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1 4.3.3 Envoi de documents à d autres utilisateurs Dans Infoview, il est possible d envoyer des documents à des structures de la même plateforme d hébergement. La procédure d envoi est décrite ci-après. Elle est valable pour les utilisateurs se connectant à Business Objects Infoview par l intermédiaire des boutons «Webi» et «Rich Client» présents dans Parcours 3. Le mécanisme d envoi de documents utilise les boîtes de réception de Business Objects. Important : Même si le document n a pas été enregistré pour tous les utilisateurs et si la sécurité du document n a pas été supprimée, le document sera totalement exploitable par la structure qui le recevra. Dans Infoview, cliquer sur le document à envoyer puis cliquer sur sélectionner «Boîte de réception Business Objects» (2). puis (2) La page d envoi s affiche alors. Décocher l option «Utiliser les paramètres par défaut» 32

2 La page suivante comporte 3 parties : Une partie permettant de sélectionner les destinataires du document Une partie permettant de définir le nom du document tel qu il apparaîtra dans la boîte de réception du récepteur (2) Une partie permettant de définir la méthode d envoi (3) (2). (3) Sélection des destinataires : (2) (3) La liste (2) présente l ensemble des utilisateurs Business Objects de la plateforme sous la forme suivante [Type d utilisateur]_[code Région]_[Code Structure] pour les utilisateurs des missions locales 33

3 [Type d utilisateur][code Région] pour les utilisateurs régionaux. Remarques : Seul l envoi vers les types d utilisateurs : Expert (Accès via le bouton «Webi») et Expert_Rich (Accès via le bouton «Rich client») pour les utilisateurs des missions locales et vers les types d utilisateurs «AdminRegional» (Accès via le bouton «Webi») et «AdminRegional_Rich» est fonctionnel. Il est possible d envoyer un même document à plusieurs utilisateurs simultanément. Afin de trouver plus facilement un utilisateur, il est possible de saisir une partie du nom dans la partie 2 avant de cliquer sur le bouton pour filtrer la liste. Il faut ensuite sélectionner un ou plusieurs noms d utilisateurs dans la liste de gauche et cliquer sur le bouton pour le(s) faire passer dans la liste des destinataires (3). Nom cible : Vous avez la possibilité : «Utiliser le nom généré automatiquement» : Le fichier aura alors dans la boîte de réception du destinataire le même nom que le nom actuel du fichier. «Utiliser le nom spécifique» : permet d envoyer le document avec un nom spécifique soit saisi par l utilisateur, soit d utiliser des attributs du fichier (Titre, ID, Propriétaire, ) en les sélectionnant dans la liste de valeurs. Envoyer comme : Pour des raisons de sécurité inter-missions locales, il faut nécessairement sélectionner «Copier». 34

4 Il faut ensuite cliquer sur le bouton est réalisé instantanément. pour envoyer le document. Le document Planification de documents Planification La procédure suivante est valable pour la planification de tableaux de bord standards ou de documents Webi. Dans Infoview, il faut sélectionner le document à planifier puis cliquer sur «Actions / Planifier». Remarque : Cette action est également disponible dans le menu contextuel via le clic droit de la souris. Il est alors nécessaire de remplir les différentes options de planification. Titre de l instance : 35

5 Par défaut, le nom est le même que celui du document initial. Il est possible de le modifier. Périodicité : Les options sont multiples : Maintenant : permet de lancer l exécution du rapport suite au clic sur le bouton. Une fois : permet de préciser les heures de début et de fin pour un lancement différé. Cette option est très utile car elle permet de planifier, en dehors des heures de forte activité, des documents dont l exécution est plus longue. La planification est néanmoins à réaliser pendant les heures d ouverture de la plateforme. Toutes les heures Tous les jours Toutes les semaines : permet de préciser le jour de la semaine où le rapport est lancé ainsi que l heure de début. Tous les mois : permet d effectuer une planification mensuelle ou pluri-mensuelle. Nième jour du mois : permet de lancer le rapport un jour précis de chaque mois. 1 er lundi du mois Dernier jour du mois Jour X de la Nième semaine du mois En fonction du calendrier : Non disponible Important : Pour des raisons de partage de la ressource machine, les planifications «Toutes les heures», «Tous les jours», sauf cas exceptionnel et requête peu coûteuse sont à proscrire. Invites (Affiché uniquement si le document possède des invites) : 36

6 (2) (3) Cliquer sur pour pouvoir renseigner les valeurs des différentes invites. Saisir successivement les valeurs pour les différentes invites. La sélection des invites s effectue dans la partie haute et la saisie de la valeur s effectue dans la partie basse de la fenêtre (2). Cliquer ensuite sur le bouton (3) pour valider la saisie des invites. Formats et destinations : Pour les documents Webi Trois formats sont possibles : Webintelligence 37

7 Microsoft Excel Adobe Acrobat. Important : Par défaut, il ne faut sélectionner aucune destination. Le document sera alors, suite à son exécution disponible dans l historique du document. Il est néanmoins possible de sélectionner une planification dans la boîte de réception Business Objects si tel est le besoin. Les autres planifications ne sont pas disponibles. Pour les tableaux de bord standard Les formats proposés sont DesktopIntelligence : Ce format ne doit pas être utilisé. Microsoft Excel Adobe Acrobat Texte brut Texte enrichi HTML Important : Par défaut, il ne faut sélectionner aucune destination. Le document sera alors, suite à son exécution disponible dans l historique du document. Il est néanmoins possible de sélectionner une planification dans la boîte de réception Business Objects si tel est le besoin. Les autres planifications ne sont pas disponibles. Imprimer (uniquement pour les tableaux de bord standard) : Ne pas utiliser Mise en cache : Ne pas utiliser 38

8 Evénements : Fonctionnalité non disponible. Mise en cache : Ne pas modifier. Cliquer ensuite sur le bouton pour mettre dans la file d exécution le rapport planifié. Un retour est alors fait dans l historique des documents. Le statut du document peut alors être : En suspens ; L exécution est alors en attente. Périodique : Planification périodique (exemple : toutes les semaines) En cours : Le document est en train d être rafraîchi. Réussite : Le document a été correctement rafraîchi. Il est possible d accéder au résultat en cliquant sur le titre du document. Echec : Le document n a pu être rafraîchi. Il est alors possible de cliquer sur «Echec» pour connaître les raisons de ce non rafraîchissement Visualisation des documents planifiés A noter que dans Infoview, il est possible de voir : Le nombre d instances du document(2). C est le nombre de planifications qui ont été réalisées quelque soit leur état La date de dernière exécution du document. Important : Les tableaux de bord standards sont des documents existant pour l ensemble des missions locales. Le nombre de planifications est celui pour l ensemble des missions locales de la plateforme et la date de dernière exécution est celle de dernière exécution du document pour l ensemble des missions locales. C est la raison pour laquelle le nombre de documents présents dans l historique peut être inférieur au nombre 39

9 réellement affiché étant entendu qu une mission locale n accède qu à ses planifications. Remarque : Une fonctionnalité intéressante, accessible via le menu contextuel (Visualiser la dernière instance) en cliquant avec le clic droit de la souris sur le nom d un document, est la possibilité d accéder directement à la dernière version planifiée. Pour visualiser un document, il faut sélectionner un document puis accéder à son historique via le menu «Actions / Historique» ou via le menu contextuel à l aide d un clic droit de souris sur le titre du document. L accès au document est alors réalisé en cliquant sur le titre du document. 40

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