CONTRAT DE SYNDIC Conforme à l arrêté du 19 mars 2010.

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1 N N/REF M Mandat n CONTRAT DE SYNDIC Conforme à 19 mars ENTRE LES SOUSSIGNÉS 1. LE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES Le syndicat principal des s sis 9 à 15 Allée Buffon, MAISONS ALFORT Représenté par Président de séance spécialement mandaté à cet effet par l Assemblée Générale du 2015 Ci-après dénommé LE SYNDICAT D'UNE PART ET 2. LE SYNDIC Présentation Le cabinet PONS NGI est une société à responsabilité limitée au capital de euros immatriculée au registre de commerce de Meaux N Il est domicilié au 57 rue d Amsterdam à Paris (locaux commerciaux) et 26 rue Parmentier à Chelles (locaux administratif), représenté aux fins des présentes par son gérant Monsieur Cyrille PONS. Le cabinet PONS NGI est un administrateur de biens. A ce titre, il est titulaire d une carte professionnelle portant la mention «gestion immobilière» N G 424 délivrée par la préfecture de Seine-et-Marne. Garantie Financière et Assurance en responsabilité Civile Professionnelle. Le cabinet PONS NGI est sociétaire de la caisse de garantie de l immobilier GALIAN 89, rue de la Boétie PARIS sous le n B. Il bénéficie d une garantie financière d un montant euros. Le cabinet PONS NGI est assuré en responsabilité civile professionnelle par COVEA RISKS sous le numéro de police n Ci-après dénommé le syndic D'AUTRE PART 1

2 IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT : 3. FONCTIONS Le syndicat donne mandat au cabinet ci-dessus, qui l accepte, d exercer la mission de syndic de l immeuble ci-dessus indiqué, dans le cadre de la loi du 10 juillet 1965, du décret du 17 mars 1967 modifiés et des recommandations émises par la Commission relative à la copropriété. 4. DUREE Le présent contrat est conclu pour une durée d une année. Il commencera le 2015 pour se terminer le 5. PRESTATIONS ET REMUNERATIONS Le Syndic réalisera les prestations définies ci-dessous qui donneront lieu aux rémunérations indiquées ci-après : 5.1. PRESTATIONS PRESTATIONS Visite(s) de la copropriété telles que définies au 5.3. at ADMINISTRATION ET GESTION DE LA COPROPRIÉTÉ EN CONFORMITÉ AVEC LE RÈGLEMENT DE COPROPRIÉTÉ ENTRETIEN ET MAINTENANCE Autre(s) visite(s) : V Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l échéance dans le cadre du budget prévisionnel de tous les diagnostics/dossiers obligatoires En vue de la consultation en assemblée générale, appels d offres, étude des devis des travaux d entretien et de maintenance Établissement et mise à jour du carnet d entretien Réception du président du conseil syndical ou des conseillers à leur demande. Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion at. Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire. CONSEIL SYNDICAL - OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES Conservation et gestion des archives Délivrance de copies des procès-verbaux des assemblées générales et des annexes à la demande d un. ARCHIVES DU SYNDICAT V 2

3 PRESTATIONS CONTENTIEUX at Relances et mise en demeure (article 10-1a de la loi F du 10 juillet Rédaction procédure judiciaire et plaidoirie. F Calcul des intérêts légaux au profit at Constitution et suivis des dossiers à l huissier, F l avocat, l assureur protection juridique MUTATION DE LOTS Rédaction Pré-Etat Daté et/ou Etat Daté F Délivrance copie du dossier technique et carnet V entretien (art 33 du décret du 17 mars 1967). TRAVAUX HORS BUDGET VOTES EN AG Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes : 1 aux travaux de conservation ou d entretien de l immeuble, autres que ceux de maintenance, 2 aux travaux portant sur les éléments d équipement communs, autres que ceux de maintenance, 3 aux travaux d amélioration, tels que la transformation d un ou plusieurs éléments d équipement existants, l adjonction d éléments nouveaux, l aménagement de locaux affectés à l usage commun ou la création de tels locaux, 4 aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations, 5 d une manière générale aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l immeuble. Appels d offres, étude des devis et mise en concurrence pour les travaux hors budget Négociation et passation des marchés des prestataires Obtention des autorisations d urbanisme. Vérification des factures Règlement et répartition des factures Approbation du compte travaux et compte rendu de la délégation du choix des prestataires. Appel de fonds sur travaux (hors frais de tirages, d affranchissements et d acheminements) Participation aux réunions de chantier Ouverture et gestion compte bancaire séparé COMPTABILITE GENERALE DE LA COPROPRIETE % Se référer au de tout compte bancaire spécialement affecté au placement des fonds et de toutes indemnités pouvant revenir au syndicat (cf ) F Établissement du compte de gestion générale et des annexes at des s Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur Établissement du budget prévisionnel en collaboration avec le conseil syndical Remise, au syndic successeur de l état financier, de la totalité des fonds, de l état des comptes des s et des comptes at. 3

4 PRESTATIONS Mise à jour de la liste des s Tenue des comptes des s Appel des provisions sur budget prévisionnel (prestations hors frais de tirages, d affranchissements) Imputations des consommations individuelles de fluide ou d énergie issues des relevés (compteurs). Reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs en l absence de relevés Vérification et paiement des factures Attestation de TVA au taux réduit aux fournisseurs Élaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions (prestations hors frais de tirages, d affranchissements) Travaux préparatoires au vote d une résolution qui n a pas recueilli un vote favorable et a nécessité des recherches et analyses (ex : travaux hors budget) Établissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs Tenue du registre des procès-verbaux Procès-verbal : rédaction du procès-verbal lorsque le syndic est élu secrétaire Envoi et notification du procès-verbal (prestations hors frais de tirages, d affranchissements). Mise à disposition de tous les s des pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l article 18-1 de la loi du 10/07/1965 Présence ou de son représentant les conditions prévues au 5.4. COMPTE COPROPRIÉTAIRE COMPTE FOURNISSEURS FACTURES ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE TENUE DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE at Présence ou de son représentant au-delà des conditions prévues au 5.4. V Présence exceptionnelle d un collaborateur, à la V demande du conseil syndical ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SUPPLÉMENTAIRE Assemblée générale supplémentaire (prestations hors frais de tirages, d affranchissements ). F Établissement de l ordre du jour RÉUNION DU CONSEIL SYNDICAL PRÉCÉDANT L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE OBJET DE LA RÉUNION Présence ou de son représentant les conditions prévues au Présence ou de son représentant au-delà des V conditions prévues au

5 PRESTATIONS Suivant les conditions prévues au du syndicat RÉUNIONS SUPPLÉMENTAIRES DU CONSEIL SYNDICAL Réunion(s) suivante(s) V Présence exceptionnelle d un collaborateur, à la V demande du conseil syndical Souscription des polices d assurance au nom at et avec l accord préalable at Déclaration des sinistres concernant : - les parties communes - les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes ASSURANCES Participation aux opérations d expertise V des travaux V et suivi des dossiers de sinistres V Règlement des indemnités aux bénéficiaires GESTION DU PERSONNEL Recherche et entretien préalable (les coûts de la publication des annonces ne sont pas compris) Établissement du contrat de travail et, le cas échéant, de ses avenants Paiement du salaire et de toute indemnité, prime due au salarié Tenue du livre des salaires et édition des bulletins de paie Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux Attestations et déclarations obligatoires des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité Mise en place du DUERSST et mise à jour de la formation du personnel at de la prévoyance salariale le cas échéant Préparation du dossier de retraite Inspection du travail et contrôle URSSAF V Licenciement V Contentieux social V 5

6 PRESTATIONS du syndicat Représentation at aux assemblées d une structure particulière (syndicats secondaires, unions de syndicats, ASL ) AUTRES MISSIONS Publication des modifications du règlement de copropriété au fichier immobilier V Actes d acquisition de parties communes V Constitution de syndicats secondaires V Scission de syndicat et Union des syndicats V Études particulières pour le syndicat des V s sur les plans fiscal, juridique ou social des urgences sur site (déplacements, mise en œuvre des mesures conservatoires) Constitution et suivi d une subvention au profit du syndicat V Constitution et suivi d un emprunt souscrit au nom du syndicat V 5.2 REMUNERATION DU SYNDIC RÉMUNÉRATION FORFAITAIRE ANNUELLE Pour les prestations de gestion, les honoraires sont fixés lement pour l exercice comptable à la somme forfaitaire : ,00 HT, soit ,00 TTC ( paiement : Trimestre et Avance) V RÉMUNÉRATION A LA VACATION POUR LES PRESTATIONS VARIABLES NON INCLUSES DANS LE FORFAIT ANNUEL La vacation couvre le temps passé pour la prestation ainsi que la durée du trajet (départ /retour au cabinet). PENDANT LES HEURES OUVRABLES SOIT Le Lundi au Vendredi de 9 heure à 17 heures HT TVA (1) TTC (2) Syndic Collaborateur EN DEHORS DES HEURES OUVRABLES SOIT Le Lundi au Vendredi de 17 heures à 22 heures HT TVA (1) TTC (2) Syndic Collaborateur(s) Le tarif des vacations à partir de 22 h est majoré de 80 % à partir de 22 heures. 6

7 RÉMUNÉRATION AU FORFAIT POUR LES PRESTATIONS VARIABLES NON INCLUSES DANS LE FORFAIT ANNUEL HT TVA (1) TTC (2) Contentieux - Ière relance (15 jours après la date d'exigibilité) relance lettre recommandée (30 jours après la date d'exigibilité) mise en demeure 19.1 loi SRU (45 jours après la date d'exigibilité) préavis de citation en justice (60 jours après la date d'exigibilité) assignation devant le Tribunal d Instance (le Cabinet PONS rédige les actes de procédure dans le cadre du recouvrement des créances sans recours à un avocat). - plaidoirie devant le tribunal d instance traitement des chèques ou prélèvements impayés gestion du compte vendeur créditeur / an Mutation - rédaction pré-état daté et/ou état daté auprès du notaire pour un appartement rédaction pré-état daté et/ou état daté auprès du notaire pour un parking. Communication documents - délivrance carnet d'entretien et règlement de copropriété Gratuit sur le site internet du cabinet Assemblée Générale Supplémentaire - préparation forfait/lot principal Sinistre - déclaration sinistre avec origine privative suivi administratif d un dossier multirisque ou Dommages ouvrages (forfait par dossier) Frais administratif (par lot et par trimestre frais d envoi des s, des documents adressés au conseil syndical et tous courriers adressés aux s, fournisseurs et prestataires divers) Comptabilité - Prélèvement des s mensuelles sur compte bancaire séparé RÉMUNÉRATION AU POURCENTAGE POUR LES PRESTATIONS VARIABLES NON INCLUSES DANS LE FORFAIT ANNUEL TRAVAUX HORS BUDGET PRÉVISIONNEL En cas de vote de travaux visés aux articles 14-2 de la loi du 10/7/1965 et 44 du décret du 17/3/1967, c'est-à-dire de travaux non prévus au budget prévisionnel, le syndic pourra se voir accorder des honoraires spécifiques votés par l'assemblée générale. En vertu de la loi ALUR, la rémunération pour la gestion comptable et /ou la gestion technique sera fixée par les s en assemblée générale GESTION DES OPERATIONS FINANCIÈRES DE L ARTICLE 35-1 DU DÉCRET DU 17/03/1967 ET DU PLACEMENT DE TOUTES INDEMNITÉS POUVANT REVENIR AU SYNDICAT Le syndic aura droit à une rémunération le fixée à 20 % HTC sur le montant des intérêts perçus GESTION ET SUIVI DES DOSSIERS SINISTRES Le syndic aura droit à une rémunération fixée à 3 % HT du montant des indemnités. (Dans certains cas, tout ou partie de cette rémunération peut être prise en par l'assureur) GESTION DES LOYERS Les honoraires perçus par le syndic à titre de rémunération pour la location de parties communes sont décidés par l assemblée générale FRAIS PARTICULIERS HT TVA (1) TTC (2) Location de salle chez le syndic Non facturé Tirages des documents (à l unité) Frais feuillet imprimé AR Acheminement des convocations d assemblée Non facturé générale remises contre émargement Frais d affranchissements et enveloppe des Facturation convocations d assemblées générales. au coût réel 7

8 Il est précisé que les honoraires et le remboursement des frais concernant le syndicat seront répartis entre les s en fonction des textes en vigueur et du règlement de copropriété RÉVISION DES HONORAIRES Les honoraires de gestion et les vacations variables sont révisables chaque année par décision d assemblée générale. En conséquence, ils ne font pas l objet d une indexation automatique VISITES DE LA COPROPRIETE INCLUSES DANS LE FORFAIT ANNUEL Nombre de permanences(s) par an : 12 (dates et jours à définir) 5.4. PRÉSENCE DU SYNDIC OU DE SON REPRÉSENTANT A L ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE, INCLUSE DANS LE FORFAIT ANNUEL Jours : du Lundi au Vendredi Durée : 2 heures entre 9 h et 17 h incluse dans le forfait PRESENCE DU SYNDIC OU DE SON REPRÉSENTANT A LA REUNION DU CONSEIL SYNDICAL PRECEDANT L ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE, INCLUSE DANS LE FORFAIT ANNUEL Jours : du Lundi au Vendredi Durée : 2 heures entre 9 h et 17 h incluse dans le forfait PRESENCE DU SYNDIC OU DE SON REPRÉSENTANT AUX AUTRES REUNIONS DU CONSEIL SYNDICAL Nombre de réunion(s) incluse(s) dans le forfait : 1 Jours : du Lundi au Vendredi Durée : 2 heures entre 9 et 17 incluse dans le forfait 6. ENGAGEMENTS DU SYNDIC - ETHIQUE Le cabinet PONS ne possède aucun lien de nature capitalistique avec une banque ou sociétés financières. Les associés du cabinet PONS ne détiennent aucune participation dans le capital d un des fournisseurs dont la copropriété va avoir recours. En tant qu adhérent de la FNAIM, il s engage à respecter plus particulièrement le code de déontologie du syndicat auquel il appartient, notamment l interdiction de percevoir des commissions autres que celles prévues au présent contrat. 7. RESILIATION DU CONTRAT Le contrat ne pourra être résilié pendant cette période par le syndicat, que pour motif grave ou légitime, l assemblée devant alors statuer à la majorité de l article 25 de la loi du 10 juillet Le syndic, de son côté, pourra, pendant la même période, mettre fin à sas fonctions à condition d en prévenir, sauf stipulations contraires du règlement de copropriété, chaque, par lettre recommandée avec avis de réception, au moins TROIS MOIS à l avance, en indiquant les motifs sérieux et légitimes de sa décision. 8. ÉLECTION DE DOMICILE Les parties font élection de domicile : la copropriété : à l adresse en fonction ; le syndic : en ses bureaux. En cas de litige, la juridiction du lieu de situation de l immeuble sera seule compétente. Fait au cabinet en deux exemplaires dont l'un a été remis au signataire représentant le syndicat, qui le reconnaît, et dont l'autre est conservé par le syndic et le restera dans tous les cas par dérogation aux dispositions de l article 2004 du Code civil. A Mots nuls Lignes nulles, le LE SYNDIC POUR LE SYNDICAT «Lu et approuvé» «Lu et approuvé» 8