OPENOFFICE 1.0 : Le tableur

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1 OPENOFFICE 1.0 : Le tableur Un tableur permet de créer des feuilles de calcul électroniques. Une feuille de calcul est un ensemble de lignes et de colonnes qui contient du texte ou des chiffres. Chaque colonne possède un en-tête référencé par une lettre (A, B,C, etc.) et chaque ligne est référencée par un chiffe (1, 2, 3, etc). Une cellule est l'intersection d'une ligne et d'une colonne, son adresse est constituée des coordonnées du point d'intersection où elle se trouve (B3, D4, A1 ). A1 est toujours la cellule située en haut à gauche. Chaque cellule peut contenir du texte, des données numériques ou des formules utilisant des valeurs d'autres cellules pour calculer un résultat attendu. Pour faciliter le calcul, les tableurs disposent de fonctions intégrées qui exécutent des calculs standards. Présentation de l'environnement Lorsque Openoffice Calc est lancé, un nouveau classeur s'ouvre par défaut (les fichiers s'appellent des "classeurs" et se composent d'une ou plusieurs feuilles de calcul). Voici (à peu près) la fenêtre qui s'affiche : Barre de titre Barre des menus Barre d'outils Barre de mise en forme Barre de formule Cellule active Barre d'instruments Onglets de feuilles Barre d'état L'écran du tableur L'écran du tableur présente comme pour toutes les applications de la suite OpenOffice, les caractéristiques classiques des fenêtres : La barre titre avec le nom de l'application et le nom du fichier ouvert (par défaut Sans nom 1). A droite de cette barre se trouve les boutons système (Réduire - Agrandir / Restaurer - Fermer) La barre des menus : toutes les commandes sont accessibles par les menus. La barre d'outils : elle permet de lancer des commandes par un simple clic de souris.

2 La barre de mise en forme : les boutons sont utilisés pour la présentation du texte. OpenOffice Calc : le tableur La barre d'instruments : située verticalement à gauche de l'écran, on l'utilise pour insérer des objets dans la feuille. La barre de formule et la zone nom. La barre de formule affiche le contenu de la cellule sélectionnée. Ce contenu est différent de la valeur affichée dans la cellule. Par exemple, une cellule qui contient l'expression =2+2 affichera 4 A gauche de la barre de formule se trouve la zone nom, qui indique l'adresse de la cellule active. Par défaut, la cellule est indiquée par la lettre de sa colonne et le numéro de sa ligne. La feuille de calcul L'espace de travail, qui nous apparaît comme un tableau est une feuille de calcul composée de colonnes et de lignes de cellules. La feuille de calcul occupe la totalité de l'espace de travail. Elle dispose de lignes (numérotées) et de 256 colonnes (référencées par des lettres de A à IV). Les informations sont saisies dans une seule cellule à la fois, la cellule active. Visible par son contour épais, sa position est affichée dans la zone nom, à gauche de la barre des formules (par défaut A1) Cellule active Entête de colonne Barre de défilement vertical Entête de ligne Onglets de feuilles de calcul Barre de défilement horizontal Se déplacer dans le feuille de calcul Au clavier - les flèches de direction permettent un déplacement de ligne à ligne ou colonne à colonne - Page Suiv ou Page Préc.déplace la cellule active du nombre de lignes visibles vers le bas ou vers le haut. - ALT+ Page Suiv ou Page Préc déplace la cellule active du nombre de colonnes visibles vers la droite ou vers la gauche - CTRL + ORIGINE amène le curseur sur la cellule A1 - CTRL + FIN amène le curseur à la dernière cellule modifiée en bas à droite de la feuille. - MAJ + déplacement étend la sélection. Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 2

3 OpenOffice Calc : le tableur Avec la souris - les barres de défilement. La cellule active peut alors n'être plus visible. - maintenir le click étend la sélection, si le pointeur de souris glisse vers un bord de fenêtre, la feuille de calcul défile plus ou moins vite selon la position du pointeur. Dans la zone nom, saisir l'adresse soit de la cellule à atteindre, soit d'une plage de cellule à sélectionner Le contenu Une feuille est constituée de cellules, mais peut contenir toutes sortes d'objets : Des images Des objets liés d'autres applications de la suite OpenOffice : texte, présentation, dessin Des diagrammes Des contrôles, tels des listes déroulantes, cases à cocher... La cellule Le contenu d'une cellule Elle est l'élément de base du tableur, à la croisée des colonnes et des lignes, Adresse Bordure poignée On la sélectionne dans le classeur soit en se déplaçant avec les flèches de direction du clavier, soit en pointant et cliquant avec la souris. On peut y saisir au clavier : - Du texte aligné à gauche par défaut : - Des valeurs alignées à droite par défaut : - Des formules : Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 3

4 OpenOffice Calc : le tableur - Des fonctions : La modification de cellule Pour modifier le contenu d'une cellule, il faut : double-cliquer sur la cellule contenant les données à modifier, puis effectuer les modifications nécessaires dans le contenu des cellules. valider les modifications en appuyant sur ENTRÉE, ou annuler les modifications en appuyant sur ÉCHAP. Si la cellule contient une formule ou une fonction, OpenOffice Calc affiche en couleurs les cellules auxquelles le calcul ou la fonction fait référence. Sélectionner des cellules Sélection étendue, plage de cellules Plusieurs cellules peuvent être sélectionnées en même temps, mais une seule reste active, ici B4 Cellule active dans la sélection Sélection Pour sélectionner (comme l'image ci-dessus), il y a plusieurs façons de procéder : Poignée avec la souris : pointer sur A2 et maintenir le click en glissant jusqu'à B4 avec le clavier : se positionner sur A2 avec les flèches de direction, maintenir la touche SHIFT, puis se déplacer jusqu'à B4 toujours avec les flèches de direction avec la souris et le clavier : la cellule A2 sélectionnée, maintenir la touche MAJ, et cliquer sur la cellule de destination B4 La sélection est dite étendue et constitue une plage de cellule, dont l'adresse ou le nom est A2:B4, une cellule de départ et une cellule d'arrivée séparées par deux points. Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 4

5 La cellule active dans la sélection peut être déplacée par la touche Tabulation. OpenOffice Calc : le tableur Sélection discontinue La sélection peut également être discontinue, ou dissociée. Maintenir la touche CTRL, pendant les sélections successives, Dans une sélection discontinue, la poignée a disparue. Pour OpenOffice Calc, la plage est ici, A1:C4;A6:C6, le séparateur de plages discontinues est alors le point virgule. La cellule active est B6. Sélectionner des lignes et/ou des colonnes Cliquez sur les entêtes. Elles peuvent être adjacentes. en faisant glisser la souris sur les entêtes de colonnes ou sur les numéros de lignes, en sélectionnant la première ligne ou colonne, puis en maintenant la touche MAJ enfoncée, on sélectionne la dernière ligne ou colonne, Elles peuvent être discontinues par la touche CTRL. Insérer des lignes ou des colonnes 1- Sélectionner une ligne ou une colonne 2- Cliquer du bouton droit de la souris sur la sélection et choisir Insérer ligne ou Insérer colonne. Manipuler les cellules La cellule active ou la plage de cellules sélectionnée, est encadrée par un trait plus gras. A l'angle inférieur droit, un carré noir se distingue de la bordure, la poignée. Avec la souris Quand le pointeur est sur la poignée, il a la forme du croix fine. A ce moment, en glissant tout en maintenant le click, la sélection est recopiée dans les cellules adjacentes. Le menu Edition permet de recopier/déplacer le contenu par copier/coller ou couper/coller. Mettre en forme des cellules Il faut d'abord sélectionner les cellules ou la plage que l'on veut mettre en forme. Toutes les possibilités sont accessibles par le menu Format / Cellule. La boite de dialogue possède sept onglets : Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 5

6 OpenOffice Calc : le tableur Nombres OpenOffice Calc propose un large catalogue (classé en catégories et types) de formats de nombre. Certains formats sont même personnalisables. Police Permet de choisir une mise en forme de police de caractère... Effets de caractères Pour souligner, barrer, mettre en relief. Alignement Permet d'aligner, d'orienter le texte... A remarquer le renvoi à la ligne dans une cellule. Bordure Permet de choisir des styles de traits, leurs couleurs et places... Arrière-plan Concerne la couleur de remplissage. Protection Les options ne sont valides que si la feuille est protégée. Verrouillées, les cellules sont protégées, masquées, la formule est cachée. A noter, certains formats sont accessibles rapidement par la barre d'outils mise en forme. Les opérations de base Les opérations : Pour indiquer à OpenOffice Calc que la cellule contient un calcul, commencez la saisie par la signe = Le curseur du clavier dans la cellule Cliquer sur la première référence de calcul, ici la cellule A1. La référence apparaît dans la formule après le signe = Il est également possible de taper directement la référence au clavier : par exemple A1 (majuscule ou minuscule, peu importe) Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 6

7 OpenOffice Calc : le tableur Taper au clavier, pavé numérique, l'opérateur arithmétique choisi. + addition - soustraction * multiplication / division ^ exposant Puis cliquer sur la seconde référence de calcul, comme pour la première. et ainsi de suite... Validez avec la touche <ENTREE> du clavier La barre de formule contient le calcul, la cellule renvoie le résultat. Utilisation des parenthèses Lorsque le calcul contient à la fois, addition multiplication soustraction et division, OpenOffice Calc donne la priorité à la multiplication et la division. Ici par exemple, il multiplie 4x2, puis additionne Peu importe l'ordre Le calcul peut être "sérié" en utilisant les parenthèses. Ici par exemple, nous voyons bien la différence de calcul. Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 7

8 La recopie des calculs OpenOffice Calc : le tableur Référence relative. Créer le tableau suivant : Par la poignée en bas à droite, la recopie est étendue. Le calcul est saisi. La formule est recopiée en colonne, les références de calcul s'incrémentent sur les lignes. =A3-B3+C2 devient ici =A5-B5+C4 C'est aussi vrai pour les recopie en lignes où le numéro de colonne est incrémenté. = A3+A4+A5+A6 devient ici =C3+C4+C5+C6 Référence dite absolue. Pour calculer le rapport de Janvier dans le total, voici les calculs (le résultat sera en format pourcentage). Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 8

9 OpenOffice Calc : le tableur A la recopie en ligne pour Février, le diviseur deviendrait E4. OpenOffice Calc permet de bloquer la référence : Lorsque la référence D4 est sélectionnée dans la formule et avant de valider, enfoncer la touche MAJ et appuyer sur la touche <F4> du clavier une ou plusieurs fois selon l'effet désiré : Dans le cas présent, il suffit de bloquer la colonne, puisque la recopie est en ligne. Colonne et ligne bloquée Colonne seule bloquée Ligne seule bloquée Les fonctions, les formules de calcul OpenOffice Calc possède de nombreuses formules de calcul prédéfinies. Elles sont toutes accessibles par la commande Insertion / Fonctions ou le bouton de la barre de formule <Auto pilote de fonctions> La boite de dialogue <Auto pilote de fonctions> s'affiche : Catégorie de fonctions Fonctions disponibles dans la catégorie choisie Syntaxe et description de la fonction. Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 9

10 Lorsqu'on a choisi la fonction désirée, cliquer sur le bouton Suivant. OpenOffice Calc : le tableur Premier argument de la fonction Bouton Réduire Dans la case <Nombre 1>, on peut taper un nombre, une référence de cellule ou d'une plage. On peut aussi aller sélectionner une ou une plage : Cliquer sur le bouton Réduire en face de la case <Nombre 1>, ce qui réduit la fenêtre à une barre. Bouton Agrandir Sélectionner les références recherchées puis agrandir la fenêtre en cliquant sur son bouton Agrandir. La formule a été complétée. On peut ajouter d'autres références dans la case <Nombre 2> ou valider la formule par OK. Formule complétée Les fonctions, les formules de calcul Les fonctions les plus utilisées SOMME(nombre1;nombre2;...) MOYENNE(nombre1;nombre2;...) NBVAL(valeur1;valeur2;...) MAX(nombre1;nombre2;...) MIN(nombre1;nombre2;...) SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux) ET(valeur_logique1;valeur_logique2;...) OU(valeur_logique1;valeur_logique2,...) Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 10

11 Mise en page pour impression OpenOffice Calc : le tableur Dans le menu Fichier, cliquer sur Aperçu. Cliquer sur le bouton Format de page : puis sur l'onglet Page. Permet de choisir l'orientation de la page Permet de faire rentrer le tableau dans une page imprimable Les autres onglets ouvrent d'autres options de mise en page Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 11

12 OpenOffice Calc : le tableur Exercice d'application : Créer le tableau suivant : Pour vérification des sommes ventilées Formules ou calculs Réseau d'animation informatique dans les écoles de Savoie Page 12