Guide de préparation d un projet

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1 École thémathique Guide de préparation d un projet ÉDITION 2015 dépasser les frontières Direction des ressources humaines Service formation et itinéraires professionnels

2 DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES Service Formation et Itinéraires Professionnels DRH/SFIP 1 Guide porteur école thématique 2015

3 Guide de préparation d une école thématique Sommaire I - Qu est-ce qu une école thématique Objectifs et enjeux d une école thématique Démarche pédagogique d une école thématique Public II - Préparation du projet d école Organisation d une école thématique Rôle des différents acteurs III - Constitution du dossier IV - Financement et organisation logistique Financement Logistique V - Procédures et calendrier de sélection des projets VI - Communication sur les écoles VII - Evaluations VIII Annexes Liste des Chargés de Mission Formation des Instituts Déclaration d intention (pièce 0) Fiche synthétique (pièce 1) Description du projet d Ecole (pièce 2) Budget prévisionnel (pièce3) DRH/SFIP 2 Guide porteur école thématique 2015

4 I - QU EST-CE QU UNE ECOLE THEMATIQUE L école thématique est une modalité de formation, ouverte aux communautés scientifiques. Pour le CNRS, elle est un des outils de la politique scientifique des Instituts et du développement de l'interdisciplinarité. OBJECTIFS ET ENJEUX D UNE ECOLE THEMATIQUE Les objectifs d une école thématique sont les suivants : Accélérer la diffusion des avancées conceptuelles, méthodologiques et techniques, Favoriser l émergence de nouvelles thématiques, Développer l interdisciplinarité, Aider à structurer une communauté scientifique, Consolider les recherches scientifiques actuelles, Apporter une aide à la reconversion thématique. L'école thématique est, en particulier, une modalité privilégiée de formation pour développer l interdisciplinarité. Elle peut être l occasion pour des spécialistes de disciplines différentes de travailler ensemble et de dépasser les cloisonnements et les différences de langage. Des interventions conséquentes permettent d expliciter en quoi certaines questions nécessitent l apport et les compétences de disciplines différentes. Elle permet de susciter curiosité et intérêt réciproque, de recycler les points de vue et de créer les germes d'une nouvelle communauté partageant les mêmes intérêts. L atteinte des objectifs d une école thématique suppose très souvent une organisation en partenariat avec d autres organismes. DEMARCHE PEDAGOGIQUE D UNE ECOLE THEMATIQUE L école thématique étant une modalité de formation, elle se distingue clairement d un colloque, ou encore d un séminaire, lieu d échanges entre pairs. La durée de l école, la présence continue des intervenants et des participants, le déroulement en résidentiel doit favoriser un réel transfert de savoir et une réelle appropriation des connaissances. Le programme ne doit pas comprendre uniquement des interventions magistrales mais ménager des temps importants de travail favorisant les confrontations scientifiques. Il est fortement recommandé qu une école thématique ne dure pas plus d une semaine, au-delà, la présence continuelle de tous les participants est difficile à atteindre. Le contenu et la démarche d une école thématique la différencient d une autre modalité de formation qu est l atelier scientifique et technique visant principalement au DRH/SFIP 3 Guide porteur école thématique 2015

5 transfert de savoir-faire et à l acquisition de la capacité à utiliser un instrument, une technique. PUBLIC L école thématique est destinée à des scientifiques (chercheurs, enseignant-chercheurs, ingénieurs, doctorants, post-doctorants ) concernés par un même thème, un même domaine, un même projet, ou encore une méthodologie. Elle peut s adresser aussi à des scientifiques désirant effectuer une reconversion thématique. Les écoles sont généralement organisées pour un public dépassant celui des agents C.N.R.S. et du personnel non-cnrs travaillant et contribuant à l activité scientifique de l organisme; il est alors cohérent pour le porteur de projet de solliciter d autres institutions (universités, autres organismes de recherche, écoles doctorales, GDR ) pour trouver des sources de financement complémentaires. Le public d'une école ne peut cependant pas être constitué uniquement d'enseignantschercheurs et/ou de doctorants ou des seuls membres d un GDR. II - PREPARATION DU PROJET D'ÉCOLE ORGANISATION D UNE ECOLE THEMATIQUE Un projet d école thématique résulte du constat et de l'analyse de besoins émanant d'une communauté de chercheurs (groupe ou réseau de scientifiques, GDR, section du Comité national,...), d un institut scientifique ou d un programme interdisciplinaire. La situation analysée peut être, par exemple, la rapidité d évolution d un domaine de recherche vers l interdisciplinarité, l insuffisance ou l inadéquation de la formation initiale nécessaire pour accompagner le développement de la recherche sur une thématique, le besoin de transférer rapidement une nouvelle méthodologie ou des connaissances dans un domaine faisant l objet d une forte compétition internationale, la structuration d une communauté. ROLE DES DIFFERENTS ACTEURS terme. Le porteur, avec la participation d autres acteurs, conduit le projet d'école jusqu à son Le comité scientifique et le porteur, élaborent le projet d école. Ils identifient les enjeux et le contexte du domaine concerné par l école ainsi que le public visé. Ils définissent les objectifs scientifiques et pédagogiques et conçoivent un programme scientifique ainsi que des modalités pédagogiques (cours, ateliers, tables rondes, affiches, espaces d échanges informels, modules préalables de mise à niveau,...) adaptés aux objectifs. DRH/SFIP 4 Guide porteur école thématique 2015

6 NOUVEAU et IMPORTANT : Dès la conception du projet, le porteur du projet prend contact avec les Chargés de Mission Formation des Instituts (CMFI) concernés qui pourront apporter des conseils, notamment pour l ouverture éventuelle vers d autres disciplines ou le recouvrement avec certains des objectifs ou des axes thématiques de l institut. Pour faciliter ces démarches, le porteur de projet adressera une déclaration d intention (document disponible sur le site) par mail au conseiller formation de la délégation dont relève son unité ainsi qu aux chargés de mission formation des instituts scientifiques concernés le 15 avril 2014 au plus tard. L envoi de ce document est un préalable obligatoire. Le porteur principal recevra en retour et au plus tard le 13 mai 2014, la validation de son projet par le chargé de mission formation de l institut principal désigné et pourra alors compléter l ensemble du dossier. Si à partir de l examen de la déclaration d intention, le projet est retenu pour être soumis pour évaluation par le comité national lors de sa session d automne, l institut scientifique, par le biais de son chargé de mission formation, en informe le porteur de projet et devient, de fait, le commanditaire de l école thématique. Durant l élaboration du projet, le porteur collabore étroitement avec le conseiller formation de la délégation régionale dont relève son unité qui est compétent pour apporter une aide dans la conception pédagogique de l école. Il est également un soutien pour l élaboration du budget et l organisation matérielle de l école. Un comité d organisation impliquant le conseiller en formation de la délégation prépare le déroulement de l école. III - CONSTITUTION DU DOSSIER Un dossier de préparation de projet d'école thématique est joint en annexe ; il est également disponible sur le site du CNRS à l adresse suivante : Le conseiller formation de la délégation apporte sa compétence au porteur de projet pour renseigner les différents éléments nécessaires à l étude du projet. Le projet définitif est remis au conseiller formation de la délégation régionale au plus tard le 15 juin 2014 Dans le cas d une école récurrente, les évaluations et les bilans financiers des sessions précédentes doivent accompagner la proposition du projet. IV - FINANCEMENT ET ORGANISATION LOGISTIQUE FINANCEMENT Le C.N.R.S. participe au co-financement des écoles thématiques sélectionnées sur le budget formation de l établissement géré par le Service Formation et Itinéraires Professionnels de la D.R.H.; les instituts scientifiques ne financent pas, sauf exception, les écoles thématiques.. DRH/SFIP 5 Guide porteur école thématique 2015

7 Si cela est possible et conformément à la nouvelle procédure budgétaire mise en place, le soutien du CNRS, budget annualisé, au titre de la formation est versé sur une ligne budgétaire spécifique à l unité CNRS dont relève le porteur principal de l Ecole ; il sera géré obligatoirement par le /la gestionnaire de l unité CNRS identifiée et selon la procédure comptable CNRS. Ce soutien d Etat sera connu par le porteur de projet début janvier de l année N+1.» Cependant la délégation régionale assure le suivi du budget de l école et s assure notamment de la bonne destination des dépenses. La contribution du C.N.R.S. s adresse en priorité aux agents rémunérés par le CNRS, quel que soit leur statut (titulaire, contractuel, ). La dotation du C.N.R.S. ne peut être la seule source de financement. Le porteur de projet doit s adresser aux autres organismes partenaires de l'école comme le Ministère de l Education Nationale, de l Enseignement Supérieur et de la Recherche, les universités, les écoles doctorales, les E.P.S.T., les E.P.I.C. et d autres partenaires tels que les collectivités locales et les industriels. En particulier, le porteur doit être attentif à la sollicitation des écoles doctorales quand son projet prévoit la participation d un nombre conséquent de doctorants. En fonction des partenariats établis, des frais d inscription pourront compléter le budget de l école LOGISTIQUE Le déroulement de l école en résidentiel étant un facteur pédagogique important, il convient de choisir, en relation avec le conseiller en formation, un lieu facilitant aussi bien les séquences programmées que les rencontres informelles. Il est recommandé également de solliciter les lieux d hébergement du CAES.. V PROCEDURES ET CALENDRIER DE SELECTION DES PROJETS 15 avril 2014 : Date limite d envoi des déclarations d intention des porteurs de projet par messagerie au conseiller formation de la délégation et aux chargés de mission formation des instituts scientifiques concernés. Fichier au format.doc avec pour nom de fichier : ET 2015 intention-titre court.doc 13 mai 2014 : Date limite d envoi au porteur de l avis du chargé de mission de l institut principal concerné l autorisant ou non à déposer un dossier complet au titre de la campagne des ET juin 2014 : Date limite de dépôt des projets par les porteurs de projets (fichiers au format.doc.xls et.pdf) au service formation de la délégation avec la présentation suivante : 1- fiche synthèse au format.doc avec pour nom de fichier : synthese-titre court.doc 2- fiche projet description au format.doc avec pour nom de fichier : projettitre court.doc 3- fiche budgétaire au format.xls avec pour nom de fichier : budget titre court.xls 4- Fichier complet au format pdf avec pour nom de fichier : ET titre court.pdf avec dans l ordre la fiche de synthèse puis la fiche projetdescription puis la fiche budget. DRH/SFIP 6 Guide porteur école thématique 2015

8 30 juin 2014 : Date limite d envoi pour les équipes formation des DR des projets au Service Formation et Itinéraires Professionnels de la D.R.H. Mi-juillet 2013 : Information au porteur de projet de la transmission de son projet à l évaluation du Comité National Automne 2014 : Evaluation des projets par les sections du Comité national et par les instituts scientifiques concernés. Décembre 2014 : Transmission au SFIP et aux CMFI des avis des sections du Comité National Mi-janvier 2015 : - Informations des porteurs de projets par les CMFI des arbitrages définitifs - Information par le SFIP aux conseillers formation des délégations régionales des écoles retenues et de l arbitrage financier. IMPORTANT : Compte tenu de ce calendrier, il est impossible d envisager de tenir une école avant le 1 er février VI COMMUNICATION SUR LES ECOLES Après la sélection de l école, le porteur et le comité d organisation, avec le soutien de la délégation, assurent la diffusion de l information auprès des communautés scientifiques concernées par les moyens appropriés. A la fin de l Ecole, un compte-rendu peut être remis aux participants et diffusé. VII - EVALUATIONS L évaluation des écoles thématiques est une démarche indispensable. Elle se prépare dès la conception du projet, en collaboration avec le conseiller formation. L évaluation immédiate doit être réalisée à la fin de chaque école. Le conseiller en formation, en tant qu expert en ingénierie de formation, aide à sa réalisation et participera, autant que faire se peut, à la clôture de l école. Par ailleurs, le porteur de l école fournit sa propre évaluation scientifique, la liste des participants mentionnant leur laboratoire et leur appartenance administrative. Un bilan financier complet rend compte, non seulement de l utilisation de l attribution du C.N.R.S. mais aussi indique le montant global des attributions des partenaires et les droits d inscription. Ce bilan financier ainsi que le rapport scientifique sont indispensables à l instruction du dossier des écoles récurrentes. L évaluation la plus importante et la plus difficile est l évaluation des effets de l'école sur les communautés scientifiques concernées. Elle ne peut être menée, à moyen terme, que par des experts scientifiques. Elle suppose que les enjeux scientifiques aient été clairement identifiés avant le déroulement de l école. C est le commanditaire, à savoir l Institut qui DRH/SFIP 7 Guide porteur école thématique 2015

9 valide la pertinence de la conduite de l école par rapport aux enjeux, qui, in fine, en est responsable. VIII ANNEXES Liste des Chargés de Mission Formation des Instituts Déclaration d intention du porteur de projet Fiche synthétique (pièce 1) Description du projet d Ecole (pièce 2) Budget prévisionnel (pièce 3) Centres d hébergement du CAES : DRH/SFIP 8 Guide porteur école thématique 2015

10 Chargés de Mission Formation d Institut Personnes en charge des écoles thématiques en instituts : Institut Correspondant Téléphone Institut des sciences biologiques (INSB) Institut des sciences humaines et sociales (INSHS) Institut de chimie (INC) Frédéric SOR frederic.sor@cnrs.dir.fr Michèle DASSA michele.dassa@cnrs-dir.fr Marie-Pierre FONTAINE-AUPART marie-pierre.fontaine-aupart@cnrs-dir.fr Institut national des sciences mathématiques et de leurs interactions (INSMI) Laurent GUILLOPE laurent.guillope@univ-nantes.fr Institut national des sciences de l'univers (INSU) Institut de physique (INP) Institut des sciences informatiques et leurs interactions (INS2I) Institut des sciences de l ingénierie et des systèmes (INSIS) Institut national de physique nucléaire et de physique des particules (IN2P3) Remy BELLENGER remy.bellenger@cnrs-dir.fr Marjorie NANTEUIL marjorie.nanteuil@cnrs-dir.fr Jean-Pierre COCQUEREZ Jean-Pierre.Cocquerez@cnrs-dir.fr Jean-Claude POMMIER pommier@univ-st-etienne.fr Thierry OLLIVIER thierry.ollivier@ipnl.in2p3.fr Institut écologie et environnement (INEE) Victoria DE CASTEJA victoria.de-casteja@mae.u-paris10.fr DRH/SFIP 9 Guide porteur école thématique 2015

11 Titre court (maximum 15 caractères) : Ecoles thématiques 2015 Déclaration d intention (en français) TITRE COMPLET DE L'ECOLE (en majuscule) : Pièce 1 Responsable Scientifique principal : Nom Prénom Qualité Code et intitulé du Laboratoire Adresse Téléphone Fax Adresse électronique Délégation organisatrice : Conseiller(e) formation en charge de l école : Lieu : Date de début : Date de fin : Durée : (jours) S agit-il d une école récurrente? oui non Si oui, - Code de l école de la session précédente : Titre de la session précédente : Nbre de participants école précédente : total : dont CNRS : PARTICIPANTS ET 2015: Nombre total de participants prévus : Nombre de participants CNRS prévus : Nombre de participants non CNRS travaillant dans une unité associée au CNRS: BUDGET ET 2015 (estimation) Budget global prévu Budget demandé au CNRS: Autres sources de financement Institut(s) Scientifique(s) concerné(s) : - Principal (1 seul) : - Secondaires (si nécessaire) : DRH/SFIP Ecole Thématique 2015

12 Ecoles thématiques 2015 Déclaration d intention (en français) Pièce 1 SITUATION SCIENTIFIQUE (max une demi-page): CONSÉQUENCES ATTENDUES (max une demi-page) : GRANDS AXES DU PROGRAMME (max une demi-page) : MODALITES PEDAGOGIQUES (max une demi-page) : MOTS CLES : (jusqu à cinq en majuscules) Document à renvoyer au Chargé de mission formation de l institut principal et au conseiller formation de la délégation en charge de l école DRH/SFIP Ecole Thématique 2015

13 Titre court (maximum 15 caractères) : FICHE SYNTHETIQUE (en français) Pièce 1 TITRE COMPLET DE L'ECOLE (en majuscule) : Adresse du site web de l école thématique : Responsable Scientifique principal : Nom Prénom Qualité Code et intitulé du Laboratoire Adresse Téléphone Fax Adresse électronique Délégation organisatrice : Conseiller formation en charge de l école : Lieu : Date de début : Date de fin : Durée : (jours) S agit-il d une école récurrente? oui non Si oui, Code de l école de la session précédente : Titre de la session précédente : Date de la session précédente : Nombre total de participants prévus : Nombre de participants CNRS prévus : Nombre de participants non CNRS (travaillant dans unité CNRS) : Budget global prévu : Budget demandé au CNRS (hors avance sur recettes) : Avances sur recettes demandées : Institut(s) Scientifique(s) concerné(s) : - Principal ( 1 seul) : - Secondaires : Proposition des sections du Comité National les plus pertinentes pour examen du projet : (Maximun 6 sections) : NB : Le Comité de sélection des Ecoles thématiques choisira les sections qui évalueront le projet. Attention les sections du Comité National ont été modifiées en janvier DRH/SFIP Ecole Thématique 2015

14 FICHE SYNTHETIQUE (en français) Pièce 1 SITUATION SCIENTIFIQUE : CONSÉQUENCES ATTENDUES : GRANDS AXES DU PROGRAMME : MODALITES PEDAGOGIQUES : MOTS CLES : ( jusqu à dix en majuscules ) Avis de la Délégation sur l organisation : DRH/SFIP Ecole Thématique 2015

15 DESCRIPTION DU PROJET (en français) Titre Court (max 15 caractères) : Titre complet de l école (en majuscules) : Pièce 2 THEME : Comité Scientifique : chargé d'élaborer ce projet (thèmes, objectifs, conséquences attendues public ciblé, sélection des candidatures) Comité d'organisation : chargé d'assurer la mise en oeuvre du projet (programme, choix des conférenciers, intervenants et animateurs, organisation pédagogique, choix des modalités pratiques) SITUATION SCIENTIFIQUE ET OBJECTIFS : Les enjeux : Justification de l'intérêt du thème et des objectifs de l'ecole sur le plan de la recherche : - A partir de quels constats, analyses, diagnostics concernant la recherche ce projet a-t-il été élaboré? - Correspond-il à un axe prioritaire de développement formulé par le(s) département(s) scientifique(s)? - Le projet accompagne-t-il un groupe structuré (GDR, GIS...) s ouvrant à la communauté scientifique? - S'agit-il d'un projet novateur relié à l'émergence d'une thématique ou d'une technique? - S'agit-il d'un projet interdisciplinaire, destiné à faire se rencontrer des communautés scientifiques? - Quels sont les objectifs scientifiques de l'école? - Quels sont les objectifs stratégiques de l'école? (par rapport à une politique, affichée ou non) Objectifs de formation : - Justification du choix du "dispositif école" Public concerné : DRH/SFIP Ecole Thématique 2015

16 - Prioritairement - Secondairement - Pour quelles raisons? A partir de quels constats, analyses, diagnostics ce public est-il ciblé? - L'école répond-elle à une demande de la part des participants potentiels? - Existe-il une population concernée à priori? Disponibilité de cette population, motivation? - Existe-t-il au sein du public ciblé des ressources liées à la formation (intervenants, transferts potentiels de savoirs)? Pré-requis : - Quelles sont les connaissances pré-requises pour suivre avec profit l'enseignement dispensé par l'école? - Une mise à niveau préliminaire (principalement dans le cas de thématique interdisciplinaire) sera-telle nécessaire? - Sera-t-elle intégrée à l'école? - Sinon, quelles sont les recommandations transmises aux participants? CONSEOUENCES ATTENDUES : - Accompagnement de développement d'une recherche, création ou développement d'une communauté pluridisciplinaire, ouverture d'une thématique, transfert de méthodes et techniques, rencontres, accompagnement des participants dans un changement de thème de recherche, une reconversion... - Retombées attendues: structuration d'une communauté, création de réseaux d'échanges et de collaborations, identification de besoins en matière de formation, élaboration de nouveaux projets pédagogiques GRANDS AXES DU PROGRAMME : MODALITES PEDAGOGIQUES et ASPECTS INNOVANTS : Exposés, travail en groupe, travaux dirigés, travaux pratiques, séminaires (présentés par des conférenciers extérieurs, présentés par des participants), ateliers, séances d'affiches, espaces d'échanges informels, etc. Groupes d'études organisés sur demande, etc. Rythme des séances de travail Supports pédagogiques : - utilisés pour l'enseignement - distribués aux participants Publication de documents? (lesquels et sous quelle forme?) Dans le cas où le projet est suffisamment avancé : DRH/SFIP Ecole Thématique 2015

17 module Intervenants (nom et qualité) Forme (conférence, cours, atelier, TD,TP...) PROCEDURE D'EVALUATION : - Modalités de suivi et d'évaluation (groupe de pilotage, bilans, outils...) PARTICIPANTS : Participants rémunérés par le CNRS (y compris BDI) : Participants non rémunérés par le CNRS travaillant dans une unité CNRS : Participants extérieurs (précisez l organisme d appartenance): Nombre total de participants prévus: MODALITES PRATIQUES : - justification du choix du lieu: - calendrier des réunions préparatoires - communication (annonces, plaquettes, affiches,...) DRH/SFIP Ecole Thématique 2015

18 Titre complet de l'école : Nom du responsable scientifique : DETAIL DES COUTS Prestation pédagogique : Travaux pratiques, cours, consultant Frais de déplacement - Intervenants - Organisateurs Frais d'hébergement (organisation) - Intervenants (nombre: - Organisateurs (nombre: Frais d'hébergement (participants) - Participants salariés du CNRS (nombre: - Participants non salariés CNRS (nombre: Frais de location - salles - matériels pédagogiques Frais de communication Frais de fonctionnement (document pédagogique, consommables...) TOTAL DES COUTS Droits d'inscription DETAIL DES RECETTES Participants d'autres établissements publics (nombre: Participants d'établissements privés (nombre: Doctorants (nombre: Ecole thématique 2015 FICHE BUDGETAIRE PREVISIONNELLE Titre court de l'école (max 15 caractères) : MONTANT MONTANT Compte tenu de la spécificité pédagogique des écoles thématiques (lieu d'échanges) aucune indemnité d'enseignement ne sera versée aux intervenants et aux organisateurs de l'école; seuls leurs frais de mission sont à prendre sur le budget de l'école. Ne mentionner que les frais de mission des intervenants et organisateurs; ceux des participants CNRS sont pris en charge par la délégation d'origine ou le laboratoire. Attention! Que l'école soit résidentielle ou non, les frais d'hébergement des salariés du CNRS, quelque soit leur statut (titulaire, contractuel, BDI ), seront à prendre en charge sur le budget de l'école. Dans la mesure où le CNRS accorde une subvention, les agents CNRS sont dispensés des droits d'inscription. Financements Organismes publics (préciser) : Organismes privés (préciser) Soutien sollicité auprès du CNRS sur le budget formation permanente (hors avances sur recettes) TOTAL DES RECETTES Demande éventuelle, faite au CNRS, d'avance sur recettes correspondant aux frais d'inscription prévus Pour faciliter l'organisation de l'école, des avances sur recettes peuvent être accordées par le CNRS, elles devront être restituées au CNRS après réalisation de l'école.