Présentation. Les impressions

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2 Présentation Ce chapitre regroupe de nombreuses fonctionnalités relatives aux impressions. En effet, il concerne les éditions sur papier, les aperçus à l'écran avant impression et la visualisation des impressions déjà réalisées et archivées. En effet, l'une des facultés innovantes de votre application Ciel réside dans la possibilité d'archiver les impressions puis de les visualiser ou de les imprimer à nouveau. Nous verrons successivement les possibilités d'impression, la fenêtre des aperçus à l'écran avant impression puis les impressions archivées. Nous finirons par détailler toutes les préférences relatives aux impressions. 2

3 Impressions Nous sommes ici en terrain connu. En effet, les impressions fonctionnent à l'instar de toute impression standard propre à l'environnement Macintosh. Dans le menu FICHIER, deux options sont consacrées aux impressions : Format d'impression et Imprimer. Format d'impression Notez que Format d'impression concerne également l'aperçu avant impression. Cette option vous permet de définir les différentes options relatives au format du papier utilisé ainsi qu'à l'imprimante. Vous obtenez ici le dialogue qui est fonction de l'imprimante en ligne et par conséquent commun à toutes les applications utilisées sur votre Macintosh. Ci-dessous, celui correspondant à une HP LaserJet Vous devez y préciser le format du papier, le taux de réduction, etc. Il faut consulter la notice de votre imprimante pour plus de détails. Imprimer Pour imprimer, il suffit d'appeler l'option Imprimer du menu FICHIER ou d'utiliser l'équivalent clavier P. Selon le contexte, vous pouvez aussi disposer d'une petite icône dans la fenêtre en ligne. Dans ce cas, il suffit de cliquer dessus. Enfin, autre solution, utiliser la barre d'icônes si vous avez l'option Imprimer installée. Il est important que vous notiez que cette option est contextuelle. En effet, vous ne pouvez pas imprimer depuis toutes les fenêtres. De plus, certaines impressions sont indépendantes de toute fenêtre et doivent être lancées depuis un module spécifique. Par exemple, dans Ciel Compta, le menu ÉTATS regroupe de multiples éditions. Quand vous lancez une impression, vous obtenez un dialogue qui est fonction de l'imprimante et qui permet d'indiquer le nombre d'exemplaires, le bac à papier, etc. 3

4 Voici le dialogue dans le cas d'une HP LaserJet 4200 : Après avoir indiqué vos paramètres, il ne vous reste qu'à cliquer sur [OK]. Aperçu avant impression Cette fonction permet simplement de consulter à l'écran le résultat que vous obtiendrez sur papier. Vous pouvez utiliser l'option Aperçu du menu FICHIER, ou encore utiliser l'équivalent clavier E. De même, si l'option y est installée, la barre d'icônes peut être utilisée. Enfin, selon le contexte, une petite icône est souvent disponible dans la fenêtre active. 4

5 Impressions récentes Comme vous avez pu le constater lors d'un aperçu avant impression, les états que vous visualisez peuvent être mémorisés. Il en est bien sûr de même pour ceux que vous imprimez. L'objectif étant de pouvoir les réimprimer ou de les revisualiser. Deux options sont disponibles dans le menu ÉDITION : DERNIÈRE IMPRESSION et IMPRESSIONS RÉCENTES. Dernière impression est un raccourci afin d'obtenir immédiatement un aperçu de la dernière impression réalisée. Impressions récentes propose la liste des impressions mémorisées. Leur nombre dépend des préférences fixées. Voici le dialogue de présentation des états mémorisés : Plusieurs options sont alors accessibles. Vous pouvez rendre l'archivage des états présentés, permanent ou non. Rappelons qu'un état permanent ne pourra pas être supprimé automatiquement de l'archivage. Il sera conservé jusqu'à ce que vous l'effaciez. Le bouton [Supprimer] permet justement d'effacer un ou des états de l'archivage. Le bouton [Terminé] ferme le dialogue et le bouton [Ouvrir] présente l'état à l écran avant impression. 5

6 Préférences impressions Les préférences sont multiples et vont du nombre d'états à conserver dans l'archive, au réglage du temps laissé au Système pendant les impressions. 1. Pour appeler les préférences des impressions, revenez à la fenêtre principale du programme et cliquez sur la petite icône correspondante. Vous pouvez aussi appeler Préférences dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. Les Préférences s'ouvrent. 2. Sélectionnez Impression. Vous pouvez faire défiler l'ascenseur si nécessaire. Préférences standards des impressions Générales Ce premier niveau des préférences d'impression vous donne la possibilité de régler le système de mémorisation des impressions. Vous devez fixer le nombre d'impressions à conserver. Celles-ci seront ensuite consultables depuis l'option Impressions récentes du menu ÉDITION. De plus, la dernière impression réalisée peut être visualisée à l'aide de l'option Dernière impression du même menu. Selon la taille des documents que vous imprimez, nous vous conseillons de fixer ce nombre en fonction de l'espace disponible sur votre disque dur. Dans le cas d'annulation d'une impression, vous pouvez ne pas conserver ce qui a déjà été imprimé, ou garder systématiquement ou encore demander s'il faut garder ou non. Enfin un son peut être généré en fin d'impression. La boîte à cocher Demander le format au début provoque l'affichage du dialogue de format d'impression à chaque lancement d'une édition. Imprimante La boîte à cocher Demander les options au début couvre certains cas particuliers tels que la gestion du recto/verso (dans ce cas le logiciel imprime d'abord les pages impaires puis vous demande de retourner le papier pour les pages paires) et le nombre d'exemplaires. 6

7 Fond de page standard Vous allez ici définir la structure standard de l'en-tête et du pied de page des éditions. En cliquant sur le bouton [Fond de page standard], le dialogue suivant s'affiche : La partie droite permet de fixer les premiers paramètres : présence de traits simples ou doubles au dessus et en dessous de l'en-tête et du pied de page, nombre de lignes (jusqu'à 3) dans l'en-tête et le pied, couleur du texte et des lignes. Quand ces paramètres sont déterminés, il est possible d'indiquer les rubriques à placer en en-tête et en pied de document, ainsi que les marges. Vous pouvez placer, pour chaque ligne, une rubrique à gauche, au centre ou à droite. Selon le nombre de lignes que vous avez précisé, il apparaît 3, 6 ou 9 cellules. Ci-dessous, le pied de page contient 3 lignes. Pour placer une rubrique, il suffit de cliquer sur la cellule qui correspond à son emplacement. Dans l'exemple ci-dessous, la rubrique se trouve sur la première ligne de l'en-tête et à gauche. 7

8 Ceci fait apparaître le dialogue suivant. Il s'affiche à chaque fois qu'une rubrique doit être placée dans un état. Dans l'en-tête, vous retrouvez la zone de description dans laquelle vous pouvez saisir du texte et insérer des rubriques. En dessous, une première liste sur la gauche autorise le choix du fichier puis sur la droite, une seconde liste présente les rubriques du fichier auparavant sélectionné. Dans l'exemple ci-dessus, "Fichier : " a été saisi, puis la rubrique "Nom du fichier.asyst" a été placée en sélectionnant le fichier Système et en double-cliquant sur la rubrique Nom du fichier dans la liste de droite. Cette zone de description peut contenir autant de rubriques que souhaité. Ces dernières se distinguent du texte saisi de par le fait qu'elles sont entre guillemets. Les quatre icônes en haut du dialogue permettent de naviguer dans le texte. Les flèches simples sélectionnent les rubriques dans le texte afin de vous éviter de le faire manuellement, quant aux flèches doubles, elles permettent de se placer en début et en fin de texte. Quand votre texte est entré, il suffit de le valider en cliquant sur [OK]. Le programme revient alors sur la fenêtre de définition du fond de page standard. Le bouton [Police] permet le choix de la police de l'en-tête et du pied de page. Quant au bouton [Essai] visualisation, il présente un aperçu avant impression de votre paramétrage. Plus d'options Au niveau des préférences générales des impressions, il reste un bouton, Plus d'options, qui donne accès à certains paramètres système relatifs aux impressions. En cliquant sur ce bouton, une série de 3 onglets s'affiche. 8

9 Système La première préférence vous autorise à régler le temps laissé au Système afin d'exécuter d'autres tâches. Nous vous conseillons de laisser le défaut. La préférence suivante autorise le traitement des impressions en tâche de fond. Les performances seront bien sûr liées à la puissance du Macintosh que vous utilisez. Le cadre Options permet d'éviter les risques d'erreur pour le système des impressions récentes. En effet, les états étant conservés sur votre disque dur, il se peut que celui-ci manque de place. Nous vous proposons alors de vous en avertir par un message d'erreur ou de récupérer de la place sur le disque en effaçant les états provisoires. Aperçu écran Deux options sont disponibles. La première concerne les impressions récentes en cas d'aperçu des impressions à l'écran. Doit-on ne garder aucun des aperçus, ou les garder provisoirement, ou encore les garder comme permanents? Ensuite, vous devez indiquer au programme si lors d'un aperçu à l'écran des impressions récentes, le format de papier doit être celui d'origine ou celui qui est actif. En effet, votre impression originale pouvait être en mode paysage et le format en cours en vertical. 9

10 Imprimante Vous retrouvez en premier la même préférence relative aux impressions récentes mais elle concerne les sorties sur imprimante. La préférence suivante permet d'indiquer au logiciel le nombre de pages qui sera placé dans un fichier d'impression. Un fichier d'impression, c'est le document que votre logiciel crée au moment d'imprimer et qui est ensuite pris en main par PrintMonitor ou Service d'impression. Nous donnons la possibilité de fixer le nombre de pages car, pour de très longues éditions avec un très grand nombre de pages (un grand-livre comptable par exemple), il faut pouvoir respecter la numérotation des pages en sortie d'imprimante. Dans ce cas précis, il faut fixer le nombre au maximum sinon PrintMonitor (ou le Service d'impression) risque de ne pas respecter la numérotation des pages. Inconvénient de ce réglage : si vous utilisez une imprimante en réseau à plusieurs utilisateurs, aucun autre poste ne pourra imprimer tant que votre impression ne sera pas terminée. Ensuite, vous devez indiquer le nombre maximum de pages du magasin à papier pour la gestion du recto verso. Une dernière boîte à cocher sert à indiquer au logiciel si vous possédez une imprimante Postscript. Si oui, et si vous cochez cette boîte, vous obtiendrez, par exemple, des tramés de meilleure qualité. 10