LMIS TOOLS / Sage Saari Expérience de la CAMEG-TOGO

Transcription

1 The 10 th Meeting of PSM, the Procurement & Supply Management Working Group (PSM-10) BREAK OUT SESSIONS LMIS TOOLS / Sage Saari Expérience de la CAMEG-TOGO

2 P L A N 1. Présentation de la CAMEG-TOGO 2. Mécanisme de gestion des intrants antipaludiques et les difficultés rencontrées 3. Réformes apportées au système de gestion pour adresser ces difficultés 4. Perspectives 2

3 PRESENTATION DE LA CAMEG-TOGO - STATUTS Association Loi 1901 Convention Etat-CAMEG ENJEU Disponibilité et accessibilité financière du MEG de qualité à la population Mission de service public et d intérêt général à finalité sociale : Approvisionnement et distribution des produits pharmaceutiques. Cession à un «Prix social». Qualité et usage rationnel 3

4 PRESENTATION DE LA CAMEG-TOGO - ORGANIGRAMME DGA, responsable de l Assurance Qualité 76 agents Horizon fin PRA 1-Dapaong 2- Sokodé 3- Tsévié 4

5 PRESENTATION DE LA CAMEG-TOGO SCHEMA DE DISTRIBUTION Sources d approvisionnement CAMEG Lomé PRA PRA Structures de Santé PRA Structures de Santé Structures de Santé

6 PRESENTATION DE LA CAMEG-TOGO SOURCES DE FINANCEMENT 2011 A 2015 ETAT PARTENAIRES Fonds propres CAMEG-TOGO (système de recouvrement de coûts) GOUVERNEMENT - diverses exonérations depuis le 30/10/10 - Patrimoine de l ex-togopharma mis en jouissance soit 3,2 milliards - Frais de gestion de 5-10% sur les achats pour le compte de l Etat depuis 2012 FONDS MONDIAL Assistance technique - Renforcement RH, Véhicules - matériels informatiques, Réhabilitations - Fonctionnement projet AFD Intégration des 3 dépôts autonomes Appui à l audit des RH Appui à la politique commerciale (révision calcul des prix) BANQUE MONDIALE ( A partir de janvier 2014)

7 GESTION DES INTRANTS ANTIPALUDIQUES Quantification (PNLP avec appui de la CAMEG) Données épidémiologiques corrigées avec les données de consommation, protocoles thérapeutiques nationaux Achats Suivi GAS et expression des besoins par la CAMEG-TOGO Processus d achat par un agent d approvisionnement (IDA-FOUNDATION) Distribution (CAMEG-TOGO) Système PUSH du siège vers les PRA Système PULL des PRA vers les formations sanitaires Remontée d informations Distribution (CAMEG-TOGO) Epidémiologie (PNLP)

8 DIFFICULTES DE GESTION DD Coexistence de stocks CAMEG et projets Multiplicité des bases de données Volonté de traiter des stocks nationaux Exigence de traçabilité allant jusqu à la formation sanitaire cliente DD Insuffisance du système de rapportage mensuel sur le profil de vente DD Nécessité d harmonisation de la codification des articles et dépôts logiques

9 QUELQUES REFORMES AU SYSTÈME DE GESTION (1) C Gestion étendue des lots (GEL) Champs supplémentaires à saisir sur les lots dans SAGE 100 (fabricant, origine, fournisseur, bailleur, programme cible ) Champs supplémentaires sur les fiches produits (stratégique, réglementé, chaîne de froid, VMM, niveau de distribution ) Champs supplémentaires sur les fiches clients dans SAGE 100 (type, secteur, région, district ) Traçabilité de chaque lot de produit sorti jusqu à la formation sanitaire cliente genèse de fiche de supervision pour le MS et les bailleurs

10

11

12 QUELQUES REFORMES AU SYSTÈME DE GESTION (2) C Outil de Lecture du Stock National (OLSN) Logiciel qui collecte hebdomadairement des informations spécifiques sur les produits dans la base SAGE de chaque dépôt en ne tenant pas compte des produits impropres à la consommation Ces données sont cryptées (format non modifiable) et envoyées par mail au siège de la CAMEG Décryptage et consolidation des données reçues de tous les dépôts par une interface conviviale Lecture du stock national visibilité sur la couverture nationale de chaque article avec date de péremption

13

14 QUELQUES REFORMES AU SYSTÈME DE GESTION (3) C Procédure commerciale de fin du mois (PCFM) Objectifs: Délivrer les informations analytiques et statistiques sur la vente et les conserver de façon dynamique Permettre la mise à jour du profil de vente graphique qui devra lui-même mettre à jour la vente moyenne mensuelle des produits sur SAGE 100 au niveau PRA et au niveau national Générer les commandes mensuelles automatiques

15 QUELQUES REFORMES AU SYSTÈME DE GESTION (3) Méthodologie Export automatique mensuel des données de ventes par produit et par client de SAGE vers : Matrice Chiffre d Affaires Mensuel Matrice Quantités vendues Mensuelles Transfert manuel des jours de ruptures de stock par produit des fiches de stock vers une Matrice des Jours de Rupture Tri à l aide des tableaux dynamiques croisés d excel pour faire des analyses et statistiques.

16 janv.-12 févr.-12 mars-12 avr.-12 mai-12 juin-12 juil.-12 août-12 sept.-12 oct.-12 nov.-12 déc.-12 janv.-13 févr.-13 mars-13 avr.-13 mai-13 juin-13 juil.-13 août-13 sept.-13 Exemple 1 de profil de distribution ACIDE ASCORBIQUE 500mg/comp Blister B/10 x 10 Profil de vente Nb de mois 21 Quantité vendues 2203 VMM 129 % CA/CA total 0,26 Jours de rupture 119 Disponibilité 81,4% Période significative Début Juil-12 Fin sept-13 Nombre de mois 15 Qté période 2133 VMM corrigée 143 Augmentation 11% Mise à jour MAJ 14/10/13

17 janv.-12 févr.-12 mars-12 avr.-12 mai-12 juin-12 juil.-12 août-12 sept.-12 oct.-12 nov.-12 déc.-12 janv.-13 févr.-13 mars-13 avr.-13 mai-13 juin-13 juil.-13 août-13 sept.-13 Exemple 2 de profil de distribution ACIDE ACETYLSALICYLIQUE 500mg/comp Blisters B/ Profil de vente Nb de mois 21 Quantité vendues 260 VMM 14 % CA/CA total 0,18% Jours de rupture 90 Disponibilité 85,9% Période significative Début Janv-12 Fin Juin-13 Nombre de mois 18 Qté période 260 VMM corrigée 15 Augmentation 1% Mise à jour MAJ 14/10/13

18 A Factures PRA aux F.S. Gestion des ventes CMDE PRA Mensuelle B Mat. Qté. Mat C.A. SAGE 100 PCFM Mat. R.S. Profil de vente Validation VMM VMM + Tx. V C Quantification Statistiques de ventes Stratégie de vente D OLSN OCR E Gestion des Stocks Pays Stratégie de lutte contre les ruptures Gestion des (Ré) Approvisionnements

19 FAIBLESSES ACTUELLES ET PROJECIONS FAIBLESSES PROJECTIONS D VMM des produits non stratégiques disponibles mais pas analysées sous forme de profil de vente D Gestion au conditionnement et non à l unité Difficultés d interprétation des VMM de certains produits. C C C C Etendre ce système de gestion à tous les produits de la CAMEG Fusion des deux bases de données (CAMEG & Partenaires) Fusion de l OLSN et de l OCR pour en faire un seul outil Fournir régulièrement un flux d informations sur les médicaments à la direction des pharmacies, programmes de santé, partenaires

20 Notre souci, la santé pour tous MERCI.