CHARTE D ENGAGEMENT. Engagements du SYCOPARC PROGRAMMATION

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1 CHARTE D ENGAGEMENT Engagements du SYCOPARC PROGRAMMATION Le SYCOPARC s engage à mettre en œuvre la programmation via son service de médiation culturelle. Il veille à la cohérence et à la pertinence des animations de nature différente d une année sur l autre tout en prenant soin d éclairer un ou des élément(s) clés du site. Le choix du projet d animation et des intervenants se fait soit sur proposition du SYCOPARC, soit en concertation sur la base d une proposition de l équipe locale. Dans un souci de cohérence par rapport aux objectifs des Amuse-Musées, le SYCOPARC reste le garant de la qualité de l animation. C est pourquoi il est force de proposition du projet d activité. La dynamique partenariale avec les acteurs du «jeune public» du territoire (programmateurs, festivals, services animation-jeunesse, médiathèques, écoles et relais culturels) est fortement souhaitée et accompagnée par le SYCOPARC. Ces partenariats s illustrent dans l organisation d animations complémentaires qui permettent d aller audelà de l éphémère : par exemple une lecture en partenariat avec une médiathèque, des séances d échanges avec le public après les spectacles En fonction des animations, le Parc fait des propositions et planifie des rencontres. Il valide les propositions locales de partenariats. Le SYCOPARC finance l animation à hauteur de 300, au-delà il s engage sur 50 % du reste. L aide est plafonnée à La subvention sera versée par le SYCOPARC à l issue de l animation, sur production d une facture justifiant l intervention de l artiste, de l animateur ou du prestataire. Pour monter la programmation, le SYCOPARC peut s entourer de partenaires culturels reconnus (ACA, DRAC, programmateurs locaux). Le SYCOPARC reste l interlocuteur privilégié de l intervenant/artiste. COMMUNICATION Le financement des supports de promotion transversaux est assuré par le SYCOPARC : site Internet, supports papiers, encarts publicitaires ). La production des supports est coordonnée par le SYCOPARC : rédaction et diffusion des appels d offres graphique et impression, rédaction des contenus (textes dépliants, 1

2 affiches, site Internet, dossier de presse ), en collaboration avec les équipements participants. Le SYCOPARC fournira en début de saison un «kit de communication» destiné à faciliter la promotion de l événement aux équipes locales. Ce kit comporte les affiches, dépliants, flyers, dossier de presse et supports numériques et tout autre document officiel de communication. Le SYCOPARC assure une partie de la diffusion des supports de communication : nationale, régionale et locale. Il concentre ses efforts sur les supports transversaux, tandis que les supports personnalisés seront sous la responsabilité des équipements participants. Les relations presse seront coordonnées par le SYCOPARC, qui produit les documents officiels et assure le lancement/conférence de presse de sortie. Les équipements assurent le relais local sur la base des documents qui leur auront été fournis dans le «kit de communication». Aidé par les participants, le SYCOPARC réalisera la revue de presse de l événement. COORDINATION / ORGANISATION Le SYCOPARC coordonne la contractualisation des divers intervenants, cependant les devis et contrats seront adressés directement à l équipement accueillant. Le SYCOPARC coordonne l organisation des après-midis d animation : rencontre et/ou échanges avec les intervenants en amont de l animation, réunion avec l équipe locale, réunion de réseau pour la programmation, la communication et le bilan de l action «Amuse-Musées». Le SYCOPARC s engage à produire une «feuille de route» qui rappelle les principaux points d organisation : rappel du contenu de l animation, coordonnées des intervenants, transmise au minimum une semaine avant l animation, conditions d accueil (heure, besoins matériels, catering ), déroulement de l après-midi et logistique globale. Des moments d échange, de rencontre et de convivialité seront organisés par le SYCOPARC. BILAN Le SYCOPARC fera le point sur le déroulement de l animation avec chaque intervenant et chaque site participant. 2

3 Le SYCOPARC s engage à fournir un bilan annuel des Amuse-Musées et à le présenter aux participants au cours d une réunion. Engagements du candidat PROGRAMMATION Dans le cadre d une proposition d animation faite par le SYCOPARC celle-ci devra être validée dans un délai inférieur à un mois. L animation programmée dans le cadre des «Amuse-Musées» ne sera pas associée à un autre événementiel local sauf exception et en accord avec le SYCOPARC. Pour renforcer l attractivité et l impact, le musée/site peut proposer des temps complémentaires (travail avec une école, goûter offert le jour J, valorisation de l atelier sur le site Internet ) sur la base de partenariats locaux et en cohérence avec l activité. Ces compléments seront validés par le SYCOPARC. L équipement est encouragé à tirer profit de l expérience des Amuse-Musées, s il en a la possibilité et que l opération s est soldée par un succès : reprogrammer ces animations souvent créées sur mesure pour les lieux dans ses prochaines saisons. COMMUNICATION L équipement participant s engage à assister le chargé de projet du SYCOPARC dans le choix de l offre graphique et la production des contenus : fourniture de documents, d information, prêts d objets et de visuels, relecture des épreuves et BAT, relecture du site Internet Une diffusion des supports de communication, au minimum locale (communauté de communes), devra être assurée par l équipement accueillant l animation : - Les dépliants généraux et affiches des «Amuse-Musées» seront distribués en début de saison (mars-avril). - Les flyers et affiches personnalisées seront diffusés au minimum au cours des deux semaines précédant l événement dans les lieux publics et commerces alentours. - L événement global, et l animation en particulier, seront mis en avant sur les programmes d animation de l équipement, le site Internet du site ou de la commune (rubrique actualités), et tout autre site pertinent (Webmuseo, Infoculture, Facebook) 3

4 en utilisant les supports numériques fournis dans le «kit de communication», et cela en début de saison (mars-avril). Le référent communication participe au lancement de la nouvelle saison ou se fait représenter, il participe de façon obligatoire à la réunion de formation à la prise en main du «kit de communication» organisée par le SYCOPARC en début de saison. Le référent communication veillera à transmettre localement à son équipe toutes les informations concernant les Amuse-Musées : contenu de l animation, supports de communication (présentation sommaire du «kit de communication», logistique globale ). Le référent communication prendra soin de relancer le correspondant local avant la tenue de l animation et sur la base des informations et documents produits par le SYCOPARC (fournir le dossier de presse en indiquant les pages concernées, transmettre les visuels avec les crédits associés ainsi que les logos ). Le «kit de communication» lui sera alors d une grande aide. Le candidat s engage à ne produire ou diffuser aucun document qui ne comporterait pas les mentions du Parc naturel régional des Vosges du Nord, des Amuse-Musées et leurs logos associés. L équipement prendra soin de vérifier la justesse de tous les supports de communication sur les sites Internet et/ou journaux (DNA, site des Musées d Alsace, ). Le référent communication s engage à récolter les articles de presse et tous autres documents papier ou numérique comportant la mention des Amuse-Musées, afin de contribuer à la constitution de la revue de presse de la saison. Une signalétique sera mise en place par le musée ou site participant : des panneaux promotionnels minimum une semaine en amont, des indications directionnelles le jour J aux entrées de villes et entrées du site. 4

5 COORDINATION / ORGANISATION Le Musée/site est destinataire des devis de l intervenant qu il devra faire valider et honorer le paiement suite à l animation et à réception d une facture. Le musée ou site participant s engagent à respecter le calendrier de réalisation de l action et à ne pas modifier les informations communiquées après l impression de la plaquette de communication. L équipement remplira la fiche de fréquentation fournie par le SYCOPARC, et remettra aux participants les documents précisés dans la feuille de route. Ces documents seront communiqués sous quinzaine au SYCOPARC. L équipement participant consentira à la gratuité pour les enfants, tandis que les entrées parents peuvent être payantes. L équipement accueillant encouragera la participation des parents à l animation pour rester fidèle au principe de moment partagé parent-enfant. Le musée ou site est en mesure d organiser l animation en autonomie le jour J (la présence du SYCOPARC n est pas indispensable à la bonne conduite de l animation). Le musée ou site accueillant mettra en place toutes les bonnes conditions d accueil à la bonne tenue de l animation : - Des moyens humains : o un référent en amont pour le montage et le suivi du projet (participation aux réunions, diffusion de l information sur place, bilan ). Il participera aux moments d échange, de rencontre et de convivialité organisés par le SYCOPARC autour des Amuse-Musées ; o le jour J au minimum une personne dédiée à l accueil des publics et une dédiée à la médiation. - Des moyens financiers : dans la mesure de ses possibilités, le candidat est prêt à financer une partie de l animation mise en place. - Des moyens matériels : dans la limite de ses possibilités, le site participant sera en mesure de fournir un minimum d aide technique - L accueil devra assurer un certain nombre de missions d accueil le jour J : o explication du programme de la journée ; 5

6 o feuille de fréquentation à compléter (nombre, âge enfants, provenance géographique ) ; o remise d un éventuel cadeau de fidélité ; o annonce du prochain Amuse-Musées. Il se peut que l accueil se fasse plus tôt qu à l habitude, pour permettre à l intervenant de s installer. L équipement accueillant devra alors être en mesure d être disponible dès 11h (pour les spectacles) le jour J ou 13h (à minima pour un atelier simple par exemple). L équipement accueillant pourra, s il en a la possibilité, couvrir photographiquement l événement. Ces photos devront faire l objet d une cession de droits pour leur utilisation dans le cadre des Amuse-Musées et de la vie de l équipement (document pouvant être fourni par le SYCOPARC). La sécurité de l établissement accueillant est sous son entière responsabilité, les conditions légales liées à l accueil du public doivent être respectées. BILAN Les équipements fourniront tous les documents nécessaires au bilan annuel (tableau de fréquentation, coupure de presse, questionnaires ). Les participants à l édition 2014 des Amuse-Musées participeront à la réunion de bilan organisée par le SYCOPARC. Ils seront tenus de donner leurs avis et réactions en amont et lors de la réunion. Lu et approuvé Michaël Weber Président du SYCOPARC M. ou Mme : Pour la structure : Lieu et date : Signature (précédée de la mention «Lu et approuvé») 6