RAPPORT FIN Réunion ordinaire du Conseil Ajout d une nouvelle politique sur les cartes de crédit corporatives

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1 RAPPORT FIN15-08 Réunion ordinaire du Conseil TITRE : Ajout d une nouvelle politique sur les cartes de crédit corporatives BUT : Présenter aux membres du Conseil, pour approbation, l ajout d une nouvelle politique portant sur les cartes de crédit corporatives. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX : Lors de la revue opérationnelle du ministère de l Éducation en mai 2010, le Conseil avait reçu comme recommandation de développer une politique et des directives spécifiques à l utilisation des cartes de crédit corporatives afin de documenter les pratiques de contrôle actuellement en place et de spécifier les conditions d utilisations pour les utilisateurs. Le ministère avait également recommandé au Conseil d offrir l utilisation de cartes de crédit corporatives à un plus grand éventail d employés. En développant la politique sur les cartes de crédit corporatives, le Service des finances à analyser les besoins de cartes de crédit corporatives pour le Conseil. Ayant comme objectif de rendre plus efficace le processus d achat et de paiement de fournitures de faible valeur ainsi que le remboursement des frais de déplacement, la politique sur les cartes de crédit corporatives a été écrite afin de bien encadrer leur utilisation. Cinq (5) écoles participent à un projet pilot, avec les cartes de crédit corporatives, et ce depuis octobre Le Service des finances a eu l occasion de constater que les cartes de crédit corporatives permettent aux écoles de réduire le nombre de remboursements aux employés et de simplifier le processus pour les achats de faible valeur. Vous trouverez en pièce jointe l annexe A présentant la nouvelle politique sur les cartes de crédit corporatives Page 1 sur FIN15-08

2 RECOMMANDATIONS : QUE soit reçu le rapport FIN15-08 portant sur l ajout d une nouvelle politique sur les cartes de crédit corporatives. QUE soit approuvée la nouvelle politique sur les cartes de crédit corporatives. INCIDENCES FINANCIÈRES Sans objet ÉCHÉANCE Immédiat Directrice du Service des finances, Surintendant des affaires, Danielle Ryan Directrice de l éducation et secrétaire-trésorière, Stéphane Vachon Édith Dumont Page 2 sur FIN15-08

3 RECUEIL DES POLITIQUES FINXX FINANCES RÉSOLUTION -15 Date d adoption : xx xx xx En vigueur : xx xx xx À réviser avant : Directive administrative et date d entrée en vigueur : xx xx xx 1. Le Conseil des écoles publiques de l Est de l Ontario permet, aux membres du personnel autorisés, l utilisation des cartes de crédit corporatives dans le contexte de leurs fonctions en vue de renforcer l efficacité en simplifiant l acquisition, la réception et le paiement des achats de faible valeur et le remboursement des frais de déplacement. 2. Les dépenses imputées sur la carte de crédit corporative doivent être conformes à la politique FIN12_Approbation de voyage et remboursement de dépenses et FIN06_Approvisionnement en biens et services. 3. Les reçus originaux doivent être remis avec l état de compte de façon mensuelle. 4. Les états de compte doivent être approuvés par le superviseur immédiat. 5. Le Service des finances est responsable du paiement des cartes de crédit corporatives de façon mensuelle. Il incombe à la personne à la direction de l éducation d émettre des directives administratives visant la mise en œuvre et l application de la présente politique. Références : _Cartes de crédit corporative 1 de 1 FINXX

4 RÉSOLUTION : -15 Date d adoption : xx xx xx En vigueur : xx xx xx À réviser avant : RECUEIL DES POLITIQUES PRÉAMBULE La présente directive administrative a pour but de permettre aux membres du personnel autorisés d engager des achats de faible valeur et des frais de déplacement par l entremise d une carte de crédit corporative dans le contexte de leurs fonctions. OBJECTIFS 1. Réduire le nombre de bons de commande de faible valeur et le nombre de factures qui sont traitées par le Service des finances et des achats. 2. Remplacer, dans la mesure du possible, les achats qui sont faits en utilisant des fonds de la petite caisse. 3. Réduire le nombre de demandes de remboursement aux employés. 4. Permettre d être plus efficace lors de l achat de biens et services préautorisés. 5. Fournir la possibilité de faire des achats dans le cas d une urgence ou d une situation exceptionnelle. 6. S'assurer que toutes les opérations effectuées sur les cartes de crédit corporatives sont dûment autorisées et correctement enregistrées dans le système de comptabilité dans un temps opportun. CATÉGORIES DE CARTES Cartes Affaires 7. La carte Affaires de l institut financière retenue est émise aux membres du personnel qui sont appelés à voyager régulièrement dans l exercice de leurs fonctions. Cartes Approvisionnement 8. La carte Approvisionnement de l institut financière retenue est émise aux écoles ou services afin de permettre l achat de produits de faible valeur. DÉTENTRICE OU DÉTENTEUR Carte Affaires 9. Président du Conseil 10. Direction de l éducation et secrétaire-trésorière 11. Surintendance 12. Direction exécutive 13. Direction de service 14. Direction d école 15. Autres selon les besoins et sur approbation de la direction du Service des finances. 1 de

5 Carte Approvisionnement 16. Service des finances 17. Écoles RECUEIL DES POLITIQUES 18. Autres selon les besoins et sur approbation de la direction du Service des finances PORTÉE GÉNÉRALE 19. Les cartes Affaires sont émises par l institution financière retenue par le Conseil au nom de l employé et du Conseil. L employé doit signer le formulaire «Carte de crédit - Contrat» énonçant les obligations qu il s engage à respecter. 20. Les cartes Approvisionnement sont émises par l institution financière retenue par le Conseil au nom de l école ou du service et du Conseil. La direction d école ou du service doit signer le formulaire «Carte de crédit - Contrat» énonçant les obligations qu il s engage à respecter. 21. Les limites de crédit maximales suivantes s appliquent. Toute exception à ce règlement exige l approbation de la direction du Service des finances. DÉTENTRICE OU DÉTENTEUR CATÉGORIE LIMITE GLOBALE Président du Conseil Affaires $ Direction de l éducation et secrétaire-trésorière Affaires $ Surintendance, direction exécutive et direction de service Affaires $ Direction d école Affaires $ Autres Affaires $ Service des finances Approvisionnement $ Écoles Approvisionnement $ Autres Approvisionnement $ 22. La carte de crédit corporative peut être utilisée dans les cas suivants : a. Les coûts reliés au déplacement (hébergement, transport, repas, etc.) en concordance avec la politique de remboursement de dépenses; b. Le renouvellement d abonnements à des revues ou journaux; c. L achat de fournitures didactiques de faible valeur (moins de 100 $); d. L achat unique auprès d un fournisseur dont le nom ne figure pas sur la liste du Conseil; e. L achat de certains livres et fournitures de bureau d une valeur de moins de 1,000 $ et dont le fournisseur est préautorisé par le Service des achats. 23. Le formulaire «Carte de crédit Registre» doit être complété et signé par le superviseur immédiat de façon mensuelle. 24. Les avances de fonds sur la carte de crédit corporative sont strictement interdites. 25. Aucune dépense personnelle ne doit être imputée sur la carte de crédit corporative. 26. Aucune dépense de la gestion bancaire des écoles ne doit être imputée sur la carte de crédit corporative. 27. La carte de crédit corporative ne doit pas être utilisée pour contourner les procédures normales d approvisionnement tel que prescrit dans la politique des achats. 2 de

6 RECUEIL DES POLITIQUES 28. Il est strictement interdit d utiliser la carte de crédit corporative pour les fins suivantes : a. L achat de biens et services inclus dans une entente contractuelle avec un fournisseur sauf si préautorisé par le Service des achats; b. L achat de mobilier et d équipement; c. L achat d équipement informatique; d. Les travaux relevant du Service des immobilisations. RESPONSABILITÉS Détentrice ou détenteur d une carte de crédit corporative 29. Respecter les limites fixées par le Conseil. 30. Prendre des mesures appropriées pour assurer la sécurité de sa carte et l exactitude des données. 31. Informer immédiatement le Service des finances lors de la perte ou du vol de la carte. 32. Remettre la carte au Service des finances lors d une cessation d emploi, d un congé prolongé excédent six (6) mois ou d une retraite. 33. S assurer qu aucun achat personnel n est effectué avec la carte de crédit émis par le Conseil. 34. Vérifier les dépenses du relevé de la carte de crédit et compléter le formulaire «Carte de crédit Registre» de façon mensuelle. Inclure les pièces justificatives originales pour toutes les transactions (facture détaillée, reçu, bon de réception, etc.). 35. Faire approuver le formulaire «Carte de crédit Registre» par le superviseur immédiat et remettre au Service des finances de façon mensuelle. À noter que les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent être remises au Service des finances en même temps. 36. Inscrire le montant excédentaire des dépenses permises sur la demande de remboursement de frais de déplacement (ex. : le montant qui dépasse le maximum prévu pour les repas imputé à la carte de crédit). Service des finances 37. Effectuer les démarches nécessaires pour obtenir ou annuler les cartes de crédit auprès de l institution financière conformément à la directive administrative. 38. Effectuer le suivi auprès de l institution financière des limitations permises de la détentrice ou du détenteur. 39. Informer la détentrice ou le détenteur des modalités d utilisation de la carte de crédit corporative et lui remettre la documentation appropriée incluant la directive administrative. 40. Vérifier le formulaire «Carte de crédit Registre» et le relevé de la carte de crédit corporative afin de s assurer que les transactions et les approbations sont conformes aux politiques du Conseil. 41. Maintenir un registre des détentrices ou détenteurs des cartes de crédit corporatives, le rôle et leur limite. 42. Effectuer le paiement du plein montant indiqué sur les états de compte de toutes les cartes de crédit corporatives à la date d échéance même si la détentrice ou le détenteur n a pas remis le formulaire «Carte de crédit Registre» afin d éviter des frais d intérêt. 3 de

7 RECUEIL DES POLITIQUES 43. Questionner l utilisation et les dépenses qui ne respecteraient pas la directive administrative qui pourraient amener à la révocation de la carte de crédit. Service des ressources humaines : 44. Si les vérifications du Service des finances démontrent une utilisation déraisonnable de la carte, le Service des ressources humaines sera informé et des mesures disciplinaires pourront être envisagées. FORMULAIRES : - Carte de crédit - Contrat - Carte de crédit - Registre - Carte de crédit - Demande de carte de crédit 4 de

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