CAHIER DES CHARGES STAND POLE HIPPOLIA

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1 CAHIER DES CHARGES STAND POLE HIPPOLIA Contexte Les Jeux Equestres Mondiaux FEI Alltech 2014 en Normandie se tiendront en France du 23 août au 7 septembre L événement rassemble huit disciplines sur quinze jours de compétition : Concours de Sauts d Obstacles, Dressage, Concours Complet d Equitation, Attelage, Reining, Voltige, Endurance et Para-Dressage. 60 nations, compétiteurs, spectateurs et journalistes sont attendus. Situé en plein cœur de Caen, à seulement quelques minutes du stade d Ornano, du Zénith et de l hippodrome de la Prairie, le Village des Jeux sera le rendez-vous incontournable du public et des compétiteurs avec des animations et des spectacles chaque jour. Le Pôle Hippolia, pôle de compétitivité de la filière équine, détiendra un stand de 50m² à l intérieur du Pavillon France. Ce dernier est situé dans l allée principale, à proximité de l entrée et de la sortie. La fréquentation sur le Village des Jeux est estimée par le Comité d Organisation à visiteurs (soit à personnes/jour), ce qui correspond à 57% de plus que lors du Salon du Cheval de Paris. Objectifs Le Pôle Hippolia fédère les acteurs qui souhaitent contribuer par l innovation au renforcement de la compétitivité de la filière dans son ensemble. Il regroupe à ce titre plus de 120 membres, parmi lesquels des entreprises industrielles et de services de la filière équine, des organismes de recherche et de formation ainsi que d autres organismes de la filière. Les Jeux Equestres Mondiaux FEI Alltech 2014 en Normandie sont l occasion pour le Pôle Hippolia de promouvoir l innovation de la filière équine française. L objectif de ce stand est de valoriser les membres du Pôle à travers diverses actions et de mettre en avant l innovation et la performance qui les caractérisent. Par cette promotion, le but final constitue à rendre le Pôle Hippolia de plus en plus attractif dans l optique de voir augmenter le nombre de ses membres. 1/21

2 Etat actuel du stand Ce qui est déjà compris sur le stand : Structure CTS, parois en dur, plancher Raccordement électrique 16A Eclairage 500W Tente (50m²) Ce qui n est pas compris dans le stand du Pôle : Habillage intérieur : moquette, parois, etc. Outils réseaux : talkie-walkie, téléphone fixe et mobile, ADSL, Wifi, etc. Mobilier et autres aménagements intérieurs Eclairage, scénographie Zone de stockage Gardiennage du stand, ramassage de fond Nettoyage Prestations attendues Conception et aménagement d un stand de 50m² proposant différents services : Espace brochures Publicités écran Les rendez-vous Hippolia Borne interactive Hippolia Showroom Hippo Innov Les Hippolia Awards Boîtes à idées Hippolia Hippolia Business Ecran pour retransmission Equidia 2/21

3 Ce stand doit être dynamique, innovant, interactif, design et symbole de performance. La scénographie, l aménagement et le mobilier doivent donc être organisés et réfléchis. Une ouverture sera éventuellement prévue entre le stand du Pôle Hippolia et celui de la Fondation Hippolia (structure consacrée à la recherche équine, qui renforce et promeut les programmes de recherche et de formation liés à la santé, au bien-être et à la performance du cheval). Le stand de la Fondation Hippolia est placé à droite de celui du Pôle (vue de la face, voir Annexe n 5 Maquettes du stand) et est d une superficie de 100m². Le prestataire devra aussi prévoir une réserve d environ 3m², avec une porte, afin que le Pôle Hippolia puisse y stocker les produits confiés par les membres pour Hippolia Awards, des fournitures diverses et des aliments. Le prestataire devra prévoir des panneaux de présentation pour chaque action. L objectif est de bien signaler le stand pour garantir un maximum de lisibilité. Les panneaux devront avoir la même typographie. L espace doit être optimisé afin de lier les activités proposées et une facilité de circulation. Les lieux de passage doivent être suffisants pour deux personnes (qui se croisent, qui se doublent, et qui peuvent être de forte corpulence), mais également pour une personne en fauteuil-roulant. Le prestataire devra tenir compte de l aspect «sécurité des personnes et des biens». Nous sommes ouverts à toutes autres propositions concernant l aménagement et l agencement des lieux, tout comme les conceptions imaginées pour chacune des actions. Les visuels proposés dans le cahier des charges ne sont que des exemples. Les devis devront comporter les prix HT et TTC avec et sans les options demandées. Les installations des équipements, les frais de transport et la main d œuvre devront également être spécifiés. 3/21

4 PRESTATIONS GENERALES Electricité Lot de distribution électrique avec armoires de distribution. Eclairage Exemple de prestations : Grill technique en structure aluminium de 9 mètres pour éclairage Projecteur PAR four 575W HPL, avec lentilles et volets (quantité minimale : 4) o Option : 2 supplémentaires Iodure 400W Asymétrique (quantité minimale : 4) o Option : 2 supplémentaires 4/21

5 ESPACE BROCHURES ET PUBLICITES ECRAN «TOUT-EN-UN» Cet espace est proposé aux membres afin qu ils y affichent leurs brochures et leurs publicités. Il est composé d une part de 4 présentoirs sur totem, correspondant chacun à une catégorie (Santé, alimentation et litières ; Equipement du cheval et du cavalier ; Infrastructures et transport ; Conseils et services). Maximum 20 structures différentes seront proposées par présentoir. Les brochures auront une certaine unité graphique en ce qui concerne la première de couverture. D autre part, cette formule «tout-en-un» est caractérisée par le fait que ces totems seront équipés d un écran, sur le haut de la structure, afin de diffuser les publicités des membres (diaporamas, films, Powerpoint, etc.). Ces écrans devront lire automatiquement et en boucle les mini-films. Descriptif 4 totems «tout-en-un» porte-brochures, équipés d un écran LCD Exemple de dimensions du totem : hauteur de 1520millimètres (mm), largeur de 586mm, épaisseur de 65mm et largeur du pied de 390mm. Poids total de 34kilogrammes (kg). Exemple de caractéristiques de l écran LCD : dimension de 22 (56centimètres) HD, lecteur de carte mémoire intégré (CF, SD, USB), écran 16/9. Résolution 1400 x R.G.B. x 900. Angle de vue 75/75/70/70. Luminosité 300cd/m². Contraste 800:1. Temps de latence 15ms. Format MPEG, MPEG2, MP4, AVI, JPG. Télécommande et câble d alimentation fournis. Schéma : Annexe n 1 Espace brochure 5/21

6 LES RENDEZ-VOUS HIPPOLIA Cette action permettra aux membres de venir présenter leurs innovations afin de les promouvoir et de démontrer leur utilité. Les rendez-vous seront réguliers : 4 créneaux de 15 minutes à l heure du déjeuner. L ouverture d une seconde plage horaire est envisageable. Descriptif Comptoir avec structure d accroche pour écran Câblage fourni Options : 1. Sérigraphie : logo Hippolia sur comptoir 2. Accroche VESA pour écran jusqu à Exemple de caractéristiques pour l écran : Ecran LCD Full HD 24 avec configuration minimale wide sur pied VGA/DVI/HDMI haut-parleur intégré, lecteur carte vidéo HD + télécommande Les rendez-vous Hippolia 6/21

7 BORNE INTERACTIVE HIPPOLIA SHOWROOM Hippolia Showroom est le site d exposition des innovations et des nouveautés développées par les entreprises de la filière équine. La borne interactive, présente sur le stand, permettra de mettre en avant ce site Internet. Descriptif Borne interactive tactile de configuration minimale 22 (56cm). Ecran 16/9. Ordinateur intégré (dissimulé dans la borne) Exemple de dimensions : hauteur totale de 1125mm, largeur de 568mm, angle d inclinaison de la partie écran de 45, largeur de la partie écran de 400mm. Poids maximal de 50kg Exemple de caractéristiques, configuration minimale de l écran tactile : résolution 1920 x Technologie tactile infrarouge multitouch 2 points. Angle de vision horizontal/vertical 170 /160, droit/gauche 85 /85, en avant/en arrière 85 /75. Sortie audio via PC Câblage fourni Options : 1. Création d une application pour visualisation du site Internet sans connexion Internet 2. Achat de la borne Schéma : Annexe n 2 Borne interactive Hippolia Showroom 7/21

8 HIPPO INNOV Deux mannequins (un cheval et un cavalier) seront présents afin d être équipés des produits innovants des membres du Pôle Hippolia. La tête du cheval sortira légèrement en dehors du stand afin d attirer le public. Cette action, qui engendre une visibilité très importante, permettra de promouvoir 10 à 15 produits. Chaque produit sera muni d un QR Code renvoyant au site Internet du fabricant. Des produits hors équipement pourront être également disposés autour des mannequins (obstacle, litière, etc.). Une scénographie spécifique doit être mise en place afin de valoriser chaque produit (lumières, sons d ambiance, etc.). Le mannequin «cheval» a déjà été acquis (voir Annexe n 3), de couleur blanc laqué. Descriptif Eclairage pour mise en valeur : découpe à LED 75W de type Robert Juliat Tibo Options : 1. Mannequin «homme» en location 2. Mannequin «homme» à l achat 3. Sonorisation : par exemple, 2 enceintes de type BOSE model 32 ligne 100V, avec amplificateur, lecteur CD/USB/SD, câblage fourni Les mannequins «Homme» et «Cheval» pour Hippo Innov 8/21

9 LES HIPPOLIA AWARDS Les Hippolia Awards correspondent au premier concours des innovations depuis la création des Jeux (1990). Il est organisé en partenariat avec la chaîne de télévision Equidia Life. Les produits exposés seront ceux des membres du Pôle Hippolia. D après les prévisions, cette activité occuperait 40% de l espace total du stand. C est l activité-phare de ce stand. Au total, 15 produits seront exposés par ordre chronologique. Une scénographie originale sera adaptée à cette activité et aux produits exposés. Ces derniers pourront être dans une vitrine, un podium etc. et devront être mis en valeur. Un système de vote innovant est recherché pour le public. Un parcours est notamment prévu pour Hippolia Awards. Au départ, des cartes NFC seront attribuées aux visiteurs. Ces cartes leur permettront, une fois qu ils auront circulé sur le parcours des 15 innovations de la filière équine depuis la création des Jeux, de désigner le produit qu il considère comme «le plus innovant». A la fin, ils pourront soumettre une astuce ou un besoin dans la Boîte à idées puis devront remettre leur carte à la sortie en échange de goodies. Pour rappel, ce scénario est une hypothèse, nous restons ouverts à toute autre proposition. Descriptif Scénographie adaptée : mise en valeur des produits par l éclairage et la présentation Options : 1. Vitrines fermées en plexiglas (dimension à définir lorsque les produits seront sélectionnés) avec 3 niveaux de taille différents (à mesurer : environ 25x25x25, 70x40x30, 70x70x60) (quantité à définir) 2. Système de vote innovant 3. Moquette parcours (couleur à définir) 4. Totem de présentation, de 3 dimensions différentes (quantité à définir) 5. Spots à LED sur pieds pour mise en valeur de chaque produit, fournis avec alimentation. Nombre total de 15 9/21

10 Les Hippolia Awards Exemple de présentation 10/21

11 BOITES A IDEES HIPPOLIA Cette boîte à idées est placée dans le but de recueillir des astuces et des nouveaux besoins des visiteurs afin de développer les produits de demain des différents fabricants. Elle sera placée en fin de parcours des Hippolia Awards pour que les personnes aient un maximum d idées et d imagination après avoir vu les tous les produits et services exposés. Descriptif Urne Jeu en plexi avec emplacement PLV Pied de sol Clé fournie Poids maximal de 5kg Options : 1. Tablette tactile de type Ipad 2. Numérique : comptoir pour tablette tactile 3. Sérigraphie : Logo Hippolia sur comptoir Schéma : Annexe n 4 Image correspondant à l option numérique n 2 Il ne s agit pas d avoir une borne tactile comme sur Hippolia Showroom 11/21

12 HIPPOLIA BUSINESS Cette activité consiste à organiser un espace privilégié afin que les membres puissent profiter d un endroit isolé pour recevoir leurs clients/partenaires etc. lors de rendez-vous. Ces derniers dureront en moyenne 1heure. Il nécessite donc de créer un espace clos avec tout le nécessaire pour mener à bien chaque rendez-vous. Descriptif Espace clos de 9m² avec menuiserie en mélaminé blanc 1 porte Lumière Options : 1. Une table ronde de diamètre entre 70cm et 1m 2. 4 chaises 3. Réfrigérateur 130litres L espace Hippolia Business 12/21

13 ECRAN POUR RETRANSMISSION EQUIDIA Cet écran diffusera en continu la chaîne de télévision Equidia Life. Descriptif Caractéristiques de l écran : Ecran LCD 55 Full HD 300Hz, HDMI/VGA/USB/SD card, TNT HD Kit de réception satellite Accroche et câblage fournis Options : 1. Grand écran : écran LCD 80 Full HD, 2m30 de diagonale 2. Achat de l écran 3. Visuel Equidia Life de type stickers au-dessus de l écran (en fonction de la taille de cet écran) Ecran Equidia, à proximité des mannequins d Hippo Innov et de la borne Hippolia Showroom 13/21

14 Informations complémentaires Chaque espace d activité doit être équipé de suffisamment de prises électriques et d emplacements sécurisés pour les écrans de télévisions, les ordinateurs et les tablettes tactiles. La distribution électrique et les raccordements dans le stand seront fournis par le prestataire. Celui-ci devra également assurer le montage pour une livraison le 20 août 2014 à 11h*. Le démontage sera prévu le 10 septembre 2014 à 11h*. Par ailleurs, le prestataire s engage à céder les droits et les fichiers natifs des créations au Pôle Hippolia. Le prestataire devra pouvoir intervenir sur le stand en moins d une heure en cas d urgence. * Ces dates pourront être modifiées au plus tard 30 jours avant. Date limite de remise des devis: le vendredi 16 mai 2014 à 12h Date limite de remise des devis : le vendredi 16 mai 2014 à 12h Fiona Gorin, chargée de projet innovation fiona.gorin@hippolia.org Pôle Hippolia Maison du cheval 6 av. du Maréchal Montgomery CAEN Tél. +33(0) Fax. +33(0) /21

15 Annexes ANNEXE N 1 Schéma Totem «tout-en-un» pour l Espace Brochures et la Publicité Ecran 15/21

16 ANNEXE N 2 Schéma Borne interactive pour Hippolia Showroom 16/21

17 ANNEXE N 3 Mannequin «cheval» (blanc laqué) 17/21

18 ANNEXE N 4 Schéma Boîte à idées 18/21

19 ANNEXE N 5 - Maquettes du stand Vue générale du stand (Les Hippoliens correspondant à Hippo Innov) Vue générale du stand avec le stand voisin, la Fondation Hippolia 19/21

20 Vue pour dimensions 20/21

21 Stand vu du dessus 21/21