Comment créer un environnement de travail confortable, favorisant la productivité des salariés?

Transcription

1 Comment créer un environnement de travail confortable, favorisant la productivité des salariés? La démarche à suivre pour améliorer l ergonomie d un poste de travail 1

2 Sommaire 3 Introduction 4 Concilier normes générales et spécificités individuelles : l enjeu de l aménagement de bureau 5 Optimiser les différents éléments du poste de travail 1 er critère : la position 2 e critère : l espace 3 e critère : l ambiance lumineuse 4 e critère : le confort thermique 5 e critère : l acoustique 7 Analyser les résultats et rester en mode veille 2

3 Introduction Au bureau, veiller à améliorer le confort de travail des salariés n est en rien un luxe : de nombreux problèmes de santé, générateurs d absentéisme, ont en effet pour origine une mauvaise ergonomie du poste de travail. Même s il ne génère pas toujours des pathologies gênantes, l aménagement des bureaux a une influence directe sur le comportement des personnes qui les occupent. Une enquête* réalisée par la SOFRES pour le compte d Actineo, le premier observatoire français de la qualité de vie au bureau, est particulièrement instructive en la matière : 94 % des salariés interrogés jugent que le cadre de travail a un impact important sur leur efficacité 91 % sur leur moral et 89 % estiment qu il agit directement sur leur motivation Pour une entreprise, être capable de satisfaire les demandes de ses salariés en terme de bien-être au travail s avère donc aujourd hui stratégique ; d autant que ces attentes ne proviennent pas de travailleurs hédonistes qui confondraient bureau et club de vacances, mais bien souvent des salariés les plus dynamiques et les plus performants. L impact de la qualité de l aménagement sur la productivité est très difficilement mesurable. Cependant, il est aujourd hui avéré que les espaces de travail bien pensés, tenant compte des spécificités liées à l usage intensif de l informatique, engendrent gain de temps, baisse du taux d absentéisme et amélioration du sentiment de bien-être des salariés. Pour vous aider à améliorer le niveau de confort et de productivité de vos postes de travail, nous vous proposons donc de suivre les conseils de Julien Barthelat, Ingénieur Ergonome à l institut technologique FCBA (Forêt Cellulose Bois-construction Ameublement). * Enquête menée fin 2004, par téléphone, auprès d un échantillon représentatif de 800 salariés travaillant en bureau, et de 400 chefs d entreprise représentatifs de l ensemble des entreprises de 50 salariés et plus. 3

4 Concilier normes générales et spécificités individuelles : l enjeu de l aménagement de bureau Impossible de parler d aménagement d espace de travail sans faire référence aux règles en vigueur. Dans le secteur tertiaire également, une réglementation existe pour protéger la sécurité et la santé des salariés sur leur lieu de travail. Avant toute chose, il est donc indispensable de répertorier toutes les obligations ou recommandations ergonomiques qui existent sous forme de normes* ou de bibliographies. Cependant, un projet d aménagement de bureau doit être adapté à différents types d utilisateurs, et non pas répondre aux seules exigences du «salarié moyen» défini dans les normes. Il convient donc d étudier les spécificités de chaque personne, de prendre en compte l utilisateur du poste de travail et d analyser son activité pour comprendre les tâches qu il effectue et les contraintes qu elles engendrent : est-il souvent en réunion, utilise-t-il beaucoup le téléphone, passe-t-il l essentiel de son temps sur de la saisie informatique, reçoit-il des visiteurs? Pour cette phase d analyse préalable, interrogez les salariés, observez-les dans leurs tâches quotidiennes et même filmez-les pour bien comprendre comment ils travaillent. Ceci vous permettra également d évaluer l existant, étape indispensable pour concevoir un nouveau plan d aménagement. Mais attention : pensez à créer un groupe de projet incluant des salariés. Tout d abord ils ont une excellente vision de leur activité et de ce dont ils ont besoin ; ensuite, vous obtiendrez une meilleure adhésion au projet grâce à une démarche participative. Une fois toutes ces informations collectées, le groupe de projet les synthétise. Il pourra alors poser ses recommandations, formalisées dans un cahier des charges associant paramètres ergonomiques et critères de coût. * Vous pouvez trouver ces informations sur les sites ou 4

5 Optimiser les différents éléments du poste de travail Il existe des critères objectifs, répondant à des normes médicales et ergonomiques, qui permettent de déterminer la qualité du poste de travail. En veillant à les respecter, vous améliorerez le degré de confort et donc le sentiment de bien-être de vos salariés. Et donc, leur productivité! 1 er critère : la position Aujourd hui, la quasi totalité du personnel de bureau travaille sur ordinateur. C est donc l utilisation de cet outil incontournable qui détermine les nouvelles règles ergonomiques. Pour garantir une bonne posture, le plan de travail doit avoir une profondeur comprise entre 80 et 100 cm. Il doit permettre une position flexible de l écran, du clavier et des documents et matériels utilisés. L écran doit être placé perpendiculairement à la lumière du jour. Pour déterminer à quelle distance le poser, un geste simple suffit : une fois assis, tendez le bras, vous devez pouvoir toucher l ordinateur. Le haut de l écran doit être situé à hauteur des yeux. Le siège, pour sa part, doit assurer confort et liberté de mouvement. L idéal est qu il comporte cinq points d appui avec roulettes, que l assise soit réglable en hauteur, et que le dossier, d une hauteur minimum de 36 cm, soit adapté à l utilisateur. Pour une bonne posture de travail, les coudes doivent former un angle droit avec le plan de travail. L angle tronc-cuisse doit, lui, être légèrement supérieur à e critère : l espace L espace dédié à chaque personne est extrêmement important pour le bien-être. Une norme AFNOR fixe à 10 m 2 la superficie minimum dont doit disposer chaque salarié pour travailler dans de bonnes conditions. S agissant des bureaux paysagers, l espace recommandé varie de 12 à 15 m 2 en incluant les espaces de réunion et de convivialité. Le plan de travail lui-même doit mesurer au moins 1 mètre 20 de large. L espace minimum étant déterminé, il s agit de l exploiter intelligemment. A ce sujet, 7 salariés sur 10 avouent que leur bureau est avant tout une surface de stockage. La mise à disposition d un système de classement personnel de proximité semble donc judicieuse pour éviter l encombrement du bureau, et faciliter le travail. Enfin, il est également recommandé de diviser le bureau en 2 zones distinctes : la première, dans un rayon de 30 cm autour de l utilisateur, accueillera tout ce dont il se sert fréquemment ; la seconde, entre 30 et 50 cm, sera dédiée aux matériels utilisés occasionnellement. Le reste devant quitter le bureau pour rejoindre les espaces de rangement. 5

6 3 e critère : l ambiance lumineuse Tout ici est question de dosage : la lumière, il n en faut ni trop, ni trop peu. Les bureaux doivent idéalement bénéficier d une vue sur l extérieur, et être organisés de manière à favoriser la pénétration de la lumière naturelle. Il est cependant conseillé de ne pas placer le poste de travail trop près d une fenêtre, et surtout de le disposer perpendiculairement à celle-ci pour éviter tout éblouissement. Techniquement, l éclairage du poste de travail doit assurer un minimum de 250 lux pour le travail sur écran, et pouvoir atteindre un maximum de 500 lux pour le travail d écriture. L idéal, pour assurer le confort visuel du salarié, est de combiner lumière directe faible et éclairage indirecte plus fort. 4 e critère : le confort thermique La température elle aussi participe au bien-être et à l efficacité des salariés. Trop haute, elle assoupit, trop basse, elle engourdit. La température recommandée oscille entre 20 et 24 l hiver, 23 et 26 l été ; des recommandations pas toujours faciles à suivre, surtout lors des périodes caniculaires. Les stores extérieurs, dans ce cas, sont les plus efficaces pour éviter que la chaleur plombe l ambiance des bureaux. De plus, ils évitent le recours à la climatisation, trop consommatrice d énergie. Parallèlement, le taux d humidité doit être maintenu entre 60 et 65 % pour garantir une ambiance de travail idéale. 5 e critère : l acoustique Le niveau sonore est une autre composante de l amélioration du confort et de la productivité des salariés. Dans les bureaux, l AFNOR conseille un niveau acoustique continu situé entre 35 et 55 décibels. Pour isoler au mieux les espaces de travail des bruits extérieurs, une solution simple s impose : équiper les locaux de double vitrage. Certaines nuisances sonores émanent de l intérieur des bâtiments, comme celles générées par les photocopieurs ou fax. Pour minimiser les gênes occasionnées, tous ces matériels bruyants doivent être isolés, ou installés dans un local spécial, ventilé. Dans les bureaux paysagés, l idéal pour éviter un brouhaha continu est de rompre l espace par des cloisons isolantes modulables qui empêchent la propagation du bruit. 6

7 Analyser les résultats et rester en mode veille Une fois le projet d aménagement achevé, les résultats doivent se faire sentir très rapidement. Il est cependant nécessaire, après la mise en place de la nouvelle implantation, d en vérifier l efficacité : analyser les gains obtenus et apporter d éventuelles améliorations. Vous devez toujours garder une chose à l esprit : en matière d aménagement de bureau, aucune règle n est éternelle. Les technologies évoluent, le mode d organisation de l entreprise peut changer et les attentes des salariés s affiner. Les spécialistes considèrent que l effet d un nouvel aménagement agit environ 5 ans sur les salariés. Au-delà, il est conseillé de le modifier, pour coller aux évolutions de la mode et du management. Pour en savoir plus sur l aménagement des bureaux, vous pouvez consulter le site Rapport publié par Portakabin France Z.I. de Lille-Templemars 8 rue de L Epinoy BP Templemars Cedex Téléphone : Fax : Web : construction@portakabin.fr Porta et Portakabin sont des marques déposées. Réalisé par Portakabin Marketing Studio. PK6735/12/08 Portakabin Limited