Commission permanente du numérique 7 Décembre 2012

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1 Commission permanente du numérique 7 Décembre 2012 Note de cadrage du projet Groupware (outils collaboratifs) Direction du développement du numérique Les groupwares sont des applications à but collaboratif permettant aux usagers de stocker, d organiser et de partager rendez-vous, contacts, , liens, documents. L Université d Angers dispose à ce jour de solutions hétérogènes et non intégrées pour le travail de groupe virtuel. Malgré la mise en place du guichet unique qui réunit les services numériques disponibles pour les usagers, l activité collaborative reste absconse. Ce dossier vise à présenter un état des lieux des outils existants et à proposer plusieurs scenarii pour le développement des pratiques coopératives en ligne.

2 SOMMAIRE 1. Introduction Objet de cette étude Etat des lieux LE COURRIER ELECTRONIQUE AGENDA LISTE DE DIFFUSION PARTAGE DE DOCUMENTS Partage de documents institutionnels Partage de documents individualisés LISTE DES TACHES ESPACE COLLABORATIF PEDAGOGIQUE GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) : Analyse des Coûts Zimbra Licences et supports Installation Coût global Nuxeo Scenarii Scenario «bas» Scenario «haut» Conclusions... 9 Décembre 2012 Page 1 sur 9

3 1. Introduction Cette note de cadrage a été réalisée par Anne-Laure David, chargée de l assistance à maîtrise d ouvrage des projets numériques de l Université d Angers, sous la responsabilité de Pierre Saulue, Directeur du Développement du Numérique. Plusieurs experts ont été consultés, entre autre, Dominique Duquenne, adjointe au Directeur du Développement du Numérique, Jean-Jacques Plard, Responsable du Service des Usages du Numérique, Thierry Oger, responsable du Service Systèmes et Réseaux, et Olivier Girard, référent pour la messagerie électronique. Stéphane Amiard, Vice-président délégué au développement du Numérique est désigné rapporteur de cette évaluation. 2. Objet de cette étude Le Schéma Directeur des Systèmes d Information (SDSI) de l Université et les premières statistiques de visites sur le guichet numérique montrent que le webmail demeure stratégique pour la communauté éducative. Les enquêtes sur les services numériques, les équipements et les usages, diligentées dans le cadre de l Université Numérique des Pays de la Loire (UNR PDL) auprès des personnels et des étudiants, en Mars 2009, révèlent aussi que le courrier électronique reste un outil indispensable et de premier choix dans les pratiques professionnelles et que l expression de nouveaux besoins s oriente vers les outils de groupware. 3. Etat des lieux La DDN a mis en place de manière hétéroclite et au fur et à mesure des besoins des utilisateurs, des outils participatifs, qui sont inventoriés dans le tableau ci-dessous. Décembre 2012 Page 2 sur 9

4 Fonctionnalités Outils Coûts licence (hors infrasctructures) Courrier Horde (webmail) gratuit électronique + Postfix (serveur messagerie) Public Etudiants Personnels Volumétrie (nb personnes) Agenda Zimbra freeware gratuit Personnels ~ 200 Liste de Sympa Gratuit Etudiants diffusion Personnels Partage documents Active Directory/Samba 7 /personnel 0,50 /étudiant Etudiants personnels à terme Canal stockage Gratuit Etudiants Personnels Zimbra Gratuit Personnels ~200 Listes de tâches Espace collaboratif pédagogique GED Nuxeo Gratuit en l état mais le module payant Nuxeo- Studio est indispensable Moodle Gratuit Etudiants Personnels Personnels (sur demande) < 10 Tableau des outils «collaboratifs» actuellement en place à l Université d Angers 3.1. LE COURRIER ELECTRONIQUE Le webmail HORDE est un outil relativement désuet, rendu, malgré tout, plus ergonomique avec son mode dynamique. Une anomalie de la fonction de tri subsiste et est traité, à posteriori, par le service réseau lorsqu un ticket helpdesk relatif à ce dysfonctionnement est créé. Alternative : - Roundcube est une alternative sérieuse à Horde. Son interface est simple et intuitive. Il possède toutes les fonctionnalités de base d un webmail et dispose d un point fort : la gestion des messages par drag and drop. De la même façon que Horde, l'ensemble du service de messagerie a besoin d'être retravaillé pour prendre en compte l authentification unique SSO (ou CAS central Authentication Service). - Zimbra offre une messagerie complète, fiable et robuste. La gestion des données stockées est aussi plus performante que Horde ou Roundcube car les pièces jointes identiques ne sont pas dupliquées à chaque envoi. Mais son principal atout réside dans l intégration de toutes les fonctions de communication au sein d une même interface : s, agendas, carnets d adresse, fichiers, messagerie instantanée. La version payante ajoute une historisation permettant de revenir en arrière "à la seconde près", compte à compte avec une Décembre 2012 Page 3 sur 9

5 délégation d'administration possible. La notion de support et de disponibilité induite sont également des atouts supplémentaires de la version payante. Remarque : Gestion des comptes des anciens : Si le principe de l hébergement perpétuel des comptes de messagerie pour tous les utilisateurs a été entériné, il conviendra d évaluer finement la montée en charge relative à cette conservation des comptes et des données (archives). Environ nouveaux comptes sont créés chaque année AGENDA L agenda Zimbra est aujourd hui disponible pour l ensemble des personnels. Il propose des créations d événements par cliquer-déposer avec partages et délégations possibles, une gestion des ressources physiques (salle de réunion, vidéoprojecteur ) et la gestion de rendez-vous récurrents compatible avec d autres systèmes d agendas disponibles sur smartphones et tablettes. Sa fonction de calendrier est donc satisfaisante. Actuellement Zimbra n est pas disponible pour les étudiants car il n y pas eu de demandes formalisées. Alternative : La suite collaborative Zimbra payante (voir coûts paragraphe 4.1) LISTE DE DIFFUSION Sympa a été développé pour répondre aux besoins des universités dans le domaine des listes de diffusion. Ce projet est porté par le GIP Renater. L échange de documents est possible au même titre que le mail avec pièce jointe mais il reste limité aux d utilisateurs disposant déjà d une liste ou qui souhaitent en créer une. Le travail coopératif en mode projet ne fait pourtant pas systématiquement l objet d une création de liste PARTAGE DE DOCUMENTS Les partages de documents en ligne sont des outils incontournables et occupent une place de choix à l heure de la mobilité. Les solutions proposées par l Université d Angers sont actuellement disparates, peu accessibles, avec un manque certain d ergonomie Partage de documents institutionnels Il s agit des documents qui sont partagés par groupes prédéfinis en fonction des affectations de services. Active Directory (ou Samba pour certaines composantes qui n ont pas migré à ce jour) permet à chacun d entre nous de disposer d un répertoire personnel accessible intra campus et de répertoires partagés par groupe, accessibles au sein de l établissement. Le réseau privé virtuel (VPN) permet toutefois un accès depuis l extérieur. Cela dit, la licence Décembre 2012 Page 4 sur 9

6 du logiciel pour le boitier Juniper SA2000, restreint à 100 le nombre d utilisateurs en simultané. Aujourd hui il y a au maximum 30 accès synchrones. Le canal stockage est l application historique du projet Esup. Il permet d accéder à son répertoire personnel (via l item «Mes documents» du Guichet numérique) mais les répertoires partagés ne sont plus accessibles depuis la mise en place d Active Directory. Cette technologie étant dépréciée, elle ne sera plus utilisée dans les versions à venir d uportal et n évoluera donc pas, côté fonctionnalités. Alternative : Proposer une surcouche web permettant d accéder à Active Directory depuis l extérieur du campus. Etoffer le canal Stockage pour accéder, au-delà de son espace personnel («Home»), aux répertoires de travail partagés. Cette dernière solution est en cours de déploiement (groupe de travail DDN-SSR et DDN-SAMI). Faire évoluer le socle Esup et mettre en place Esup File Manager, applicatif relai du canal stockage Partage de documents individualisés Il s agit de proposer un partage de documents à la volée, semblable à l outil «Dropbox» largement répandu dans les pratiques des étudiants et personnels. Les risques de perte des données et de respect de la confidentialité, dans les pratiques actuelles de partages de fichiers des personnels et étudiants, sont souvent méconnus. Il n y a souvent aucun contrat de service entre les hébergeurs de ces solutions «clé en mains» et l'usager. Un groupe de travail vient d être constitué pour réfléchir à ces problématiques de stockage. La première réunion aura lieu début Janvier LISTE DES TACHES Nous avons assez peu de retour sur l usage des listes de tâches à l université. D autres outils existent (Todolist par exemple) et sont parfois utilisés par les services qui travaillent en mode projet pour l évaluation des temps passés par type d activité ESPACE COLLABORATIF PEDAGOGIQUE Devant les demandes d enseignants-chercheurs ou de groupes de projets pour travailler en équipe via une plate-forme, le LMS Moodle a été en partie détourné de son usage initial pour accueillir des groupes de travail virtuels. Moodle dispose en effet de nombreux outils favorisant les pratiques collaboratives : wiki, partage de documents, forum, chat, sondage. Décembre 2012 Page 5 sur 9

7 Il permet aussi de composer assez simplement une page organisée avec une mise en forme personnalisée. Pour autant, 80 % des 33 espaces partagés utilisent uniquement les fonctionnalités de dépôt de fichiers. Moodle est donc, en dehors du cadre pédagogique, souvent inadapté aux besoins car surdimensionné par rapport à l usage GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS (GED) : Dans le cadre du sous-projet UNR 1.1 sur les services aux usagers, une enquête sur les usages du numérique a été diligentée auprès des étudiants et des personnels des universités et grandes écoles ligériennes. Les résultats ont largement fait état d un souhait généralisé d outils collaboratifs. L UNR des Pays de la Loire a confié le pilotage de ce projet à l'université de Nantes, qui s'est engagé dans une étude de solutions de GED. Ce groupe de travail, composé des personnels des 3 universités, s oriente désormais vers Nuxéo. Une instance est en phase de test afin que tous les partenaires du projet évaluent l outil. Nuxéo permet, entre autre, de gérer le cycle de vie d un document, entre plusieurs contributeurs depuis sa création jusqu'à sa publication en passant par la gestion de processus de validation. C est un outil à visée professionnelle avec de larges perspectives (stockage et indexation d une partie du patrimoine numérique). La complexité nécessaire pour répondre environnements exigeants peut être assouplie par l'utilisation de Nuxéo Connect, outil permettant un paramétrage adapté aux différents publics. Nuxéo sans Nuxéo Connect est assez inadapté aux usagers qui se contenteraient volontiers d une «dropbox» institutionnelle. Nuxéo-Drive, actuellement en test avec dans la version 5.6, propose des fonctionnalités similaires. 4. Analyse des Coûts 4.1. Zimbra Licences et supports Au vu des tarifs du groupe logiciel (Septembre 2012) nous avons différencié deux options. L option 1 est restreinte aux personnels de l université hors vacataires, soit 2000 personnes. L option 2 est élargie aux étudiants, soit personnes supplémentaires. Coût de la Licence perpétuelle (TTC) Coût de la maintenance annuelle (TTC) Option 1 (personnels) , ,01 Option 2 (personnels et étudiants) , ,17 Remarque : Cette évaluation ne tient pas compte de l hébergement perpétuel des comptes de messagerie. Décembre 2012 Page 6 sur 9

8 Détail Option 1 : 1 pack -> 25 personnes Pour personnels -> 80 packs Le coût de la licence est de 284,69 HT/pack, soit ,20 HT (27 239,10 TTC) Le coût annuel du support est de 56,94 HT/pack, soit 4 555,20 HT/an (5 448,01 TTC) Détail Option 2 (soumise à souscription Option 1): 1 pack -> 25 personnes Pour étudiants -> 800 packs Le coût de la licence est de 53,77 HT/pack, soit HT (51 447,13 TTC) Le coût annuel du support est de 8,70 HT/pack, soit HT/an (8324,16 TTC) Installation Un prestataire externe, leader national dans les services d intégration de Zimbra, propose un tarif de 700 /Jour TTC, pour l installation de la suite et le transfert de compétences. L évaluation globale est estimée à TTC pour l installation d une instance de Zimbra Coût global En 2011, VMWARE avait proposé une offre promotionnelle permettant de diffuser gratuitement les licences perpétuelles pour les comptes étudiants. Cette proposition n est plus en vigueur aujourd hui et il est peu probable qu une offre similaire soit proposée dans les nouveaux tarifs à paraître, en Janvier Deux instances de Zimbra pourraient être proposées : Une suite payante pour les données des personnels, une version gratuite pour les étudiants. Cette configuration implique cependant une maintenance plus importante. Zimbra Option 2 Zimbra Option 1 + solution gratuite Année 1 : ,43 TTC Année 1 : ,11 TTC Année 2 : ,17 TTC Année 2 : 5 448,01 TTC Année n : ,17 TTC Année n : 5 448,01 TTC Fonctionnement : 15 j/homme/an Fonctionnement : 40 j/homme/an TOTAL sur 3 ans : ~ TOTAL sur 3 ans : ~ Décembre 2012 Page 7 sur 9

9 4.2. Nuxeo Coût de l extention permettant le paramètrage du workflox : Nuxeo Studio : 6000 TTC / instance/an. 5. Scenarii 5.1. Scenario «bas» Le Webmail Horde ne peut être conservé en l état. Il s agit soit de le faire évoluer en investissant du temps homme pour la maintenance ; soit de migrer vers Roundcube en consacrant ce même temps homme à la migration. Remarque : Roundcube présente une interface plus professionnelle, plus conviviale et plus ergonomique (pas de liens redondants, par exemple, contrairement à Horde). La version gratuite de Zimbra offre un calendrier et un partage de documents qui peut répondre aux besoins actuels de nos usagers. Il conviendra cependant d investir du temps homme pour résoudre l exception liée à la notification par mail et de faire évoluer la distribution actuelle vers une version plus récente (8.0). Carte mentale présentant les outils de groupware dans le cas d un scenario «bas» 5.2. Scenario «haut» La solution intégrée Zimbra (webmail, Agenda, partage de documents) payante pour tous. Variante : une version payante pour les personnels et une version gratuite pour les étudiants. Le coût de la maintenance de deux instances est certainement inférieur au coût licence et support d une seule. Décembre 2012 Page 8 sur 9

10 Carte mentale présentant les outils de groupware dans le cas d un scenario «haut» 6. Conclusions La rénovation du système d information lié au groupware est un projet ambitieux qui impacte plusieurs services de la DDN (Applicatifs, Systèmes et réseaux). Les choix retenus devront prendre en compte la capacité d absorption des équipes. Par ailleurs, afin de faciliter la préemption de ces outils par nos usagers, un accompagnement au changement est nécessaire. La formation et la communication autour de ces dispositifs sont indissociables de leurs déploiements. Décembre 2012 Page 9 sur 9