A PROPOS DE CE LOGICIEL

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1 A PROPOS DE CE LOGICIEL Vous venez d acquérir le logiciel de gestion des immobilisations IMMOSoft version 8.30 pour Windows 98 et supérieur. Afin de vous faciliter son utilisation, nous vous offrons cette documentation, dans laquelle vous trouverez : Comment exécuter les différentes fonctions de votre logiciel, Quelles sont les principales étapes à suivre pour l exploitation du logiciel, Comment faire une copie de vos données sur disquette, Où et comment trouver la solution à votre problème. Si toutefois des questions subsistent à propos du logiciel que vous avez acquis, chez nous, appelez notre service technique, ou envoyez un document par fax ou par expliquant votre problème. Sarl MEGATEQUE : Tours Villas, Bt. A1 N 04 Tizi-Ouzou. Tél / Fax : (026) Tél : (026) / megatheque@djazair-connect.com megatheque@hotmail.com

2 1. Lancement du Logiciel Double-cliquez sur l icône correspondant au logiciel (Raccourci). Le programme vous affiche la boîte de dialogue Logon montrée sur la figure1 qui porte, par défaut, la date système de votre ordinateur. L'année détermine l'exercice en cours. Dans le champ «identifiant», vous devez indiquer le code d accès "IM", qui représente un dossier modèle fourni avec le logiciel, pour la gestion des immobilisations. L'accès au logiciel peut être protégé par un mot de passe utilisateur (par défaut, il n y en a aucun), pour créer un mot de passe, consultez le paragraphe «Protection par un mot de passe». Fig : Logon

3 Les menus 2. Le menu «Options» Les trois premiers éléments du menu Options sont les modes opératoires : Mode Modification (Ctrl + M) : pour pouvoir modifier les données affichées. Mode Création (Ctrl + C) : pour enregistrer de nouvelles données. Mode Visualisation (Ctrl + Q) : pour consulter les données sans pouvoir les modifier. Les autres éléments de ce menu vous permettent principalement : Rechercher Elément (Ctrl + L) : pour rechercher un enregistrement suivant un ou plusieurs critères. Rechercher suivant (Ctrl+N) : pour rechercher l enregistrement suivant. Sélectionner Elément (Ctrl + R) : pour sélectionner un ensemble d enregistrements. Sélectionner Clé Accès (Ctrl + K) : pour trier votre fichier suivant une clé donnée. Trier les Eléments (Ctrl + S) : par ordre alphabétique par exemple. 3. Le menu «Edit» Si vous travaillez en mode modification ou création (Menu Options), vous avez la possibilité d utiliser les éléments suivants du menu Edit : Annuler (F2) : annule la saisie en cous non encore validée. Zoom (F5) : permet la consultation direct d un fichier, à partir du champ où il est actif. Effacer l élément (F3) : permet la suppression physique de l enregistrement affiché. Le système demande la confirmation. 4. Le menu «Tables» 4.1. Table des investissements Ce module, après renseignement, constitue par excellence le fichier des investissements de l entreprise. L immobilisation est saisie article par article dans toutes ses caractéristiques comptables, d affectation et physiques. La fiche d immobilisation se présente dans la forme suivante : Numéro de Compte : 8 positions numériques pour identifier son numéro de compte comptable. Vous pouvez appuyer sur F5 pour accéder au fichier des comptes pour en créer un au besoin.

4 Numéro d ordre : 8 positions pour identifier le niveau de sa position chronologique, (caractères numériques, alphabétique ou alphanumériques) Libellé Investissement 50 caractères pour saisir sa désignation comptable ou technique. Code Equipement 8 positions pour indiquer le numéro d identification de l investissement. Affectation 4 caractères pour indiquer la structure de rattachement (localisation) de cette immobilisation, sinon appuyez sur F5 pour consulter la table des affectations, et en créer en plus au besoin. Date acquisition 8 positions numériques pour indiquer le jour, le mois et l année d acquisition de ce bien. Date Mise en Service 8 positions numériques pour indiquer le jour, le mois et l année de mise en service de ce bien. Durée Investissement (mois) 3 positions numériques pour indiquer la durée de vie et d amortissement de ce bien en nombre de mois. Mode Amortissement Indiquer le mode de calcul des amortissements de ce bien (L=linéaire, D=dégressif). Taux Amortissement 5 positions numériques pour indiquer le taux d amortissement déterminé suivant la durée de l investissement. Code Fournisseur 5 positions numériques pour indiquer le numéro du code fournisseur (identique à celui utilisé par la comptabilité générale). Pays d origine 3 caractères pour indiquer le pays de ce fournisseur. Référence Atelier 30 positions alphanumériques. Taux Horaire 8 positions numériques pour indiquer le taux de facturation horaire de ce bien (ex : cas d une analytique). Numéro de Série 30 positions alphanumériques.

5 Pièce Comptable 12 positions pour indiquer la référence comptable de la pièce qui a permit d enregistrer ce bien en comptabilité. Numéro Facture 10 caractères pour indiquer les références de la facture d acquisition. Date Facture 6 positions numériques pour indiquer le jour, le mois et l année d établissement de la facture d achat de ce bien. Montant Facture 14 positions numériques pour indiquer le montant d acquisition de ce bien. ( Prix d achat). Montant des Frais 12 positions numériques pour indiquer le montant des frais d approche liés à ce bien. Montant acquisition 14 positions numériques pour indiquer le coût de revient d achat de ce bien. Ce montant est automatiquement calculé par le système lorsque les deux (02) champs précédents ont été renseignés. Cumul des Amortissements 14 positions numériques pour indiquer le montant cumulé des amortissements pratiqués sur ce bien. Ce montant est mis à jour automatiquement à chaque dotation annuelle. Valeur Nette 14 positions numériques pour indiquer le montant de ce bien restant à amortir. Ce montant est mis à jour automatiquement après chaque dotation annuelle. Paramètres de Réévaluation Coéficient Réévaluation 6 positions numériques pour indiquer le coefficient lié à ce bien en liaison avec la date d acquisition. Montant Réévaluation 14 positions numériques pour indiquer le montant de la réévaluation obtenue (montant acquisition X coefficient) Nouvelle VNC (valeur nette comptable) Nouvelle valeur nette comptable réévaluée. Nouvelle Date de Mise en Service Nouveau Taux Amortissement

6 Réforme Investissement Code sortie Indiquer la nature de sortie de ce bien du patrimoine (Cession, Destruction, Réformé, Vol, Virement interne). Date sortie 8 positions numériques pour indiquer le jour, le mois et l année de la sortie de ce bien du patrimoine. Matricule utilisateur 5 positions numériques pour indiquer la matricule de l utilisateur de ce bien. Numéro Décision N du document justifiant la sortie de l investissement. Code existence Indiquer si le bien existe ou non physiquement. Observation Indique éventuellement les observations concernant l investissement Table des fournisseurs Ce programme permet d introduire pour les investissements acquis les données d investissements du fournisseur auprès duquel le bien a été acquis. Code fournisseur 5 positions numériques pour indiquer le N du code de ce fournisseur (identique à celui utilisé par la comptabilité générale). Raison sociale 30 caractères pour indiquer la raison sociale de ce fournisseur. Pays 3 caractères pour indiquer le pays de ce fournisseur 4.3. Table du personnel Ce programme permet d introduire pour les investissements rattachés à un utilisateur l ensemble du personnel concerné. Matricule 5 positions numériques pour indiquer la matricule de l utilisateur de ce bien. Nom et Prénom 30 caractères pour indiquer le nom et prénom de cet utilisateur. Affectation 4 caractères pour indiquer la structure de rattachement de cet utilisateur.

7 4.4. Table structures Ce programme permet d introduire l identification des structures où sont localisés les investissements. Code structure 4 positions pour indiquer le N d identification de la structure. Libellé structure 30 caractères pour indiquer le désignation de la structure Table des comptes Ce programme permet d introduire le plan des comptes d investissements et d amortissements de l entreprise. Numéro 8 positions numériques pour indiquer le compte comptable de ce bien. Libellé de compte 30 caractères pour indiquer la désignation comptable de ce bien. Cpte Amortissement Cpte Dotation 4.6. Table des paramètres Ce programme permet d identifier l entreprise où le logiciel est installé.. Nom entreprise 30 caractères pour indiquer la raison sociale de l entreprise. Dernier numéro d ordre Code Journal Immobilisation 4.7. Tables des affectations Cette dernière est composée des champs suivants : N compte N ordre Désignation investissement Structure Libellé Structure Date Affectation.

8 4.8. Table des unités Ce programme sert dans le cas où vous voulez traiter la gestion des immobilisations de plusieurs unités sur le même micro-ordinateur Installation de IMMOSoft 8.30 Ce programme permet d installer la licence d utilisation du logiciel. 5. Le menu «Amortissements» 5.1. Calcul Amortissements Ce programme permet de procéder au calcul des amortissements de la période pour l ensemble des immobilisations contenues dans le fichier comptable. Le calcul se fait en fonction des données introduites dans le fichier investissement et portant sur : La valeur d origine ou valeur d origine réévaluée de chaque bien. Le taux d amortissement de chaque bien. La durée d amortissement restante. La dotation de l exercice ainsi calculée vient mettre à jour la fiche d investissement dans les champs. Cumul amortissement. Valeur nette comptable Table des Amortissements Ce fichier donne le résultat du calcul des amortissements effectués pour chaque investissement. L écran correspondant se présente comme suit : N compte Numéro de compte comptable. N ordre Numéro d ordre de ce bien. Désignation Investissement Désignation de l investissement. Exercice Année de calcul. Montant Montant de la dotation. Coefficient Coefficient de réévaluation lié à l année de la dotation.

9 Amortissement réévalué Montant de la dotation réévaluée Liste amortissements par immobilisation Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser les amortissements par nature d immobilisation Récapitulation des amortissements par compte et exercice Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser les amortissements par compte et exercice Récapitulation des amortissements par compte et mois Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser les amortissements par compte et mois Récapitulation des amortissements par structure Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser les amortissements par structure (cumul) Etat détaillé des amortissements par structure Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser les amortissements par structure (détail) Récapitulation des amortissements par compte et par exercice Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser la situation comptable d un compte d investissement donné (montant acquisition, montant amortissement, valeur résiduelle) par exercice Etat détaillé des amortissements par exercice Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser la fiche d amortissements d un compte d investissement donné par exercice Etat détaillé des amortissements par mois Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser la fiche d amortissements d un compte d investissement donné par mois.

10 6. Le menu «Réévaluation» 6.1. Mise à jour fichier réévaluation Ce programme permet d introduire pour un compte comptable d investissement et d amortissement le coefficient de réévaluation qui leur est rattaché et ce, exercice par exercice. Les rubriques qui permettent l introduction de ces coefficients sont : Identification du N de compte ; Libellé de ce compte comptable ; La nature du compte (Investissement ou Amortissement); L exercice; Le coefficient lié à cette nature de compte et à l exercice. Ce programme est à utiliser si la réévaluation des investissements au 31/12/1991 n a pas été réalisée (décret ) Toutefois, ce programme pourra être utilisé lors d une éventuelle réévaluation légale Calcul de la réévaluation Ce programme est à lancer lorsque la réévaluation légale des investissements n a pas encore été réalisée à la mise en place de ce logiciel. A partir des informations introduites aux point (Fichier investissements) et (Fichier réévaluation) le programme procède à : La réévaluation des valeurs d origine ; La réévaluation des amortissements pratiqués ; La détermination de la nouvelle valeur nette comptable réévaluée. La détermination des écarts entre les valeurs amortissements pratiqués et les amortissements réévalués. Cette opération peut se faire sur un compte, un ensemble de compte ou sur la totalité des comptes Etat de réévaluation Ce programme permet d éditer ou de visualiser sur écran les résultats de l opération de réévaluation des investissements des éléments constitutifs d un compte. Cet état, compte par compte, comporte les rubriques suivantes : N ordre Libellé Date acquisition

11 Valeur d acquisition Coefficient de réévaluation Montant réévalué Ecart de réévaluation des investissements Amortissements antérieurs Amortissements réévalués Ecart de réévaluation des amortissements Total compte Total général Récapitulation réévaluation par compte Ce programme permet d éditer ou de visualiser sur écran, par compte, par affectation ou par compte et date, les résultats de la réévaluation. Cet état comporte les rubriques suivantes : N compte Libellé Valeur d acquisition Coefficient de réévaluation Montant réévalué Ecart investissements Ancien Amortissements Amortissement réévalué Ecart amortissement Total général 6.5. Annulation réévaluation Ce programme permet de procéder à l annulation de l opération de réévaluation des investissements d un compte ou d un ensemble de comptes. Cette fonction est à utiliser uniquement lorsqu on veut refaire l opération de réévaluation, dans le cas d une information initiale erronée (coefficient, ) 7. Le menu «Inventaires» 7.1. Inventaire des immobilisations par affectation Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser sur écran la situation des investissements par affectation.

12 Cet état comporte les rubriques suivantes : N compte N ordre Désignation Fournisseur Valeur d origine Date d acquisition Date sortie 7.2. Inventaire des immobilisations par exercice Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser sur écran la situation des investissements avec une rupture exercice par exercice. Cet état comporte les rubriques suivantes : N ordre Référence atelier désignation Valeur d acquisition Cumul des amortissements Valeur nette Total exercice Inventaire des immobilisations par compte Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser sur écran la situation des investissements par compte comptable. Cet état comporte les rubriques suivantes : N ordre Référence atelier désignation Valeur d acquisition Cumul amortissements Valeur nette 7.4. Inventaire à une date donnée Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser sur écran exercice par exercice l inventaire des investissements. Cet état comporte les rubriques suivantes :

13 N ordre Référence atelier désignation Valeur d acquisition Cumul amortissements Valeur nette comptable 7.5. Liste sorties d investissements Ce programme nous permet d éditer ou de visualiser sur écran les investissements sortis du patrimoine et ce par nature de sortie (Cession, Réforme, Vol, Destruction, Virement interne). Cet état comporte les rubriques suivantes : N ordre Référence atelier désignation Valeur d acquisition Date sortie. Modif de Sortie N décision de sortie Edition fiche d investissements Ce programme permet d éditer la fiche d investissement dont la forme a été présentée au point (Fichier investissement). 8. Le menu «Utilitaires» 8.1. Restructuration des fichiers Ce programme est à lancer lorsqu il survient un incident sur les fichiers (erreur de lecture sur disque dur, altération des fichiers suite à une coupure de courant, etc.) Sauvegarde Sauvegarde des fichiers La sauvegarde est à faire à chaque fois que des informations sont introduites dans le logiciel et après traitement de celles-ci.

14 A. Description des fichiers Les fichiers sont codifiés sur huit (08) positions, plus l extension «.DAT» ainsi décomposées : Les deux premières positions pour le code d identification de l unité ; (représentée par «ID» dans ce qui suit). Les six positions suivantes se composent d une partie fixe «FIL» et d un numéro d ordre sur trois positions. Noms des fichiers <ID>FIL001.DAT <ID>FIL002.DAT <ID>FIL003.DAT <ID>FIL004.DAT <ID>FIL005.DAT <ID>FIL006.DAT <ID>FIL007.DAT <ID>FIL008.DAT <ID>FIL009.DAT <ID>FIL010.DAT <ID>FIL011.DAT <ID>FIL012.DAT Fichier des fournisseurs Fichier du personnel Fichier des structures Fichier des comptes Fichier des investissements Fichier des interventions Fichier des affectations Fichier des amortissements Fichier paramètre Fichier coefficient de réévaluation Fichier des fournisseurs Fichier des unités B. Sauvegarde des fichiers Programme à utiliser pour sauvegarder vos données sur disquette (copie de sécurité ou archivage) Rechargement des fichiers Ce programme est utilisé dans le cas où : Vos données sont endommagées et il est impossible de les récupérer avec l utilitaire «Restructuration des Fichiers». Ou bien vous venez de procéder à une nouvelle installation. Vous devez dans ce cas, procédez au rechargement des fichiers à partir des sauvegardes les plus récentes (la dernière sauvegarde effectuée).

15 9. Mise en œuvre du logiciel 9.1. Alimentation des fichiers principaux Pour rendre opérationnel ce logiciel, vous devez suivre les étapes suivantes : Personnaliser la table des paramètres ; Renseigner la table des comptes ; Renseigner la table des structures ; Renseigner la table des fournisseurs ; Renseigner la table du personnel ; Renseigner la table des investissements Protection de l identification par un mot de passe Pour protéger votre logiciel avec un mot de passe, suivez les étapes suivantes : Fermez le dossier en cours d utilisation (Ex : IM) en choisissant Fermer Dossier du menu Fichier. Cliquez sur l icône (Utilisateurs) dans la barre des menus, une fenêtre s affiche à l écran où le curseur se positionne par défaut sur le dossier «IM». Tapez F5, faites entrer un mot de passe dans la boîte de dialogue qui apparaît, puis validez en tapant entrée. Confirmez l'opération en retapant une deuxième fois le même mot de passe.