SuBu. Gardez un œil sur vos budgets. Guide du gestionnaire comptable

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1 Context O SuBu Gardez un œil sur vos budgets Version 2 (10 octobre 2014) L'ensemble de la documentation de SuBu est (c) Nicolas Granon, Guide du gestionnaire comptable Si vous n'êtes pas familier avec le vocabulaire utilisé dans SuBu, nous vous recommandons de consulter le glossaire. Le rôle " gestionnaire comptable " est une nouveauté apportée par la version 2.0 de SuBu. Les différentes tâches qui relèvent du rôle "gestionnaire comptable " dans SuBu sont les suivantes 1 : associer les "fiches fournisseurs" avec les comptes comptables correspondants; associer les postes budgétaires des différents titres avec les comptes comptables correspondants; effectuer les traitements de comptabilisation des factures d'achats Bien entendu, et en fonction de l'organisation de votre entreprise (ou institution), il est tout à fait possible que les tâches "gestionnaire comptable" soient réparties entre différents collaborateurs. Toutes les tâches du gestionnaire comptable sont regroupées dans l'espace de travail "Comptabilité" de SuBu. Pour accéder à l'espace de travail "Comptabilité", cliquez sur le bouton correspondant de la barre de navigation, à gauche de la fenêtre de l'application : 1 Dans le cas ou l'accès au 'suivi budgétaire' est nécessaire, l'utilisateur devra en plus des droits d'accès à l'espace de travail 'Comptabilité' avoir le droit d'accès à l'espace de travail 'Budgets'.

2 Remarque : si votre seule autorisation d'accès est "Comptabilité", l'espace de travail "Comptabilité", sera directement affiché lors de votre connexion à SuBu. Présentation générale de l'espace de travail "Comptabilité" L'espace de travail "Comptabilité" comporte 5 panneaux. Pour activer un panneau, cliquez sur sa barre de titre. Un panneau n'est pas sélectionnable si sa barre de titre est grisée. Les trois premiers panneaux concernent le processus de comptabilisation des factures. Les deux derniers panneaux concernent l'enrichissement de l'annuaire des fournisseurs avec les comptes comptables associés, et l'enrichissement des plans budgétaires avec les comptes comptables associés. 2

3 Le panneau "Extraction des factures" Accès aux autres panneaux Le panneau "Comptes de charges des plans budgétaires" Les plans budgétaires, dans SuBu, sont rattachés chacun à un titre. Il est donc parfaitement possible d'avoir des plans budgétaires fort différents d'un titre à l'autre. Pour attribuer à chaque ligne budgétaire son compte de charges, il faudrait donc ouvrir chaque titre, puis enrichir chaque ligne budgétaire du budget de ce titre. Cela pourrait représenter des milliers de postes budgétaires à enrichir un par un! Le panneau "Comptes de charges des plans budgétaires" vous présente les postes budgétaires présents dans SuBu sous forme "inversée" : alors que la présentation habituelle se fait "par titre", cette présentation est faite "par poste budgétaire". Vous pouvez modifier le compte de charges d'un poste budgétaire, et tous les titres qui utilisent ce poste budgétaire seront mis à jour en une seule fois. Vous pouvez même renseigner le compte de charges au niveau d'un regroupement budgétaire, et tous les regroupements inférieurs "hériteront" du compte de leur "parent". Bien entendu, vous pouvez ensuite intervenir sur certains postes budgétaires précis, et leur attribuer un compte de charge différent de celui de leur "parent". Cet outil procure donc un gain de temps notable pour l'enrichissement des données comptables des postes budgétaires. Il apporte également une sûreté renforcée, puisque les éléments incomplets 3

4 apparaissent immédiatement, et également par la mise en valeur de l'homogénéité des informations aux différents niveaux des plans budgétaires. Les différentes colonnes du panneau "Comptes de charge des plans budgétaires" sont : Groupe : l'intitulé du niveau de regroupement. Le niveau le plus élevé est la société, le niveau le plus fin est le titre. Code titre : pour les lignes de niveau "titre", rappel du code titre correspondant. Présence : indique, pour un poste budgétaire, dans le plan budgétaire de combien de titres il apparaît. Cela permet de cibler rapidement les postes budgétaires qui apparaissent dans de nombreux plans budgétaires. Utilisations : indique, pour un poste budgétaire, dans combien de commandes il a effectivement été utilisé comme cible d'imputation. Compte de charges : le compte comptable de charges associé à ce poste budgétaire. Si le poste budgétaire correspond à un regroupement de niveau "titre", "rubrique" ou "sous rubrique", (autrement dit, il contient lui même des postes budgétaires de niveau plus fin), une valeur "******" signifie que les comptes comptables attribués à ses sous postes sont variables (non homogènes). Compte absent : indique le nombre de compte de charges non renseignés sur ce niveau de regroupement. Modifications : indique le nombre de modifications que vous avez effectuées mais pas encore enregistrées. Utilisation Pour renseigner un compte de charges, double cliquez sur la cellule correspondante, saisissez le compte puis "Entrée". Vos modifications seront enregistrées dans la base de données quand vous cliquerez le bouton "Enregistrer les modifications". Si vous avez fait des erreurs ou si vous avez un doute, cliquez sur "Annuler les modifications" pour revenir à l'état initial. L'annulation n'est possible que pour les modifications qui n'ont pas encore été enregistrées. Si vous renseignez un compte comptable sur un niveau de regroupement supérieur au titre (rubrique, sous rubrique ou nature budgétaire), ce compte comptable est "propagé" jusqu'au niveau du titre. Si un compte comptable était déjà renseigné à un niveau inférieur, il est remplacé par celui que vous avez saisi. Il est donc fortement recommandé de procéder du "plus général" jusqu'au "particulier". Dans le cas contraire, vous risquez d'écraser, en effectuant des modifications à un niveau "supérieur", des saisies effectuées à un niveau "inférieur". 4

5 Indique que tous les souspostes de "Affiche" possèdent le compte de charges "623000" Indique que "Dossier de presse" contient des souspostes qui n'ont pas tous le même compte de charges Le panneau "Comptes fournisseurs" Ce panneau vous permet d'enrichir la "fiche fournisseur" de SuBu avec les informations relatives aux comptes comptables associés. Il nécessite bien sûr d'intervenir fournisseur par fournisseur, mais procure une vision globale et rapide des fournisseurs pour lesquels l'information est manquante ou incomplète. Il comporte les colonnes suivantes : Code et intitulé du fournisseur Utilisations : permet de savoir à combien de commandes le fournisseur est lié. Peut servir à détecter les fournisseurs éventuellement inutiles. Compte général : le compte général de tiers associé à ce fournisseur 5

6 Compte auxiliaire : le compte comptable auxiliaire Compte TVA : si votre société utilise un règle de comptabilisation de la TVA dépendante du compte fournisseur, renseignez ici le compte TVA associé au fournisseur. Si votre société utilise la règle de comptabilisation de la TVA basée sur le contenu des commandes, cette information n'est pas nécessaire. Les colonnes suivantes vous indiquent combien de lignes ne comportent pas de compte général, de compte auxiliaire ou de compte de TVA. Si votre société utilise le contenu des commandes comme base de comptabilisation de la TVA, les erreurs indiquées par cette dernière colonne sont normales. Pour modifier les informations d'un fournisseur : double cliquez sur la case que vous voulez renseigner, saisissez les informations puis faites "Entrée". Pour saisir les 3 informations d'un fournisseur, vous pouvez utiliser la touche "tabulation" pour passer rapidement d'une case à la suivante. Les modifications sont enregistrées définitivement en base de données lorsque vous cliquez sur "Enregistrer le modifications". Remarque : il n'y a pas de liaison directe entre SuBu et votre système comptable. SuBu n'effectue donc aucun contrôle des informations saisies. Processus de comptabilisation des factures Ce processus génère un fichier d'interface comptable au format spécifié par votre logiciel comptable. Le processus se termine, dans SuBu, par l'enregistrement du fichier d'interface sur disque dur ou équivalent. La dernière étape consiste bien sûr à intégrer le fichier d'interface dans le système comptable. Reportez vous à la documentation de votre logiciel de comptabilité pour exécuter cette dernière étape. La génération du fichier d'interface de comptabilisation des factures comporte trois étapes, correspondant aux trois premiers panneaux de l'espace de travail "comptabilité". Etape 1 : extraction des factures Etape 2 : génération des écritures Etape 3 : génération du fichier d'interface et du bordereau associé. Extraction des factures 6

7 Choisissez le type de date de référence pour l'extraction : date de saisie de la facture, ou bien date de facture (date de pièce). Saisissez la période pour laquelle vous voulez extraire les factures. Cliquez sur "Extraction". Bien entendu seules les factures qui n'ont jamais été comptabilisées sont incluses dans l'extraction. La liste des factures correspondant à vos critères d'extraction est affichée dans le panneau. La première colonne ("Anomalies") contient un repère orangé pour signaler les factures comptabilisables mais pour lesquelles SuBu a procédé à un ajustement des longueur des textes ou des intitulés en fonction des contraintes de votre système comptable. un repère rouge pour signaler les factures qui ne sont pas comptabilisables en raison d'une erreur bloquante. Pour afficher la cause des erreurs ou des avertissements, survolez la "pastille" colorée avec votre curseur. La cause d'erreur la plus fréquente est l'absence de compte comptable pour le fournisseur ou le poste budgétaire de la facture concernée. Vous pouvez ouvrir le panneau permettant la mise à jour les comptes comptables, puis relancer l'extraction afin de prendre en compte vos modifications. Les informations des colonnes "Intitulé comptable", et "N pièce comptable" sont modifiables : cliquez sur la colonne, saisissez les informations voulues, puis "Entrée". Après avoir vérifié et éventuellement corrigé les intitulés ou numéros de pièces des factures, ouvrez le panneau "Ecritures comptables". Ecritures comptables Le panneau "Ecritures comptables" présente la liste des écritures qui vont être générées sous une forme proche de celle d'un journal comptable. 7

8 Date d'imputation comptable Aucune écriture n'est générée pour les factures comportant des erreurs bloquantes dans le panneau "Extraction des factures". Les écritures sont générées en fonction des règles propres à votre société. Il est donc tout à fait possible que les écritures réellement utilisées par votre société se présentent différemment de celles figurant dans ces exemples. Vous ne pouvez pas intervenir sur les écritures générées à l'exception de la date de comptabilisation (ou date d'imputation comptable). La liste des écritures générées comporte à la fois les écritures de comptabilité générales, mais également les écritures analytiques (dans le cas où vos règles comptables prévoient la génération d'écritures analytiques). Les cumuls affichés en bas du panneau vous permettent de vérifier visuellement que le journal est équilibré et que les montants sont cohérents. Si nécessaire, réactiver le panneau "Extraction des factures" pour y apporter les modifications nécessaires, voire procéder à une nouvelle extraction. Les écritures générées seront alors réactualisées. Une fois toutes vos vérifications effectuées, vous pouvez procéder à la création du fichier d'interface comptable. Activez pour cela le panneau "Comptabilisation". Comptabilisation Le panneau "Comptabilisation" ne comporte qu'un seule action : "Générer le fichier d'interface". Il présente un récapitulatif général des opérations effectuées et des règles utilisées pour créer et structurer les écritures comptables. 8

9 Certaines informations (par exemple, le nom du fichier enregistré sur disque) ne seront complétées qu'après la fin de l'opération. Il n'est donc pas possible d'obtenir un récapitulatif concernant un fichier d'interface qui n'aurait pas été enregistré sur disque. Une fois le fichier d'interface enregistré sur disque (ou équivalent) les factures sont marquées comme "comptabilisées", le récapitulatif est complété et un "bordereau de comptabilisation" au format PDF est généré. Il vous appartient d'enregistrer et conserver ce bordereau qui peut servir de preuve de génération du lot d'écritures. Le bordereau comporte la signature MD5 du fichier généré. Cette signature peut, si nécessaire, être comparée avec un nouveau calcul de signature par tout moyen qui vous semblera approprié (il existe de nombreux sites internet qui fournissent une signature MD5 normalisée). Les deux signatures doivent être exactement identique. Des signatures identiques prouvent que le contenu du fichier enregistré par SuBu est exactement identique à celui du fichier comptabilisé. Cette "preuve numérique" vous garantit que le fichier n'a pas été trafiqué avant comptabilisation (par exemple en y ajoutant des factures "bonnes à payer" supplémentaires). Nous vous recommandons donc de conserver les fichier d'interface comptable car, accompagnés du bordereau correspondant, ils sont un élément de preuve de la sincérité de vos comptes comptables. Recyclage d'un lot de factures déjà comptabilisées En cas de perte ou de corruption d'un fichier d'interface comptable, vous pouvez en regénérer le contenu en utilisant l'option "Factures déjà traitées" du panneau "Extraction des factures". Vous devez alors fournir l'identification du lot à regénérer en fournissant son identifiant tel qu'il est inscrit sur le bordereau de comptabilisation original (cet identifiant est formé par la date et l'heure de traitement du lot original). Il ne sera pas possible de modifier le contenu du lot original. Remarque : si vous modifiez manuellement les intitulés comptables des factures, la signature MD5 du lot regénéré sera très probablement différente de celle du lot d'origine. Modification des taux de change des devises des factures comptabilisées Lors de l'extraction des factures à comptabiliser, les taux de change des factures en devises sont actualisés avec les valeurs courantes figurant dans la table des devises de SuBu. Vous pouvez intervenir sur les taux de change à utiliser pour générer les écritures comptables à l'aide du bouton "Modification des taux de change" du panneau "Extraction des factures". Les taux de change que vous saisissez dans cet outil s'appliquent à toutes les factures comptabilisables, devise par devise. Il n'est pas possible d'attribuer à ce stade un taux de change spécifique à une facture en particulier. Les taux de change saisis dans cet outil ne s'appliquent qu'aux factures en cours de comptabilisation. Ils ne mettent pas à jour la table des devises de SuBu. Conséquences de la comptabilisation sur les factures saisies dans SuBu Les factures qui ont été incluses dans un fichier d'interface comptable ne sont plus modifiables dans SuBu. 9

10 GLOSSAIRE Plan budgétaire La structure des budgets d'un titre, ainsi que les montant des budgets associés aux lignes budgétaires. Structure budgétaire La hiérarchie budgétaire associée à une titre. La structure budgétaire d'un titre comporte deux niveaux de regroupement (rubrique et sous rubrique) et un niveau "détail" nommé "ligne budgétaire" ou "ligne de budget". Le montant d'un budget est "porté" par la ligne budgétaire. Titre Le titre correspond à un projet, ou à un dossier. Chaque titre possède son propre plan budgétaire. Budget actuel Egalement appelé "budget courant" : c'est le montant associé à une ligne budgétaire. Chaque ligne budgétaire peut également comporter un budget "brouillon" ("draft") qui reflète le travail "en cours" du responsable du budget. Le budget "brouillon" n'est jamais utilisé pour les opérations comptables, ni pourles opérations de suivi des budgets. Rubrique L'un des niveaux de regroupement et de totalisation d'un plan budgétaire. Sa dénomination standard est "chapitre budgétaire". Le budget d'un titre est réparti sur plusieurs chapitres ou rubriques. Sous rubrique L'un des niveaux de regroupement et de totalisation d'un plan budgétaire. Sa dénomination standard est "paragraphe budgétaire". Le budget d'un titre est réparti sur plusieurs chapitres ou rubriques elles mêmes réparties en plusieurs sous rubriques ou paragraphes. Nature Synonyme de "ligne budgétaire". C'est l'élément le plus fin d'un plan budgétaire. Une sous rubrique (ou paragraphe) est répartie sur plusieurs lignes budgétaires. Les montants des budgets sont toujours assignés à une ligne budgétaire. Pourcentage d'imputation Pour une commande comportant plusieurs imputation budgétaires différentes, le poucentage d'imputation correspond au pourcentage du montant de la commande assigné sur une ligne budgétaire précise. Si la commande est imputée en totalité sur un unique poste budgétaire, le purcentage d'imputation est de 100%. Poste budgétaire La description hiérarchique complète d'un élément du plan budgétaire pour un titre donné. Par exemple : 10

11 Publicité > Affichage > Impression dans lequel 'Publicité' est un chapitre (ou rubrique), 'Affichage' est un paragraphe (ou sous rubrique) et 'Impression' est une ligne budgétaire (ou nature). On peut également utiliser le terme 'poste budgétaire' pour désigner un niveau de regroupement et de totalisation (par exemple, le poste budgétaire 'Publicité' qui regroupe un certain nombre de souséléments). 11