Circulaire n

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1 Circulaire n Destinataire : écoles publiques Sommaire : - modalités des demandes d autorisation de départ en sorties scolaires avec nuitée(s). Année scolaire MODALITES DES DEMANDES D AUTORISATION DE DEPART EN SORTIES SCOLAIRES AVEC NUITEE(S) ANNEE SCOLAIRE (Dossier suivi par la division de la vie scolaire et des affaires intérieures Sylvie NIGRO Tél. : ) Textes de référence : - circulaire ministérielle n du 21 septembre 1999 modifiée par la circulaire n du 31 mai circulaire ministérielle n du 5 janvier circulaire ministérielle n et n du 9 juillet 1981 Points nécessitant une attention particulière dans l élaboration du projet : - contribution financière des familles : elle s'applique dans ce cas pour des sorties scolaires à caractère facultatif. Il est rappelé que son montant doit être raisonnable (cf. note de rentrée IEN) et qu'il convient d'accorder une importance particulière au respect de ce principe ; - élaboration du budget prévisionnel : rappel le Conseil Général de la Haute-Loire n apporte plus d aide financière pour les sorties scolaires du 1 er degré ; - nombre d élèves non partant : le séjour ne peut être validé que si le plus grand nombre d'élèves y participe ; - séjour de très courte durée (1 nuitée) : privilégier les structures du département ou des départements limitrophes ; - vigilance sur la durée du transport au regard du temps d activité ; - choix du projet pédagogique appartenant à l'enseignant : ce choix ne peut pas être dicté par le financeur (une association de parent d'élèves, une municipalité ou bien un comité de jumelage). I ENCADREMENT POUR LE TRANSPORT ET LA VIE COLLECTIVE A- Le taux d encadrement doit être d au moins 2 adultes dont le maître de la classe quel que soit l effectif de la classe, et : au-delà de 16, en maternelle (ou en élémentaire comportant une section enfantine), 1 adulte supplémentaire par groupe de 8 élèves ; au-delà de 20, en élémentaire, 1 adulte supplémentaire par groupe de 10 élèves. Le taux d encadrement doit également s appliquer dans le cadre du transport. B- La présence, dans l équipe d encadrement, d un assistant sanitaire, titulaire d une qualification en matière de secourisme (Brevet National de Secourisme, Attestation de Formation aux Premiers Secours, Brevet National des Premiers Secours, Prévention et Secours Civiques niveau 1, diplôme d Etat d infirmier ) est obligatoire sur le lieu d hébergement, y compris la nuit. Joindre au dossier la copie du diplôme. C- Un A.T.S.E.M. (Agent territorial spécialisé des écoles maternelles) peut faire partie de l encadrement. Le cas échéant l autorisation de sortie de l agent devra être fournie par la collectivité territoriale qui l emploie. Joindre au dossier la copie de l autorisation de sortie de l A.T.S.E.M. D- Les E.V.S. (Emplois de Vie Scolaire) ne sont pas autorisés à participer aux sorties scolaires avec nuitée(s). 7, rue de l école normale, B.P , Vals Le Puy-en-Velay cedex -Tél : Télécopie : Courrier électronique : dvs43@ac-clermont.fr 1/3

2 E- Les A.E.S.H. (Accompagnants des élèves en situation de handicap) peuvent participer, avec leur accord, aux sorties scolaires avec nuitées dans le cadre d un avenant à leur contrat de travail élaboré par leur employeur. Celui-ci précisera le cadre horaire, la période concernée et les modalités de récupération élaborées en s appuyant sur le cadre fixé par une note départementale à venir. L IEN-ASH en sera informé et une copie de l avenant sera adressée à monsieur BOYER (coordonnateur des AESH). Les AESH ne peuvent être comptabilisés dans le taux d encadrement. II HEBERGEMENT Il est souhaitable de s assurer que le centre figure sur un répertoire départemental Education Nationale de centres d hébergement (contrôles permanents permettant de vérifier que la structure est en conformité avec les règlements de sécurité existants) auprès de la D.S.D.E.N. du département dans lequel se déroulera le séjour. Pour la Haute-Loire, le répertoire ainsi que la carte départementale sont consultables sur le site de la D.S.D.E.N. (Espace enseignants / Documentation administrative / Sorties scolaires). III TRANSPORT A- Le transport est assuré par des transports publics réguliers : aucune procédure n est à prévoir. B- Le transport est organisé par une collectivité territoriale ou par un centre d accueil. Dans ce cas, la collectivité ou le centre délivrera une attestation de prise en charge qui sera jointe au dossier de demande d autorisation. C- L organisateur de la sortie, enseignant ou directeur d école, fait appel à une entreprise de transport, inscrite au registre préfectoral des sociétés de transport autorisées à exécuter des services de transports occasionnels. (disponible sur Dans ce cas, joindre au dossier la fiche d information sur le transport et le schéma de conduite fourni par le transporteur. D- Il y a obligation de fournir au transporteur la liste des passagers à bord du ou des autocars. Cette liste doit comporter les noms, prénoms et dates de naissance de chaque participant, les coordonnées téléphoniques d'une personne à contacter pour chaque enfant, ainsi que celles de l'organisateur du déplacement. E- Schéma de conduite fourni par le transporteur : certains bilans de séjour font apparaître que des chauffeurs de car, professionnels de la route, n étudient pas leurs itinéraires s appuyant sur les moyens d assistance à la conduite, GPS notamment. Ils ne sont ainsi pas à l abri d erreurs de parcours qui pourraient être évités (routes étroites, parfois vertigineuses non adaptées voire non autorisées à ce type de transport). Le schéma de conduite fourni par le transporteur doit être une des garanties de l étude du parcours en amont du transport des élèves. N.B. : la fiche remplie par le transporteur au moment du départ (annexe 4) doit être conservée dans le registre des sorties scolaires, à l école. IV OBLIGATION D INFORMATION AUX FAMILLES Conformément à la circulaire MEN n du 16 juillet 2013, l enseignant doit informer au plus tôt les personnes exerçant l autorité parentale du projet de sortie scolaire. A cette fin, il leur adresse une note d information précisant les modalités d organisation de cette sortie (dont les horaires et le lieu de départ et de retour). Pour qu un enfant participe à une sortie scolaire à caractère facultatif, l accord d un seul parent suffit, l accord de l autre parent étant présumé quelle que soit sa situation matrimoniale. Cependant, l accord des deux parents est nécessaire lorsque l institution scolaire est informée d un désaccord entre les détenteurs de l autorité parentale. Une réunion d information peut être préalablement tenue par l enseignant qui organise la sortie. Pour les sorties avec nuitée(s), cette réunion d information est indispensable. V ASSURANCE DES ELEVES La souscription d une assurance responsabilité civile et d une assurance individuelle accidents corporels est exigée pour participer à ce type de sortie scolaire qui dépasse les horaires habituels de la classe. Il appartient à l enseignant de le vérifier avant le départ. Un enfant non assuré ne pourra pas participer à la sortie. VI SEJOUR A L'ETRANGER L'organisation d'une sortie scolaire avec nuitées à l'étranger présente des dispositions spécifiques à ce type de séjour. La sortie des mineurs du territoire français est notamment subordonnée à une autorisation expresse des parents. Les dispositions et les modèles d'autorisation et d'attestation sont en ligne sur le site de la D.S.D.E.N. (Espace enseignants / Documentation administrative / Sorties scolaires). 2/3 7, rue de l école normale, B.P , Vals Le Puy-en-Velay cedex -Tél : Télécopie : Courrier électronique : dvs43@ac-clermont.fr

3 VII ACTIVITES D EDUCATION PHYSIQUE ET SPORTIVE Certaines activités exigent un encadrement spécifique ou renforcé nécessitant la présence d un intervenant qualifié ou bénévole, agréé ou d un autre enseignant. Taux d encadrement des activités physiques et sportives Activités physiques à encadrement renforcé : - sport de montagne - escalade, alpinisme - activités aquatiques et subaquatiques (natation : réglementation spécifique circ. MEN n du 7 juillet 2011) - activités nautiques avec embarcation - le tir à l arc - le VTT - les sports équestres - les sports de combat - le hockey sur glace - la spéléologie (classe I et II) Maternelle Elémentaire Jusqu à 12 élèves : le maître de la classe plus un intervenant, qualifié ou bénévole, agréé ou un autre enseignant. Au-delà de 12 élèves : un intervenant, qualifié ou bénévole, agréé ou un autre enseignant supplémentaire pour 6 élèves. Jusqu à 24 élèves : le maître de la classe plus un intervenant, qualifié ou bénévole, agréé ou un autre enseignant. Au-delà de 24 élèves : un intervenant, qualifié ou bénévole, agréé ou un autre enseignant supplémentaire pour 12 élèves. Attention : certaines activités peuvent faire l objet d une réglementation spécifique voire d une interdiction selon les départements. Pour tout renseignement s adresser à : Ludovic MICHAUD - Conseiller pédagogique départemental E.P.S. à la D.S.D.E.N. de la Haute-Loire Tél : Mél : cpd43@ac-clermont.fr VIII PROJET PEDAGOGIQUE Le projet pédagogique est à joindre obligatoirement à la demande d autorisation, il devra comporter : - le projet pédagogique et éducatif, - le programme détaillé du séjour (emploi du temps), - les actions ultérieures : évaluation et exploitation des acquis pédagogiques et éducatifs de la sortie avec nuitée(s). Pour toute aide, vous pouvez vous rapprocher de votre conseiller pédagogique de circonscription. IX MODALITES ET DELAI DE TRANSMISSION Le dossier complet comporte : - la demande d autorisation de départ en sortie scolaire avec nuitée(s) (annexe 2) ; - la fiche d information sur le transport (annexe 3) et les déplacements sur place (annexe 3 bis) ; - le schéma de conduite fourni par le transporteur ; - le cas échéant, l attestation de prise en charge fournie par la collectivité ou le centre pour le transport ; - le cas échant, l autorisation de sortie de l A.T.S.E.M. ; - la copie du diplôme de la personne désignée «assistant sanitaire» ; - la liste des passagers ; - le projet pédagogique avec l emploi du temps ; - le budget prévisionnel ; - + si séjour à l'étranger : la liste des élèves avec leur lieu et date de naissance et les coordonnées de leur famille ou responsables. Le dossier complet sera transmis en 3 exemplaires à l inspecteur de l éducation nationale de la circonscription : - 5 semaines avant la date de départ pour une sortie dans le département, - 8 semaines pour une sortie hors du département, - 10 semaines pour les classes à l étranger. Merci d être particulièrement vigilant sur ces délais à considérer hors périodes vacances scolaires. Vals-près le Puy, le 22 octobre 2015 Le directeur académique, Jean-Williams SEMERARO3/3 7, rue de l école normale, B.P , Vals Le Puy-en-Velay cedex -Tél : Télécopie : Courrier électronique : dvs43@ac-clermont.fr

4 DEMANDE D AUTORISATION DE DEPART EN SORTIE SCOLAIRE AVEC NUITEE(S) Annexe 2 Division de la vie scolaire et des affaires intérieures Circulaire MEN n du modifiée par la circulaire n du 31 mai 2000 Circulaire MEN n du Imprimé à établir en 3 exemplaires et à faire parvenir à votre I.E.N. dans un délai de : 5 semaines au moins avant la date prévue pour le départ si la sortie scolaire se déroule dans le même département, 8 semaines si elle se déroule dans un département différent, 10 semaines pour les classes à l'étranger. Département d accueil : Dates du séjour :.. Type de sortie : Mer Montagne Verte Artistique Culturelle Patrimoine Scientifique 1. Ecole Circonscription :. Maternelle Elémentaire Elémentaire avec section enfantine Spécialisée Nom : Adresse :. Code postal : Ville :. Tél : fax : . Nom et prénom des enseignants qui partent Classes concernées Effectif total de la classe Effectif élèves partant Observations (1/2 temps, changement de service ) (Souligner le nom de l enseignant qui assure la coordination du projet) Nom et n de portable d un responsable à contacter en cas d urgence : n de téléphone portable : 2. Structure d hébergement (figurant sur un répertoire départemental Education Nationale) Nature (préciser : organisme, centre chalet, gîte, hôtel ) :.. Nom de l établissement d accueil :. Adresse :. Code postal : Ville :. Tél : Fax : . N enregistrement D.S.D.E.N. :.

5 3. Encadrement du séjour Rappel : 2 adultes au moins dont le maître de la classe quel que soit l effectif de la classe, et - au delà de 16, en maternelle (ou en élémentaire comportant une section enfantine), 1 adulte supplémentaire par groupe de 8 élèves ; - au delà de 20, en élémentaire, 1 adulte supplémentaire par groupe de 10 élèves. Nom - Prénom Qualité (parent, animateur BAFA ) Préciser et joindre les diplômes de chaque intervenant le cas échéant sauf pour les séjours se déroulant en Haute-Loire Activité(s) encadrée(s) Enseignants Pour les classes maternelles ATSEM (le cas échéant) Encadrement pendant le voyage (1) Encadrement pendant le séjour (2) (1 et 2 peuvent être la même personne) Intervenants extérieurs qualifiés agréés Assistant sanitaire (peut être l enseignant) Joindre obligatoirement la copie du diplôme : BNS, BNPS, AFPS, PSC1 4. Assurance Il a été vérifié qu il a été souscrit une assurance responsabilité civile/individuelle accidents

6 5. Signatures Signature de l enseignant coordonnateur du projet Tampon et signature du directeur de l école A le Date de transmission à l IEN par le directeur d école : Avis de l I.E.N. de la circonscription sur le contenu et l organisation pédagogique Favorable Défavorable, motif :... Date : Tampon de la circonscription Signature : Observations éventuelles : Avis de l I.A. d accueil (si la sortie est à caractère itinérant avec hébergement sur plusieurs départements, avis de chaque I.A.) Favorable Défavorable, motif :... Date : Nom et signature : Observations éventuelles : Décision de départ de l inspecteur d académie du département d origine Accord Refus, motif :... Date : Nom et signature : Observations éventuelles :

7 FICHE D INFORMATION SUR LE TRANSPORT Annexe 3 Division de la vie scolaire et des affaires intérieures A REMPLIR PAR L ORGANISATEUR DE LA SORTIE, OU LA COLLECTIVITE TERRITORIALE OU LE CENTRE D ACCUEIL EN CHARGE DU TRANSPORT TRANSPORT : régulier occasionnel TRAJET ALLER TRAJET RETOUR DATE DEPART DATE RETOUR EFFECTIF TOTAL (élèves + accompagnateurs)** De A Km. De A Km. Heure de départ Heure d arrivée*. Heure de départ Heure d arrivée*.. * après avoir pris connaissance du schéma de conduite fourni par le transporteur ** l ensemble des élèves, qu ils soient d une ou de plusieurs classes, est considéré comme constituant une seule classe. Descriptif de l itinéraire (pour une sortie de plusieurs jours, indiquez tous les trajets prévus) : Nom/raison sociale du transporteur : Pour les entreprises de transport public routier de personnes, numéro d inscription au registre préfectoral autorisant à exécuter des services de transports occasionnels :. Téléphone : Télécopie : Courriel : PIECE A JOINDRE FOURNIE PAR LE TRANSPORTEUR : Copie du schéma de conduite ATTENTION : Le nombre de personnes participant à la sortie ne doit pas dépasser le nombre de places assises adultes, hors strapontins (signalées sur la carte violette, configuration «transport d adultes» lorsque le véhicule n a pas été conçu uniquement pour le transport en commun d enfants).

8 FICHE D INFORMATION SUR LE TRANSPORT SUR PLACE Annexe 3 bis Division de la vie scolaire et des affaires intérieures A REMPLIR PAR L ORGANISATEUR DE LA SORTIE, OU LE CENTRE D ACCUEIL EN CHARGE DU TRANSPORT, OU L ENTREPRISE DE TRANSPORT Date(s) Prévue(s) De : Trajet aller Trajet retour Effectif Transporteur A : Kms : Schéma de conduite* : De : A : Kms : Schéma de conduite* : De : A : Kms : Schéma de conduite* : De : A : Kms : Schéma de conduite* : * lieu précis de départ et arrivée + principales communes traversées ou départementales utilisées

9 FICHE A REMPLIR AU MOMENT DU DEPART Annexe 4 Division de la vie scolaire et des affaires intérieures A REMPLIR PAR LE TRANSPORTEUR OU LA COLLECTIVITE TERRITORIALE OU LE CENTRE D ACCUEIL ASSURANT LE TRANSPORT (à remettre au responsable de la sortie qui devra la conserver dans le registre des voyages scolaires de l école) VEHICULE(S) : Marque/modèle N d immatriculation N carte violette CONDUCTEUR(S) : Nom(s) - Prénom N permis de conduire ATTENTION : Le nombre de personnes participant à la sortie ne doit pas dépasser le nombre de places assises adultes, hors strapontins (signalées sur la carte violette, configuration «transport d adultes» lorsque le véhicule n a pas été conçu uniquement pour le transport en commun d enfants).

10 BUDGET PREVISIONNEL DE LA SORTIE SCOLAIRE Ecole :. Ville :.. Classe de M., M me.. Dépenses Recettes Hébergement enfants. Hébergement accompagnateurs.. Transport aller-retour. Transport pendant séjour. Visites (musée ) Intervenants extérieurs... Autres (préciser) Familles Commune Coopérative scolaire Association parents d élèves. Education nationale DRAC. Autres (préciser) Total. Total..

11 SCHEMA DE CONDUITE (à utiliser pour les trajets aller et retour) Le schéma de conduite n est pas un simple itinéraire (par exemple Viamichelin ou Mappy). Il doit comporter des informations précises (voir ci-dessous) et doit être obligatoirement joint à l annexe 2 du dossier de sortie scolaire. Ce schéma sera rempli par le transporteur. Nom/ Raison sociale/ Adresse ou cachet du transporteur : Nombre de chauffeurs :. Nombres d élèves : Nombre d accompagnateurs : Aller Retour Date du transport Lieu précis de prise en charge (ex : école X de XXX) Heure de départ Lieu précis de destination (ex : école X de XXX) Kilométrage Temps de route prévu Localisation des arrêts Arrêt(s) pour changement de chauffeur Horaire et lieu précis de repas le cas échant Itinéraire prévu

12 LISTE* DES PASSAGERS Transport collectif de personnes (Arrêté du 02/07/1982 modifié par l'arrêté du 18 mai 2009 relatif aux transports en commun de personnes) «A l aide de cette liste, les enfants seront comptés un à un, à chaque montée dans le véhicule. Pendant le transport, le ou les accompagnateurs doivent se tenir à proximité d une ou des issues.» (Réf. BO N 7 Hors-Série du 23 septembre 1999) A JOINDRE AU DOSSIER DE DEMANDE D AUTORISATION DE SORTIE AVEC NUITEE(S) ECOLE :.. Nom de l enseignant coordonnateur : N tél :.. Dates du transport : Passagers adultes nombre : _ NOM PRENOM QUALITE N de téléphone de la personne à prévenir en cas d urgence Passagers élèves nombre : _ NOM PRENOM N de téléphone de la personne à prévenir en cas d urgence