POLITIQUE DES COMMUNICATIONS

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1 Cégep de Sept-Îles POLITIQUE DES COMMUNICATIONS Service émetteur : Direction des communications Instance décisionnelle : Conseil d administration Date d approbation : Le 7 mars 2006 Dernière révision : RÈGLEMENTS, POLITIQUES ET PROCÉDURES 1

2 PRÉAMBULE La Politique des communications du Cégep de Sept-Îles énonce les valeurs devant guider les communications au Collège, définit les objectifs poursuivis, identifie les publics-cibles visés, décrit les moyens mis en œuvre et encadre l exercice des responsabilités. La Politique des communications du Cégep de Sept-Îles s appuie sur les documents d orientation suivants : la planification stratégique, le projet éducatif, les politiques institutionnelles (telles la politique de valorisation de la langue française) et d une manière générale l ensemble des règlements, politiques et programmes régissant le fonctionnement du Collège. Elle tient également compte du cadre légal, particulièrement de la charte des droits et libertés de la personne, de la charte de la langue française et de la loi d accès à l information. 1. LES VALEURS Les valeurs qui guident les communications au Cégep de Sept-Îles sont d abord celles décrites dans la planification stratégique, soit : l engagement envers la mission, la valorisation de la compétence et du développement des personnes, la priorité à l étudiant, l engagement à l amélioration continue des services rendus, la responsabilité sociale et la technologie au service des personnes. Ce sont également, de façon complémentaire, les valeurs qui animent le projet éducatif, c est-à-dire l offre d une formation de qualité, engagée et reconnue. 2. LES OBJECTIFS POURSUIVIS De façon générale, la Politique vise à assurer la gestion des communications au Collège et à faire en sorte que celle-ci réponde aux besoins d'information. La politique constitue le cadre de référence à partir duquel est élaboré le plan annuel des communications. Les activités de communication poursuivent quant à elles les objectifs suivants : Informer sur la mission, les orientations stratégiques et le projet éducatif et susciter des appuis dans leur mise en œuvre; Sensibiliser et mobiliser autour des enjeux de développement de l établissement; Attirer des étudiants tant à la formation régulière qu à la formation aux adultes; Soutenir les interventions du Collège en matière d aide au développement régional; Mettre en valeur les partenariats du Collège; Susciter une prise de conscience de l importance de la contribution du Collège au développement de sa région; 2

3 Faire connaître les réalisations du Collège et ses prises de position sur des questions d intérêt public; Mettre en valeur les études collégiales et les diplômes qui y sont rattachés; Accroître la visibilité du Collège et promouvoir une image de qualité; Favoriser le développement d une culture institutionnelle; Contribuer aux débats animant le réseau collégial; Illustrer le rayonnement du Collège à l extérieur de la région, notamment à l international; Développer et maintenir un réseau de contacts dans le milieu; Favoriser la reconnaissance de la contribution des membres du personnel à la vie de l établissement; Recruter des candidats de qualité pour travailler au Collège; Encourager la participation et l expression des attentes et opinions; Susciter la rétroaction des publics visés. 3. LES PROGRAMMES ET PUBLICS VISÉS Les activités de communication s appliquent aux domaines de l information, de la promotion, de la représentation et des relations publiques. Ces activités se déclinent en autant de programmes d activités dans le plan annuel des communications. Les publics visés sont externes et internes. De façon non exclusive, ce sont : Les publics externes : D abord, Les futurs étudiants (jeunes et adultes); Les employeurs régionaux; Les parents; Les différentes communautés peuplant le territoire; Également, Les médias; Les individus et groupes ciblés dans les activités de recrutement; Les établissements d enseignement; Les intervenants du réseau de l éducation; Les organismes partenaires; Les leaders d opinion; Les gouvernements et leurs ministères; Les universités; Les employeurs qui accueillent nos finissants et nos stagiaires; Les organismes subventionnés et les réseaux de recherche; Les établissements d enseignement oeuvrant à l étranger et ouvert aux transferts de connaissances; Les donateurs de la Fondation du Cégep de Sept-Îles; 3

4 Les entreprises de l extérieur de la région pouvant être intéressées par nos champs d expertise; Les diplômés du Collège; Les retraités du Collège; Les fournisseurs de produits et de services. Les publics internes : Les étudiants; Les membres du personnel; Les syndicats et les associations; Les instances décisionnelles et consultatives; Les organismes partenaires et les corporations satellites. 4. LES MOYENS MIS EN ŒUVRE : LE PLAN ANNUEL DES COMMUNICATIONS Sur la base d une analyse de situation et d une description du positionnement du Collège, le plan des communications établit annuellement les objectifs poursuivis, les publics visés, l axe de communication retenu, les stratégies envisagées, les moyens mis en oeuvre, le calendrier prévu, les personnes responsables, les coûts associés et le mécanisme d évaluation du plan. Mentionnons à titre indicatif certains moyens pouvant être mis en œuvre dans le plan : Les publications à caractère officiel : plan stratégique, rapport annuel, agenda étudiant, prospectus ; Les bulletins internes d information destinés respectivement aux étudiants et aux membres du personnel; Le site Web et les autres outils de communication électronique; Les activités d accueil et d intégration; Les activités de reconnaissance; Les réunions des diverses instances; Les événements spéciaux; Les annonces publicitaires, les affiches et les dépliants à caractère corporatif ou liés au recrutement d étudiants; Les tournées d écoles secondaires; La journée portes ouvertes et les visites guidées; Les visites industrielles et ateliers exploratoires; Les mandats donnés à des représentants; Les salons et missions; Le matériel promotionnel; L affichage; Les communiqués, conférences de presse et entrevues accordées aux médias; Les relations publiques avec notamment les entreprises, les intervenants régionaux, le milieu gouvernemental, les autres collèges ; Les forums et colloques; L engagement dans le milieu associatif. 4

5 Par ailleurs, les activités de communication sont réalisées dans le respect de certains paramètres : L identité visuelle Le Collège adopte des règles d identification visuelle et procède à leur révision régulière. Il s assure également de la connaissance et du respect de ces règles dans l établissement. Le logo constitue un élément-clé de l identification visuelle : il est composé d un symbole graphique et de la dénomination officielle du Collège. Le slogan Le slogan est choisi en lien avec l axe de communication retenu. Il sert de canevas de base dans les différentes productions. Il doit être utilisé de façon systématique et le plus fréquemment possible sur les différents outils de communication externes et internes. Pour lui donner un maximum de visibilité, il est utilisé sur la papeterie officielle du Collège. La qualité linguistique La langue de communication du Cégep de Sept-Îles est le français. Auprès des clientèles anglophone et autochtone, l anglais et l innu peuvent aussi être employés. Par ailleurs, le Collège peut communiquer dans la langue du destinataire ou de ses partenaires au niveau international. L usage du français est exclusif et obligatoire dans la dénomination officielle du Cégep de Sept-Îles, sur toute affiche ou signalisation placée à l intérieur et à l extérieur des bâtiments ou lors de la tenue d événements. Cette règle vaut également pour l indentification du Collège sur son site web. 5. LES RESPONSABILITÉS Les communications sont une responsabilité partagée par l ensemble de la communauté des membres du conseil d administration, des employés et des étudiants. Chacun est donc appelé à jouer un rôle dans la vie, le climat, l image et le rayonnement du Collège. Toutefois, seules les personnes désignées ci-après peuvent agir à titre de porteparole du Collège. Il est donc interdit à toute autre personne de prétendre agir à ce titre à moins d autorisation expresse. Le conseil d administration Le président du conseil d administration est le porte-parole officiel du conseil d administration. En son absence, le vice-président joue ce rôle. Le président s assure de l accessibilité et de la qualité de l information donnée aux membres du conseil d administration. 5

6 Les membres du conseil d administration adoptent la Politique des communications, s assurent de son application et en font l évaluation. Ils s assurent de l accessibilité et de la qualité de l information communiquée auprès des divers publics. La Direction générale La Direction générale représente, de façon générale, le Collège et parle en son nom. En son absence, la Direction des études joue ce rôle. La Direction générale peut, lors d activités spécifiques et uniquement dans le contexte de ces activités, déléguer la responsabilité de porte-parole à une personne désignée. La Direction générale approuve le plan annuel des communications, s assure de son application et en évalue l impact. La Direction des communications De manière générale, la Direction des communications fournit au Collège l expertise nécessaire à la gestion des communications. C est ainsi qu elle coordonne la préparation et la mise en œuvre du plan annuel des communications. Les Directions de services Les Directions de services contribuent à la préparation du rapport annuel des communications et sont responsables de la mise en œuvre des activités de communications les concernant. Les employés et les étudiants siégeant dans les différentes instances Les employés et les étudiants siégeant dans les différentes instances ont la responsabilité d assurer la diffusion de l information reçue auprès des autres membres des groupes qu ils représentent. 6. ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION Cette politique entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil d administration du Collège. Le comité exécutif est mandaté pour procéder à sa révision le cas échéant. 6

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