Service de dématérialisation de factures

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1 Service de dématérialisation de factures Liste des modifications de la mise à jour du 13/02/2015 v

2 Evolutions du Menu de la Yooz Box US1949 Possibilité d utiliser la Yooz Box avec plusieurs Organisations (Dossiers) L appairage entre la Yooz Box et une liste d Organisations (Dossiers) est effectué depuis l'application Yooz : Après l appairage, la Yooz Box permet à l'utilisateur de sélectionner l Organisation (Dossier) destinataire des captures : Défilement avec puis Validation avec A partir de ce moment-là, le menu classique apparait (liste des types de document). L utilisateur peut à tout moment revenir au menu «Liste des Organisations (Dossiers)», avec le bouton : Remarque : Le comportement des Yooz Box qui ne sont pas ré-appairées ne change pas

3 US2169 Evolution du Menu «Liste des types de document» Historiquement la Yooz Box était utilisée pour capturer un par un des documents distincts. Il était également possible de numériser ensemble plusieurs documents avec chacun le même le même nombre de pages (1 ou 2). La mise en place récente du tampon Yooz Stamp, l utilisation de séparateurs (feuille vierge ou séparateur Yooz) a mis en évidence la nécessité de faire évoluer la liste afin d être cohérent avec les possibilités proposées par l application. L objectif est donc de distinguer, pour chaque type de document, 2 possibilités : - «auto» : Permet de capturer un document unique ou de capturer ensemble plusieurs documents tamponnés (Yooz Stamp) ou séparés par une feuille vierge, un séparateur Yooz, Les pages qui sont capturées ensemble apparaissent dans un 1 er temps comme un document unique qui va être découpé progressivement et automatiquement par l OCR. - «/ 1 p» ou «/ 2 p» : Permet de capturer ensemble plusieurs documents sans tampon ni séparateur. Chacun de ces documents doit avoir le même nombre de pages (1 ou 2). Les pages qui sont capturées ensemble sont alors immédiatement regroupées en documents Yooz de 1 ou 2 pages (en fonction du choix fait dans le menu). Evolution : Ancien Menu act. ACH Nouveau Menu Fact ACH auto Multi-fac ACH 1p Fact ACH / 1p Multi-fac ACH 2p Fact ACH / 2p 1 Avoir ACH Avoir ACH auto 1 Fact. VTE Fact VTE auto Multi-fac VTE 1p Fact VTE / 1 p - 2 -

4 Multi-fac VTE 2p Fact VTE / 2 p 1 Avoir VTE Avoir VTE auto 1 Commande Commande auto 1 BL BL auto 1 Autre PJ PJ auto Scan USB Scan USB Evolutions des Add-On US2273 Extraction OCR Yooz pour les Pièces jointes Les Pièces jointes sont, depuis quelques semaines, lues par l OCR Yooz (permettant de faire des recherches fulltext et du «clic & reco»). Le fournisseur, le n de document et la date du document sont désormais automatiquement extraits par l OCR Yooz. US2288 Simplification de la mise en place de Yooz Capture Mail Yooz a mis en place une méthode simple et prête à l emploi, sans prestation complémentaire, permettant de capturer vos s avec des factures en pièces jointes dans votre Organisation (Dossier). Pour bénéficier de cette fonctionnalité il est nécessaire de faire une demande auprès de votre Contact Commercial Yooz. Evolutions des écrans de l application Yooz US2167 Evolution de l Import de documents La mise en place récente du tampon Yooz Stamp, l utilisation de séparateurs (feuille vierge ou séparateur Yooz) a mis en évidence la nécessité de faire évoluer les options de l import de documents

5 Il s agit également d une mise en cohérence avec l évolution du menu «Liste des types de document» de la Yooz Box L objectif est donc de distinguer, pour chaque fichier importé, 2 possibilités : - découpage automatique : Permet d importer un fichier contenant un document unique ou plusieurs documents tamponnés (Yooz Stamp), séparés par une feuille vierge, un séparateur Yooz, Le fichier apparait dans un 1 er temps comme un document unique. Il sera découpé progressivement et automatiquement par l OCR. - découpage en nombre de pages fixe : Permet d importer un fichier contenant plusieurs documents sans tampon ni séparateur. Chacun de ces documents doit avoir le même nombre de pages (saisi avec l option). Le fichier importé est alors immédiatement découpé en documents Yooz du même nombre de pages. US2161 Recherche avancée : Ajout des critères «Numéro séquence», «Numéro de mandat» et «Bordereau d imputation comptable» US2158 Formulaire Commandes, Solder une commande manuellement Certaines commandes ne seront jamais couvertes intégralement par la facturation. Un bouton «Solder» a donc été ajouté sur le formulaire afin de solder manuellement la commande (elle passe alors à l état «traitée»). Ainsi, elle ne sera plus éligible au rapprochement facture commande. Une demande de confirmation est proposée afin d éviter une erreur de manipulation

6 US2348/9 Exports Documents réalisés en tâche de fond Les exports manuels de documents, déclenchés à partir de l option «Export» de l Ecran d accueil ou du Résultat de la recherche, étaient exécutés directement. Il y avait alors apparition d une fenêtre «opération en cours» : Désormais ce type d export est réalisé en tâche de fond. Cela permet à l utilisateur de travailler sur d autres points. Une notification est envoyée à l utilisateur à la fin du traitement. US2347 Traitements par lot : Suivi de l opération Les traitements réalisés par lot (enregistrement, validation, paiement) étaient exécutés directement sans possibilité de suivre le déroulement de l opération. Désormais l avancement du traitement est affiché en temps réel : - 5 -

7 Evolutions diverses US2125 Affectations automatiques - Permettre de ne pas mémoriser le mode de paiement Cette option donne désormais la possibilité de ne pas mémoriser le mode de paiement (et ainsi de ne pas le restituer). Important : Pour activer cette option, il est nécessaire de faire une demande auprès du Support technique Yooz US2179 Evolution Fournisseur : ajout de 10 données personnalisées utilisables en tant que critère du workflow Ces données facultatives sont propres à chaque Client. Elles sont importées via l import des Master data ou saisies via la page du référentiel. US2207 à l export" Export multiple : Gestion du fait "Un document n'est plus candidat Lorsqu'un document vérifie les règles de déclenchement il est ajouté dans une liste de documents à exporter. Entre le moment où le document est "A exporter" et le moment où l'export est réellement déclenché, la situation peut avoir changé : le document ne vérifie plus un des critères. Le document est alors supprimé de la liste "A Exporter". US2279 Possibilité d utiliser la donnée « fournisseur» lors de la génération de l image de la commande Important : Pour activer cette option, il est nécessaire de faire une demande auprès du Support technique Yooz - 6 -

8 Liste des correctifs fonctionnels et techniques US2289 US2285 US2243 DE2207 DE2268 DE2361 DE2409 DE2480 DE2512 DE2531 DE2561 DE2572 DE2573 DE2576 DE2577 DE2582 DE2591 DE2596 DE2604 DE2615 DE2625 DE2633 DE2638 N Description MultiExport - Afficher un message d'erreur en cas de problème Import fichier multi-documents : réplication du n d'archive et du commentaire Notification : Envoi de notification en cas de modification de l'analytique dans un contexte d'export multiple Recherche / Export: recherche lente Recherche / Export: Le critère date d'export n'est pas pris en compte Il manque le code BIC dans l export de tous les fournisseurs Une commande importée avec toutes les quantités réceptionnées prend le statut "A Réceptionner" Qoppa software watermark present on attached files. NvoicePay - Le vendor ID n'est plus envoyé dans l'appel du Web Service Image magik exception Corbeilles : Décalage entre la Société sélectionnée dans "Mes Dossiers" et le contenu des listes "Mes Documents" et "A Suivre" Erreur lors de la modification (suppression) des profils de TVA Refresh sur Stats (Rapports) explose Agent de communication : Ne récupère pas les fichiers avec un admin local. Exports de recherche avancée : le n Yooz n'est pas repris Paramétrages utilisateurs : impossible de supprimer "toutes" Password reset - login is not taken as input Pb raccourci clavier «tabulation» et section analytique L'impression de documents depuis le formulaire ne fonctionne pas avec toutes les factures Paramétrages / Préférences / impossible de sélectionner un dossier, Yooz ne rend pas la main Erreur de notification à la suppression document Impossible de se reconnecter lors du changement d'application La date de réception saisie à l'import n'est pas initialisée pour les documents découpés DE2640 Impossible de se connecter à l'application sous Windows Internet Explorer 11 DE2641 DE2653 DE2655 Pb Template Mail : Mails de notification de modification de document ne partent pas Workflow Dynamique - Phase Validation - Rôles: Le rôle "OWNER" est inopérant sur les étapes de validation La taille des PDF générés à partir d'un fichier TIFF est trop importante - 7 -