FICHIERS INFORMATISES ET CNIL

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1 FICHIERS INFORMATISES ET CNIL 17/11/2011 L intérêt actuel pour les entreprises de recueillir des informations précises sur leur clientèle potentielle n est plus à démontrer. Le «profiling» joue un rôle très important dans les stratégies commerciales. Le recours au mailing, à la publicité ciblée sur Internet et à la vente à distance en général, nécessite la constitution de fichiers par les entreprises. Dans un souci de protection de la vie privée et de la liberté individuelle, la constitution de fichiers est réglementée par la loi informatique et liberté du 6 janvier 1978, modifiée par la loi du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l égard des traitements de données à caractère personnel. La loi informatique et libertés est applicable dés qu une personne, privée ou publique, collecte des informations nominatives, les enregistre puis les traite par l intermédiaire d un fichier informatique. Les informations en question sont toutes les données personnelles ou individuelles qui permettent l identification d une personne physique de manière directe ou indirecte par un identifiant caractérisant la personne sans la désigner nommément. Certaines dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, sont également applicables aux fichiers manuels ou mécanographiques. Nous utiliserons ici la terminologie «courrier électronique» plutôt que «mail», «mél» ou « ». 1/7

2 I. LA CREATION D UN FICHIER AUTOMATISE II. L EXPLOITATION DES FICHIERS III. LE CONTROLE DE LA CNIL IV. L ING ET LE SPAM I. LA CREATION D UN FICHIER AUTOMATISE La création d un fichier automatisé doit, selon la loi, être déclarée à la Commission nationale de l informatique et des libertés (CNIL), l organisme créé par la loi informatique et liberté et chargé de contrôler le respect de cette loi. Cette déclaration est effectuée par la personne qui a le pouvoir de décider de la création du fichier. Le traitement ne pourra être mis en œuvre qu une fois que la CNIL aura remis à l entreprise déclarante un récépissé de déclaration. La déclaration de traitement comporte des informations détaillées sur la personne responsable du traitement, sur l'origine des informations, sur le traitement envisagé, sur les services chargés de sa mise en œuvre. Des normes simplifiées ont été mises en place afin de faciliter la déclaration de fichiers appartenant aux catégories de traitements les plus courants ne comportant manifestement pas d atteinte à la vie privée ou aux libertés. La CNIL a notamment établi des normes simplifiées pour les utilisations suivantes : 2/7

3 gestion des fichiers de clients gestion des fichiers de fournisseurs gestion des fichiers de clientèle des entreprises de vente par correspondance gestion de la paye tenue des comptes bancaires et traitement des informations s y rattachant liste d adresses ayant pour objet l envoi d informations. Depuis août 2004, certains traitements, parmi les plus courants, peuvent être exonérés de toute formalité de déclaration dès lors qu ils sont conformes à une norme simplifiée. Ainsi, il n est plus nécessaire de déclarer les fichiers de paye dès lors qu ils sont conformes, en l occurrence, à la norme simplifiée n 28. Le principe de la déclaration se traduit par : l'obligation d'informer préalablement les personnes auprès desquelles sont recueillies des données, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences d'un défaut de réponse, des destinataires des informations ainsi que de l'existence d'un droit d'accès. Les questionnaires doivent mentionner ces prescriptions, l'obligation de recueillir l'accord exprès des personnes avant de collecter des données les concernant, l'interdiction d'enregistrer des données sensibles sauf autorisation, l'interdiction d'utiliser comme source d'information, des fichiers constitués à d'autres fins et dont l'accès est limité. Par ailleurs, la CNIL a affirmé, à maintes reprises, l application de la loi du 6 janvier 1978 à Internet. Ainsi, lorsqu un site Internet diffuse des informations relatives à des personnes, l accord de ces personnes devra être recueilli préalablement à la diffusion sur Internet de données les concernant. Il est également possible, avant la diffusion, d informer ces personnes du projet de faire figurer des données les concernant sur tel site et de la possibilité pour elles de s y opposer. Il sera toujours possible pour ces personnes de demander le retrait des données les concernant du site à quelque moment que ce soit et elles doivent être informées de ce droit. L obligation d information pesant sur la personne qui collecte ou traite les données est renforcée. La 3/7

4 personne auprès de laquelle sont recueillies des données à caractère personnel doit être informée (art. 32 modifié): de l'identité du responsable du traitement et, le cas échéant, de celle de son représentant, de la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences éventuelles, à son égard, d'un défaut de réponse, des destinataires ou catégories de destinataires des données, le cas échéant, des transferts de données à caractère personnel envisagés à destination d'un Etat non-membre de la Communauté européenne, de son droit de s'opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement, de son droit de s'opposer, de façon discrétionnaire et sans frais, à ce que les données la concernant soient utilisées à des fins de prospection, notamment commerciale, de son droit d accéder aux données, de les faire rectifier, de faire supprimer les données périmées ou illicites, d obtenir toutes informations sur le traitement dont elles font l objet, sa finalité, etc. Lorsque de telles informations sont recueillies par voie de questionnaires, ceux-ci doivent porter mention de ces prescriptions. Exemple : Les informations que nous collectons ici sont nécessaires à la gestion de votre compte utilisateur. Vous devez obligatoirement compléter les champs marqués d un astérisque ci-dessous. Tout questionnaire dont les mentions obligatoires ne sont pas complétées ne pourra être pris en compte par... (Suit le questionnaire ) Les informations qui vous concernent sont destinées à.. 4/7

5 Nous pouvons être amenés à les transmettre à. Conformément à la Loi Informatique et Libertés n du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez d un droit d opposition, d accès et de rectification des données qui vous concernent auprès de (Coordonnées complètes). La consultation des normes et la déclaration de traitements de données à caractère personnel peuvent se faire en ligne à partir du site de la CNIL : II. L EXPLOITATION DES FICHIERS Un traitement automatisé est créé initialement pour une certaine finalité. Cette finalité conditionne le type de données collectées, le destinataire de ces données et leur utilisation. La finalité initiale du traitement doit être maintenue pendant l exploitation du traitement. En cas de modification ou d'extension de la finalité, le responsable doit effectuer une déclaration complémentaire modificative. La CNIL veille au respect de l exigence du maintien de la finalité du traitement. A titre d exemple, un traitement constitué en vue de la gestion de crédits consentis par les établissements bancaires ne pourra être utilisé pour des opérations commerciales. Il existe également une obligation de sécurité à la charge de la personne qui ordonne ou effectue un traitement automatisé d informations nominatives. Elle doit prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés. Le non-respect de cette obligation est sanctionné pénalement. Les informations nominatives ne peuvent être conservées plus longtemps que ce qui était prévu dans la déclaration sauf autorisation de la CNIL. 5/7

6 Là encore le contrevenant encourt une sanction pénale. Cette exigence est justifiée par un «droit à l oubli» auquel tient particulièrement la CNIL et qui permet d'éviter "d'attacher aux personnes des étiquettes définitives". Enfin, une attention toute particulière doit être accordée au droit d accès des personnes pour lesquelles des données à caractère personnel ont été collectées. La loi prévoit que toute personne justifiant de son identité a le droit d interroger les services ou organismes chargés de mettre en œuvre les traitements automatisés afin de savoir si ces traitements contiennent des informations la concernant et, le cas échéant, d en demander communication. L exercice du droit d accès est gratuit mais si l intéressé veut obtenir une copie des informations, il devra verser une redevance. La loi permet également à la personne «fichée» qui constate que les informations collectées sur elle sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées ou que leur collecte, leur utilisation, leur communication ou leur conservation est interdite, d exercer son droit de rectification. Chaque personne a encore le droit de s opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations nominatives la concernant fassent l'objet d un traitement. III. CONTROLE DE LA CNIL La CNIL dispose de pouvoirs très étendus en vue de faire respecter la réglementation. Ainsi, elle peut : adresser des avertissements aux intéressés et dénoncer au Parquet les infractions dont elle a connaissance, procéder à des vérifications sur place et se faire communiquer tous les renseignements et documents utiles à sa mission, prescrire des mesures de sécurité pouvant aller jusqu à la destruction des supports d information. Les sanctions encourues en cas d infraction à la réglementation peuvent aller jusqu'à 5 ans d emprisonnement et d'amende. 6/7

7 IV. L ING ET LE SPAM La loi pour la confiance dans l économie numérique du 21 juin 2004 a posé le principe de l opt-in ; cela signifie que la prospection d une personne physique à des fins commerciales par un courrier électronique est interdite sauf à avoir obtenu préalablement de la personne son consentement à l envoi. Cette interdiction a été posée afin de lutter contre le «spamming» i.e. l envoi massif de courriers électroniques non sollicités. Toutefois, le consentement préalable n est pas requis si la personne est déjà cliente de l entreprise pour des produits similaires. Consciente des difficultés nées de l interprétation du texte pour les adresses professionnelles nominatives (ex. nom.prenom@nomdelasociete.fr ), la CNIL a assoupli ce principe d interdiction. Dans un avis rendu le 17 février 2005, elle affirme que le consentement préalable d une personne physique pour tout envoi de courrier électronique à son adresse professionnelle nominative n'est pas requis dès lors que cet envoi est adressé à ladite personne eu égard à ses fonctions et qualités. Cet avis, bien venu, met fin à l embarras des entreprises cherchant à utiliser le courrier électronique comme vecteur de communication. CCI de Strasbourg et du Bas-Rhin 10, place Gutenberg Strasbourg cedex juridique@strasbourg.cci.fr CCI de Colmar et du Centre-Alsace 1, place de la Gare - BP Colmar cedex juridique@colmar.cci.fr CCI Sud-Alsace Mulhouse 8, rue du 17 Novembre BP Mulhouse cedex juridique@mulhouse.cci.fr 7/7

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