NOTE D INFORMATION 2004/11

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1 NOTE D INFORMATION 2004/11 La paie des cadres : les grandes spécificités. La première difficulté consiste à définir ce qu est un cadre. Or, la définition change selon les problématiques juridiques à trancher : ainsi, un salarié peut être affilié au régime de retraite complémentaire AGIRC sans être pour autant cadre au regard du droit du travail. Par ailleurs, la notion de cadre recouvre des situations concrètes très différentes, allant du cadre dirigeant au cadre intégré rémunéré sous le plafond de la sécurité sociale. I) LES CADRES, DES SALARIES DIFFERENTS : A) Cadres et durée de travail : 1) Cadres dirigeants : (art L du code du travail) Ce sont les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l importance implique une grande indépendance dans l organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon autonome et dont la rémunération se situe dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération de l entreprise. Ils sont exclus de la législation sur la durée du travail. 2) Cadres intégrés : ( art L du code du travail) Ce sont les cadres au sens des conventions collectives de branche ou de l article 4, alinéa 1 de la convention AGIRC dont la nature des fonctions les conduit à suivre l horaire collectif applicable au sein de l atelier, du service ou de l équipe auquel ils sont intégrés. L horaire collectif reste structurant dans leur rythme de travail, même s ils arrivent un peu avant ou partent après les membres de leur service ( circ. DRT du 14 avril 2003). Ils sont soumis au droit commun de la durée du travail, comme n importe quel salarié ( heures supplémentaires, etc.). (c trav. art L ) 3) Cadres «ni-ni» ( ni dirigeants, ni intégrés), dits «cadres autonomes» : Ce sont ceux qui ne rentrent pas dans les deux autres catégories. Possibilité de conversion de forfait en heures sur l année ou, pour certains, en jours sur l année, sur la base d un accord collectif encadrant le recours à ces dispositifs. B) Cadres et retraite complémentaire AGIRC ( conv coll. AGIRC art 4 ; art 36 anni ; délib D2) 1) Cadres statutaires ( dits «cadres art 4») : Ce sont les cadres et ingénieurs au sens du droit du travail (art 4, al 1), certains VRP exclusifs et les dirigeants non titulaires d un contrat de travail et affiliés au régime général de la sécurité sociale. Ils sont obligatoirement affiliés à une caisse AGIRC quels que soient leur salaire et leur coefficient hiérarchique. 22/10/2004 1

2 2) Assimilés cadre ( dits «art 4 bis») : Ce sont les employés, techniciens, agents de maîtrise classés à un coefficient hiérarchique au moins égal à 300 au regard des arrêtés Parodi ou classés dans une position hiérarchique équivalente par les conventions collectives nationales ou régionales. Même traitement que les cadres statutaires. 3) «ART 36» : Ce sont les employés, techniciens, agents de maîtrise classés à un coefficient hiérarchique au moins égal à 200 ou au regard des arrêtés Parodi ou dans une position équivalente par les conventions collectives nationales ou régionales mais inférieurs aux assimilés cadres «art 4 bis». L employeur peut demander, volontairement ou en application d une convention collective, l affiliation à l AGIRC. La décision d affiliation doit être prise par un accord entre l employeur et la majorité des salariés concernés. C) Cadre et conventions collectives : Les conventions collectives peuvent prévoir une définition spécifique des cadres en tenant compte, par exemple, de l exercice d un commandement sur d autres salariés, du niveau de responsabilité, de l autonomie, etc ( nécessité d une lecture de la convention collective de l entreprise). D) Cadres et juges : Si un salarié revendique la qualification de cadre ( ex : pour obtenir des rappels de salaire), les conseils de prud hommes se réfèrent aux dispositions conventionnelles, et à défaut, utiliseront divers critères : certains sont déterminants ( connaissances professionnelles, fonctions exercées,), d autres constituent simplement des indices ( mention du bulletin de paye, exercice de fonctions de commandement, titre, qualification ou coefficient, etc.). En revanche, le niveau de salaire net n est pas un critère suffisant pour qualifier un salarié de cadre ou, au contraire, l exclure de cette catégorie. II ) LES COTISATIONS SOCIALES : A) Les cotisations AGIRC ( TB et TC) : 1) les affiliés : Les cadres doivent être obligatoirement affiliés à une caisse de retraite complémentaire AGIRC. Mais relèvent aussi de l AGIRC certains salariés qui ne sont pas cadres et sont admis à cotiser à une caisse AGIRC : «art 36» et assimilés cadres «art 4 bis». ( voir I) 2) Retraite complémentaire sur tranche B : Sur la tranche de rémunération comprise entre une fois et quatre fois le plafond de la sécurité sociale (entre 2476 euros et 9904 euros par mois en 2004), les cotisations de retraite complémentaire représentant un taux effectif de 20% ( taux contractuel de 16% appelé à 125%), ventilé entre 7,50% de part salariale et 12,50% de part patronale. Les cadres rémunérés en dessous du plafond ou légèrement au- dessus doivent se voir appliquer la garantie minimale de points.(gmp) 22/10/2004 2

3 3) Retraite complémentaire sur tranche C : Sur la tranche de rémunération comprise entre quatre et huit plafonds de la sécurité sociale ( entre 9904 euros et euros par mois en 2004), les taux de cotisation de retraite complémentaire sont égaux au taux de la tranche B, soit un taux contractuel minimal de 20%. En revanche, la répartition des cotisations entre l employeur et le cadre peut être différente. Elle est définie librement par accord au sein de l entreprise. A défaut d accord, il convient d appliquer la répartition de la tranche B. 4) Arrêt de travail : attention à la GMP. Depuis le premier janvier 2002, en cas d arrêt de travail indemnisé par la sécurité sociale ( maladie, accident, etc.), les cotisations AGIRC sont calculées en fonction de la tranche B résiduelle. Si le brut soumis à cotisation passe en dessous du salaire charnière, il faut alors appliquer la GMP. 5) APEC : pour les cadres art 4 et 4 bis. Seules les rémunérations des cadres art 4 et 4 bis sont soumises à la cotisation APEC ( 0,024% de part salariale et 0,036% de part patronale sur la tranche B). En plus de cette cotisation, chaque année, il faut prélever un forfait APEC sur la paye de mars, de ceux de ces cadres en activité au 31 mars ( 10,70 euros de part patronale et 7,13 euros de part salariale en 2004). Un cadre qui perçoit une rémunération inférieure au plafond de la sécurité sociale ne doit aucune cotisation APEC, à l exception du forfait. 6) CET et AGFF : pour tous. La paye de tous les participants au régime AGIRC doit comporter la contribution exceptionnelle et temporaire. Versée à l AGIRC, elle est prélevée sur les tranches A, B, C, c est à dire sur la totalité de sa rémunération limitée à 8 plafonds, à un taux global de 0,35 % dont 0,13 % de part salariale et 0,22 % de part patronale ( respectivement 0,15 % et 0,20% pour les VRP relevant de l IRPVRP. L AGFF sur la tranche B ( 0,90% de part salariale et 1,30% de part patronale) est également versée à la caisse AGIRC. En revanche, l AGFF sur tranche A est versée à la caisse ARRCO. 7) Retraite complémentaire sur tranche A : Les cadres affiliés à une caisse AGIRC cotisent aussi à l ARCCO sur la tranche A. Le taux de cotisation en retraite complémentaire est de 7,50% ( 3% de part salariale et 4,50 % de part patronale pour une répartition «employeur/ salarié» de «60/40» ). L AGFF représente 0,80% de part salariale et 1,20% de part patronale. B) La garantie minimale de points AGIRC (GMP) : L affiliation à l AGIRC est indépendante de la rémunération du cadre. La garantie minimale des points a été instituée pour permettre aux cadres peu rémunérés d acquérir un minimum de points de retraite. Le montant de la cotisation de retraite complémentaire AGIRC et, par voie de conséquence, le salaire au-dessous duquel joue la GMP ( appelé «salaire charnière») sont déterminés par l AGIRC en début d année. 1) Cotisation minimale et salaire charnière en 2004 : Pour 2004 les cotisations minimales de retraite complémentaire AGIRC en tranche B sont de 54 euros par mois ( 648 euros par an) repartis entre l employeur et le cadre comme sur la tranche B ordinaire ( par mois : part patronale de 33,75 euros et part salariale de 2,25 euros). 22/10/2004 3

4 2) Temps partiel, CDD, départ ou entrée en cour d année. Si le cadre est à temps partiel, la GMP doit être proratisée par le rapport salaire réel / salaire équivalent temps plein. En cas de CDD, d entrée ou de départ du cadre en cours d année, La GMP doit également être proratisée en fonction du temps de présence sur l année ou s agissant de fractions de mois, en trentièmes. 3) Ne pas oublier de régulariser la GMP en fin d année : La GMP doit être régularisée en fonction de la rémunération annuelle du cadre au regard du salaire charnière GMP sur l année, le cas échéant proratisé en cas d entrée ou de sortie en cour d année. 4) Pas d AGFF, de CET, et d APEC sur la base GMP. Mieux vaut traiter la GMP sur une ligne à part du bulletin de paye : la base GMP n est soumise ni à la CET, ni à l APEC, ni à l AGFF. C) Sommes isolées : 1) Sommes versées au départ. Le cadre peut percevoir, lors de son départ de l entreprise, des sommes dites «isolées» qui ne font pas partie de sa rémunération habituelle : indemnités compensatrices de congés payés, certains rappels de salaire, l indemnité de fin de CDD ou l indemnité de départ volontaire en retraite, etc. 2) Cotisations. Les sommes isolées sont soumises aux cotisations AGIRC ( retraite complémentaire et AGFF Tr B, CET) et à l APEC en totalité, dans la limite de 7 fois le plafond annuel de la sécurité sociale. Si la rémunération du cadre pour l exercice précèdent n a pas atteint la tranche C, la somme isolée est affectée en totalité en tranche B dans la limite de 7 plafonds ( retraite complémentaire AGIRC, CET, APEC et AGFF). Si la rémunération annuelle de l exercice précédent a atteint la tranche C, le somme isolée est affectée en tranche B dans la limite de 3 plafonds annuels ( retraite complémentaire AGIRC, AGFF, APEC et CET) en tranche C pour la partie allant de 3 à 7 plafonds ( retraite complémentaire AGIRC, CET). D) Prévoyance complémentaire et retraite supplémentaire : Les cadres sont les destinataires privilégiés de régime de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire. Les régimes diffèrent souvent de ceux des autres salariés. 1) Régime fiscal connu. Le nouveau régime fiscal des cotisations patronales de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire est connu ( nous consulter). 2) Régime social : pas encore de décret Le nouveau régime social n a pas, en revanche, été totalement finalisé, un système transitoire ayant été fixé dans l attente. Il repose toutefois sur les principes suivants : 22/10/2004 4

5 - Désormais, les cotisations patronales aux régimes de retraite complémentaire légalement obligatoire ( AARCO, AGIRC, etc.) sont exonérées de cotisations, de CSG et de CRDS sans aucune limitation ; - Les cotisations patronales aux régimes de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire sont exonérées de cotisations dans la limite de plafonds spécifiques à fixer par décret, à condition que ces régimes soient obligatoires et collectifs ( il existe cependant des dispositions transitoires pour les régimes facultatifs antérieurs à la réforme des retraites), sachant que ces contributions patronales sont d office soumises à CSG et à CRDS après abattement d assiette de 5%. 3) Assurance décès obligatoire. L employeur doit nécessairement verser pour ses cadres une cotisation à sa charge exclusive égale à 1,5% de la tranche A. Cette assurance décès est en revanche facultative pour les «art 36». Comme les autres cotisations patronales de prévoyance complémentaire, la cotisation patronale assurance décès est incluse en totalité dans la base CSG et la CRDS ( après abattement d assiette de 5%). 4) La taxe de 8%. Les entreprises de plus de 9 salaries doivent payer une taxe de 8 % assise sur les contributions de prévoyance complémentaire qu elles versent au profit des salariés. Les 1,5 % d assurance décès obligatoire sont soumis à la taxe de 8 %. III DUREE DU TRAVAIL A) Il faut distinguer trois catégories de cadres. 1) Cadres dirigeants : exclus de la législation sur la durée du travail. Les cadres dirigeants ne sont pas concernés par les textes relatifs à la durée du travail, aux durées maximales de travail, au repos quotidien et hebdomadaire et aux jours fériés, aux heures supplémentaires. Outre le fait qu elle est dénuée de tout valeur juridique, une convention de forfait «tous horaires» est donc inutile. Leur bulletin de paye est établi sans référence à un horaire de travail ou à un taux horaire. 2) Cadres intégrés dans une équipe de travail : pas de spécificités. Les cadres intégrés sont soumis au droit commun du code du travail de la durée de travail, et peuvent prétendre, le cas échéant, aux heures supplémentaires. Comme les autres salariés, ils peuvent signer une convention de forfait en heures sur une base hebdomadaire ou mensuelle : son volume doit être déterminé. Dans ce cas, leur bulletin fait apparaître le nombre d heures du forfait et, de façon distincte, les heures supplémentaires effectués au delà du forfait avec les majorations correspondantes. 3) Cadres «ni-ni» : forfait en heures ou en jours. Les cadres «ni-ni» (intermédiaires) peuvent être traités comme des cadres intégrés ( pas de forfait ou forfait hebdomadaire ou mensuel en heures.) Sur la base d un accord collectif définissant notamment les cadres visés, ils peuvent aussi : - signer un forfait en heures pour l année, - ou, pour certains d entre eux définis au regard de leur autonomie dans l organisation de leur emploi du temps, signer une convention de forfait en jours sur l année. 22/10/2004 5

6 Lorsque la durée du travail se décompose sur la base d une convention de forfait, le bulletin de salaire doit mentionner la nature et le volume du forfait en fonction duquel la rémunération est calculée ( pour un forfait jours, 210 jours par an par exemple). Les cadres en forfait jours doivent par ailleurs recevoir chaque année un récapitulatif détaillant le nombre de journées ou de demi-journées travaillées sur l année. Cadres: quelle convention choisir? Cadres dirigeants Cadres integrés Cadres ni dirigeants ni integrés Convention de forfait en heures, hebdomadaire ou mensuelle Oui, si accord express entre le salarié et l'employeur Convention de forfait en heures sur l'année Convention de forfait en jours sur l'année Conventions de forfait inutiles car ces cadres ne sont pas soumis à la durée du travail (1) Non Accord collectif indispensable Clause contractuelle ou avenant Oui pour certains (2) Accord collectif indispensable Clause contractuelle ou avenant (1) En pratique, les forfaits " tous horaires" sont utilisés, bien qu'ils soient dénués de toute valeur juridique, faute pour la convention de fixer le nombre d'heures compris dans le forfait. (2) Catégories de cadres ni dirigeants ni intégrés définis par l'accord collectif au regard de leur degré d'autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps. B) Contingent et repos compensateur : 1) Forfaits annuels et cadres dirigeants exclus. Les cadres «ni-ni» ayant signé une convention de forfait en heures ou en jours sur l année ainsi que les cadres dirigeants sont exclus des règles relatives au contingent annuel d heures supplémentaires et au repos compensateur légal. Il n y a donc aucun compteur à suivre. 2) Autres cadres : Même droits que les autres salariés. Dans les autres cas ( voir tableau) le statut de cadre n exclut pas l application des règles relatives à l imputation des heures supplémentaires du contingent annuel et à l acquisition du repos compensateur légal, que les intéressés soient sans convention de forfait ou sous convention de forfait en heures hebdomadaire ou mensuelle. Il convient de leur appliquer exactement les mêmes règles que pour les autres salariés ( suivi des compteurs, annexes au bulletin de paye sur le repos compensateur, etc.) IV AVANTAGES EN NATURE : SURVEILLER LES DIVERGENCES : A) Evaluation sociale / évaluation fiscale. Il n y a pas de distinction entre salariés cadres et salariés non cadres lorsqu il s agit d évaluer les avantages en nature pour l assiette des cotisations. Si, pour l essentiel, les règles fiscales sont identiques, il en va autrement lorsque la rémunération du salarié dépasse le plafond de la sécurité 22/10/2004 6

7 sociale pour certains avantages en nature. Or la différence est importante puisqu elle a des répercussions sur le net des salariés ( BO 5 f-1-04 du 6 février 2004) B) Mandataires sociaux. Pour les mandataires sociaux, l administration fiscale admet exclusivement la règle de l évaluation réelle, y compris si l intéressé est titulaire d un contrat de travail. Pour évaluer l avantage en nature au regard de l assiette des cotisations, le réel reste la règle mais il connaît deux tempéraments importants : - si l avantage en nature est octroyé au mandataire social en contrepartie d un contrat de travail pour lequel il reçoit une rémunération distincte, il est possible de recourir aux évaluations forfaitaires ; - si le mandataire, bien qu affilié au régime général, n a pas de contrat de travail, l administration considère que l évaluation forfaitaire est possible pour l avantage en nature véhicule et celui représentant la part d utilisation privée des NTIC mises à disposition pour un usage professionnel. C) Logement : attention si la rémunération dépasse le plafond. L évaluation de l avantage en nature logement se fait pour l assiette des cotisations, soit selon une évaluation réelle, soit à partir d un barème forfaitaire variant selon la rémunération et le nombre de pièces du logement. Pour l administration fiscale, seule l évaluation réelle est possible lorsque la rémunération brute en espèces du salarié dépasse le plafond de la sécurité sociale, ce qui sera souvent le cas des cadres. D) Véhicules : Pour un salarié dont la rémunération en espèces dépasse le plafond, l administration fiscale impose l évaluation au réel selon les modalités prévues par la réglementation sociale, étant précisé qu elle admet en pratique le recours au barème kilométrique. Pour ce qui concerne l assiette des cotisations, l employeur a le choix entre une évaluation au réel ou au forfait sachant que le recours au barème kilométrique n est pas envisagé. 22/10/2004 7