Guide de prise en main. Track Inside. Enregistrement et étiquetage des objets suivis

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1 Guide de prise en main Track Inside Enregistrement et étiquetage des objets suivis Version Octobre 2017

2 Track Inside - Guide de prise en main - Enregistrement et étiquetage des objets L application Track Inside est constituée de trois systèmes gérant les processus clés : un système d enregistrement et étiquetage des objets à tracer, une base de traçabilité et un système mobile de scanning des objets et capture des preuves de livraison. Ce guide de prise en main présente les fonctionnalités majeures du système d enregistrement et étiquetage des objets. Enregistrer un Objet Tout d abord, pour vous connecter, ouvrez votre navigateur internet et saisissez l adresse du site suivante : Enregistrer l adresse internet dans vos favoris pour faciliter votre prochaine visite. Après saisie de votre compte utilisateur et mot de passe, cliquez sur «Se Connecter» pour arriver directement sur la page d enregistrement des objets présentée page suivante. Cette page est également accessible à partir du menu «Enregistrer un objet» lorsque vous naviguez dans l application. Octobre 2017 page 2

3 Le suivi d un objet débute par son enregistrement dans le système. Pour vous familiariser avec la saisie, nous vous proposons de suivre les 12 étapes présentées ci-après. Après quelques saisies, vous aurez maitrisé parfaitement le système et l enregistrement d un objet ne vous demandera que quelques dizaines de secondes. L écran de saisie est constitué de blocs d information. Beaucoup de ces blocs peuvent être agrandi ou diminué en utilisant les flèches and situées à droite en haut du bloc Octobre 2017 page 3

4 Track Inside - Guide de prise en main - Enregistrement et étiquetage des objets Sélectionnez le centre de traitement dans la liste de sélection 1 (Cette liste de sélection apparait uniquement si plusieurs centres de traitement ont été définis pour votre compte utilisateur) 2 Renseignez le destinataire de l objet en saisissant ses informations ou en sélectionnant sa fiche dans le carnet d adresses accessible à partir de l icône de recherche. Le carnet d adresses comporte un filtre de sélection vous permettant de rechercher vos contacts. Dans l écran de saisie, il est également possible de rechercher rapidement une adresse en saisissant les premiers caractères de son code ou de sa raison sociale, le système recherche alors automatiquement les adresses correspondantes et vous propose une liste pour sélection comme montré ci-contre. Si vous souhaitez enregistrer l adresse 3 saisie dans votre carnet d adresses, cochez la case «Enregistrer l adresse dans» puis sélectionner le carnet d adresses ; à noter que le carnet d adresses public permet de partager les adresses entre tous les utilisateurs du système. Si vous ne souhaitez pas que l étiquette de suivi comporte un bloc de signature, vous pouvez cocher 4 la case «Signature à la livraison non requise». Par ailleurs, si vous souhaitez conserver l adresse pour l objet suivant, cochez la case «conserver cette adresse pour l objet suivant». Le bloc «Adresse d expédition» vous permet de renseigner le contact expéditeur du colis. Vous 5 pouvez le saisir en ouvrant le bloc ou bien le sélectionner dans le carnet d adresses (icone pour l ouvrir) comme le destinataire. Aussi, la saisie des premiers caractères du code ou de la raison sociale lance la recherche et affiche les contacts correspondants. A noter que pour faciliter la saisie des utilisateurs qui ne souhaitent pas renseigner les expéditeurs, le système renseigne par défaut le bloc expéditeur avec les infos du centre de traitement. Octobre 2017 page 4

5 6 Pour informer le destinataire de l arrivée d un objet à son attention, cochez l option «Activer les notifications par ». Si le destinataire contient une adresse , le système la récupérera automatiquement. Une notification peut également être envoyée à l expéditeur pour par exemple l avertir de la réception ou à un tiers. Vous pouvez également saisir un message complémentaire qui sera ajouté à la fin du message de notification. Dans la minute qui suit l enregistrement de l objet, le système enverra un message aux adresses saisies. Par défaut, un seul modèle de message est défini pour chaque compte client. Depuis Octobre 2017, il est possible de créer jusqu à 5 modèles de message et définir des règles de sélection basées sur les informations des objets enregistrés. Pour définir ces règles, cliquez sur le lien «Définir des règles de notification» qui vous conduira dans les paramètres généraux. C est ici que vous pourrez définir des règles de sélection des modèles pour, par exemple, envoyer des notifications spécifiques à certains membres du personnel ou dans le cas de la réception d un certain type de marchandise ou encore selon une valeur sélectionnée dans vos champs d information complémentaire (voir point 8 page suivante) pour informer d un process de récupération de l objet (collecte au comptoir, collecte en consigne, livraison en mains propres, retrait à l espace livraison de marchandises, ) 7 Si l objet à tracer comporte déjà un code-barres, saisissez-le ou scannez-le à l aide d un lecteur de codebarres connecté à votre ordinateur. Sinon, vous pouvez laisser le champ vide ou saisissez une référence unique qui vous permettra d identifier et rechercher cet objet. Vous pouvez également saisir la nature de l objet et une date de livraison particulière. 3 champs d'informations complémentaires sont disponibles pour saisir des données correspondant au 8 besoin de votre entreprise. Les deux premiers champs sont des listes de sélection avec la possibilité de saisir une nouvelle valeur en sélectionnant la ligne «Nouvelle valeur» en fin de liste. Les libellés et contenus de ces 2 listes peuvent être gérés à partir du menu «Paramètres / Informations complémentaires» 9 Dans ce bloc, saisissez le nombre et le type d objet. Vous pouvez également saisir un poids pour information. Appuyez sur le bouton «+» pour valider votre saisie et ajouter l enregistrement. Vous pouvez saisir plusieurs objets de type différents pour le même destinataire. Chaque enregistrement peut être annulé en cliquant sur le bouton «-». A l enregistrement de l objet, le système créera automatiquement un enregistrement par objet saisi pour en faciliter la traçabilité. La case "Plus d'objets de ce type" vous permet de conserver votre sélection pour la prochaine saisie d'objet. Pour faciliter la saisie, vous pouvez également paramétrer un nombre et type d objet par défaut dans vos «Préférences», accessibles à partir du menu «Paramètres». 10 Si aucun mode d enregistrement n a été défini par défaut, cliquez sur le bouton «Sélectionner le mode d enregistrement». Si vous souhaitez attribuer un numéro unique et produire une étiquette de suivi, sélectionnez «Attribuer un numéro et une étiquette». Si vous souhaitez enregistrer et identifier l objet avec son propre code-barres sans produire une nouvelle étiquette de suivi, sélectionnez «Utiliser le code-barres existant». Octobre 2017 page 5

6 Track Inside - Guide de prise en main - Enregistrement et étiquetage des objets 11 Dans ce bloc, cochez la case pour générer un évènement de suivi en même temps que vous enregistrez l'objet et sélectionnez l'évènement d'arrivée. L événement sera ajouté dans l historique de traçabilité de l objet. Cliquez sur «Enregistrer» pour valider votre saisie et enregistrer le(s) objet(s) dans le système. Si 12 vous avez demandé l attribution d un numéro et d une étiquette, le système ouvre une nouvelle fenêtre avec le(s) étiquette(s). Imprimer le(s) étiquettes puis apposez la(les) sur chaque objet à tracer. Cliquez sur le bouton «Fermer» pour saisir un nouvel objet ou sur «Aller à la liste des objets» pour afficher la liste des objets saisis. Les étiquettes sont au format PDF et peuvent être imprimées sur du papier bureautique classique. Cependant, pour des raisons pratiques, nous vous conseillons d utiliser des étiquettes thermiques autocollantes imprimées avec une imprimante spécifique. N hésitez pas à contacter votre attaché commercial Neopost pour vous conseiller et vous proposer une solution adaptée. Octobre 2017 page 6

7 Gérer Mes Objets Tout au long de la journée, tant qu un objet n a pas été imprimé sur un bordereau de livraison, il est possible de le modifier ou l annuler. Pour se faire, sélectionnez le menu «Courrier et colis à distribuer» pour afficher la liste des objets enregistrés. Un filtre de sélection contenant de multiples critères vous permet de rechercher et filtrer les objets. Pour modifier un objet, cliquez sur son bouton. Pour réimprimer des étiquettes, il suffit de cocher le ou les objets de son choix puis de cliquer sur le bouton «Imprimer les étiquettes». Le fonctionnement est identique pour supprimer des objets ou imprimer une liste d objets. Octobre 2017 page 7

8 Track Inside - Guide de prise en main - Enregistrement et étiquetage des objets Imprimer des Bordereaux de Livraison (optionnel) La solution complète permet de tracer la livraison des objets avec un terminal mobile. Ce mode de fonctionnement ne vous impose pas d utiliser un bordereau de livraison car le terminal mobile permet de capturer la preuve de livraison par une signature digitale sur l écran du terminal ou par une photo d un émargement par signature manuscrite ou tampon sur l étiquette de suivi. Cependant, le système permet quand même de produire des bordereaux de livraison pour, par exemple, traiter des tournées sans terminal mobile ou bien structurer la liste des objets confiés à un opérateur. Pour cela, sélectionnez le menu «Objets / Archivage / Archiver des objets» pour ouvrir la liste des objets saisis. Sélectionnez les objets à imprimer sur un bordereau avec les cases à cocher puis cliquez sur «Imprimer les bordereaux» pour obtenir les documents dans une nouvelle fenêtre. Après impression, les objets seront transférés dans l historique et ne pourront plus être modifiés ou supprimés. Octobre 2017 page 8

9 Gérer mes Adresses La solution dispose d un système de carnets d adresses permettant de stocker des contacts et donc de faciliter la saisie des objets. Pour accéder à vos adresses, sélectionnez le menu «Carnets d adresses». Les adresses sont présentées dans une liste avec un filtre de sélection pour faire des recherches. Il existe divers moyens pour enregistrer des adresses. D abord, il est possible d ajouter une adresse en cliquant que le bouton «Ajouter», un formulaire de saisie apparait. Ensuite, il est possible d enregistrer une adresse lors de la saisie d un objet. Enfin, il est également possible d importer un fichier d adresses en sélectionnant l option «importer des adresses» dans le menu principal. Conseil Important Pour faciliter la recherche automatique des adresses lors de la saisie des objets, nous vous conseillons de bien structurer les codes adresses et surtout de bien saisir le nom du contact dans la raison sociale en complément du nom de la société, pour par exemple avoir des raisons sociales du type : «Alain SIMON Assurances SA». Octobre 2017 page 9

10 Track Inside - Guide de prise en main - Enregistrement et étiquetage des objets Paramètres Cet écran permet de définir des paramètres d'impression et de notification par communs à tous vos utilisateurs. Paramètres d impression Vous pouvez définir quand sont imprimées les étiquettes : - Au traitement de l'objet - OU Par lot : les étiquettes ne sont pas imprimées lors de l'enregistrement. Vous pouvez sélectionner un lot d'objets dans l'écran «Objets / Objets enregistrés» et les imprimer grâce au bouton "Imprimer les étiquettes". - OU Jamais: vous n'imprimez jamais les étiquettes. Ce paramètre peut être utilisé si vous ne souhaitez pas réimprimer d'étiquette dans le mode «Utiliser le code à barre existant». Vous pouvez aussi, si plusieurs modèles sont disponibles, sélectionner le format de bordereau que vous souhaitez imprimer. Ces paramètres sont disponibles dans les deux modes de saisies. Octobre 2017 page 10

11 Paramètres de notification par Ici, vous pouvez définir si vous souhaitez que les notifications soient envoyées en temps réel après l enregistrement d un objet ou au moment de la création des bordereaux. Nous vous recommandons de laisser l option par défaut d envoi à l enregistrement pour bien notifier les destinataires dans les minutes qui suivent l arrivée d un objet. Aussi, vous pouvez activer la notification par basée sur des règles de sélection. Comme brièvement décrit dans la section relative à la saisie des objets, cette fonctionnalité vous permet de sélectionner des modèles d en fonction des informations de chaque objet. Jusqu à 5 modèles d (et donc contenus distincts) peuvent être définis pour chaque étape de vie d un objet : création, modification, annulation/suppression. Si on se concentre sur l enregistrement d un objet qui est une étape clé, vous pouvez demander à Neopost de paramétrer jusqu à 5 modèles correspondant aux messages que vous souhaitez adresser à vos collaborateurs, clients ou résidents destinataires d objets, puis de définir des règles de sélection du modèle correspondant à des critères de données relatives aux objets. Comme montré sur l écran ci-contre, divers critères de sélection peuvent être définis pour la sélection d un modèle d , du centre de traitement au type d objet en passant par les informations complémentaires totalement paramétrables par chaque client. De telles règles de sélection peuvent être utiles dans les cas d usage suivants : Quand certains types d objet doivent être collectés à la réception ou à la salle courrier ou à un autre lieu de retrait Quand les processus de distribution sont basés sur des populations d employés ou résidents ou clients, ou sur des paramètres divers déclinables en cas paramétrables dans les champs d information complémentaire 1 et 2 Quand les messages doivent être différents d un centre de traitement à l autre Pour créer une nouvelle règle, cliquez sur le bouton «Ajouter». L icône permet de modifier une règle, l icône de la supprimer Octobre 2017 page 11

12 Track Inside - Guide de prise en main - Enregistrement et étiquetage des objets Mes Préférences L'écran "Mes préférences" permet à chaque utilisateur de définir ses préférences pour l impression, la saisie des objets et les notifications par . Nous vous invitons à lire les détails en page suivante. Attention, après chaque modification, n oubliez pas de cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour appliquer les changements. Octobre 2017 page 12

13 Champ Nombre d'étiquettes par pages Activer l'impression automatique Afficher le dialogue d'impression Cacher la pop-up d'aperçu d'étiquette Sélectionner l'imprimante pour les étiquettes Sélectionner l'imprimante pour les documents Description Définit si vous imprimez une seule étiquette par page (quel que soit la taille du papier) ou si vous utilisez des feuilles A4 avec 2 ou 4 étiquettes par pages. L'impression se lance automatiquement quand le fichier PDF s'affiche. L'impression se lance automatiquement quand le PDF s'affiche mais affiche l'interface d'impression dans laquelle l'utilisateur peut sélectionner l'imprimante et les options d'impressions. L'impression se lance automatiquement mais la pop-up contenant l'étiquette est masquée, ce qui permet à l'utilisateur de commencer une autre saisie. Cette option ne fonctionne que lorsque l'on crée un nouvel objet (pas lors de la modification ou depuis la liste d'objets) Sélectionner si vous voulez imprimer les étiquettes sur - L'imprimante système par défaut - Une imprimante spécifique : saisissez le nom de l'imprimante dans le champ ou cliquez sur le lien pour sélectionner l'imprimante dans la liste (ne fonctionne qu'avec Adobe Reader) Sélectionner si vous voulez imprimer les bordereaux sur - L'imprimante système par défaut - Une imprimante spécifique : saisissez le nom de l'imprimante dans le champ ou cliquez sur le lien pour sélectionner l'imprimante dans la liste (ne fonctionne qu'avec Adobe Reader) Afficher tous les champs de l'adresse d'expédition Afficher les détails d'expédition Commencer la saisie par Centre de traitement par défaut Nombre d'objets par défaut Type d'objet par défaut Toujours ajouter un évènement de tracking à l'objet Évènement de tracking par défaut Information complémentaire 1 Quand cette option est cochée, tous les champs d'adresse sont affichés, sinon, seul le champ de code d'adresse est affiché avec un résumé de l'adresse sélectionnée. Définit si le bloc de détail est affiché ou minimiser dans l'écran de saisie. Evitez de le décocher car ce bloc contient notamment la saisie des codes à barres et des informations complémentaires. Vous permet de définir si vous voulez commencer la saisie des objets par - Le premier champ d'adresse - Le champ de référence puis, en utilisant la touche tabulation, continuer par la saisie de l'adresse Pour les utilisateurs pouvant saisir des objets pour différents centres de traitement, ce champ définit la valeur sélectionnée par défaut dans l'écran de saisie. Définit le nombre d'objet par défaut dans l'écran de saisie Définit le type d'objet sélectionné par défaut dans l'écran de saisie Définit si la case "Ajouter un évènement de tracking" est cochée par défaut dans l'écran de saisie Définit l'évènement de tracking sélectionné par défaut Définit la valeur de l'information complémentaire 1 par défaut Octobre 2017 page 13

14 Track Inside - Guide de prise en main - Enregistrement et étiquetage des objets Information complémentaire 2 Définit la valeur de l'information complémentaire 2 par défaut Activer la notification par par défaut Activer la notification par du site d'expédition par défaut Adresse par défaut Langue par défaut Activer la notification par du destinataire par défaut Adresse par défaut Langue par défaut Activer la notification par d'un tiers par défaut Adresse par défaut Langue par défaut Définit si la notification par est activée par défaut dans l'écran de saisie Définit si la notification par d'une personne du centre de traitement est activée par défaut Permet de saisir une adresse spécifique pour notifier une personne du centre de traitement (sinon, l'application utilisera l'adresse paramétrée dans les détails du centre de traitement) Sélectionne la langue par défaut pour les s de notification à une personne du centre de traitement. Définit si la notification par du destinataire est activée par défaut dans l'écran de saisie. Permet de saisir une adresse spécifique pour les notifications de destinataire (sinon, l'application utilise l'adresse saisie dans le carnet d'adresse ou dans l'écran de saisie) Sélectionne la langue par défaut pour les s de notification à une personne du centre de traitement. Définit si la notification par d'un tiers est activée par défaut dans l'écran de saisie. Permet de définir l'adresse par défaut pour la notification d'un tiers Sélectionne la langue par défaut pour les s de notification à une personne du centre de traitement. Afficher les zones de filtre Carnet d'adresse par défaut Permet de définir si les zones de filtres en haut de liste sont maximisées ou minimisées par défaut Permet de définir si vous souhaitez utiliser le carnet d'adresse "public" (commun à tous les utilisateurs de l'entreprise) par défaut pour l'enregistrement et l'importation d'adresse ou votre carnet d'adresse "privé" (spécifique à votre utilisateur) Octobre 2017 page 14