TOURINSOFT. Gestion Accueil. FAIRE SAVOIR! S.A

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1 TOURINSOFT Gestion Accueil 1

2 Présentation de l'interface de l'agent d'accueil 03 Création d'un prospect 05 Qualification simple et étendue de la demande 07 Recherche d'une manifestation et d'une offre touristique 09 Sélection d'une brochure, d'un document PDF et d'une offre prédéfinie 16 Recherche d'une offre dans Tourinfrance 20 Traitement des demandes 32 2

3 Présentation de l'interface de l'agent d'accueil Ecran de qualification simple de la demande. Zone de qualification de la demande Bandeau de traitement des demandes Brochures Document PDF Rechercher une offre sur Tourinsoft Réponses prédéfinies 3

4 Présentation de l'interface de l'agent d'accueil Ecran de qualification étendue de la demande. Recherche d une manifestation. Un champ supplémentaire choisi parmi les champs liste peut être ajouté par votre administrateur Un clic sur l onglet permet de basculer sur le mode recherche d une offre touristique Zone de qualification de la demande Onglet de demande en cours 4

5 Création d'un prospect Associer un contact Ouverture d une fenêtre : Choisir directement le pays du prospect Renseigner un ou plusieurs champs Rechercher : si le contact est déjà sur la base Ajouter : un nouveau contact Fermer la fenêtre 5

6 Clic sur Rechercher : choix d un contact dans la liste Création d'un prospect Associer le contact à la demande en cours Clic sur Ajouter : nouvelle fenêtre de qualification du contact Modifier la qualification d un contact existant Historique des demandes traitées pour ce contact Une fois le contact associé, il s affiche sur l écran de qualification de la demande 6

7 Qualifications simple et étendue de la demande Qualification simple : les champs qui apparaissent sont ceux qui ont été cochés «visibles» dans Tourinsoft par l administrateur. Titre de rubrique Champs à renseigner Flèche vers le haut : masquer les champs, Flèche vers le bas : afficher tous les champs d une rubrique 7

8 Qualifications simple et étendue de la demande Qualification étendue : affiche les rubriques et les champs supplémentaires cochés visibles par l administrateur dans Tourinsoft. Exemples de champs supplémentaires 8

9 Recherche d'une manifestation et d'une offre touristique Deux moteurs de recherche s affichent sur l écran de qualification étendue de la demande : recherche d une manifestation et recherche d une offre touristique. Moteur de recherche d une manifestation. Moteur de recherche d offres touristiques Jusqu 4 recherches peuvent être paramétrées par l administrateur en affichage directe. Les autres recherche pré-enregistrées par votre administrateur sont disponibles en cliquant sur le «+» 9

10 Utiliser une autre recherche pré-enregistrée par l administrateur Jusqu à 4 recherches s affichent directement dans la zone «Recherche d une manifestation». Pour utiliser d autres recherches paramétrées par l administrateur, cliquez sur «+» La pop-up suivante s ouvre, vous pouvez sélectionner à l aide du radio bouton la recherche que vous souhaitez intégrer au moteur. Puis cliquez sur «Valider» pour déclencher l intégration. Elle vient alors prendre la place de celle sur l item de recherche à partir du quel vous aviez cliquez sur le «+». Pour annuler le changement de recherche, cliquez sur «Fermer» dans la pop-up 10

11 Recherche d'une manifestation et d'une offre touristique Si l agent d accueil passe la souris sur les étoiles, les recherches qu il a effectuées le plus fréquemment s affichent automatiquement, il suffit de cliquer sur un libellé de recherche pour que celle-ci s effectue de nouveau. Listes des recherches Etoiles Libellé de recherche Passer la souris sur fermer pour fermer les fenêtres 11

12 Liste de résultats Recherche d'une manifestation et d'une offre touristique Quand qu une recherche est lancée, les résultats des offres s affichent sous forme de listes. Associer cette offre à la demande Visualiser une offre Ascenseur pour faire défiler la liste des résultats Imprimer la liste des offres Un clic sur ce cartouche vous permet d ouvrir une pop-up pour choisir la langue dans laquelle vous souhaitez imprimer la liste des offres Retour au moteur de recherche Ajouter toute la liste des offres à ma sélection Un clic sur ce picto permet de découvrir toutes les photos associées à cette offre. Les offres pour le picto ne s affichent n ont pas de visuel. 12

13 Recherche d'une manifestation et d'une offre touristique Lorsque l agent d accueil clique sur la visualisation, une page Web dont le modèle est crée par l administrateur dans Tourinsoft s affiche. Imprimer le détail d une offre Fermer la page 13

14 Association des fêtes et manifestations ou d une offre touristique à la demande Les offres ou les fêtes et manifestations associées à cette demande viennent se positionner ici. Pour ne plus associer une offre à cette demande, cliquez sur la croix rouge. Info : Lors d une réponse par mail, un fichier joint présentant ces offres est directement associé au mail Vous choisissez la langue dans laquelle vous souhaitez imprimer l offre ou dans laquelle le fichier PDF les présentant sera associé au mail. Un clic sur ce picto vous permet d ouvrir Google map dans Tourinsoft accueil pour situer l équipement sur une carte 14

15 Exemple de carte de positionnement d un équipement sur votre module de GRC 15

16 Sélection d'une brochure, d'un document PDF et d'une réponse prédéfinie La liste des brochures valide et interne est affichée sous le contact. Le niveau d alerte de disponibilité des stocks est paramétré dans Tourinsoft par l administrateur. Coche de sélection d une brochure pour l associer à cette demande Les brochures remontent ici selon l ordre renseigné dans le champ ordre pour le bordereau demande. Les valeurs sont saisies en numérique dans demande : 1, 2, 3, Boutons de sélection de la langue des brochures : fait apparaître la liste de toutes les brochures disponibles dans cette langue Quantité de brochures demandée par le contact Disponibilité des stocks Vert : brochures disponibles Rouge : alerter le fournisseur Orange : le stock disponible est en-dessous sur seuil critique Un clic permet d afficher plus de brochure. Seules les brochures cochées à oui dans le bordereau brochure pour le champ brochure valide et à oui pour le champ brochure interne remonte en visualisation directe sans devoir cliquer sur autres brochures. 16

17 Sélection d'une brochure, d'un document PDF et d'une réponse prédéfinie Pop-up pour les brochures autres que interne Un clic sur autres brochures ouvre cette pop-up : Les brochures renseignées à «oui» pour valide dans Tourinsoft, mais à «non» pour le champ brochure interne s affiche ici. 17

18 Sélection d'une brochure, d'un document PDF et d'une réponse prédéfinie La liste des documents au Format PDF est affichée sous la liste des brochures. Sélection d un document PDF autre qu une brochure Afficher toute les liste des documents PDF 18

19 Sélection d'une brochure, d'un document PDF et d'une réponse prédéfinie Les réponses prédéfinies sont des types de demandes paramétrées dans Tourinsoft par l administrateur. Lorsque l agent d accueil clique sur Réponses prédéfinies, une fenêtre s ouvre et affiche la liste des réponses prédéfinie. Le choix d une réponse prédéfinie vous permet de prérenseignée la demande avec les informations définies dans le bordereau demande pour cette réponse type. Annuler la sélection Valider la sélection et enregistrer la demande Fermer la fenêtre 19

20 Recherche d'une offre dans Tourinsoft Lorsque l agent d accueil clique sur «Rechercher une offre», la page d accueil de Tourinsoft s ouvre et permet ainsi de sélectionner des offres dans tous les bordereaux disponibles. Bordereaux présents dans Tourinsoft 20

21 Recherche d'une offre dans Tourinsoft Deux possibilités pour effectuer une recherche : soit en cliquant sur «Saisie et sélection» et en choisissant un groupe, soit en cliquant directement sur le bordereau. Groupes de bordereaux classés par thèmes par l administrateur Bordereau 21

22 Recherche d'une offre dans Tourinsoft L agent d accueil peut enregistrer une recherche dans «Mes recherches», celle-ci pourra être disponible soit pour tous les utilisateurs soit pour lui uniquement. Afficher le listing complet des offres du bordereau Renseignement des critères de recherche. Ctrl + clic pour sélectionner plusieurs éléments Rechercher Enregistrement de la sélection : si un «Oui» est coché une fenêtre s ouvre lors du lancement de la recherche pour donner un nom à la recherche 22

23 Recherche d'une offre dans Tourinsoft L affichage des champs dans les trois colonnes est paramétrable pour chaque utilisateur par l administrateur. Retour à l écran de recherche Nombre d offres trouvées et nombre de contacts associés Colonnes de présentation des offres Visualiser le détail d une offre Ajouter l offre au panier 23

24 Recherche d'une offre dans Tourinsoft Le détail de l offre s affiche pour chaque utilisateur en fonction des droits donnés par l administrateur. Onglets du bordereau Identifiant de l offre Dates de création et de dernière modification Retour au listing Détails de l offre 24

25 Recherche d'une offre dans Tourinsoft Possibilités de sélectionner les offres une par une ou de sélectionner simultanément l ensemble des offres d un même listing. Ajouter l ensembles des offres du listing au panier Vider le panier de l ensemble des offres sélectionnées Ajouter cette offre au panier. Lorsque l offre est déjà sélectionnée, l icône est grisée. 25

26 Recherche d'une offre dans Tourinsoft L onglet Panier donne accès au Panier en cours et aux recherches retenues. Nombres d offres présentes dans le panier Nombre d offres de ce bordereau Quand l utilisateur clique sur «Panier en cours» il a accès aux offres classées par bordereaux Supprimer toutes les offres du panier Détail d une offre Enlever du panier toutes les offres de ce bordereau 26

27 Recherche d'une offre dans Tourinsoft Quand l utilisateur clique sur le libellé d un bordereau, la liste des offres de ce bordereau s affiche. Retour au classement par bordereau Quand l utilisateur clique sur le libellé d une offre, le détail de celle-ci s affiche. Enlever cette offre du panier 27

28 Recherche d'une offre dans Tourinsoft Cliquer sur «Mes recherches» donne accès aux recherches enregistrées par l agent d accueil et par les autres utilisateur si elles ont été sélectionnées «pour tout le monde» lors de la recherche. Modifier le nom et le type de la recherche Nom de la recherche Type. Perso : type de recherche propre à l utilisateur. Admin : type de recherche commune à tous les utilisateurs Valider ou annuler la modification Modifier le nom Modifier le type 28

29 Recherche d'une offre dans Tourinsoft Après avoir lancé une recherche pré-enregistrée, le listing des offres s affiche et est identique à celui d une recherche traditionnelle. 29

30 Recherche d'une offre dans Tourinsoft Pour retourner sous le module Gestion Accueil avec les offres sélectionnées dans le panier, l agent d accueil clique sur «Associer à la demande». L ensemble des offres du panier s affiche automatiquement dans le module Gestion Accueil 30

31 Recherche d'une offre dans Tourinsoft Comme pour les offres issues des moteurs de recherche du module Accueil, l agent peut imprimer le PDF des offres. 31

32 Traitement des demandes Plusieurs possibilités de traitement des demandes sont offertes à l agent d accueil : - Traiter des demandes instantanément = «Traitement» - Enregistrer une demande pour la traiter ultérieurement et de traiter plusieurs demandes simultanément = «Traitement différé» - Traiter X demandes simultanément = «Demande suivante», - Enregistrer et traiter X fois la même demande = «Traitement multiple». La demande est traité et enregistrée dans Tourinsoft. L agent retourne sur un écran de qualification de la demande vierge La demande en cours est enregistrée mais n est pas traitée. Un nouvel écran de qualification de la demande matérialisé par un onglet «Demande» s affiche. L agent affiche les différentes demandes en cours en cliquant sur les onglets «Demande» Annule la demande en cours 32

33 Traitement des demandes L enregistrement d une demande pour la traiter ultérieurement permet à l agent d accueil de faire un traitement de masse des demandes à traiter par , fax et courrier. Un clic sur «Traitement différé» enregistre l offre dans la liste des «Demandes en attente». Il faut cliquer sur «En attente de traitement» pour visualiser cette liste Liste des demandes en attente Recherche des demandes en attente par interlocuteur Mode de contact Mode de réponse Date d enregistrement de la demande Traiter Modifier Date et heure de création du contact Nom du prospect Nom de l interlocuteur Commentaires sur la demande 33

34 Traitement des demandes L agent peut modifier une demande enregistrée dans la liste des demandes en attente en cliquant sur le picto «Modifier». La demande se retrouve alors sur l écran de qualification de la demande matérialisée par un onglet Demande en vert. 34

35 Traitement des demandes L agent peut traiter une demande en particulier en cliquant sir le picto «Traiter». Ouverture d un pop up qui propose soit de traiter la demande immédiatement, soit d enregistrer une date de traitement ultérieure. La demande retourne alors dans la liste des demandes en attente avec la nouvelle date de traitement. 35

36 Traitement des demandes Si l agent choisit un traitement immédiat, ouverture d un second pop up qui propose à l agent de choisir entre les différents modèles crées par l administrateur Modèle de mise en page Modèle de contenu Modèle d étiquettes (pour les réponses courrier) Format d étiquette (pour les réponses courrier) Editeur de texe Format HTML Retour au pop up précédent Validation 36

37 Traitement des demandes L agent d accueil peut ensuite imprimer la lettre et l étiquette correspondante. 37

38 Traitement des demandes Quand l agent d accueil clique sur «Traiter l ensemble des demandes», ouverture d un premier pop up pour choisir les demandes à traiter par mode de réponse, puis d un second pour choisir les modèles. Traiter l ensemble des demandes Choix du mode de réponse Choix des modèles 38

39 Traitement des demandes Après la validation du choix des modèles, la génération des fichiers est confirmée par l ouverture d une fenêtre. Onglet Historique Date et heure du traitement Agent d accueil qui a traité la demande Type de fichier généré Mode de réponse Statut 39

40 Traitement des demandes La fonctionnalité Traitement multiple permet d enregistrer et de traiter plusieurs fois simultanément une même demande. C est le seul onglet qui permet d enregistrer une demande sans qu il y ait de Contact associé. Après avoir qualifié une demande, en cliquant sur «Traitement multiple», l utilisateur rentre le nombre de demande de ce type qu il veut enregistrer et traiter 40

41 Bonne utilisation!!! 41