Copyright Exakis 2011 Reproduction et utilisation interdites sans autorisation

Transcription

1 Copyright Exakis 2011 Reproduction et utilisation interdites sans autorisation

2 Présentation SIGED Connexion Le site SIGED Créer un compte Les doctorants Rapports Formations Gestion des anomalies - Présentation - Démonstration - Manipulation

3 Dès la prochaine rentrée universitaire une nouvelle procédure d inscription est prévue pour tout doctorant qui s inscrit ou se réinscrit en thèse dans un établissement du PRES-Université de Lyon. Le service des Etudes doctorales a mis en place le Système d Information et de Gestion des Écoles Doctorales (SIGED) application commune à toutes les Écoles doctorales et permettant la préinscription pédagogique au sein d une École doctorale, cette application est lancé pour mi-juin. La mise en place du SIGED va vous permettre de suivre à tout moment l ensemble des doctorants placé sous votre responsabilité. Le directeur de thèse en tant que premier contact du doctorant, sera amené à orienter l étudiant vers la bonne Ecole Doctorale afin qu il obtienne ses identifiants de connexion pour procéder à sa préinscription dans SIGED. Le SIGED prévoit plusieurs étapes de validation dont celle du directeur de thèse et de laboratoire, ces étapes de validation électronique remplacent la signature manuscrite du dossier papier habituel.

4 Doctorant Soumettre Brouillon Secrétariat d ED Demande complément Transmettre Etape 1/5 Directeur thèse ou Secrétariat d ED Donne avis Refuse Etape 2/5 Directeur labo ou Secrétariat d ED Donne avis Refuse Etape 3/5 Directeur d ED ou Secrétariat d ED Donne avis Refuse Etape 4/5 Autorisation établissement par Secrétariat d ED Autorise pour l établissement Refuse pour l établissement Etape 5/5 Secrétariat d ED Valide paiement des droits Validation administrative Inscrit

5 Connexion à l application SIGED Deux connexions à SIGED : Pour les futurs doctorants (1 ère inscription) Simple page de connexion Pour les personnes avec un compte dans un Établissement de l'université de Lyon Page de choix d université Page de connexion avec son compte universitaire

6 Ouvrir Mozilla Firefox Adresse du site de test : Compte de test : siged.universite-lyon.fr/formation Identifiant E2M2Lamberti@gmail.com Mot de passe password

7

8

9 Création d un compte pour futur doctorant Compte temporaire permettant à l étudiant de compléter son dossier afin de le faire valider L étudiant n est pas encore doctorant, il ne possède pas d Création d un compte avec un personnel valide

10 Deux listes de doctorants : Doctorants Tous les doctorants, toutes années confondues Dossiers à valider Dossiers traités par la personne connectée, qu elle doit valider, ou qu une autre personne est en train de valider D1 D2 D3 Nombre de dossiers qu il doit valider Dossiers à valider Brouillon En cours de validation Brouillon En cours de validation Brouillon En cours de validation Inscrit Inscrit Inscrit Exports Excel possible

11 Deux types de filtres pour affiner la liste des doctorants ou faire une recherche Filtres personnalisés suivant le rôle de la personne connectée Filtres de type Excel

12 Actions dans la liste des doctorants Dossier d un doctorant Utilisateur en cours Doctorant consulté

13 Lecture

14 Modification Aucune navigation possible entre les onglets

15 Lecture seule

16 Plusieurs tableaux dans le dossier : Financements Activités complémentaires Mobilités Liste : Actions possibles suivant l état du dossier

17 Ajout Modification Identique mais pré rempli avec les données du financement modifié Suppression

18 Onglet non modifiable Liste des inscriptions du doctorant Suivi de l historique du traitement de l inscription

19 Le doctorant peut : Se réinscrire (en période de réinscription) Le doctorant devra mettre à jour ses données Attention le doctorant ne peut pas tout mettre à jour, vérification des données à faire Soumettre son dossier à validation Action non cliquable, passer la souris dessus pour voir les onglets non complets : Abandonner sa thèse Interrompre sa thèse Chaque action ouvre une pop-up de confirmation Ces actions sont réalisables par le secrétariat de l ED pour le compte du doctorant

20 Validation du dossier Le secrétariat de l ED peut faire toutes les validations (saisir un avis) pour le compte des autres acteurs Les directeurs(trices) ne peuvent faire que leur validation Les étapes de validations : Demander un complément Transmettre le dossier Saisir un avis (Directeurs de thèse, laboratoire et ED) Refuser Saisir l avis de l établissement Valider le paiement des droits Pop-up de confirmation à chaque validation

21 Donner un avis : Pop-up de confirmation avec saisie d avis Favorable Défavorable

22 Donner plusieurs avis dans un pop-up Pour le secrétariat, permet de saisir les avis dans un seul pop-up

23 Après avoir saisit le premier avis, le deuxième apparait

24 Télécharger le dossier afin de l'imprimer dossier à l état courant, avec les données contenues dans l'application Il contient des cases pour chaque validation que les différents administratifs doivent donner et signer

25 Rapport sous forme de tableaux présentant les chiffres pour l ED de la personne connectée Certains rapports visibles aussi sous forme de graphes Rapports triés par onglets 01/10/ /10/ /10/ / /2013

26 Pour faciliter démarrage et prise en main du SIGED, mise en place des outils supports : Un guide d utilisation ; Une FAQ ; Des vidéos pédagogiques. Ils seront accessibles par le lien suivant : Une assistance utilisateurs par mail (sos.siged@universite-lyon.fr) et par téléphone ( ) du lundi au vendredi de 9h à 12h30 et de 14h à 18h. Dès fin aout, présence à vos côtés, ½ journée par École Doctorale, pour vous accompagner dans la prise en main du SIGED ;

27 Merci de votre attention Des questions?