ANNEXE III REGLES FINANCIERES ET CONTRACTUELLES

Transcription

1 ANNEXE III REGLES FINANCIERES ET CONTRACTUELLES I. INTRODUCTION La présente annexe cmplète les règles en vigueur relatives à l'utilisatin de la subventin pur les différentes catégries de budget applicables au prjet spécifiées dans la cnventin. Ces précisins snt présentées à la sectin II. La sectin III spécifie les taux applicables aux catégries budgétaires pur lesquelles des cûts unitaires s'appliquent cmme l'article II.16.2 de la cnventin. La sectin IV furnit une vue d'ensemble des types de cntrôles auxquels le bénéficiaire peut être sumis, ainsi que les dcuments s crrespndants. II. RÈGLES FINANCIÈRES ET CONTRACTUELLES COMPLÉMENTAIRES A. Activités et dépenses éligibles 1. Eligibilité des activités de mbilité Le bénéficiaire dit s'assurer que les activités de mbilité réalisées par chaque participant snt éligibles seln les règles définies dans le guide du prgramme Erasmus+. Les activités de mbilité réalisée qui ne snt pas cnfrmes aux règles définies dans le guide du prgramme Erasmus+ cmplétées par les règles fixées dans la présente annexe sernt cnsidérées cmme nn éligibles. Le mntant de la subventin crrespndant aux activités cncernées devra être rembursé en intégralité par les bénéficiaires. Le recuvrement cncerne tutes les catégries budgétaires liées à l'activité de mbilité déclarée nn éligible : il peut s'agir des frais de vyage, des frais de séjur, des frais d rganisatin et, le cas échéant, d'un sutien linguistique, de besins spécifiques et de frais exceptinnels. La durée minimum des activités de mbilité indiquée dans le Guide du prgramme crrespnd à la durée minimum de l activité à l exclusin de la durée du vyage. 2. Vyage Pur la mbilité des persnnels et enseignants et pur les étudiants de l ES envyés par des EES depuis des régins et pays ultrapériphériques Le bénéficiaire dit indiquer, dans Mbility Tl, le lieu de départ et le lieu d arrivée pur chaque activité de mbilité pur laquelle un sutien financier a été ctryé au titre des frais de vyage. En l'absence de tut vyage u si celui-ci est financé par d'autres surces que le prgramme Erasmus+ (par exemple, si le participant est déjà sur le lieu de destinatin dans le cadre d'une autre activité que celle financée par la cnventin), le bénéficiaire dit signaler sa Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

2 situatin en cnséquence via Mbility Tl pur chaque activité cncernée. Dans ce cas, aucun sutien financier n'est ctryé pur les frais de vyage. Pur déterminer le barème applicable, le bénéficiaire dit utiliser le calculateur de distance en ligne dispnible sur le site Web de la Cmmissin à l'adresse Mbility Tl calcule le mntant de la subventin pur le vyage sur la base des barèmes de cût unitaire en vigueur. Par défaut, le lieu de départ crrespnd à celui de l'rganisatin d envi et le lieu d arrivée crrespnd à celui de l'rganisatin d'accueil. Si un lieu de départ u d arrivée différent est mentinné, le bénéficiaire dit en spécifier le mtif de cette différence dans Mbility Tl. 3. Frais de séjur Le bénéficiaire dit indiquer, dans Mbility Tl, les dates de début et de fin de chaque activité de mbilité à l'étranger pur laquelle une subventin a été ctryée au titre des frais de séjur. Pur tutes les activités de mbilité à l'exceptin de la mbilité des étudiants de l'enseignement supérieur, le bénéficiaire peut, si nécessaire, ajuter un jur d apprche juste avant le premier jur de l'activité à l'étranger ainsi qu un jur de retur juste après le dernier jur de l'activité à l'étranger ; ces jurs supplémentaires de vyage sernt pris en cmpte pur le calcul des frais de séjur. Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

3 Dans le cas de la mbilité de stage dans l Enseignement supérieur, l étudiant reçit un sutien financier supplémentaire. Mbility Tl calcule le mntant de la subventin pur les frais de séjurs. Les aux activités de mbilité divent rendre cmpte de chaque activité via un questinnaire en ligne en furnissant des infrmatins factuelles et leur appréciatin de la péride d'activité à l'étranger, ainsi que de sa préparatin et de sn suivi. Les qui ne cmpléteraient pas ce questinnaire purraient se vir réclamer par l rganisatin d envi tut u partie de la subventin eurpéenne perçue. En cas de résiliatin de la cnventin de subventin par le participant avec le bénéficiaire pur cause de frce majeure, c est-à-dire, une situatin imprévisible exceptinnelle u hrs de cntrôle du participant nn attribuable à une négligence u à une erreur de sa part, le participant est en drit de recevir le mntant de la burse crrespndant à la durée réelle de la péride de mbilité, définie dans l article 2.2 du cntrat cnclu entre le bénéficiaire et le participant. Tut reliquat de subventin devra être reversé, sauf s il existe un accrd différent avec l rganisatin d envi. Cncernant la mbilité des étudiants de l'enseignement supérieur, le bénéficiaire dit mentinner les dates de début et de fin suivantes dans Mbility Tl : la date de début dit crrespndre au premier jur ù la présence de l'étudiant est requise par l'rganisatin d'accueil Par exemple, il peut s'agir de la date de début du premier curs/du premier jur de travail, d'une réunin de bienvenue rganisée par l'institutin d'accueil u de curs de langue et interculturels les curs de langue puvant, si l rganisatin d envi le juge pertinent, être rganisés u délivrés par une rganisatin autre que l rganisatin d accueil. la date de fin dit crrespndre au dernier jur ù la présence de l'étudiant est requise par l'rganisatin d'accueil. Par exemple, il peut s'agir du dernier jur de la péride d'examens/des curs/du travail/de la sessin bligatire. Les dates de début et de fin cnfirmées pur les pérides de mbilité des étudiants divent figurer dans le relevé de ntes de l rganisatin d'accueil pur la mbilité dans le cadre des études et sur le certificat de stage pur la mbilité dans le cadre d'un stage. Le bénéficiaire peut le cas échéant furnir une attestatin de l établissement u entreprise d accueil si ces dates ne snt pas incluses dans le relevé de ntes u le certificat de stage. Si la péride de séjur cnfirmée est plus curte que celle spécifiée dans la cnventin de subventin, le bénéficiaire dit indiquer, dans Mbility Tl, les dates de début et de fin cnfirmées telles qu'elles figurent dans le relevé de ntes u sur le Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

4 certificat de stage. Tute interruptin de séjur dit être signalée par le bénéficiaire dans Mbility Tl. Celui-ci recalcule alrs le mntant des subventins pur les frais de séjur sur la base des nuvelles dates et des barèmes de cût unitaire en vigueur. Si la péride de séjur cnfirmée est plus lngue que celle mentinnée dans le cntrat de mbilité, le bénéficiaire dispse de plusieurs ptins : Sit mdifier le cntrat de mbilité au curs de la péride à l étranger de l étudiant pur prendre en cmpte l'allngement de la durée, à cnditin que le mntant résiduel de la subventin le permette. Dans ce cas, le bénéficiaire dit indiquer dans Mbility Tl les dates de début et de fin cnfirmées telles que spécifiées dans le relevé de ntes u sur le certificat de stage et cnfrmément au cntrat de mbilité mdifié. Sit, en accrd avec l étudiant et au curs de sa péride à l étranger, cnsidérer les jurs supplémentaires cmme une péride «hrs subventin» (étudiant nn-allcataire pur la fractin de mbilité dépassant la durée initialement prévue dans la cnventin de subventin). Dans ce cas, le bénéficiaire dit indiquer les dates de début et de fin cnfirmées telles que spécifiées dans le relevé de ntes u sur le certificat de stage, ainsi que le nmbre de jurs «hrs subventin» à déduire du mntant de la subventin. 4. Frais d rganisatin Le mntant de la subventin est calculé autmatiquement par Mbility Tl sur la base du nmbre ttal de mbilités (indépendamment du fait qu'un même participant effectue une u plusieurs mbilités) indiqué dans Mbility Tl par le bénéficiaire. Le nmbre d étudiants nn-allcataires pur la ttalité de leur péride de mbilité srtante ainsi que les persnnels d entreprise invités (mbilité entrante) est inclus dans le nmbre ttal pur le calcul de la subventin au titre des frais d rganisatin. Il existe une marge de tlérance de 10 %, ce qui signifie que si le nmbre ttal des mbilités cncernant les étudiants et le persnnel est inférieur de mins de 10 % au nmbre de mbilités l'annexe II de la cnventin, la subventin au titre du frais d rganisatin n'est pas réduite. Si le nmbre de mbilités est supérieur au nmbre l'annexe II, le mntant de la subventin au titre des frais d rganisatin se limite au mntant maximum l'annexe II. 5. Sutien linguistique Évaluatin en ligne Des licences d'évaluatin linguistique snt furnies pur les apprenants engagés dans une péride de mbilité d'au mins deux mis. Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

5 Les bénéficiaires divent distribuer les licences d'évaluatin linguistique aux dès leur sélectin pur l'activité de mbilité. Les qui snt lcuteurs natifs de la principale langue de travail u d enseignement à l'étranger ne snt pas sumis à cette évaluatin linguistique. Les bénéficiaires divent s'assurer que les à la mbilité prennent part à l'évaluatin en ligne avant leur péride de mbilité et à la fin de cette dernière. Le bénéficiaire sera infrmé des résultats des évaluatins par le prestataire de service en ligne. Curs de langues en ligne Les licences de curs de langues en ligne divent être utilisées entre l évaluatin linguistique du début et l évaluatin linguistique en fin de mbilité des cncernés. Les divent avir effectué une évaluatin linguistique en ligne avant de se vir ctryer une licence pur participer à un curs de langue en ligne. Le bénéficiaire dit superviser l'utilisatin des licences sur la base des infrmatins furnies par le prestataire de service. Le bénéficiaire dit tut mettre en œuvre pur s'assurer que tutes les licences ctryées snt utilisées par les sélectinnés. Pur ptimiser le sutien linguistique en ligne, les licences inutilisées divent être returnées à l'agence natinale. Pur tutes les licences Le bénéficiaire dit agir cnfrmément aux instructins techniques relatives à l'usage du sutien linguistique en ligne de l'ue, dispnibles sur le site Web de l'an. Le bénéficiaire dit indiquer, dans Mbility Tl, le nmbre de licences utilisées pur les évaluatins et les curs de langues. En cas de licences nn utilisées u nn ctryées, l'an peut décider d'en tenir cmpte pur déterminer le nmbre de licences à ctryer aux bénéficiaires pur les années et les appels à prpsitins suivants. 6. Frais de curs Sans bjet 7. Sutien au titre des besins spécifiques Le bénéficiaire dit indiquer, dans Mbility Tl, si une subventin supplémentaire au titre de besins spécifiques a été utilisée pur un participant présentant des besins spécifiques. Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

6 Dans ce cas, le bénéficiaire dit spécifier, dans Mbility Tl, la nature des dépenses supplémentaires ainsi que le mntant réel des cûts supplémentaires induits. Le bénéficiaire peut sumettre à l agence natinale une demande de sutien au titre des besins spécifiques dès que les nt été sélectinnés. 8. Frais exceptinnels Les frais exceptinnels ne peuvent cuvrir que les frais stipulés à l'article II.16.4 de la présente cnventin. Le bénéficiaire dit spécifier, dans Mbility Tl, la nature des dépenses et des cûts réels crrespndant aux frais exceptinnels. Pur les frais exceptinnels, le bénéficiaire dit furnir tus les dcuments s avec le rapprt final. B. Réductin de la subventin au mtif d'une mise en œuvre incrrecte, partielle u tardive Une mise en œuvre incrrecte, partielle u tardive du prjet est cnstatée par l'an sur la base des éléments suivants : le rapprt final sumis par le bénéficiaire, les rapprts sumis par les aux activités de mbilité. L'AN peut également prendre en cmpte les infrmatins issues de tute autre surce pertinente démntrant que la mise en œuvre du prjet n'est pas cnfrme aux dispsitins cntractuelles. Les autres surces d'infrmatin peuvent inclure les visites de suivi, les cntrôles sur pièces u les cntrôles sur site effectués par l'an. Le rapprt final est évalué sur la base de critères de qualité et nté sur un ttal de 100 pints maximum. Si le rapprt final btient une nte ttale inférieure à 50 pints, l'an réduit le mntant final de la subventin sur la base d'une mise en œuvre incrrecte, partielle u tardive de l'actin, même si tutes les activités spécifiées snt éligibles et se snt effectivement dérulées. Dans le cas des rganisatins détentrices d une charte, si l'an cnsidère que la mise en œuvre du prjet ne respecte pas l'engagement de qualité pris par le bénéficiaire, l'an peut appliquer une réductin de subventin (cf. précédent) et/u impser au bénéficiaire de définir et mettre en œuvre un plan d'actin sur une péride cnvenue afin de garantir le respect des exigences en vigueur. Si le bénéficiaire ne met pas en œuvre le plan d'actin de manière satisfaisante dans les délais impartis, l'an peut recmmander à la Cmmissin Eurpéenne de retirer la charte Erasmus pur l Enseignement Supérieur au bénéficiaire. Le rapprt final est évalué avec les rapprts des à la mbilité, sur la base d'un ensemble de critères de qualité prtant sur les pints suivants : Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

7 La cnfrmité de la mise en œuvre de l'actin à la cnventin de subventin La mise en œuvre de l'actin par rapprt aux exigences en termes de qualité et de cnfrmité définies dans la charte Erasmus de l Enseignement Supérieur L existence de versements des subventins aux cnfrmes aux dispsitins cntractuelles définies dans le cntrat de mbilité entre le bénéficiaire et le participant, sur la base des mdèles furnis à l'annexe IV de la présente cnventin. Une réductin de subventin sur la base d'une mise en œuvre incrrecte, partielle u tardive est appliquée au mntant final des cûts éligibles au titre du frais d rganisatin et des frais exceptinnels : 25 % si la nte du rapprt final est cmprise entre 41 et 50 pints inclus ; 50 % si la nte du rapprt final est cmprise entre 26 et 40 pints inclus ; 75 % si la nte du rapprt final est cmprise entre 0 et 25 pints inclus. C. Mdificatins de la subventin C.1 Mdificatin de subventin au mtif de la dispnibilité de fnds supplémentaires Si des fnds supplémentaires snt mis à la dispsitin de l'an pur redistributin aux rganisatins bénéficiaires, le mntant ttal maximum de subventin l'article I.3.1 peut être augmenté, à cnditin que le rapprt intermédiaire fasse état de davantage de mbilités u de mbilité d une durée plus lngue qu initialement indiqué dans la cnventin de subventin (y cmpris les persnnels d entreprise invités). Des fnds supplémentaires sernt accrdés ntamment sur la base des perfrmances passées. C.2 Augmentatin de subventin au titre des besins spécifiques Dans la mesure ù il n'est pas prévu de puvir demander un sutien au titre des besins spécifiques lrs de la phase de candidature dans le dmaine de l'enseignement supérieur, le crdinateur peut demander une subventin supplémentaire une fis que les nt été sélectinnés. Ce sutien peut être furni par l'an pur les dnt l'état physique, mental u médical est tel que leur participatin à la mbilité ne serait pas pssible sans un sutien financier supplémentaire. C.3 Mdificatins cntractuelles Cnfrmément à l'article II.11 de la cnventin, tute mdificatin de la subventin telle que définie aux pints C.1 et C.2 ci-dessus prend la frme d'un avenant au cntrat. Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

8 III. Barèmes de cût unitaire en vigueur 1. Vyage Pur la mbilité des persnnels et enseignants et pur les étudiants de l ES envyés par des EES depuis des régins et pays ultrapériphériques Distances de vyage Entre 100 et 499 km : Entre 500 et 1999 km : Entre 2000 et 2999 km : Entre 3000 et 3999 km : Entre 4000 et 7999 km : À partir de 8000 km : Mntant 180 EUR par participant 275 EUR par participant 360 EUR par participant 530 EUR par participant 820 EUR par participant 1100 EUR par participant NB: la «distance de vyage» crrespnd à la distance séparant le lieu de départ et le lieu d arrivée, tandis que le «mntant» cuvre à la fis les trajets aller et retur. 2. Frais de séjur Pur la mbilité des persnnels et enseignants Pays d accueil Mbilité du persnnel Mntant jurnalier en EURO Danemark, Irlande, Pays-Bas, Suède, Ryaume-Uni 112 Belgique, Bulgarie, République tchèque, Grèce, France, Italie, Chypre, Luxemburg, Hngrie, Autriche, Plgne, Rumanie, Finlande, Islande, Liechtenstein, Nrvège, Suisse, Turquie 98 Allemagne, Espagne, Lettnie, Malte, Prtugal, Slvaquie, ancienne République yugslave de Macédine 84 Estnie, Cratie, Lituanie, Slvénie 70 NB: le mntant jurnalier est calculé de la manière suivante: Jusqu au 14 e jur de l activité : le mntant jurnalier par participant crrespnd aux mntants indiqués ci-dessus Du 15 e au 60 e jur de l activité : 70% des mntants jurnaliers par participant indiqués ci-dessus Pur la mbilité des étudiants ES Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

9 Mbilité dans le cadre des études à l exceptin des étudiants issus des pays et Régins ultrapériphériques Pays d accueil Mntant par mis Grupe 1 Pays du prgramme présentant un cût de la vie élevé Grupe 2 Pays du prgramme présentant un cût de la vie myen Grupe 3 Pays du prgramme présentant un cût de la vie bas Danemark, Irlande, France, Italie, Autriche, Finlande, Suède, Ryaume- Uni, Liechtenstein, Nrvège Belgique, République tchèque, Allemagne, Grèce, Espagne, Cratie, Chypre, Luxemburg, Pays-Bas, Prtugal, Slvénie, Islande, Turquie Bulgarie, Estnie, Lettnie, Lituanie, Hngrie, Malte, Plgne, Rumanie, Slvaquie, ancienne République yugslave de Macédine Mbilité dans le cadre des études pur les étudiants issus des Régins ultrapériphériques Mbilité depuis Vers Mntant Pays du grupe EUR par mis Chypre, Islande, Malte, pays et territires d Outre-mer (PTOM) Pays du grupe EUR par mis Pays du grupe EUR par mis Mbilité des étudiants dans le cadre de stages : cmplément de 150 EUR/mis 3. Frais d rganisatin Jusqu'au 100ème participant : 350 EUR par participant + au-delà du 100ème participant : 200 EUR par participant supplémentaire. Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

10 IV. Dcuments s à furnir Cnfrmément à l'article II.27, les bénéficiaires peuvent être sumis à des cntrôles et des audits liés à la cnventin de subventin. Ces cntrôles et audits nt pur but de vérifier que le bénéficiaire a géré la subventin cnfrmément aux règles définies dans la cnventin, dans le but de définir le mntant final de la subventin à laquelle le bénéficiaire peut prétendre. Ainsi, le bénéficiaire peut être sumis aux types de cntrôles suivants : Cntrôle du rapprt final : cntrôle du rapprt final effectué par l'an afin de déterminer le mntant final de la subventin à laquelle le bénéficiaire peut prétendre. Ce type de cntrôle est réalisé dans tus les cas ; Cntrôle sur pièces : cntrôle sur la base des dcuments s effectué par l'an, généralement lrs de la phase du rapprt final u bien après, sur la base d un échantillnnage aléatire seln des mdalités définies par la Cmmissin eurpéenne u sur une suspicin u une analyse des risques menée par l agence natinale ; Cntrôle sur site : cntrôle dans les lcaux du bénéficiaire u tut autre lieu pertinent seln le prjet. Le bénéficiaire peut être sumis à un cntrôle sur site sur la base d un échantillnnage aléatire seln des mdalités définies par la Cmmissin eurpéenne u sur une suspicin u une analyse des risques menée par l agence natinale. Il existe tris types pssibles de cntrôle sur site : Cntrôle sur site pendant l'actin : cntrôle effectué pendant la mise en œuvre du prjet Audit sur site après l'actin : cntrôle effectué après la fin du prjet et généralement après le cntrôle du rapprt final Audit système : cntrôle du bénéficiaire afin de déterminer la cnfrmité avec les engagements pris dans la charte Le tableau ci-dessus spécifie l'bjet de la vérificatin de l'an pur chaque catégrie budgétaire pur les différents types de cntrôles. Quel que sit le type de cntrôle entrepris, l'an peut réclamer la présentatin de tute pièce justificative qui lui paraîtrait nécessaire. En cas de cntrôle, le bénéficiaire dit furnir des riginaux.. Dans tute la mesure ù le bénéficiaire n est pas autrisé légalement à transmettre des riginaux avec le rapprt final u en cas de cntrôle sur pièces, des cpies snt autrisées. L Agence devra renvyer les dcuments riginaux au bénéficiaire une fis les cntrôles clôturés. Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

11 Catégrie budgétaire Cntrôle du rapprt final Cntrôle sur pièces Cntrôle sur site pendant l'actin Audit système Cntrôle sur site après l'actin Vyage Rapprt final Rapprt final Dcument l'article II.16.2 Cnfrmité avec la charte CHE Rapprt final Dcument l'article II.16.2 Enregistrement des frais du prjet dans les cmptes des bénéficiaires Frais de séjur Rapprt final Rapprt final Dcument l'article II.16.2 Cnfrmité avec la charte CHE Rapprt final Dcument l'article II.16.2 Enregistrement des frais du prjet dans les cmptes des bénéficiaires Frais d rganisatin Rapprt final Rapprt final Dcument l'article II.16.2 Cnfrmité avec la charte CHE Rapprt final Dcument l'article II.16.2 Enregistrement des frais du prjet dans les cmptes des bénéficiaires Sutien au titre de besins spécifiques Rapprt final Rapprt final Dcument l'article II.16.4 Rapprt final Dcument l'article II.16.4 Enregistrement des frais du prjet dans les cmptes des Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014

12 Catégrie budgétaire Cntrôle du rapprt final Cntrôle sur pièces Cntrôle sur site pendant l'actin Audit système Cntrôle sur site après l'actin bénéficiaires Frais exceptinnels Rapprt final Dcuments s spécifiés à l article II.16.4 Rapprt final Dcuments s spécifiés à l article II.16.4 l activité et des Rapprt final Dcuments s spécifiés à l article II.16.4 Enregistrement cmptable des dépenses liées au prjet dans les cmptes du bénéficiaire Annexe III mnbénéficiaire KA1ES V1 1/08/2014