CONTRAT DE SYNDIC N. (à signifier avec la convocation à l'assemblée Générale)

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1 CONTRAT DE SYNDIC N (à signifier avec la convocation à l'assemblée Générale) ENTRE LES SOUSSIGNES 1 - LE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES Le syndicat des copropriétaires de la RESIDENCE MAHOGANY sis : ANSE CARITAN STE ANNE représenté par : le président de séance spécialement mandaté à cet effet par l'assemblée Générale du. ci-après dénommé le syndicat D'UNE PART, ET 2 - LE SYNDIC MADININA SYNDIC, E.U.R.L. au capital fixe de euros, sis 12/14 Avenue Louis Domergue Immeuble Trident Fort de France, inscrite au registre du commerce de FORT-DE-FRANCE sous le numéro Siret et titulaire de la carte professionnelle 134 G délivrée par la préfecture de la MARTINIQUE. Garantie par AA Assurances, 26, rue Drouot, PARIS Cedex 9 à hauteur de sous le numéro & Assurance responsabilité Civile Professionnelle souscrite auprès de Liberty Mutual 5 Boulevard de la Madeleine Paris sous le numéro Représenté par son gérant Monsieur Stéphane PLAISSY Ci-après désigné le SYNDIC, d autre part, IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT : Par décision prise en l assemblée générale des copropriétaires du le Syndicat des copropriétaires de la Résidence «RESIDENCE MAHOGANY» sise à ANSE CARITAN STE ANNE, confie à EURL MADININA SYNDIC qui l accepte, les fonctions de syndic dudit immeuble dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur, aux clauses et conditions ci-après, jointes à la convocation et notifiées à l ensemble des copropriétaires. DUREE : Le présent contrat est consenti et accepté pour une durée de. ans à compter de l assemblée et jusqu à l assemblée générale qui statuera sur l approbation des comptes de l exercice clos au.. ou à la date de réunion de la deuxième assemblée générale, conformément à l'article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965, qui devra être réunie au plus tard le... Le contrat pourra être résilié pendant cette période par le syndicat, pour motif grave ou légitime. L assemblée devra alors statuer à la majorité de l article 25 de la loi du 10/07/1965 et modifiée par l article 7 de la loi du 31/12/1985. Le syndic de son côté pourra pendant la même période, mettre fin à ses fonctions, à condition d en prévenir par lettre recommandée avec accusé de réception, au moins trois mois à l avance, en indiquant les raisons fondées et graves de sa démission, au Président du Conseil Syndical ou à défaut, chaque copropriétaire. Enr 01 à M07_03_003 Rév 04 Page 1 sur 8

2 MISSIONS COURANTES : 1 / GESTION DES PARTIES COMMUNES MISSION DU SYNDIC : Visite des locaux communs par le Syndic ou un des représentants pendant les heures ouvrables. Demande et étude comparative des devis. Le Syndic s engage à consulter les entreprises présentées par le Conseil Syndical. Commande, surveillance et contrôle des travaux relevant de la gestion courante non votés de manière spécifique en assemblée générale des copropriétaires (au titre des travaux votés en assemblées générales ou suite à un vote). Souscription des contrats d entretien concernant les éléments d équipements communs (piscine, suppresseur, station d épuration, adoucisseur d eau, ascenseur, antennes collectives, portail, etc.) et parties communes, selon décision de l assemblée générale ou après consultation du conseil syndical et dans la limite des montants des marchés et contrats fixés par l assemblée générale, surveillance de l exécution des prestations, application des pénalités contractuelles, suivi des clauses de révision de prix, mise en concurrence au moins tous les cinq ans après la prise d effet. 2 / GESTION ADMINISTRATIVE Le Syndic fournit des réponses écrites aux questions écrites des copropriétaires les concernant ou concernant la copropriété Réception des copropriétaires sur rendez-vous pendant les heures ouvrables du Cabinet. Exécution des décisions d assemblées générales. Diffusion à tous les copropriétaires des notes, circulaires nécessaires à leur information. Conservation des archives du Syndicat (Dossiers et procès verbaux d assemblées générales, comptes, plans éventuels) Établissement et mise à jour permanente de la liste des copropriétaires. Établissement et mise à jour des carnets d entretien uniquement pour les informations mentionnées aux Articles 3 et 4 du décret du 30/05/ / GESTION DES ASSURANCES Souscription de la police Multirisques Immeuble, après appel d offres ou étude comparative et information du conseil syndical. Vérification annuelle du rapport des sinistres déclarés et négociation de l indexation annuelle de la prime. Déclaration des sinistres concernant les parties communes et les parties privée lorsque que la source du dommage provient des parties communes. Encaissement et règlement des indemnités d assurance. «Il est ici précisé, que la SARL COMAPHI, courtier d'assurance, filiale de GROUPIMO, notre actionnaire, négocie et gère en co-courtage les contrats d'assurance pour le compte du groupe, et perçoit à cette occasion, les commissions de courtage prévues à cet effet par les compagnies d'assurances. - La SARL COMAPHI, Société de courtage d'assurances, régie par le code des assurances : o Est inscrite auprès de l'orias (Organisme Registre des Intermédiaires d Assurance ) sous le numéro o Est garantie financièrement à concurrence de euros par QBE INSURANCE (EUROPE) LIMITED conformément aux articles L à 3 et R530-1 à 11 du code des assurances. o Est garantie des conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile professionnelle conformément aux articles L530-1 à 3 et R530-1 à 11 du Code des Assurances à hauteur de ,00 euros par sinistre par QBE INSURANCE (EUROPE) LIMITED» dans la limite de par an. 4 / GESTION DU PERSONNEL EMPLOYE PAR LE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES Recherche (hors frais d annonce) et embauche, établissement du contrat et des avenants éventuels suite à consultation du conseil syndical. Etablissement des bulletins de paie et paiement des salaires et indemnités diverses. Tenue du livre des salaires. Encadrement du personnel d immeuble (gardiens et employés de ménage). Le Syndic veillera au remplacement du personnel employé par les Syndicats des copropriétaires durant les congés payés ou arrêts y compris si besoin est en adaptant les tâches demandées. Enr 01 à M07_03_003 Rév 04 Page 2 sur 8

3 5 / ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLE Envoi au conseil syndical du projet de l ordre du jour et budget prévisionnel. Constitution du dossier de la convocation devant être diffusé, et, comprenant : L ordre du jour avec les modalités de vote de chaque question, La situation comptable de fin d exercice, l état des dettes et des créances, le comptes des recettes et dépenses, Le montant du solde du compte bancaire ou postal séparé La liste nominative des débiteurs et l état des impayés, Le budget prévisionnel, Les contrats dont celui du syndic, devis et marchés pour lesquels l assemblée générale doit prendre une décision (cette communication pouvant être remplacée par un tableau de synthèse), Le projet des résolutions en proposition de vote, Le rapport éventuellement établi par le conseil syndical. Envoi de la convocation et additifs éventuels (frais de recommandé, affranchissement et duplication exclus). Etablissement des feuilles de présence. Rédaction du procès verbal (si l assemblée générale des copropriétaires ne désigne pas un autre secrétaire de séance) Envoi du procès verbal d assemblée générale à tous les copropriétaires (frais de recommandé, d affranchissements et duplication exclus). La notification des décisions aux opposants et aux absents est effectuée par expédition postale en recommandé avec accusé de réception. Tenue du registre des délibérations des assemblées générales. Affichage dans les parties communes de l immeuble d un procès verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l entretien de la copropriété et aux travaux. 6 / COMPTABILITE Le syndic rappelle son obligation légale de tenir une comptabilité du syndicat distincte de celle des autres copropriétés, et le syndicat s engage sur : La répartition des dépenses entre les copropriétaires selon les dispositions légales. Etablissement des appels de provisions chaque trimestre civil selon le budget voté par l assemblée générale des copropriétaires. L émission d appel de fonds permettant de distinguer les charges courantes et les autres appels de fonds (travaux, provisions spéciales travaux, fonds de roulement, etc.) La tenue des comptes individuels des copropriétaires. La mise à disposition de tous les copropriétaires, des comptes et pièces justificatives des charges selon les modalités de consultation que le syndic s engage à faire voter en assemblée générale. Imputation des consommations individuelles de fluide ou d énergie lorsque les compteurs sont déjà installés lors de la désignation du syndic. DEPOT DES FONDS La décision de ne pas ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du Syndicat, sera soumise au vote des copropriétaires en assemblée générale conformément à l article 18 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi SRU du 21 novembre Les fonds du syndicat bénéficient, dans tous les cas d une garantie financière assurée par le garant indiqué en page 1 du présent contrat. Le placement des fonds n est pas inclus dans la gestion courante. Si la trésorerie le permet, les provisions spéciales travaux, les provisions constituées pour tout autre cause ainsi que tous types de fonds détenus hors gestion courante, pourront être placés à la demande de l assemblée générale sur un compte spécifique. Les intérêts en résultant bénéficiant au Syndicat de copropriétaires ne sont pas remboursables lors des mutations. Enr 01 à M07_03_003 Rév 04 Page 3 sur 8

4 PROCESSUS DE RECOUVREMENT DES CHARGES IMPAYEES Les appels de charges ou appels de fonds sont d une façon générale, payables à réception. Par précaution, il est défini ci-dessous le processus de recouvrement applicable à compter de la date d émission de l appel en cas d impayés (les conditions de rémunération du syndic sont fixées par le présent contrat au chapitre des prestations particulières) : 1 ère Relance : 15 jours après l appel Mise en demeure : 15 jours après la 1 ère Relance Remise du dossier à l huissier, délivrance sommation : 15 jours après la mise en demeure Hypothèque légale, transmission à un avocat, assignation : 15 jours après la sommation de l huissier Saisie immobilière : Cette procédure est engagée après autorisation de l assemblée générale Il est suggéré aux copropriétaires rencontrant des difficultés financières de se mettre en rapport avec le service contentieux du syndic en vue d établir un échéancier des paiements. Si ce dernier est accepté par le Syndic le processus de recouvrement des charges impayés peut, en ce cas, être interrompu. Le non-respect de l échéancier établi entraîne la reprise immédiate de la procédure. Des intérêts de retard au profit du syndicat de copropriété sont calculés et imputés au copropriétaire défaillant à compter de la mise en demeure. Le taux de ces intérêts est le taux légal conformément aux dispositions de l article 36 du décret n du 17 mars LITIGES En cas de litiges pour l exécution du présent contrat, les parties s efforcent de trouver une solution amiable. A ce titre, le syndic accepte l intervention d association d usagers et des syndicats professionnels, par l intermédiaire d une commission de conciliation. Cette démarche ne fait pas obstacle à la saisie par l une ou l autre des parties du Tribunal de Grande Instance du lieu de situation de l immeuble qui reste seul compétent. Il en est de même pour les litiges qui viendraient à naître entre le syndic et un ou plusieurs copropriétaires. Le syndic s oblige à déclarer à son assurance responsabilité civile professionnelle, tout litige relevant de sa gestion, sur demande du conseil syndical ou de l assemblée générale ou sur avis de la commission de conciliation paritaire. L assureur en responsabilité civile professionnelle du syndic est indiqué en page 1 du présent contrat. HORAIRES DE L AGENCE Jour d ouverture : Heures ouvrables : Du Lundi au Vendredi Du Lundi au Jeudi de 7H30 A 12H30 et de 14H00 à 17H30 Le Vendredi de 7H30 à 12H30 et de 14H00 à 16H30 Réception de la clientèle Sans rendez vous Lundi matin Mardi matin Jeudi Matin Vendredi matin Sur rendez vous uniquement Lundi après-midi Mardi après midi Jeudi après midi Réception téléphonique Service de gestion : Tous les jours ouvrés sauf le lundi-après-midi et le mercredi après-midi au Service comptabilité : Tous les jours ouvrés, au Enr 01 à M07_03_003 Rév 04 Page 4 sur 8

5 PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES Le syndic peut être appelé à assurer pour le compte du syndicat des prestations supplémentaires imputables à la copropriété : 6.1 Prestations découlant d'une décision d'assemblée générale MODE DE REMUNERATION A la vacation Au forfait Au % * Création de la copropriété (fichiers, comptabilité, etc..) Inclus dans le forfait * Travaux décidés par l'assemblée générale excédant 1.500,00 4,45% TTC * Souscription et gestion d'emprunts * Constitution des dossiers de subventions (ANAH ) * Procédures, expertises, en demande * Études diverses : fiscales, sociales, juridiques, travaux d'amélioration, modification du règlement de copropriété * Préparation des dossiers avant remise à un successeur Inclus dans le forfait * Gestion d un D.A.T (/an) 30 % des intérêts servis 6.2 Autres prestations * Assemblées générales et conseils syndicaux hors heures ouvrables *Assemblée générale annuelle et conseil syndical la précédant en dehors des heures ouvrables MODE DE REMUNERATION A la vacation Au forfait Au % * Gestion des contrats d'entretien concernant des équipements installés postérieurement à la signature du présent contrat Relève des comptages (relevés et répartiteurs eau froide, chaude, répartiteurs de calories ) Imputation des comptages individuels installés postérieurement à la signature du présent contrat Imputation incluse si comptages individuels existants à la signature du présent contrat. * Gestion et suivi des sinistres affectant les parties communes ou les parties privatives * Travaux exécutés en cas d'urgence et excédant 1.500,00 Néant 4,45% TTC sur tvx 4,45% TTC * Contentieux des impayés (le contentieux ouvre droit à une rémunération à partir de la délivrance du commandement et/ou d'une injonction de payer ; néanmoins, les frais postaux de relance et de mise en demeure sont à facturer au syndicat) * Contentieux général et litiges en défense * Suivi des dossiers en recouvrement * Renseignements aux notaires, aux administrations * Changement de copropriétaire : réponse au questionnaire des notaires, information du nouveau copropriétaire * Opposition * Consultation et renseignements aux copropriétaires, aux Néant locataires, aux associations de locataires Enr 01 à M07_03_003 Rév 04 Page 5 sur 8

6 RENUMERATION : 7 / Rémunération Frais Type de rémunération et montant 7.1 Pour la gestion courante définie au paragraphe «Missions courantes» Si la trésorerie est gérée à l'aide d'un compte ouvert au nom du cabinet, les honoraires annuels du syndic sont fixés à : TTC (valeur à la date du ) Payable de la façon suivante : Par trimestre d avance. Si la trésorerie est gérée avec un compte séparé au nom de la copropriété, les honoraires annuels du syndic sont fixés à : TTC (valeur à la date du ) 7.2 Pour les prestations particulières définies au paragraphe 6 (6.1 et 6.2), les honoraires du syndic sont fixés de la façon suivante : A la vacation (non compris les débours sur justificatifs) La vacation couvre le temps de déplacement (départ/retour au cabinet) Heures non ouvrables Au delà de 17 h 30 HT TVA % TTC ( ) Principal 139,00 150,82 Secrétariat 65,00 70,53 Responsable et assistant 185,00 200, Au forfait (non compris les débours sur justificatifs) Relèves : - Eau froide/par compteur Frais en cas de changement de copropriétaire, information du nouveau copropriétaire : - Réponse au questionnaire des notaires (vendeur) - Réactualisation du questionnaire - Mise à Jour Fichiers (Acquéreur) - Frais de tenue de compte vendeur créditeur (/an) - Opposition vendeur sur vente (forcée ou non) HT TVA % TTC Par prestataire extérieur 262,50 131,25 Néant 310,00 390,00 284,81 137,81 Néant 337,00 423,15 Frais de recherche cadastrale 36,75 39,87 Frais en cas de recouvrement : - Frais chèque impayé - Lettre d avertissement avant vote ag vente aux enchères - Lettre rappel simple - Lettre rappel recommandée - Dossier huissier - Dossier avocat - Protocole accord /Injonction de payer - Inscription d hypothèque légale - Frais sur prélèvement automatique de charges (par prélèvement) - Frais de dossier recherche coordonnées - Suivi et mise à jour du dossier (par an) - Calcul des intérets débiteurs 31,50 553,00 17,85 21,00 262,50 525,00 105,00 600,00 1,00 85,00 283,50 Inclus dans le 34,18 600,01 19,37 22,79 284,81 569,63 113,93 651,00 1,09 92,23 307,60 forfait Le syndic aura droit, sur le montant des travaux TTC, visés au paragraphe 6 (6.1 et 6.2), à une rémunération fixée de la manière suivante : - Gestion financière 4,45 % T.T.C. - Gestion technique, en cas d'absence du maître d'œuvre 6,51% T.T.C. Enr 01 à M07_03_003 Rév 04 Page 6 sur 8

7 7.2.4 Divers HT TVA % TTC * Photocopie (l'unité) 0,30 0,33 Autres Envoi des comptes (enveloppe, affranchissement et papier) Forfait convocation AG par lot (forfait poste) Forfait diffusion PV en LRAR (forfait poste- hors duplication) Forfait diffusion PV en lettre simple (parfait hors duplication) Copie RCP (à l unité) 2,58 7,90 5,80 1,50 50,00 2,80 7 6,29 1,63 54,25 Location de salle au cabinet 80,00 86,80 Achat registre d'assemblée générale 100, Contrat gardien / employé immeuble 40 53, Révision et TVA La révision est : Annuelle en fonction de la variation du taux de l'indice de la construction. Les tarifs TTC sont calculés en fonction de la TVA en vigueur. En cas de modification de cette dernière, une révision sera effectuée sur les montants TTC en fonction du nouveau taux de TVA, les montants HT restant inchangés. 7.3 Remboursement des frais En sus de ses honoraires, le syndic aura droit au remboursement, par le syndicat, des frais et débours sur justificatifs engagés pour le compte de ce dernier, tels que : * Location de salles, * De recherche concierges, gardiens, employé (annonce presse, etc ), * Affranchissements postaux (convocations, notifications, appels de fonds). Il est précisé que les honoraires et le remboursement des frais concernant le syndicat seront répartis entre les copropriétaires en fonction des textes en vigueur et du règlement de copropriété. Le syndic ne peut demander ni recevoir directement ou indirectement d'autres rémunérations, à l'occasion des opérations dont il est chargé, que celles dont les conditions de détermination sont précisées dans le présent contrat, ni personne(s) autre(s) que celles dont les conditions de détermination sont précisées dans le présent contrat, ni personne(s) autre(s) que celle(s) qui y est (sont) désignée(s). 8 / Garantie Financière et Compte de Trésorerie 8.1. Garantie financière Le syndic a une garantie financière qui s'élève actuellement à Cette somme est garantie par AA Assurances, 26 rue Drouot, Paris cedex 9, sous le n de contrat , Les fonds déposés par les copropriétaires au compte du syndic sont garantis dans leur montant Compte de trésorerie - Si les fonds du syndicat de copropriétaires sont versés au compte courant bancaire ou postal ouvert au nom du cabinet, les éventuels produits financiers versés au titulaire de compte (le syndic) ne reviennent pas au syndicat. - Si les fonds du syndicat de copropriétaires sont versés sur un compte ouvert au nom du syndicat, les produits financiers et les charges seront affectés au syndicat des copropriétaires. Dans tous les cas, le syndic ouvrira un compte spécial destiné à recevoir toutes les sommes correspondantes aux provisions spéciales et réserves pour travaux futurs (article 35.5 du décret du 17 mars 1967) et à toutes indemnités pouvant revenir au syndicat (sont exclus les fonds affectés à la gestion courante, budget annuel, appels de fonds pour travaux décidés en assemblée générale, fonds de roulement, avance de trésorerie ) Ce compte sera générateur d'intérêts revenant au syndicat des copropriétaires selon les modalités fixées par l'assemblée générale conformément à l'article 35 du décret du 17 mars Enr 01 à M07_03_003 Rév 04 Page 7 sur 8

8 9 / Élection de Domicile Les parties font élection de domicile : * La copropriété : à l'adresse du syndic en fonction ; * Le syndic : en ses bureaux. En cas de litige, la juridiction du lieu de situation de l'immeuble sera seule compétente (article 62 du décret). mots nuls lignes nulles Fait au cabinet du syndic en deux exemplaires dont l'un a été remis au signataire représentant le syndicat qui le reconnaît, et dont l'autre est conservé par le syndic et le restera dans tous les cas par dérogation aux dispositions de l'article 2004 du Code Civil. A LE SYNDIC Mention manuscrite "Lu et approuvé" le POUR LE SYNDICAT Mention manuscrite "Lu et approuvé Enr 01 à M07_03_003 Rév 04 Page 8 sur 8