Service Nova Scotia/Service Nouvelle Écosse. Department of Municipal Affairs Ministère des Affaires municipales

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1 Service Nova Scotia Service Nouvelle Écosse French language Services Plan Plan de services en français Joanne Munro Chief Executive Officer/Directrice générale Service Nova Scotia/Service Nouvelle Écosse Dan McDougall Deputy Minister/Sous ministre Municipal Affairs/Affaires municipales

2 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Table des matières Message de la directrice générale et du sous ministre... 4 Réponse aux demandes en français... 6 Inventaire des services en français... 6 Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs de Buts, objectifs et mesures pour Priorités de la communauté acadienne et francophone Conclusion Annexe A : Inventaire des services en français

3 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Table of Contents Message from the Chief Executive Officer and the Deputy Minister... 5 Response to French requests... 7 French language Services Inventory... 7 Progress in Reaching Goals and Objectives for Goals, Objectives, and Measures for Priorities of the Acadian and francophone Community Conclusion Appendix A: Inventory of Services

4 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Message de la directrice générale et du sous-ministre C est avec plaisir que nous nous vous présentons le plan conjoint de services en français pour de Service Nouvelle-Écosse et du ministère des Affaires municipales. Les renseignements dans la première partie du plan portent sur les progrès réalisés durant l exercice financier de par l ancien ministère de Services Nouvelle-Écosse et Relations avec les municipalités dans la prestation et la mise en œuvre des services en français. Le plan décrit aussi les priorités et les initiatives que nous mettrons de l avant en Services Nouvelle-Écosse et Relations avec les municipalités était un ministère très diversifié qui offrait des programmes et des services aux citoyens, aux entreprises et aux municipalités. Le Ministère était au service des citoyens avec des programmes et des règlements sur la sécurité, la location, les condominiums, de même que l'alcool et le jeu. Le Ministère travaillait avec d autres ministères et d autres ordres de gouvernement pour améliorer les services aux citoyens et aux entreprises en utilisant au maximum sa technologie et en misant sur ses relations solides avec d autres ordres de gouvernements, administrations et organismes pour offrir efficacement des programmes et des services et contribuer à édifier des collectivités fortes et durables. Les employés traitent avec diligence 90 p. 100 des interactions quotidiennes entre les Néo-Écossais et le gouvernement provincial pour des questions allant du renouvellement du permis de conduire à l'enregistrement d'une entreprise. Le ministère de Services Nouvelle-Écosse et Relations avec les muncipalités considère l inclusion du français comme un élément obligatoire de sa stratégie de prestation des services dans tous les modes de prestation, selon les besoins : en ligne, en personne, par la poste, par téléphone de même que dans les documents imprimés à l intention des Néo-Écossais. Le Ministère travaille fort pour favoriser un environnement positif où les services en français sont encouragés, attendus, respectés et appréciés. Nous recommandons que soit envisagée l inclusion d éléments pour offrir des services en français quand de nouveaux programmes et services sont en cours d élaboration. Les organismes qui offrent des programmes et les municipalités sont encouragés à trouver des occasions pour offrir de nouveaux services en français ou améliorer les services déjà offerts en français. Nous sommes déterminés non seulement à maintenir notre niveau de services en français mais aussi à améliorer notre capacité de gérer la prestation de services en français. Nous continuerons d'étendre les services en français offerts à la communauté acadienne et francophone pour qu elle ait une meilleure interaction avec le gouvernement au moment d obtenir de l information, de participer à des programmes et de recevoir des services. En mars 2014, le gouvernement de la Nouvelle Écosse a annoncé que le ministère de Services Nouvelle-Écosse et Relations avec les municipalités deviendrait deux organismes : le ministère des Affaires municipales et l Office de Service Nouvelle-Écosse qui deviendra une agence en Durant la transition, Service Nouvelle-Écosse offrira des services en français au nom du ministère des Affaires municipales. C'est avec plaisir que Service Nouvelle-Écosse et le ministère des Affaires municipales vous présentent le plan conjoint de services en français pour Le plan présente les progrès que nous avons réalisés dans la prestation et la mise en œuvre de services en français en , et et il décrit les priorités et les initiatives que nous mettrons de l'avant en Joanne Munro Directrice générale Service Nouvelle-Écosse Dan McDougall Sous-ministre Ministère des Affaires municipales 4

5 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Message from the Chief Executive Officer and the Deputy Minister We are pleased to share with you the consolidated French-language Services Plan for 2014/2015 for the Office of Service Nova Scotia and for the Department of Municipal Affairs. Information in this report for the year 2013/2014 reflects the results of the former Department of Service Nova Scotia and Municipal Relations. This plan outlines the progress we have achieved in our delivery and implementation of French-language services over the past fiscal year and identifies the priorities and initiatives for the upcoming year. Service Nova Scotia and Municipal Relations is an incredibly diverse department that delivers programs and services to citizens, businesses and municipalities. We also support citizens through programs and regulations covering safety, rental and condo properties and alcohol and gaming. We work across departments and with other levels of government to improve services to citizens and businesses, making the most of our technology and our strong relationships with other governments and organisations to effectively deliver programs and services and help build strong, sustainable communities. Our dedicated employees process 90% of the routine interactions Nova Scotians have with the provincial government, from renewing a driver s licence to registering a business. Service Nova Scotia and Municipal Relations considers the inclusion of French language as a mandatory component of its Service Delivery Strategies in all delivery channels, where appropriate: online, in-person, mail, by phone as well as through printed materials for use by Nova Scotians. We work hard to foster a positive environment where French-language services are encouraged, expected, respected, and valued. We recommend that the inclusion of French-language services components be considered when new programs and services are being developed. Program owners and municipalities are encouraged to identify opportunities to deliver new services or improve existing services in French. We are not only committed to maintaining our level of French-language services but also to improving our capacity to manage the delivery of French-language services. We will continue to expand French-language services to the Acadian and francophone community to enable improved interaction with government in the delivery of information, programs and services. In March of 2014, the Province of Nova Scotia announced that the former Department of Service Nova Scotia and Municipal Relations would become two organizations: the Department of Municipal Affairs and the Office of Service Nova Scotia, which will be transitioned into an Agency in During this transition period French-language services will be provided to the Department of Municipal Affairs by Service Nova Scotia. Service Nova Scotia and the Department of Municipal Affairs are pleased to share with you our 2014/2015 consolidated French-language Services Plan. This plan outlines the progress we have achieved in our delivery and implementation of French-language services in 2013/2014 and identifies the priorities and initiatives for 2014/2015. Joanne Munro Chief Executive Officer Office of Service Nova Scotia Dan McDougall Deputy Minister Department of Municipal Affairs 5

6 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Réponse aux demandes en français Dans la mesure du possible, le Ministère répond en français et en temps opportun aux demandes écrites ou verbales faites par des membres du public. Toute correspondance du public reçoit une réponse dans la langue de la correspondance initiale; la traduction de la correspondance écrite est gérée par la coordonnatrice des services en français du Ministère. Une demande de service faite en français en personne ou au téléphone est traitée par un membre du personnel qui parle français. Consultations publiques Notre politique sur les consultations publiques est conforme à la Loi sur les services en français et à son règlement. Quand nous planifions une consultation publique, nous incluons des options pour que les membres de la communauté acadienne et francophone puissent participer en français. Nous encourageons aussi tous les Néo-Écossais à nous faire parvenir leurs commentaires sur l un ou l autre de nos programmes ou services au moyen du sondage en ligne après avoir reçu un service ou en tout temps en nous envoyant un courriel à askus@gov.ns.ca. Consultations publiques : En , le Ministère a tenu quelques rencontres avec des parties intéressées pour discuter d aspects techniques et de compétences pour la prestation de services, mais ces rencontres n ont pas été offertes en français. Nous avons des rencontres prévues en qui pourraient comprendre un volet en français pour permettre aux membres de la communauté acadienne et francophone de participer en leur offrant de l information en français et la possibilité de remplir un sondage en ligne en français. Inventaire des services en français La liste détaillée des services offerts en français par Services Nouvelle-Écosse et Relations avec les municipalités se trouve à l Annexe A. En , le Ministère a rendu accessible en français les services, les documents imprimés et les contenus Web suivants : Nouveaux services Magasin du gouvernement cartes et publications. Le magasin est bilingue. Services en ligne importantes actualisations et mises à jour : o Projet de reconnaissance des caractères de typographie français Cela permet aux clients d utiliser ces caractères pour tous les services en ligne, tant en anglais qu en français. o Projet des reçus en PDF Tous les services en lignes envoient maintenant un reçu en anglais ou en français en format PDF. o Maintenance à la Division des services informatiques Services en français Résumés analytiques d'assurance de conducteur pour la Nouvelle-Écosse sous ACOL MD Les résumés analytiques d assurance de conducteur d Atlantic Canada On-Line sont maintenant accessibles en français. 6

7 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Response to French Requests Service Nova Scotia and Municipal Affairs respond to verbal and written requests from the public in a timely manner in French whenever possible. Written correspondence received from the public is replied to in the language of the original correspondence; translation of written correspondence is arranged through our French-language Services Coordinator. Any phone or in-person service enquires received in French, are handled by French-speaking staff. Public Consultations Our policy on public consultations is in accordance with the French-language Services Act and Regulations. If a public consultation is planned, we will include options for members of the Acadian and francophone community to participate in French in the public consultation process. We also encourage all Nova Scotians to provide feedback on any of our services and programs through the online surveys available at the completion of each service or at any time by sending an to Ask Us at askus@gov.ns.ca. Public Consultations: In , SNSMR did conduct a few stakeholder engagements that looked at technical and knowledge considerations in the delivery of services, French was not included at this time. We have additional engagements planned for which may include a French component to allow members of the Acadian and francophone community to participate in the public consultation process by offering information and online surveys in French. French-language Services Inventory The detailed French-language services inventory for Service Nova Scotia and Municipal Relations is available in Appendix A. The inventory lists French-language services that were available from SNSMR from April 1, 2004 till March 30, In Service Nova Scotia and Municipal Relations made available the following new services, print materials and website content. New Services: Government Store - Maps and Publications the store is bilingual Online Services a major upgrade/update was completed that included: o French Character Project allows customers to enter French characters into all online services in both English and French services, o PDF Receipt project all online services now return a pdf receipt in either English or French. o Online Services - maintenance focused on French Language updates Driver Insurance Abstracts Service for Nova Scotia (DIAS-NS) the Atlantic Canada On-Line Driver Insurance Abstract Service is now available in French. 7

8 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Documents imprimés Bilan de préparé par les Services aux municipalités novascotia.ca/dma/publications/division-annual-update-fr.asp Guide de consultation rapide sur les états financiers municipaux en Nouvelle-Écosse novascotia.ca/snsmr/municipal/finance-fr.asp Ce qu'il faut faire après un décès novascotia.ca/snsmr/access/vitalstats/death-fr.asp Sites Web Services municipaux : Traduction du site Web au complet ( ) Accès Nouvelle-Écosse Bureau de l état civil : Décès accessns.ca/vitalstats/death-fr.asp Plaque d'immatriculation «Buy Local» accessns.ca/drivers/buy-local-licence-plate-fr.asp Permis, licences et formulaires novascotia.ca/snsmr/paal/f/fr-ndxsnsmr.asp Nouveaux règlements concernant les téléphones cellulaires accessns.ca/individuals/consumer-awareness/new-cellregulations-fr.asp Location à usage d'habitation accessns.ca/land/residential-tenancies-fr.asp Remboursement d'impôt foncier pour les personnes âgées accessns.ca/individuals/consumer-awareness/propertytax-rebate-for-seniors-fr.asp Votre remise sur les frais d'énergie accessns.ca/business/your-energy-rebate-fr.asp Programme d'aide au chauffage accessns.ca/individuals/consumer-awareness/heatingassistance-rebate-program-fr.asp homeheatinghelp.ca/f Escroqueries et fraude accessns.ca/individuals/consumer-awareness/consumeralerts-fr.asp Commercialisation à paliers multiples et vente pyramidale accessns.ca/individuals/consumer-awareness/consumeralerts/multilevel-marketing-and-pyramid-selling-fr.asp Déménagements accessns.ca/individuals/consumer-awareness/consumeralerts/moving-fr.asp Fraude par carte de débit accessns.ca/individuals/consumer-awareness/consumeralerts/debit-card-fraud-fr.asp Abonnements à un centre de conditionnement physique Connaître ses droits accessns.ca/individuals/consumer-awareness/consumeralerts/fitness-memberships-fr.asp Alcools et jeux Le contenu du site Web a été traduit en français et affiché en mars Coordonnatrice des services en français La coordonnatrice des services en français est : Michelle Saulnier Service Nouvelle-Écosse et ministère des Affaires municipales 1505, rue Barrington, C.P Halifax (N.-É.) B3J 3K5 8

9 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Print Publications Municipal Services Annual Update - novascotia.ca/dma/publications/division-annual-update-fr.asp Quick Guide to Municipal Financial Statements - novascotia.ca/snsmr/municipal/finance-fr.asp What you have to do after someone has passed away - novascotia.ca/snsmr/access/vitalstats/death-fr.asp Websites Municipal Services: translation of website: novascotia.ca/snsmr/municipal/default-fr.asp* Access Nova Scotia: Vital Statistics: Death accessns.ca/vitalstats/death-fr.asp Buy Local License plate accessns.ca/drivers/buy-local-licence-plate-fr.asp Permits, Forms and Licenses novascotia.ca/snsmr/paal/f/fr-ndxsnsmr.asp New Cell Phone Regulations Residential Tenancies accessns.ca/land/residential-tenancies-fr.asp Property Tax Rebate for Seniors accessns.ca/individuals/consumer-awareness/propertytax-rebate-for-seniors-fr.asp Your Energy Rebate Program accessns.ca/business/your-energy-rebate-fr.asp Heating Assistance Rebate Program accessns.ca/individuals/consumer-awareness/heatingassistance-rebate-program-fr.asp homeheatinghelp.ca/f Scams and Fraud accessns.ca/individuals/consumer-awareness/consumeralerts-fr.asp Multi-Level Marketing and Pyramid Selling accessns.ca/individuals/consumer-awareness/consumeralerts/multilevel-marketing-and-pyramid-selling-fr.asp Moving accessns.ca/individuals/consumer-awareness/consumeralerts/moving-fr.asp Debit Card Fraud accessns.ca/individuals/consumer-awareness/consumeralerts/debit-card-fraud-fr.asp Fitness Memberships - Know Your Rights accessns.ca/individuals/consumer-awareness/consumeralerts/fitness-memberships-fr.asp Alcohol and Gaming: The website content was translated and published in March French-language Services Coordinator The French-language Service Coordinator is: Michelle Saulnier The Office of Service Nova Scotia and the Department of Municipal Affairs 1505 Barrington Street, P.O. Box 2734 Halifax, NS B3J 3K5 9

10 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs de En , le Ministère a continué d augmenter le nombre de services offerts en français et d améliorer les services déjà offerts en français pour appuyer la Loi sur les services en français et son règlement. Résultats attendus : Plan stratégique des services en français Objectif 1 Leadership et orientation politique Se faire le champion et assurer le soutien de l'élaboration des cadres politiques, administratifs et de planification pour la mise en œuvre de la Loi sur les services en français et son règlement. 1.1 Champion des services en français 1.2 Cadres de politique, de planification et d'administration Objectif 2 Disponibilité et accessibilité des services en français Améliorer la sensibilisation aux services en français par l'offre active, les ressources électroniques et imprimées, et la capacité accrue des fonctionnaires d'offrir des services en français. 2.1 Offre active et communication avec le public 2.2 Documents d'information imprimés ou électroniques 2.3 Ressources humaines Objectif 3 Engagement et approche communautaires Assurer la participation de la communauté acadienne et francophone et offrir des services qui appuient son développement et son essor. 3.1 Engagement du public 3.2 Conseils, agences et commissions 3.3 Processus de plainte 3.4 Services municipaux 3.5 Développement et essor de la communauté 10

11 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Progress in Reaching Goals and Objectives for The department continued to improve and increase existing services in French in in support of the Frenchlanguage Act and Regulations. Expected Results: French language Services Strategic Plan Corporate Objective 1 Leadership and Policy Direction Champion and support the policy development, planning, and administrative frameworks for the implementation of the French-language Services Act and Regulations. 1.1 Championing French-language Services 1.2 Policy, Planning, and Administration Frameworks Corporate Objective 2 Availability and Accessibility of French language Services Increase the prevalence and awareness of French-language services through active offer, communications, printed and electronic material, and increased French-language capacity of public servants. 2.1 Active Offer and Communications with the Public 2.2 Information Materials: Printed or Electronic 2.3 Human Resources Corporate Objective 3 Community Engagement and Outreach Engage the Acadian and francophone community and provide services which support its development and growth. 3.1 Public Engagement 3.2 Agencies, Boards and Commissions 3.3 Complaints Process 3.4 Municipal services 3.5 Community Development and Growth 11

12 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars Leadership et orientation politique 1.1 Champion des services en français Les institutions publiques désignées : ont favorisé un environnement positif où les services en français sont encouragés, attendus, respectés et appréciés; sont au courant de leurs obligations relatives aux services en français et se sont acquittées de leurs obligations prévues par la Loi sur les services en français et son règlement; et ont une vision pour assurer les progrès et ont intégré les services en français dans leurs politiques, leurs programmes et la prestation de services. Buts et objectifs pour Le ministère de Services Nouvelle-Écosse et Relations avec les municipalités s efforce de favoriser un environnement positif où les services en français sont encouragés, attendus, respectés et appréciés. Le Ministère est conscient de l importance de sensibiliser le personnel et le public à l utilisation et à la prestation des services en français et il encourage la promotion d une image positive des services en français auprès du personnel et du public. Il renseigne le public et le sensibilise relativement à ses obligations par rapport aux services en français et il s efforce de remplir ces obligations conformément à la Loi sur les services en français et à son règlement. Le sous-ministre de SNERM appuie le travail des Affaires acadiennes en soutenant le travail de la coordonnatrice des services en français du Ministère. En outre, il appuie l intégration des services en français dans les politiques, les programmes et la prestation des services du Ministère. Le Ministère continue d'appuyer les Affaires acadiennes en ce qui a trait à la Loi sur les services en français et à son règlement en participant au Comité de coordination des services en français et aux sous-comités interministériels. Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs Le Ministère a fait une présentation sur les services en français lors des séances d orientation pour les nouveaux employés. Le Ministère a publié son plan de services en français pour et contribué au rapport d étape annuel du gouvernement sur les services en français. La coordonnatrice des services en français a représenté le Ministère au sein du Comité de coordination des services en français. La coordonnatrice des services en français a participé aux sous-comités interministériels sur les ressources humaines et les communications. Le Ministère a encouragé tout son personnel à se faire le champion des services en français afin d aider à soutenir et à développer les services en français. Le Ministère a continué de considérer l inclusion du français comme un élément obligatoire de sa stratégie de prestation des services dans tous les modes de prestation. Il prépare et publie le plan annuel de services en français. Il veille à être représenter au sein des sous-comités du Comité de coordination des services en français. 12

13 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 Objectif 1 Leadership et orientation politique 1.1 Championing French language Services Designated public institutions: Have fostered a positive environment where French-language services are encouraged, expected, respected, and valued; Are aware of their obligations relating to French-language services and have fulfilled their obligations pursuant to the Frenchlanguage Services Act and Regulations; and Have a vision for ensuring progress and have integrated French-language services into departmental policies, programs and service delivery. Goals and Objectives Service Nova Scotia and Municipal Relations work hard to foster a positive environment where French-language services are encouraged, expected, respected, and valued. SNSMR recognizes the importance of creating awareness of the use and delivery of French-language services and encourages promotion of a positive image of French-language services to staff and the public. SNSMR educates and promotes awareness of our department s obligations relating to French-language services and strives to fulfill those obligations pursuant to the Frenchlanguage Services Act and Regulations. SNSMR s Deputy Minister supports the work of Acadian Affairs by supporting the work of the department s Frenchlanguage Services Coordinator. In addition, the deputy supports the integration of French-language services into departmental policies, programs and service delivery. Continue to support Acadian Affairs with regards to the French-language Services Act and Regulations by participating on the French-language Services Coordinating Committee and Interdepartmental Subcommittees. Progress in Reaching Goals and Objectives for Presented on French-language services to new employee orientation sessions. Published a SNSMR French-language Services Plan and contributed to the Government s annual progress report on French-language services. SNSMR s French-language Services Coordinator represented the department on the French-language Services Coordinating Committee. Participated on the Human Resources and Communications French-language services interdepartmental subcommittees Encouraged all SNSMR staff to champion French-language services in order to help support and grow our French-language services. Continued to consider the inclusion of French language as a mandatory component of SNSMR s Service Delivery Strategy for all delivery channels. Prepare and publish an annual French-language Services Plan. Ensure representation on the Interdepartmental Subcommittees of the French-language Services Coordinating Committee. 13

14 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars Leadership et orientation politique 1.2 Cadres de politique, de planification et d'administration Les institutions publiques désignées Les institutions publiques désignées reçoivent le soutien nécessaire pour s'acquitter de leurs obligations prévues par la Loi sur les services en français et son règlement par le biais des programmes et services des Affaires acadiennes et d'autres unités centrales de soutien. Les Affaires acadiennes appuient le ministre responsable de la Loi sur les services en français pour l'aider à s'acquitter de ses obligations prévues par la Loi sur les services en français et son règlement. Le Comité de coordination des services en français appuie et conseille le ministre des Affaires acadiennes sur la mise en œuvre de la Loi sur les services en français. Buts et objectifs pour Continuer d encourager l utilisation des services de traduction pour fournir des renseignements de qualité en français au personnel et au public. Veiller à ce que les services offerts en ligne et en personne soient de qualité égale et, dans la mesure du possible, fournis dans les mêmes délais. Promouvoir les Prix d'excellence Bonjour! auprès des employés afin de les encourager à présenter la candidature des programmes et des initiatives du Ministère. Continuer d encourager les autres ministères à utiliser le centre d appels de SNERM ou son service bilingue de traitement des paiements pour offrir des services en français au public. Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs Le Ministère encourage l utilisation des services de traduction et en fait la promotion. En , le Ministère a fait traduire en français plus de mots. L affichette Bonjour! qui indique l offre de services en français est en place dans les bureaux de prestation de services au public où des services en français sont offerts en personne, soit aux centres Accès Nouvelle-Écosse de Yarmouth, de Sackville et de Dartmouth, et à l'unité d'enregistrement des entreprises. Le Ministère a encouragé le personnel à présenter la candidature de leurs pairs aux prix d excellence Bonjour! et à assister à la cérémonie de remise des prix Bonjour!. Cette année, le Ministère a présenté quatre candidatures et a obtenu le prix Bonjour! dans la catégorie Excellence en matière de développement de programme pour la création des kiosques d enregistrement des naissances ( Le Ministère a encouragé d autres ministères a utilisé sa capacité d offrir en ligne des services du gouvernement en français. 14

15 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars Leadership and Policy Direction 1.2 Policy, Planning, and Administration Frameworks Designated public institutions: Designated public institutions are supported in meeting their obligations pursuant to the French-language Services Act and Regulations through programs and services from Acadian Affairs and other central support units. Acadian Affairs supports the Minister responsible for the French-language Services Act in fulfilling obligations pursuant to the Frenchlanguage Services Act and Regulations. The French-languages Services Coordination Committee assists and advises the Minister of Acadian Affairs on the implementation of the French-language Services Act. Goals and Objectives Continue to encourage the use of translation services to provide quality French information for use by staff and the public. Ensure that the customer experience online or in person is equal in French and English and provided within the same turnaround time, whenever possible. Promote the Bonjour! Awards of Excellence to employees with a view to encourage staff to nominate SNSMR programs and initiatives. Continue to encourage other departments to engage SNSMR s Contact Centre or utilise SNSMR s bilingual payment processor in their delivery of online French-language services to the public. Progress in Reaching Goals and Objectives for Promoted and encouraged the use of translation services. In SNSMR translated more than 100,000 English words were translated to French. Displayed the Bonjour! Services en Français, signage in Public Service Delivery Offices where French Services are available, in our Yarmouth, Sackville and Dartmouth Access NS Offices and in the Business Registration Unit. Encouraged staff to nominate their peers for the Bonjour! Awards of Excellence and to attend the Bonjour! Awards ceremony. This year SNSMR put forward 4 nominations and won a Bonjour! Award of Excellence in Program Development for the new Birth Registration kiosks: Encouraged other departments to use SNSMR s ability to deliver Government French-language services online. 15

16 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars Disponibilité et accessibilité des services en français 2.1 Offre active et communication avec le public Les institutions publiques désignées Le gouvernement offre des communications en français de façon uniforme. La communauté acadienne et francophone est au courant des services offerts en français et de l'approche adoptée par le gouvernement pour offrir des services en français. Les institutions publiques désignées ont adopté «l'offre active» de services en français et elles en font la promotion. La communauté acadienne et francophone utilise ces services. La langue française et les services en français sont visibles dans les aires publiques des édifices du gouvernement grâce à l'utilisation d'affiches en français ou bilingues, ou d'autres moyens. Buts et objectifs pour Continuer de faire la promotion active des services en français au sein du Ministère et auprès du public. Fournir aux employés plus d accès à de l information sur les services en français, le programme Bonjour! et les communautés acadiennes et francophones en Nouvelle-Écosse par l'entremise de séances d'orientation, du site intranet du Ministère, de communications par courriel et d'un rappel de l'offre active. Renseigner les chargés de programmes sur la Loi et le Règlement sur les services en français pour qu ils les comprennent mieux et les respectent mieux dans la prestation de leurs programmes et et de leurs services. Continuer d offrir les services en français existants dans l'ensemble des modes de prestation. Maintenir un dialogue constant avec les organismes de la communauté acadienne et francophone pour déterminer les besoins en matière de services gouvernementaux en français. Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs Le Ministère a continué de faire la promotion de ses services en français auprès du public par divers moyens : la radio, les imprimés, la publicité en ligne et le bouche à oreille. Le Ministère a continué d envoyer des rappels sur l offre active en encourageant les employés à dire Bonjour!, à assister à l atelier Coup d œil sur l Acadie, et à suivre des cours de français. Le Ministère a maintenu le niveau de services offerts par téléphone, en personne, en ligne et par l entremise de la page «Communiquez avec nous». Le Ministère a travaillé avec des chargés de programmes pour cerner les possibilités d offrir de nouveaux services en français ou d améliorer les services existants. Le Ministère a élaboré les nouveaux services en ligne suivants : - Magasin en ligne du gouvernement de la Nouvelle-Écosse : accessns.ca/magasin - Site Web des Services municipaux en français. Ce site Web a gagné un prix d excellence ministériel en Élaboration d un outil pour les indicateurs financiers municipaux - Poursuite de l utilisation du service LPARC. suite à la page suivante 16

17 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars Availability and Accessibility of French language Services 2.1 Active Offer and Communications with the Public Designated public institutions: Government provides French-language communications in a consistent manner. The Acadian and francophone community is informed of services in French available to them and of the approach being taken by the government to provide French-language services. Designated public institutions embrace and promote an active offer of services in French and the Acadian and francophone community makes use of these services. The French language and French-language services are visible in public areas of government spaces due to the use of French or bilingual signage and other methods. Goals and Objectives Continue to actively promote the availability of Frenchlanguage services within the department and to the public. Provide employees with increased access to information on French-language services and knowledge about the Bonjour! Program, and the Acadian and francophone Community in Nova Scotia through: orientation sessions, SNSMR Intranet site, communications, and an active offer refresher. Educate program owners on the French-Language Services Act and Regulations to improve their understanding of the Act and Regulations; and how to comply with the Act and Regulations in the delivery of programs and services. Continue the provision of existing French-language services across designated delivery channels. Continue to keep an ongoing dialogue with Acadian and francophone community organizations to determine and prioritize the needs for French-language government services. Progress in Reaching Goals and Objectives for Continued to promote the availability of its French-language services to the public through radio, print and online advertising, and by word of mouth. Continued to provide the French-language service reminders on the active offer by encouraging employees to say Bonjour!, attend Acadie at a Glance and French-language training. Maintained the level of French-language services currently offered by phone, in-person, through our online services and the Ask Us contact page. Worked with program owners to identify opportunities to deliver new or improve existing services in French. Developed the following new online services in : - NS Government Online Store: - Municipal Services French language website, this site won a Ministerial Award of Excellence in Online Driver Insurance Abstracts - Work on the LPARC Service is on-going Continued on next page 17

18 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 suite 2 Disponibilité et accessibilité des services en français 2.1 Offre active et communication avec le public Buts et objectifs pour Collaborer avec les chargés de programmes pour trouver des moyens de peaufiner ou de repenser des approches, des programmes et des stratégies dans le but de planifier et d assurer des services en français dans les secteurs prioritaires. Il s agira, entre autres, d augmenter la quantité d information en français disponible en ligne sur les programmes et services. Collaborer avec les personnes chargées des différents programmes pour préparer des formulaires et des attestations sous serment bilingues. Participer aux initiatives de services bilingues suivantes : - licences, permis, approbations, registres et certificats (LPARC), - nouveau magasin en ligne bilingue du gouvernement, - résumés analytiques d assurance de conducteur. Améliorer l affichage en français dans les centres Accès N.-É. Encourager la traduction de campagnes de publicité et de marketing et de documents connexes : communiqués de presse, publicités, invitations à participer, sondages, documents de travail, rapports et résultats. Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs Le Ministère a fourni des affiches pour les services en français aux centres Accès Nouvelle-Écosse et encouragé leur utilisation. Le Ministère a offert une aide financière pour l inclusion d annonces et de matériel en français pour les campagnes de publicité et de marketing élaborées par son service des communications, notamment : - Alice et Jacques - «Save the Trip» - La promotion de la plaque d immatriculation avec le drapeau acadien Le Ministère a fourni de l aide au groupe de travail du comité de coordination de services en français qui travaille sur les aspects des communications et des sites Web. Le Ministère a remis au prochain exercice financier la collaboration avec le Bureau de l état civil pour faire traduire les formulaires suivants et les rendre accessibles au public : le formulaire d enregistrement de mariage, la déclaration à l appui de l enregistrement de mariage et la demande de certificat de naissance sur papier. 18

19 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars 2014 continued 2 Availability and Accessibility of French language Services 2.1 Active Offer and Communications with the Public Goals and Objectives Collaborate with program owners on ways to refine or redevelop approaches, programs, and strategies for planning and delivering French-language services in priority areas. This includes increasing the availability of French information available online for programs and services. Collaborate with program areas to develop bilingual forms and affidavits. Participate in the following bilingual service initiatives: - Licences, Permits, Approvals, Registries and Certificates, (LPARC) - Government s new bilingual online store - Online Driver Insurance Abstracts Improve French-language signage in Access Centres. Encourage the translation of advertising and marketing campaigns and documents such as: press releases, advertisements, invitations to participate, surveys, discussion papers, reports and results. Progress in Reaching Goals and Objectives for Provided French-language Service signage to Access Centres and encouraged their use. Offered financial support for the inclusion of French-language ads and materials in advertising and marketing campaigns developed by SNSMR Communications, such as: - Alice and Jack - Save the Trip - Acadian Flag Licence Plate promotion Provided support to French-language Services Communication Subcommittee looking at French-language services communications and French-language services website guidelines. Deferred to next fiscal: Collaborate with Vital Statistics to make the following forms bilingual and available to the public: Marriage Registration From and supporting marriage declaration and the paper Birth Certificate request form. 19

20 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars Disponibilité et accessibilité des services en français 2.2 Documents d'information imprimés ou électroniques Les institutions publiques désignées La communauté acadienne et francophone a accès à des documents d'information bilingues ou en français, en format imprimé ou électronique. Les sites Web du gouvernement ont du nouveau contenu en français et sont faciles à naviguer pour les utilisateurs francophones parce qu'une approche uniforme a été adoptée. Buts et objectifs pour Travailler avec Communications Nouvelle-Écosse pour élaborer des lignes directrices sur les services en français, qui s'appliquent aux communications, aux publicités, aux communiqués de presse, aux documents et au contenu de sites Web de SNERM en vue d'améliorer l'uniformité de la diffusion d'informations en français au public conformément à la Loi sur les services en français et à son règlement. Poursuivre la restructuration progressive du site Web du Ministère, ce qui permettra une plus grande sensibilisation aux services en français et une amélioration de l'expérience pour l'utilisateur. Continuer d'augmenter le contenu en français des sites Web du Ministère et encourager la traduction de documents et de publications tels que les manuels, les formulaires, les dépliants et les brochures. Élaborer un plan de communications et de publicité pour promouvoir les services en français auprès du public, encourager l utilisation des options libre-service du site Web du Ministère et encourager l utilisation des services en français du gouvernement en général. Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs Le Ministère a travaillé avec son personnel des communications pour poursuivre en français la promotion auprès du public de nouveaux services en français et des services existants. Le Ministère a publié 19 p. 100 de ses communiqués en français. Le Ministère a publié de nouvelles page Web en français et a mis à jour d autres pages Web en français sur les sujets suivants : - Règlement sur les téléphones cellulaires - Services municipaux (La majorité du site Web est bilingue.) - Alcools et jeux (La majorité du site Web est bilingue.) - Bureau de l état civil : Guide sur les étapes à suivre après un décès - Plaque d'immatriculation «Buy Local» - Location à usage d'habitation - Remboursement d impôt foncier pour les personnes âgées - Votre remise sur les frais d'énergie - Escroqueries et fraude - Commercialisation à paliers multiples et vente pyramidale - Fraude par carte de débit - Abonnements à un centre de conditionnement physique Connaître ses droits Le Ministère a amélioré les services en ligne suivants : - Magasin en ligne du gouvernement de la Nouvelle-Écosse ( ) - Les services en ligne en français accepteront les caractères de typographie français. - Maintenance des services en ligne Corrections au contenu en français - Reçus en français en format PDF émis pour les services en ligne - Reporté : Registre des lobbyistes et service LPARC Le Ministère a continué d encourager la traduction du contenu Web, des formulaires, des dépliants, des manuels et d autres publications quand l occasion de les faire traduire se présente. 20

21 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars Availability and Accessibility of French language Services 2.2 Information Materials: Printed or Electronic Designated public institutions: The Acadian and francophone community has access to bilingual or French-language information material, in printed or electronic formats. Government websites have new French-language content and are easy to navigate by French-speaking users because a consistent approach is being followed. Goals and Objectives Work with Communications Nova Scotia to develop Frenchlanguage services guidelines for departmental communications, advertising, news releases, print materials and website content to improve the consistency of the delivery of French information to the public in accordance with the French-Language Services Act and Regulations. Continue the phased redesign of the department s website enabling greater awareness of French-language services and improved user experience. Continue to increase the amount of program content available in French on the department s website and encourage the translation of documents and publications such as manuals, forms and brochures. Develop an advertising and communication plan to promote French-language services to the public, encouraging the use of the self-serve options on the SNSMR website and the use of government French-language services in general. Progress in Reaching Goals and Objectives for Worked with SNSMR Communications staff to continue to increase the awareness and the promotion of new and existing French-language services to the public in French. Delivered 19% of the department s press releases in 2013/14 in French. Published new and revised French-language web pages: - Cell phones regulations, - Municipal Services website is bilingual - Alcohol and Gaming majority of website is bilingual - Vital Statistics: What to do when someone dies - Buy Local License plate - Residential Tenancies - Property Tax Rebate for Seniors - Your Energy Rebate Program - Scams and Fraud - Multi-Level Marketing and Pyramid Selling - Debit Card Fraud - Fitness Memberships - Know Your Rights Improved the following SNSMR s Online Services: - Online Services accept French Characters - Online Services Maintenance - corrections and updates to French-language content - French (PDF) Receipts issued from Online Services - Deferred: Registry of Lobbyists and LPARC Service Continued to encourage the translation of web content, forms, brochures, manuals and other publications as opportunities become available. 21

22 French-language Services Plan 2014/2015 Plan de services en français March/Mars Disponibilité et accessibilité des services en français 2.3 Ressources humaines Les institutions publiques désignées Les professionnels et les gestionnaires des ressources humaines du gouvernement sont au courant de l'engagement du gouvernement visant à offrir des services en français et ils tiennent compte des exigences liées aux employés qui parlent français dans leurs activités de recrutement et de formation. La capacité de la fonction publique d'offrir des services en français a augmenté, grâce au recrutement, à la formation et à l'appui des employés francophones ou bilingues. Les fonctionnaires connaissent l'approche adoptée par le gouvernement en matière de prestation de services en français. Ils sont au courant des obligations liées à la communication, à la prestation et à la promotion des services en français, et des enjeux culturels se rapportant à la communauté acadienne et francophone. Buts et objectifs pour Augmenter le nombre d annonces de dotation en personnel pour le Ministère où il est indiqué que le bilinguisme est un atout, afin d accroître le nombre d employés bilingues au Ministère. Augmenter le nombre d employés qui suivent des cours de français. Augmenter l accès aux outils d'apprentissage et aux ressources pour le développement, le maintien et l'amélioration des compétences en français (p. ex. : des dictionnaires et des claviers canadiens français). Développer un sentiment de communauté francophone au sein du Ministère afin d encourager, d attirer et de garder des employés qui peuvent fournir des services en français. Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs Le Ministère a publié plus de 100 annonces de poste où les compétences en français étaient considérées comme un atout. Ainsi, cinq nouveaux employés au centre d'appels peuvent offrir des services en français. Le Ministère a encouragé les gestionnaires de la prestation des services à augmenter le nombre d employés bilingues embauchés dans les postes de première ligne dans les régions acadiennes et francophones, y compris dans la Municipalité régionale d Halifax. Le Ministère a encouragé les nouveaux employés à répondre au sondage sur les compétences en français. Le Ministère a fourni au personnel des informations sur les cours de français. Le Ministère a fait la promotion de l atelier de sensibilisation culturelle «Coup d œil sur l Acadie». Le Ministère a continué d explorer la possibilité d'offrir des cours de français sur les lieux de travail (dîners-causeries). Le Ministère a encouragé les employés qui parlent français à parler en français les uns avec les autres pour que se crée un groupe de locuteurs du français. Le Ministère a fourni à ses employés des ressources pour qu ils apprennent le français, qu ils maintiennent les connaissances acquises et qu ils les améliorent. 22