE sur la nature exacte des tâches liées à l emploi, les candidats peuvent se présenter ou s informer auprès du secrétariat de Radiothérapie, tel: 04/ Il est vivement conseillé de vous informer préalablement sur la fonction à pourvoir. à propos des formalités administratives, les candidats peuvent s adresser au Département de Gestion des Ressources Humaines - Service Recrutement Mme Dalila SOPRANA, tél. 04/ Référence de l appel à rappeler dans toute correspondance : Appel 2015/079 Secrétaire de direction au service de Radiothérapie Appel 2015/079 3/7

4 Centre Hospitalier Universitaire de Liège Domaine Universitaire du Sart Tilman B LIEGE 1 Département de Gestion des Ressources Humaines Service Recrutement Intitulé SECRETAIRE DE DIRECTION ENCADREMENT EQUIPE ADMINISTRATIVE Mission Périmètre d activité Positionnement La secrétaire de direction assure le secrétariat du chef de service et l'assiste dans les tâches administratives et de gestion. Elle assure également l'encadrement de l'équipe administrative Service de radiothérapie Département de physique médicale Liens hiérarchiques : Sous l autorité directe du chef de service de radiothérapie Supervise le personnel administratif du service (ex. secrétaires médicales ou administratives, agent administratif, etc.) Liens fonctionnels : Travaille en collaboration avec o les responsables et agents du service de radiothérapie o les différents services internes du CHU Etablit des collaborations externes avec des organismes externes nationaux et internationaux (ex. ULg, SPF santé publique, universités, ambassades, office des étrangers, firmes pharmaceutiques, etc.) Cadre de l activité Procédures et réglementations internes au CHU, au département ou au service Législations et règlementations externes La définition de fonction est un document objectif et non exhaustif qui formalise le contenu de la fonction. Celle-ci est susceptible d évoluer, notamment, selon les nécessités du service. Appel 2015/079 4/7

5 Responsabilités Organisation quotidienne de l'activité Activités Organiser et répartir le travail : tâches périodiques, ponctuelles et exceptionnelles Assurer la continuité du travail Définir les besoins en matériel/consommables et veiller à leur utilisation adéquate Superviser l application des procédures et contrôler la qualité des prestations journalières Assurer la gestion des problèmes liés à l activité opérationnelle quotidienne et proposer des solutions Participer à l évolution de l activité avec un souci de qualité Accompagner les changements au sein de l entité Vision prospective de l'activité Gestion des équipes Contrôler les présences et le respect des horaires et en informer le responsable En cas de problèmes ou de changements proposer des modifications de l'encadrement fonctionnel Assurer la communication au sein de son équipe, prévenir et gérer les conflits Assurer l'accueil, l'intégration du nouveau personnel Veiller à la responsabilisation, à la motivation et au bien-être au travail du personnel A la demande, participer au recrutement et à la formation du personnel A la demande, participer à la préparation des évaluations du personnel A la demande, réaliser les évaluations du personnel Accueil Offrir un accueil de qualité aux patients et le cas échéant à sa famille, aux visiteurs, collaborateurs et/ou fournisseurs de l institution Gestion des contacts Assurer les contacts internes et/ou externes, le transfert et la diffusion d informations Gérer les relations internationales (ex. enseignement à l'étranger, contacts interuniversitaires, congrès de déplacements, etc.) Gérer les appels téléphoniques Gérer le courrier (distribution, rédaction, expédition) et/ou le mailing Gérer les agendas Support administratif à l'activité Préparer et rédiger divers documents (ex. mise à disposition, production de présentation, tableaux, cahiers des charges, rapports, PPT, PV de réunions, etc.) Assurer la récolte, la compilation et la saisie des données pour alimenter les supports d informations (tableau de bord, statistiques, etc.) Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données Effectuer des recherches relatives à l activité (ex. statistiques, documentation, etc.) Analyser, traiter et exploiter les données Assurer le suivi d'échéancier, plannings, tableau de bord, etc. Assurer la gestion documentaire (ex. scannage, photocopies, classement, archivage, partage, diffusion, etc.) Appel 2015/079 5/7

6 Support à la gestion logistique Support à la gestion des ressources humaines Support à la gestion financière Support aux missions d'enseignement/ formation Implication dans les activités du service Fournir un support dans la gestion des activités du département, service, secteur Organiser et préparer des réunions (ex. convocations, réservations de salle, rédaction de PV, etc.) A la demande, organiser et préparer des événements, voyages, etc. Fournir un support dans l'administration des licences, brevets, accréditations et/ou développement technologiques (ex. propriété intellectuelle, contacts avec les firmes extérieures, etc.) Assurer la gestion des fournitures et du matériel Gérer les dossiers du personnel Aider à la gestion et au suivi de candidatures et contrats Gérer les absences et reprises du travail, le planning des vacances Assurer le suivi des chèques-repas, gestion des données gardes et heures supplémentaires Aider à la préparation du rôle de garde Participer à l élaboration et au suivi du budget Apporter un support à la gestion financière du département/service, de projets, de conventions, de contrats, etc. (ex. suivi des comptes, application des règles de tarification, suivi budgétaire, etc.) Gérer la facturation (ex. encodage, vérification, suivi des factures, etc.) Apporter une aide dans l organisation des activités académiques et dans l encadrement des étudiants et stagiaires Participer aux activités ou projets spécifiques liés à l activité Participer aux réunions qui le concernent Appel 2015/079 6/7

7 Département de physique médicale «Service médical de radiothérapie» Président du département : Roland Hustinx Département de physique médicale Assistant de direction de département : Anne-Marie Van Cutsem Service médical de radiothérapie Chef de service Secrétaire de direction - Philippe Coucke Poste à pourvoir Personnel médical Médecin Médecin consultant* Assistant clinique Psychologue Infirmier en chef Infirmier chef adjoint Département infirmier Infirmier technologue en radiothérapie Infirmier social Assistant social Secrétaire médicale Agent administratif Service transversal d appui physique et informatique Responsable STA : Eric Lenaerts Radiophysicien en chef : Véronique Baart Radiophysicien Gestionnaire technique Gestionnaire informatique Dosimétriste Service transversal d appui assurance qualité Responsable STA : Marie Delgaudine Qualiticien santé Infirmier de consultation * Personnel indépendant. Collaborations fonctionnelles 1 Appel 2015/079 7/7